Diseño del programa de gestión documental electrónico para el Gimnasio Los Pinos en el marco de la normatividad vigente en archivística Colombiana

ANEXO 2

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES (Licencia de uso)

Bogotá, D.C., 30 de Enero de 2015

Señores

Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. Pontificia Universidad Javeriana Cuidad

Los suscritos:

Oscar Fabián Moreno Saavedra , con C.C. No 80.188.968

En mí (nuestra) calidad de autor (es) exclusivo (s) de la obra titulada:

Diseño del Programa de Gestión Documental Electrónico para el Gimnasio Los Pinos en el marco de la normatividad vigente en archivística Colombiana

(por favor señale con una “x” las opciones que apliquen)

Tesis doctoral Trabajo de grado X Premio o distinción: Si No

cual:

presentado y aprobado en el año 2014 , por medio del presente escrito autorizo (Autorizamos) a la Pontificia Universidad Javeriana para que, en desarrollo de la presente licencia de uso parcial, pueda ejercer sobre mí (nuestra) obra las atribuciones que se indican a continuación, teniendo en cuenta que en cualquier caso, la finalidad perseguida será facilitar, difundir y promover el aprendizaje, la enseñanza y la investigación.

AUTORIZO (AUTORIZAMOS) SI NO

1. La conservación de los ejemplares necesarios en la sala de tesis y trabajos

de grado de la Biblioteca. X

2. La consulta física o electrónica según corresponda X 3. La reproducción por cualquier formato conocido o por conocer X 4. La comunicación pública por cualquier procedimiento o medio físico o

electrónico, así como su puesta a disposición en Internet X 5. La inclusión en bases de datos y en sitios web sean éstos onerosos o

gratuitos, existiendo con ellos previo convenio perfeccionado con la Pontificia Universidad Javeriana para efectos de satisfacer los fines previstos. En este evento, tales sitios y sus usuarios tendrán las mismas facultades que las aquí concedidas con las mismas limitaciones y condiciones

X

6. La inclusión en la Biblioteca Digital PUJ (Sólo para la totalidad de las Tesis Doctorales y de Maestría y para aquellos trabajos de grado que hayan sido laureados o tengan mención de honor.)

X

De acuerdo con la naturaleza del uso concedido, la presente licencia parcial se otorga a título gratuito por el máximo tiempo legal colombiano, con el propósito de que en dicho lapso mi (nuestra) obra sea explotada en las condiciones aquí estipuladas y para los fines indicados, respetando siempre la titularidad de los derechos patrimoniales y morales correspondientes, de acuerdo con los usos honrados, de manera proporcional y justificada a la finalidad perseguida, sin ánimo de lucro ni de comercialización.

mí (nuestro) competencia exclusiva, eximiendo de toda responsabilidad a la Pontifica Universidad Javeriana por tales aspectos.

Sin perjuicio de los usos y atribuciones otorgadas en virtud de este documento, continuaré (continuaremos) conservando los correspondientes derechos patrimoniales sin modificación o restricción alguna, puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación de los derechos patrimoniales derivados del régimen del Derecho de Autor.

De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. En consecuencia, la Pontificia Universidad Javeriana está en la obligación de RESPETARLOS Y HACERLOS RESPETAR, para lo cual tomará las medidas correspondientes para garantizar su observancia.

NOTA: Información Confidencial:

Esta Tesis o Trabajo de Grado contiene información privilegiada, estratégica, secreta, confidencial y demás similar, o hace parte de una investigación que se adelanta y cuyos resultados finales no se han publicado. Si No X

En caso afirmativo expresamente indicaré (indicaremos), en carta adjunta, tal situación con el fin de que se mantenga la restricción de acceso.

NOMBRE COMPLETO No. del documento

de identidad FIRMA

Oscar Fabián Moreno Saavedra 80.188.968

FACULTAD: Comunicación y Lenguaje

ANEXO 3

BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL, S.J.

DESCRIPCIÓN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO FORMULARIO

TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO

Diseño del Programa de Gestión Documental Electrónico para el Gimnasio los Pinos en el Marco de la Normatividad Vigente en Archivística Colombiana.

SUBTÍTULO, SI LO TIENE

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos

Moreno Saavedra Oscar Fabián

DIRECTOR (ES) TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO

Apellidos Completos Nombres Completos

Rey Correa José Julian

FACULTAD

Comunicación y Lenguaje

PROGRAMA ACADÉMICO

Tipo de programa ( seleccione con “x” )

Pregrado Especialización Maestría Doctorado

X

Nombre del programa académico

Ciencia de la Información – Bibliotecología

Nombres y apellidos del director del programa académico

TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE:

Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo

PREMIO O DISTINCIÓN(En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):

CIUDAD AÑO DE PRESENTACIÓN DE LA

TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

NÚMERO DE PÁGINAS

Bogotá 2014 258

TIPO DE ILUSTRACIONES ( seleccione con “x” )

Dibujos Pinturas Tablas, gráficos y

diagramas Planos Mapas Fotografías Partituras

X X

SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO

Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido) no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.

MATERIAL ACOMPAÑANTE

TIPO DURACIÓN

(minutos) CANTIDAD

FORMATO

CD DVD Otro ¿Cuál? Vídeo

Audio Multimedia Producción electrónica

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLÉS

Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientará).

ESPAÑOL INGLÉS

Gestión documental Record Management

Ciencia de la

información-Bibliotecología

Documento Electrónico Electronic Document

Programa de Gestión Documental Document Management Program

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS

(Máximo 250 palabras - 1530 caracteres) ESPAÑOL

Diseño del programa de gestión documental electrónico a partir de la Ley 594 del 2000, Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, orientado a estar en el marco de la Ley 527 de 1999, para el tratamiento de los mensajes de datos, que a su vez contribuye a la articulación con el sistema de gestión de calidad para el Gimnasio los Pinos, es un modelo metodológico para la elaboración de un programa de Gestión Documental, basado en las especificaciones reglamentarias dispuestas por el Archivo General de la Nación de Colombia y fundamentado en conceptos teóricos de la Gestión Documental, profiriendo las normas ISO vigentes en tratamiento y gestión documental.

ABSTRACT

Design of electronic records management program based on Law 594 of 2000, Decree 2609 of December 14, 2012, designed to be under the law 527 of 1999, for the treatment of data messages, which in turn contributes to the articulation with the system of quality management for the Gimnasio los Pinos is a methodological model for the development of a program document management based on regulatory specifications provided by the General Archive of the Nation of Colombia and based on theoretical concepts of document Management, uttering existing ISO standards in processing and document management.

DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD

VIGENTE EN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA

OSCAR FABIAN MORENO SAAVEDRA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ, D. C.

DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD

VIGENTE EN ARCHIVISTICA COLOMBIANA

OSCAR FABIAN MORENO SAAVEDRA

Trabajo de grado para optar por al título de Profesional en Ciencia de la Información _– Bibliotecólogo

DIRECTOR: JOSÉ JULÍÁN REY CORREA

PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN _– BIBLIOTECÓLOGO

CON ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

Bogotá D.C, 30 de Enero de 2015

Señores

COMITÉ DE TRABAJO DE GRADO

CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA Cuidad

Cordial Saludo Comité de Trabajo de Grado

Atentamente presento para su consideración mi trabajo de grado titulado DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN ARCHIVISTICA COLOMBIANA, con el cual aspiro al título profesional en ciencia de la Información – Bibliotecólogo el cual cuenta con la aprobación del Director de Trabajo de grado Jose Julian Rey Correa.

Cordialmente,

“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y l_{a justicia”.}

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ... 4

1. TEMA ... 6

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 7

3. JUSTIFICACIÓN ... 10

4. OBJETIVOS ... 12

4.1. OBJETIVO General ... 12

4.2. OBJETIVOS Específicos ... 12

5. MARCO DE REFERENCIA ... 13

5.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE GIMNASIO LOS PINOS ... 13

5.2. POLITICA DE CALIDAD ... 14

5.2.1. Misión ... 14

5.2.2. Visión ... 15

5.2.3. Valores institucionales ... 15

5.2.4. Organigrama ... 18

6. MARCO CONCEPTUAL ... 19

6.1. ARCHIVO ... 19

6.2. Expediente ... 19

6.3. Expediente digital o digitalizado ... 20

6.4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO ... 20

6.5. EXPEDIENTE HÍBRIDO ... 20

6.6. EXPEDIENTE VIRTUAL ... 20

6.7. FOLIADO ELECTRÓNICO ... 21

6.8. ÍNDICE ELECTRÓNICO ... 21

6.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ... 21

6.10. DOCUMENTO ... 21

6.12. DOCUMENTO ELECTRÓNICO ... 22

6.12.1. Clasificación ... 23

6.12.2. Características ... 25

6.12.3. Estructura ... 26

6.13. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ... 27

6.14. GESTIÓN DOCUMENTAL ... 28

6.15. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ... 28

6.16. Ley 527 de 1999: ... 30

6.17. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ... 31

7. MARCO NORMATIVO ... 33

7.1. Leyes ... 33

7.2. Decretos ... 34

7.3. Acuerdos, Circulares y Reglamentos ... 34

7.4. Guías y Manuales ... 36

7.5. NTC, NORMA ISO ... 37

7.6. PROCESO DE PLANEACIÓN ... 38

7.7. PROCESO DE PRODUCCIÓN ... 43

7.8. PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE ... 49

7.9. PROCESO DE ORGANIZACIÓN ... 52

7.10. PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ... 57

7.11. PROCESO DE VALORACIÓN ... 61

7.12. DECRETO 2609 DE 2012 CAPITULO IV – LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ... 64

7.13. DECRETO 2609 DE 2012, ARTICULO 8 ... 65

7.14. DECRETO 2609 DE 2012, ARTÍCULO 5° ... 66

7.15. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 22° - ARTÍCULO 23° ... 67

7.16. DECRETO 2609 DE 2012 ARTÍCULO 24° ... 68

7.17. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 25°... 69

7.18. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTíCULO 26°... 69

7.20. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 28° ... 70

7.21. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 29° ... 70

7.22. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 30° ... 72

7.23. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 31° ... 73

8. MARCO TEORICO ... 74

8.1. GESTIÓN DOCUMENTAL ... 74

8.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ... 75

8.2.1. COLOMBIA Y LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ... 77

9. MARCO METODÓLOGICO ... 79

9.1. TIPO DE ESTUDIO: DESCRIPTIVO ... 79

9.2. AREA DE ESTUDIO ... 79

9.3. METODO DE INVESTIGACIÓN ... 80

9.3.1. Cualitativa ... 80

9.3.2. Fases ... 81

9.4. TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS ... 82

10. DESARROLLO ... 83

11. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO GIMNASIO LOS PINOS ... 86

11.1. Identificación ... 86

11.2. Datos del archivo ... 87

11.3. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo ... 87

11.4. Administración de Archivos ... 88

11.5. Servicios que presta el archivo ... 88

11.6. Infraestructura física del archivo ... 89

11.6.1. El Edificio ... 89

11.6.2. El archivo ... 89

11.6.3. Instalaciones (Depósitos) ... 90

11.6.4. Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento ... 91

11.7. Recomendaciones posteriores al diagnostico integral de archivo ... 108

11.7.1. De gestión ... 108

11.7.2. De las condiciones ambientales e infraestructurales - edificios ... 110

11.7.4. Del mantenimiento y prevención de desastres ... 111

12. PROPUESTA DE DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO EN EL GIMNASIO LOS PINOS ... 112

12.1. Diagnosticar la Gestión Documental de la entidad ... 114

12.2. Identificar los requerimientos de la gestión documental ... 115

12.2.1. Administrativos ... 115

12.2.2. Económicos ... 116

12.2.3. Tecnológicos ... 117

12.2.4. Normativos ... 117

12.2.5. Gestión del Cambio ... 117

12.3. Formular los procesos de la gestión documental ... 118

12.3.1. Planeación ... 119

12.3.2. Producción ... 121

12.3.3. Gestión y trámite ... 122

12.3.4. Organización ... 126

12.3.5. Transferencia ... 128

12.3.6. Disposición de documentos ... 128

12.3.7. Preservación a largo plazo ... 129

12.3.8. Valoración ... 130

12.4. Establecer programas específicos ... 131

12.4.1. Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos ... 132

12.4.2. Aspectos legales ... 132

12.4.3. Aspectos tecnológicos ... 133

12.4.4. Aspectos normativos ... 133

12.5. Requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos de archivo 134 12.5.1. 12.5.1. Autenticidad ... 134

12.5.2. Integridad ... 135

12.5.3. Inalterabilidad ... 135

12.5.4. Fiabilidad ... 135

12.5.5. Disponibilidad ... 136

12.5.7. Metadatos ... 136

12.5.8. Protección ... 137

12.5.9. Requisitos que debe tener el sistema de gestión de documentos electrónicos 138 POLÍTICA CERO PAPEL EN EL GIMNASIO LOS PINOS ... 152

12.5.10. ¿Qué es cero papel? ... 152

12.5.11. Beneficios al implementar la política cero papel en el Gimnasio los Pinos 153 12.5.12. Principales componentes ... 156

12.5.13. Documentos electrónicos y la política cero papel ... 160

12.5.14. La digitalización en la política cero papel ... 172

12.5.15. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y la política cero papel 173 CONCLUSIONES ... 174

RECOMENDACIONES ... 176

BIBLIOGRAFÍA ... 177

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 - Clasificación Documentos Electrónico ... 24

Tabla 2 - Procesos de Gestión Documental - Fuente: Conceptos tomados del Decreto 2609 de 2012 ... 30

Tabla 3 - Leyes archivística en Colombia ... 33

Tabla 4 - Decretos archivísticos en Colombia ... 34

Tabla 5 - Acuerdos, Circulares y Reglamentos archivística en Colombia ... 35

Tabla 6 - Guías y manuales archivística en Colombia ... 36

Tabla 7 – NTC, ISO. ... 37

Tabla 8 - Proceso de Planeación - MARCO NORMATIVO ... 42

Tabla 9 - Proceso de Producción - MARCO NORMATIVO ... 48

Tabla 10 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - MARCO NORMATIVO ... 49

Tabla 11 - Proceso de Gestión y trámite. Parte II - MARCO NORMATIVO ... 50

Tabla 12 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - MARCO NORMATIVO ... 51

Tabla 13 - Proceso de Organización - MARCO NORMATIVO ... 56

Tabla 14 - Proceso de Preservación a largo plazo - MARCO NORMATIVO ... 60

Tabla 15 - Proceso de Valoración - MARCO NORMATIVO ... 63

Tabla 16 – Medición archivo Gimnasio los Pinos... 105

Tabla 17 – Totales de la medición al archivo Gimnasio los Pinos ... 105

Tabla 18 - Proceso de Planeación - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ... 120

Tabla 19 - Proceso de Producción - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ... 121

Tabla 20 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ... 123

LISTA DE FOTOGRAFIAS

Pág.

Ilustración 1 - Fotografía Gimnasio los Pinos ... 13

Ilustración 2 - Organigrama Gimnasio Los Pinos ... 18

Ilustración 3 - Mueble Archivo rodante ... 92

Ilustración 4 - Mueble Archivo rodante abierto ... 92

Ilustración 5 - Mueble Archivo Rodante - A - Z Y Libros empastados, además de materiales de papelería y otros almacenados con la documentación. ... 93

Ilustración 6 - Daño estructural en el techo. ... 93

Ilustración 7 - Elementos de aseo almacenados con la documentación. ... 94

Ilustración 8 - pasillo entre el mueble archivo rodante y archivador a la medida - no ventilación, ventanas o extintores. ... 94

Ilustración 9 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado sur - (solo una puerta de acceso, no ventanas, no extintores, cajas apiladas y una organización peligrosa para el acceso. ... 95

Ilustración 10 - Documentos empastados ... 96

Ilustración 11 - Documentación en A-Z ... 97

Ilustración 12 - Documentación en carpetas de Yute y plásticas. ... 97

Ilustración 13 - Documentación con elementos metálicos y archivada en A-Z ... 98

Ilustración 14- Documentos archivados y legajados incorrectamente. ... 98

Ilustración 15 - Documentación almacenada en cajas de cartón inadecuadas. ... 99

Ilustración 16 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado sur - Documentos en el piso y sin organización. ... 100

LISTA DE GRAFICOS Pág.

Grafico 1 - Estructura de los Documentos electrónicos - Fuente: Elaboración propia del autor ... 26

Grafico 2 - Esquema Ciclo Vital del Documento - Fuente:

http://www.archivosagiles.com/ ... 27 Grafico 3 - Línea del tiempo de la evolución de los sistemas de gestión de Calidad ... 77 Grafico 4 - VARIABLES DE ESTUDIO ... 79 Grafico 5 - Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de archivo ... 137 Grafico 6 - NECESIDAD DE UNA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ... 139 Grafico 7 - SISTEMAS DE GESTIÓN ... 142 Grafico 8 - Requisitos jurídicos de los mensajes de datos Ley 527 de 1999 –

Elaboración propia del autor ... 147 Grafico 9 - Atributos jurídicos de una firma digital Ley 527 de 1999 ... 147 Gráfico 10 – Beneficios política cero papel para la institución y los colaboradores ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). PROGRAMA GOBIERNO EN

LINEA. Recuperado el 9 de 10 de 2014, de

Grafico 15 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel –

PARTE I ... 158 Grafico 16 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel –

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1 - FORMATO DE DIAGNOSTICO ... 203 Anexo 2 – FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO ... 205 Anexo 3 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE I ... 207 Anexo 4 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE II ... 209 Anexo 5 –FORMATO DE SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO ... 211 Anexo 6 –FORMATO DEL EDIFICIO ... 213 Anexo 7 - FORMATO DE EL ARCHIVO ... 215 Anexo 8 -FORMATO DE INSTALACIONES (DEPÓSITOS) ... 217 Anexo 9 - FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO – PARTE I ... 219

Anexo 10 – FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y

1

AGRADECIMIENTOS

Esta es la sección más tensa del trabajo de grado, probablemente porque no quiero que me falte nada ni nadie por mencionar, fueron años difíciles, dos cirugías complejas, largas horas de trabajo, sacrificios personales, económicos, etc. Cuando inicie mi formación sabía que era una ardua tarea si quería lograr mi objetivo hacerme profesional, pero gracias a DIOS, cuento con dos excelentes padres, una abuela increíble, unos grandes hermanos, unos suegros incondicionales, a mis perritos Gibby y Thor, ellos me acompañaron todo el tiempo me dieron su afecto y energía en momentos de agotamiento y mi gran apoyo, balance, confidente, colega y amor de mi vida, la que soporto por este tiempo, poca atención, estrés, momentos difíciles, mi esposa Diana, ella es mi norte, la incondicional, te amo y agradezco por tu infinita colaboración.

A la Pontificia Universidad Javeriana por asignar maestros de excelentísimo nivel entre los que resalto a: Marina Rodríguez, Gloria Mejía, Lucy Espinosa, Miguel Toro, José Julián Rey, Claudia Melo y Aida Quiñones, quien fue una guía sin igual. Y por siempre proveer espacios, escenarios y todo lo necesario para que esta etapa de mi vida siempre tuviera lo mejor.

A Liliana Herrera que además de mi maestra fue un gran apoyo como Directora de la carrera en situaciones difíciles como mi convalecencia, su calidad humana es única.

2

RESUMÉN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL

Diseño del programa de gestión documental electrónico a partir de la Ley 594 del 2000, Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, orientado a estar en el marco de la Ley 527 de 1999, para el tratamiento de los mensajes de datos, que a su vez contribuye a la articulación con el sistema de gestión de calidad para el Gimnasio los Pinos, es un modelo metodológico para la elaboración de un programa de Gestión Documental, basado en las especificaciones reglamentarias dispuestas por el Archivo General de la Nación de Colombia y fundamentado en conceptos teóricos de la Gestión Documental, profiriendo las normas ISO vigentes en tratamiento y gestión documental.

3

ABSTRACT

Design of electronic records management program based on Law 594 of 2000, Decree 2609 of December 14, 2012, designed to be under the law 527 of 1999, for the treatment of data messages, which in turn contributes to the articulation with the system of quality management for the Gimnasio los Pinos is a methodological model for the development of a program document management based on regulatory specifications provided by the General Archive of the Nation of Colombia and based on theoretical concepts of document Management, uttering existing ISO standards in processing and document management.

4

INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta lo que implica ser Profesional en Información, la responsabilidad que se tiene en divulgar, promover e incentivar a que todos los procesos con información se desarrollen en el marco de la normatividad legal y directrices (modelos ideales), tanto nacionales como internacionales, propendiendo porque las entidades implementen proyectos de gestión de información, con sus procesos a la luz de los mencionados, bajo la orientación y supervisión de profesionales con las competencias que contribuyan de manera asertiva al desarrollo de estos.

En la actualidad son pocas las entidades privadas que aplican la normatividad legal y directrices, y muchas privadas que están cumpliendo pero de manera parcial la Ley en relación a la implementación de programas de gestión documental. Teniendo en cuenta que la información hoy por hoy es el insumo fundamental de cualquier organización, y que de la buena gestión, dependerá en gran medida la correcta toma de decisiones por parte de sus colaboradores.

Este es el caso del Gimnasio los Pinos, una institución que presta sus servicios en básica primaria y secundaria, adscrita a la Secretaria de Educación de Bogotá, con más de 47 años de trabajo en el sector educativo, siendo una entidad privada que cumple una función pública (la educación), y que debería contar con procesos en gestión documental en el marco de la normatividad vigente, además certificada desde el año 2009 con un Sistema de Gestión de la Calidad y mejora continua de Acuerdo con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008.

5

6

1. TEMA

7

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el Colegio Gimnasio los Pinos, se desarrollan algunos de los (8) ocho procesos archivísticos de forma empírica, ya que no existe una persona con las competencias profesionales y habilidades técnico - intelectuales para el desarrollo de dichos procesos, o un tercero que maneje la gestión documental en la institución, lo que conlleva a que se presenten problemas en el flujo de la información y documentación, situaciones como: la perdida de documentos, la falta de toma de decisiones por no tener un soporte documental, el desperdicio de papel, utilización de formatos y logos desactualizados, son algunas de las consecuencias que provoca la falta del adecuado tratamiento de la documentación. A continuación se realizara un breve recuento de las dificultades presentadas a la luz de cada uno de los procesos:

La producción documental nace en cada dependencia en cumplimiento de sus funciones, para ello se han diseñado diferentes formatos, formularios que aún no se encuentran normalizados, lo que genera duplicidad innecesaria de los mismos.

8

seguimiento, lo que ha generado pérdida de la correspondencia, dificultades administrativas, reprocesos en los trámites, además de un clima laboral negativo.

Así mismo la distribución y trámite carecen de mecanismos de control y seguimiento, ya que se entrega a la mano al funcionario destinatario, pero como en los anteriores procesos, no se lleva planilla de recibido, para la verificación posterior del trámite o validación de entrega de los mismos.

La organización documental es el proceso más importante, sin restar importancia a los demás. Como se ha mencionado anteriormente el Colegio no cuenta con personal idóneo o un tercero que desarrolle este proceso, esto genera que no exista un orden lógico de la documentación que se produce o recibe diariamente, lo que conlleva a que se dificulte la recuperación y consulta de la documentación, puesto que tampoco se cuenta con inventarios documentales, es decir que no se tiene pleno conocimiento de los expedientes que reposan en el archivo.

En cuanto a las unidades de conservación utilizadas para el almacenamiento de la documentación física (Soporte Papel), actualmente se usan carpetas de cartón, plástico y A-Z. Para el caso de los documentos electrónicos no se cuenta con procesos para la conservación de los mismos, tales como: diseño, organización, preservación, etc. Por ejemplo en los documentos, se evidencia que existe información almacenada en disquetes y CD, sin etiquetas, respaldo, copia de seguridad o medio ambiente controlado para evitar su deterioro y en la mayoría de los casos son almacenados con los documentos en soporte papel u otros elementos.

9

Por lo anterior se evidencia la falta de estandarización de los diferentes procesos documentales, ya que en la institución existe un desconocimiento de las normas que regulan la gestión documental emitidas por el Archivo General de Nación, situación que sin lugar a dudas genera perdida de información, documentos mal direccionados, errores administrativos, reprocesó, entre otros.

10

3. JUSTIFICACIÓN

Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Archivo General de la Nación, la cual establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, señalando a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en sus diferentes niveles, que deben contar con las herramientas necesarias para hacer de los archivos verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

El archivo es de vital importancia para todos los procesos, programas y proyectos del Colegio Gimnasio Los Pinos, sus actividades de administración son fundamentales en el funcionamiento y prestación de servicio de la institución, razón por la cual su optimización agilizaría los procesos y permitiría mejorar la atención de los usuarios.

La identificación de los aspectos a mejorar y sus prioridades, facilitaría la implementación de un proceso de mejoramiento continuo en el sistema dentro del área de administración del archivo central. Así mismo permitiría y facilitaría, en el tiempo, con la implementación de las recomendaciones, el manejo de mayores volúmenes de documentos e información.

11

La elaboración de un diseño de un Programa de Gestión Documental Electrónico en el marco de la normatividad archivística colombiana vigente aportaría los siguientes beneficios:

 Mayor nivel de seguridad en el acceso y custodia de los documentos

 Acceso rápido y oportuno a la documentación contenida en este formato.

 Diseño, creación, control y uso fácil de plantillas para una eficiente generación de documentos.

 Distribución efectiva y eficiente por medio de la Internet e Intranet de grandes cantidades de documentos de manera certificada con muy bajos costos.

 Consulta y trabajo de manera simultánea por varios usuarios lo cual contribuye a optimizar procesos y tiempos en la gestión de la institución.

 Los sistemas de respaldo aseguran la continuidad del negocio, ya que permiten preservar la información en caso de desastre.

 El ahorro en oficinas, bodegas, personal y tiempo para el tratamiento de los documentos de archivo.

 Integrar de manera eficiente los procesos con el Sistema de Gestión de Calidad.

 Una correcta integración de los documentos en otros soportes por medio del uso de metadatos e indexación.

 Tiempos de respuesta más oportunos en la validación de información, para la elaboración de certificaciones académicas y laborales.

12

4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el Programa de Gestión Documental Electrónico para el Gimnasio Los Pinos, en el marco de la normatividad vigente, para controlar el flujo de documentación producida por la institución.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar el diagnóstico integral de archivo del Gimnasio los Pinos.

Elaborar una propuesta para el DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO en el Gimnasio los Pinos.

13

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE GIMNASIO LOS PINOS

El 19 de mayo de 1967, al valorar las necesidades del momento, Coasmedas (Cooperativa de los profesionales de la salud) decidió incursionar en el campo de la educación con una inversión de $100.000,00, y fundó en la calle 57 (hoy sede Coasmedas) el colegio "Gimnasio los Pinos" denominado así en razón a que esos árboles son el símbolo universal del cooperativismo. Un año después se inició con los niveles de básica primaria, bajo la dirección de Alicia Mateus de Herrera

En 1970 el Señor José Padilla asume la responsabilidad del Gimnasio e inicia la sección de bachillerato, que en 1975 se constituirá en la primera promoción del Gimnasio Los Pinos. Proclamada por el entonces Rector Señor Luis Alejandro Eslava, vale la pena resaltar que ya para este año se cuenta con una sede propia ubicada hasta hoy en la Calle 192 No 9-20

14

El 2 de agosto de 2000 entra el Gimnasio Los Pinos a ser parte del Grupo SaludCoop, del cual sigue siendo parte hoy día, esforzándose por ser la mejor propuesta educativa del país, basado en el desarrollo de la educación en valores, su programa de bilingüismo, su participación en música, deportes e informática. El Gimnasio Los Pinos cumple 45 años de educación de calidad, diferentes promociones de bachilleres que hoy certifican el compromiso y calidad educativa. (Gimnasio los Pinos, 2013)

5.2. POLITICA DE CALIDAD

El Gimnasio Los Pinos es una organización cuyo propósito es ofrecer lo necesario para que nuestros estudiantes puedan formar en el reconocimiento de la diversidad sus talentos y desarrollarse plenamente en el Saber Ser, Saber Aprender, Saber Hacer y Saber Estar, en conformidad a la Constitución Nacional, el Marco Legal Vigente y a las expectativas y fines Sociales del Grupo SaludCoop, los Padres de Familia y el entorno social.

Con un P.E.I acorde a las necesidades presentes y futuras de nuestros estudiantes, un equipo de trabajo de alto perfil docente, un ambiente de aprendizaje propicio para el desarrollo del modelo Pedagógico de la Enseñanza para la Comprensión desde el Método del Caso y la optimización de los recursos buscamos alcanzar estándares de excelencia y garantizar la Mejora Continua en la calidad del Servicio Educativo y del Sistema de Gestión de la Calidad. (Gimnasio los Pinos, 2013)

5.2.1. Misión

Orientar a su comunidad educativa en el contexto del desarrollo de proyectos personales y comunitarios de vida, optando en lo pedagógico por el enfoque

desarrollado por la “Enseñanza para la Comprensión EpC” y la “Metodología del Caso”, todo ello con el propósito central de formar personas solidarias, competentes,

15

5.2.2. Visión

Para el año 2015, ser una institución educativa líder en Colombia, reconocida a nivel latinoamericano por su proyecto educativo basado en la exigencia académica, un alto desarrollo del bilingüismo y la tecnología, consolidando la música y el deporte como medios para la formación en los valores del cooperativismo, orientada por un talento humano altamente competente y comprometido con el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo, en una excelente infraestructura física. (Gimnasio los Pinos, 2013)

5.2.3. Valores institucionales

El compromiso como parte del Grupo SaludCoop y como prestadores del Servicio Educativo es propender una Gestión y Proyecto Educativo Institucional por afianzar, desarrollar y encaminar primordialmente los siguientes valores cooperativos como fundamentos de la acción:

Ayuda mutua:

Promovemos el trabajo en equipo, buscamos la participación de todos con el fin de lograr soluciones creativas e innovadoras a las dificultades. Creemos en lo que hacemos y por eso nos expresamos de manera positiva y creativa sobre los demás y la institución. Nos identificamos con el Proyecto Educativo Institucional.

Responsabilidad propia:

16

que contamos para realizar las tareas y actividades. Nos capacitamos participando activamente en los procesos de formación que nos brinda la Corporación; son espacios de crecimiento personal y desarrollo de habilidades que generan impacto en nuestro desempeño general a corto, mediano y largo plazo.

Democracia:

Proponemos, participamos, escuchamos y nos comunicamos positivamente, Nos relacionamos con los demás mejor de lo que esperamos para nosotros. Escuchamos y respetamos a los compañeros, transmitimos con palabras y actitudes una manera de ser que nos permite crear relaciones perdurables y alcanzar resultados.

Igualdad:

Buscamos las mismas oportunidades para todos sin ninguna distinción. Definimos los mismos deberes y los mismos derechos para todos.

Equidad:

Creemos en la unidad en la diversidad. Cada uno de nosotros se exigirá según su capacidad y recibirá según su necesidad. Cada quien obtendrá aquello que le corresponde en mayor o menor medida en relación a lo que tiene derecho y considerando su situación particular sin perjuicio de los demás y sin atentar contra la Igualdad.

Solidaridad:

Velamos Todos por el Bien Común, apoyando y reconociendo la labor de todos los miembros de la comunidad para alcanzar juntos propósitos de alto impacto familiar, institucional y social. Cuidamos nuestros bienes dando uso adecuado al espacio y a los elementos de trabajo.

Honestidad y Transparencia:

17

asumimos los compromisos adquiridos, demostrando un comportamiento puntual, amable y desinteresado con espíritu de alta exigencia y servicio a los demás.

Responsabilidad y Vocación Social:

18

5.3. ORGANIGRAMA

19

6. MARCO CONCEPTUAL

Para el desarrollo de esta investigación y contextualizar a los lectores sobre los conceptos archivísticos, los procesos que conlleva la implementación de un programa de gestión documental electrónico, en el marco de la normatividad legal vigente dictada por el Archivo General de la Nación en Colombia. Creado a través de la Ley 80 de 1989, como un establecimiento público del Orden Nacional, adscrito al Ministerio de Cultura según Decreto 1126 de junio 29 de 1999.

6.1. ARCHIVO

El archivo es la memoria institucional por esta razón es importante salvaguardar toda la información de manera ordenada y de fácil ubicación, el Archivo General de la Nación (1994) define el archivo como: “conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión” (p.13).

6.2. EXPEDIENTE

20

6.3. EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO

Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.

6.4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

6.5. EXPEDIENTE HÍBRIDO

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

6.6. EXPEDIENTE VIRTUAL

21

6.7. FOLIADO ELECTRÓNICO

Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

6.8. ÍNDICE ELECTRÓNICO

Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

6.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

6.10. DOCUMENTO

22

6.11. DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento de archivo es definido como:

Información producida o recibida durante el desarrollo de una actividad institucional o individual; dotado de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar la evidencia de esa actividad. Ese concepto cubre todos los diferentes tipos de documentos de archivo producidos en una oficina.(CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2005, pág. 3)

6.12. DOCUMENTO ELECTRÓNICO

La Guía No. 3: Documentos Electrónicos del programa “Preservando para el futuro”

del SINAE, homologa la definición del término documento electrónico con el promulgado por La Ley 527 de 1999, mensaje de datos que se define como “la

información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios

electrónicos, ópticos o similares.” (Congreso de Colombia, 1999)

23

6.1.1. Clasificación

ÍTEM CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

1 Por su forma de creación

Cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

2 Por su forma y formato

Documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

3 Documentos

Ofimáticos

Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.

4 Cartográficos

Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico.

Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros)

5

Correos electrónicos (comunicaciones

oficiales)

El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio

de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que

aparece en pantalla.

24

ÍTEM CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

6 Imagen, videos y audio digital

Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como prueba en el sistema judicial colombiano.

7

Mensajes de datos generados

mediante redes sociales

En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).

8 Formularios

Electrónicos

Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos

para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.

9 Bases de datos

Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida

10 Páginas web

Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y también aplicaciones “embebidas” con las que se puede

interactuar para hacerlas dinámicas

Tabla 1 - Clasificación Documentos Electrónico

25

6.1.2. Características

Autenticidad:

Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

Integridad:

Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.

Fiabilidad:

26 Disponibilidad:

Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. (NTC/ISO 15489-1, 2001)

6.1.3. Estructura

La estructura del documento electrónico se diferencia “entre una estructura física y una estructura lógica, la estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el programa en el que se creó; su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible.” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones., 2013)

27

6.13. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Los documentos tienen un curso, una vida, sea cual sea su formato, a esto se le conoce como ciclo vital del documento, que comprende las (3) tres etapas del archivo: Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivo de gestión “es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten”. (Archivo General de la Nación , 1994, pág. 13).

Por otra parte el archivo General de la Nación define el archivo central como una Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. (Archivo General de la Nación , 1994, pág. 13)

28

El archivo histórico es la última etapa del ciclo vital del documento, este de define

como “aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura”.(Archivo General de la Nación , 1994, pág. 14).

6.14. GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley General de Archivos (2000), define la gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

(Archivo General de la Nación, 2000)

6.15. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, en su desarrollo define el programa de gestión documental – PGD como:

Un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.(Archivo General de la Nación, 2014)

29

ITEM PROCESO DEFINICIÓN

1 Planeación

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental

2 Producción

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados

3 Gestión y

Tramite

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

4 Organización

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente

5 Transferencia

30

ITEM PROCESO DEFINICIÓN

6

Disposición de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de Acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

7 Preservación

a largo plazo

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

8 Valoración

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Tabla 2 - Procesos de Gestión Documental - Fuente: Conceptos tomados del Decreto 2609 de 2012

6.16. LEY 527 DE 1999

Artículo 2. Definiciones.

31

d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales

ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma. (Congreso de Colombia, 1999)

6.17. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PINTO, MOLINA (1998) la define como “el dominio de la calidad de la información

32

Se define en la ISO 9000 como “aquella parte del sistema de gestión de la

organización enfocado en el logro de resultados, en relación con los objetivos de calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes

33

7. MARCO NORMATIVO

La gestión documental en su mejor práctica se debe enmarcar en muchos elementos entre los que se encuentran: Leyes, Acuerdos, Manuales, Normas Técnicas Colombianas y Guías, publicadas por entidades públicas y privadas que trabajan individual y unificadamente para crear, regular, normalizar y actualizar continuamente la gestión documental, todas estas contribuyen a que la gestión documental en las entidades se lleve a cabo de manera correcta, permitiendo además que se pueda integrar con otros sistemas, entidades y modelos de gestión en la organización por esto a continuación se agrupan todas aquellas que se sugiere tener en cuenta:

7.1. LEYES

Tabla 3 - Leyes archivística en Colombia

Ley 594 LEY 594 DE 2000 - Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones

Ley 527 de 1.999. Art. 1 al 24 - 29 al 40 - Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

34

7.2. DECRETOS

Tabla 4 - Decretos archivísticos en Colombia

7.3. ACUERDOS, CIRCULARES Y REGLAMENTOS

DECRETO 1515 DEL 19 DE JULIO DE 2013 - "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones"

Decreto 2364 de 2012. (noviembre 22). Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 2578 DEL 13 DE DICIEMBRE DE 2012 - "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado"

DECRETO 2609 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2012 - "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

Acuerdo 004 de 2013 - "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"

Acuerdo 005 de 2013 - Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 038 2002 - Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 39 DE 2002 - Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24

35

Tabla 5 - Acuerdos, Circulares y Reglamentos archivística en Colombia

Acuerdo 042 2002 - Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 049 2000 - Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7

“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre

“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 060 2001 - “Porel cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que

cumplen funciones públicas”

Circular AGN No. 002 - 2012 - Adquisicion de herramientas Tecnologicas de Gestion Documental

Circular AGN No. 004 - 2010. - Estandares Minimos Proceso Administracion Archivos y Gestion Documentos Electronicos

Anexo 1 de la circular no. 004 2010 - Estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo

Circular AGN No. 005 - 2012. Recomendaciones para procesos digitalización y comunicaciones oficiales electrónica en marco de la iniciativa cero papel

Circular_004_2003 - Organización de las Historias Laborales

36

7.4. GUÍAS Y MANUALES

Tabla 6 - Guías y manuales archivística en Colombia

Guia 1 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

Guia 2 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Primeros Pasos Como empezar un estrategia de cero papel en su entidad.

Guia 3 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Documento Electrónico.

Guia 4 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Expediente Electrónico.

Guia 5 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización certificada de documentos.

Guia 6 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. SGDEA. Sistema de Gestion de Documentos Electronicos

Guía para la implementación de un programa de gestión documental, AGN. 2005 Guia 3 - Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública. Documento Electrónico.

Guia 5 - Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización certificada de documentos.

Guia 6 - Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública. SGDEA. Sistema de Gestion de Documentos Electronicos

Digitalización certificada de documentos, AGN. 2012

Documentos electrónicos - Manual para Archiveros, Consejo internacional de archivos comité de archivos de gestión en entorno electrónico. 2005

Formulación de proyectos de gestión documental - basado en la norma ISO 15489, AGN. 2012

Guías Cero Papel en la Administración Pública, AGN. 2012 infoDec2609, AGN. 2012

infoExpediente, AGN. 2012

Lineamientos generales para la implementación de procesos electrónicos, MinTIC

Lineamientos detallados para la implementación de procesos electrónicos, MinTIC.

37

7.5. NTC, NORMA ISO

Tabla 7 – NTC, ISO.

NORMA ISO 15489 - Información y documentación – Gestión de documentos

NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Fundamentos y vocabulario).

NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos).

NTC 4436 – “información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad”

NTC 4568. Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia.

NTC 5985. Información Y Documentación. Directrices De Implementación Para Digitalización De Documentos.

NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.

NTC 5921. Información Y Documentación. Requisitos Para El Almacenamiento De Material Documental

38

7.6. PROCESO DE PLANEACIÓN

MARCO NORMATIVO

Ley 43 de 1913

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la

correspondencia comercial.

39

MARCO NORMATIVO

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes

digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5

pulgadas), características dimensionales, físicas y

magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 - "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

40

MARCO NORMATIVO

NORMA ISO 15489 - Información y documentación –

Gestión de documentos

NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Fundamentos y vocabulario).

NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos).

NTC 4436 – “información y documentación. Papel para

documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y

durabilidad”

NTC 4568. Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia.

NTC 5985. Información Y Documentación. Directrices De Implementación Para Digitalización De Documentos.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 049 2000 - Por el cual se desarrolla el artículo

del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de

edificios y locales destinados a archivos”.

41

MARCO NORMATIVO

NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.

NTC 5921. Información Y Documentación. Requisitos Para El Almacenamiento De Material Documental

MOREQ: MODELO DE REQUISITOS PARA LA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

Circular AGN No. 004 - 2010. - Estándares Mínimos Proceso Administración Archivos y Gestión Documentos Electrónicos

Anexo 1 de la Circular no. 004 2010 - Estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda

Reglamento General Archivos

Guía para la implementación de un programa de gestión documental, AGN. 2005

42

MARCO NORMATIVO

Formulación de proyectos de gestión documental - basado en la norma ISO 15489, AGN. 2012

Guías Cero Papel en la Administración Pública, AGN. 2012

infoDec2609, AGN. 2012 InfoExpediente, AGN. 2012

43

7.7. PROCESO DE PRODUCCIÓN

MARCO NORMATIVO

Ley 43 de 1913

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la

correspondencia comercial.