LEGISLACIONES EN MATERIA DE PRODUCTOS COSMÉTICOS) Y LA RESOLUCIÓN 4002 (INVIMA- COLOMBIA)
Se revisa cada uno de los documentos mencionados Decisión 516 y la resolución 4002 y se realiza un cruce entre estos para poder definir los planes de acción que permitirán llevar a la implementación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, y se pudo observar que ciertos puntos concordaban con los planes de acción generados después de la auditoría inicial de diagnóstico.
Los planes de acción que se definen en base a la Decisión 516 y la resolución 4002 se centran en los siguientes requisitos:
Personal. Organización. Saneamiento e Higiene. Equipos. Almacenamiento y distribución. Auditoría de Calidad. Documentación. Política de Calidad. Aseguramiento de Calidad. Capacitación.
Retiro del mercado.
4.2.1 Personal.
Los planes de acción generados para el personal se muestran en la Tabla N° 12 como levantar el plan de capacitación para los empleados del Centro de Distribución y también dar a conocer normas y disposiciones de trabajo.
Planes de acción Personal
Tabla N° 12
Planes de acción Personal
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Plan de capacitación anual a los empleados del
Centro de Distribución Avon Ecuador Líderes de Cada área
1 PERSONAL
Verificar si el personal tiene conocimiento de las normas y disposiciones de trabajo
Líderes de Cada área, EHS
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.2 Organización.
En la Tabla N° 13 se indica los planes de acción que se debe llevar a cabo como organización; los mismos que impactarán directamente sobre el personal de la compañía.
Planes de acción Organización
Tabla N° 13
Planes de acción Organización
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisar la forma como se difunde
estructura organizacional para
comprender la organización y
funcionamiento de la compañía
Recursos Humanos
Actualizar Organigramas Generales en donde se contempla la estructura Jerárquica
Recursos Humanos 2 ORGANIZACIÓN
Realizar una descripción de funciones
para cada cargo de trabajo Líder de cada área
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
39 4.2.3 Saneamiento e Higiene.
Con respecto al requisito Saneamiento e Higiene se levantaron planes de acción plasmados en la Tabla N° 14; este es uno de los requisitos en que los planes de acción de la auditoría de diagnóstico, concuerdan con los planes de acción generados en base al análisis de las dos normas utilizadas.
Planes de acción Saneamiento e Higiene
Tabla N° 14
Planes de acción Saneamiento e Higiene
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisar Programa de Limpieza ejecutado por proveedor externo
Protección de Recursos Verificar que los productos de limpieza se
encuentren claramente identificados
Protección de Recursos 3 SANEAMIENTO E
HIGIENE
Documentar el proceso de Limpieza Calidad
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.4 Equipos.
Referente al requisito Equipos, en la Tabla N° 15 se encuentra el plan de acción sobre el mantenimiento de equipos, el mismo que se basa en el cumplimiento del Programa de Mantenimiento preventivo y correctivo anual.
Planes de acción Equipos
Tabla N° 15
Planes de acción Equipos
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
4 EQUIPOS Verificar Cumplimiento Programa de
Mantenimiento de Equipos Mantenimiento
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.5 Almacenamiento y Distribución.
En la Tabla N° 16 se detalla un plan de acción que se pudo identificar en base a un problema generado con el producto que se encuentra rechazado por motivos de Calidad.
Planes de acción Almacenamiento y Distribución
Tabla N° 16
Planes de acción Almacenamiento y Distribución
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
5 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Mecanismo para evitar el uso de producto rechazado o que aún no ha sido dispuesto
Calidad, Almacén Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002
Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.6 Auditoría de Calidad.
Los planes de acción indicados en la Tabla N° 17 corresponden a las auditorías que deben llevarse a cabo sobre las Buenas Prácticas de Almacenamiento en el Centro de Distribución Avon Ecuador.
Planes de acción Auditoría de Calidad
Tabla N° 17
Planes de acción Auditoría de Calidad
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
6 AUDITORIA DE CALIDAD
Cronograma de auditorías Buenas Prácticas de
Almacenamiento Calidad Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002
Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.7 Documentación.
Cada proceso generado en el Centro de Distribución, debe ser documentado por ello en la Tabla N° 18 se detalla cada uno de los documentos que deben existir, siendo estos pertenecientes al área de Calidad, Almacén, Shipping, Despachos, Mantenimiento, Reaco- Ajustes.
41 Planes de acción Documentación
Tabla N° 18
Planes de acción Documentación
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD DOCUMENTACION RESPONSABLE
Métodos de inspección de Máquinas y Equipos Procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento
Balanceo de Líneas Shipping
Procedimiento de Picking Shipping
Liberación línea de Surtido y Cambios de Bin Calidad
Acciones correctivas-preventivas y de Mejora Calidad
Administración de desviaciones Calidad
Reporte de Acciones correctivas, preventivas y mejora Calidad
Tratamiento de Producto No Conforme Calidad
Calibración de equipos de medición Calidad
Plan de Calibraciones de equipos de medición Calidad
Política de Cambios y Devoluciones Ajustes
Procedimiento de Reclamos Ajustes
Recall (Retiro Producto del Mercado) Calidad
Ingreso y Ubicación de producto Almacen
Recepción y Verificación de producto Almacen
Reacondicionamiento de producto Reaco
Instructivo de Cargue Cargue
Cuadre de Facturas Cargue
Despacho de Pedidos Cargue
Preparación y Transferencia de papelería Papelería
Ingreso y Aprobación de Producto Cosmético Calidad
Ingreso y Aprobación de producto No Cosmético Calidad
Producto en Cuarentena Almacén - Calidad
Levantar un Listado Maestro de Documentos Calidad
Sistema de Administración Documental Calidad
7
Calibración de Instrumentos de Medición Reclamos
Descripción de todas las operaciones:
DOCUMENTACION
Procedimientos sobre acciones antes de comenzar operación de producción
Medidas a tomar y métodos a seguir en caso de No Conformidad en Producto Terminado
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.8 Política de Calidad.
En la Tabla N° 19 se observa el plan de acción para el requisito Política de Calidad que en sí es la necesidad de implementar una Política de Calidad.
Planes de acción Política de Calidad
Tabla N° 19
Planes de acción Política de Calidad
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
8 POLÍTICA DE
CALIDAD Levantar Política de Calidad Calidad Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002
Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.9 Aseguramiento de la Calidad.
A pesar que en Avon Ecuador no contamos aun con un aseguramiento de la calidad; vemos la necesidad de levantar el procedimiento de Auditorías de Calidad, este plan de acción se encuentra detallado en la Tabla N° 20.
Planes de acción Aseguramiento de la Calidad
Tabla N° 20
Planes de acción Aseguramiento de la Calidad
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
9 ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
Levantar Procedimiento de Auditorías
de Calidad Calidad
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.10 Capacitación.
En la Tabla N° 21 se observa los planes de acción en cuanto a capacitaciones que debe tener el personal en Avon Ecuador.
43 Planes de acción Capacitación
Tabla N° 21
Planes de acción Capacitación
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sistemas de Inducción al personal nuevo
de la Compañía Recursos Humanos
10 CAPACITACIÓN
Programas especiales de Capacitación Todos
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
4.2.11 Retiro del Mercado.
Los planes de acción en caso de un retiro del producto del mercado, se observan en la Tabla N° 22 donde se encuentra detallado las acciones a seguir para poder presentar una metodología para el retiro del producto del mercado llamado RECALL.
Planes de acción Retiro del Mercado
Tabla N° 22
Planes de acción Retiro del Mercado
ITEM REQUISITO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Levantar Procedimiento Retiro de Producto
del Mercado Calidad
11 RETIRO DEL
MERCADO Crear un formato para Reporte Retiro de
Producto del Mercado Calidad
Fuente: Generación Planes de Acción Decisión 516 y Resolución 4002 Elaborado por: Gabriela Pereira, 2013
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5 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE BUENAS PRÁCTICAS DE
ALMACENAMIENTO EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN AVON ECUADOR
Una vez que se ha generado los planes de acción para suplir los incumplimientos de la auditoría de diagnóstico y los planes de acción que fueron identificados en base a la Decisión 516 y resolución 4002 se visualizó los aspectos generales que indican la secuencia de la implementación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento en el Centro de Distribución Avon Ecuador. Ver Anexo 05: Implementación Buenas Prácticas de Almacenamiento en el Centro de Distribución Avon Ecuador.