Planeación

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de documentos

Identificar el procesador de texto idóneo para la elaboración del documento que requiere (Suite ofimática adquirida por el colegio Microsoft Office - Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, entre otros)

Determinar y seleccionar soportes documentales como Discos duros o almacenamiento en la nube (Dropbox, Seven Software contable, sistema de información académico Gimnasio los Pinos.

Determinar el formato y extensión para el almacenamiento. Texto: .docx, xlsx, .pptx, .xlt, .eml. Imagen: .jpg, .jpeg, .tiff, .PDF. Audio: .mp3, .mp4, .AAC. Video: .MPEG-4, .AVI, .MP4.

Seleccionar las formas y formularios electrónicos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad implementado por el Gimnasio los Pinos a partir de 2009.

Utilizar en todos los documentos:

 La imagen corporativa vigente del colegio.

 Fuente Arial

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 Protocolo de comunicaciones del Gimnasio los Pinos Emitido por la dirección en 2103

Determinar el uso y finalidad de los formularios, elaborando instructivo para cada uno de ellos.

Establecer directrices relacionadas con la eventual de impresión de los documentos (casos específicos, número de copias, funcionarios autorizados)

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12.3.2. Producción

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Normalización de la producción documental

Identificar las dependencias del Gimnasio los Pinos que deben producir los documentos. Ver organigrama

Definir tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos, en el proceso de planeación y los identificados una vez se elaboren las TRD, de acuerdo a la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

Determinar formatos y plantillas predeterminadas de acuerdo al Sistema de Gestión de calidad.

Mantener un control de la producción de nuevos formatos de acuerdo a la necesidad de la gestión, por medio del Sistema de Gestión de Calidad (listado maestro de documentos)

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12.3.3. Gestión y trámite

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Recepción de documentos

Se recibirán los documentos electrónicos por medio del correo electrónico institucional y página Web del Gimnasio los Pinos.

Informar a los usuarios externos al Gimnasio los Pinos que los documentos electrónicos deben ser enviados desde una cuenta de correo electrónico, la cual puedan corroborar sea de su propiedad, además de estar en los formatos y extensiones señalados.

Verificar que el documento este en los formatos y extensiones señalados y que la cuenta de correo es del remitente, así como las firmas electrónicas si las usa.

Almacenar los documentos recibidos y el mensaje de correo electrónico por el cual fue enviado.

2. Radicación de documentos Asignar un numero consecutivos al documento, agregando la fecha y hora de recibido del recibido o enviado del correo electrónico por el cual este se gestionó.

Crear una relación de los documentos electrónicos recibidos y enviados.

Crear una planilla de reporte de radicación y control de los documentos electrónicos.

3. Registro de documentos

Generar registro de recibo de documentos electrónicos externos. Verificar que el documento este en los formatos y extensiones señalados y que la cuenta de correo es del remitente, así como las firmas electrónicas si las usa.

Enviar correo electrónico de constancia de recibo del documento electrónico al Gimnasio los Pinos.

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Asignar metadatos al documento electrónico: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformar el consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas por el Gimnasio los Pinos.

Establecer un sistema de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados por el Gimnasio los Pinos.

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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

4.Distribución de documentos recibidos

Clasificar comunicaciones oficiales y de apoyo.

Redirigir los documentos a la dependencia competente. Reasignar documentos mal direccionados.

Registrar la entrega de documentos recibidos mediante la confirmación automática de Microsoft Outlook.

5.Distribución de documentos internos

Identificar dependencias y cuentas de correo electrónico corporativo del Gimnasio los Pinos.

Redirigir los documentos a la dependencia competente del Gimnasio lo Pinos.

Registrar la entrega de documentos internos. 6.Distribución de documentos enviados

Todos los Documentos electrónicos se distribuirán vía correo electrónico institucional Microsoft Outlook.

Controlar el cumplimiento de requisitos del documento.

Verificar acuse de recibido vía correo electrónico institucional Microsoft

Outlook.

Mantener control de devoluciones.

Registrar el envío de documentos mediante copia al correo de gestión documental.

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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

7. Recepción de solicitud o trámite

Confrontar y diligenciar planilla de control y ruta de trámite. Identificar el trámite.

Determinar la competencia según funciones de las dependencias. Definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

8. Respuesta

Analizar los antecedentes y compilación de información. Preparar y proyectar trámite de respuestas.

Desarrollar los trámites a que haya lugar con la producción de documentos electrónicos hasta la culminación del asunto.

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12.3.4. Organización

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1.Clasificación documental

“Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de Acuerdo con la estructura orgánico-

funcional de la entidad”

Las unidades administrativas y funcionales son las señaladas en el organigrama del Gimnasio los Pinos. Ver Organigrama

Una vez elaboradas las TRD como se sugiere en numerales anteriores, deberán aplicarse en la clasificación de los documentos electrónicos en el Gimnasio los Pinos

Una vez elaboradas las TRD como se sugiere en numerales anteriores, se deben conformar las series y subseries documentales.

Identificar los tipos documentales de la tabla de retención.

Controlar el tratamiento y organización de los documentos electrónicos. 2.Ordenación documental

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Determinar las Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Realizar la conformación y apertura de expedientes electrónicos. Determinar los sistemas de ordenación.

Realizar la Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Realizar la Foliación electrónica.

3.Descripción documental

Realizar el análisis de información y extracción de contenidos para agregar los metadatos.

Diseñar instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Esto lo deberá hacer la oficina de gestión documental una vez

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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación

diseñados los procesos, mediante comité de archivos se deberán determinar los parámetros para el diseño y creación de estas herramientas.

La oficina de gestión documental deberá efectuar la actualización permanente de instrumentos.

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12.3.5. Transferencia

El Gimnasio los pinos debe crear un proceso normalizado de transferencia de documentos electrónicos para cada una de las fases de archivo, en el cual se verifique la estructura, se valide su formato de generación, la migración, el refreshing, las posibles emulaciones o migraciones a los diferentes formatos establecidos en el proceso de Planeación, los metadatos establecidos en su registro y metadatos de preservación.

12.3.6. Disposición de documentos

El Gimnasio los pinos debe realizar un proceso de selección de los documentos electrónicos en las diferentes etapas del archivo, lo cual debe determinar su conservación temporal, permanente o su eliminación definitiva, de acuerdo a lo que se establezca en las TRD una vez elaboradas.

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