3.2. Análisis de los resultados finales
3.2.1. Planificación
El proceso de planificación que inicia esta investigación, permitió el establecimiento de las relaciones entre la empresa en análisis y la auditora estudiante UNIANDES, partiendo del conocimiento previo de la Distribuidora, la
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normativa legal en la que se sustentan sus operaciones, su estructura organizacional, el sistema contable, y el estado de operaciones de la cuenta inventarios que es objeto del presente trabajo, con entrevistas a los involucrados de la empresa, lo que permitió establecer los objetivos y el alcance del examen especial de auditoría, los mismos que están resumidos en el plan específico de auditoría.
3.2.1.1. Plan específico.
Plan Específico del Examen especial de Auditoría Financiera al componente inventarios de la Empresa
Distribuidora de Huevos Diana
Del 01 de enero al 31 de Diciembre de 2014
1. Identificación de la entidad.
Razón social: Vozmediano Benavides Franklin Fernando.
Registro único de contribuyente: 1500606981001
Nombre comercial: Distribuidora de Huevos Diana.
Sector económico: Comercial
Actividad económica: Venta al por menor y mayor de huevos.
Tipo de contribuyente: Persona Natural.
Clase de contribuyente: Otro.
Dirección: Cooperativa El Proletariado – Km 5 vía Quevedo Teléfono: 0969 513 119 – 0981 509 318
Correo electrónica: [email protected]
2. Motivo del examen.
Examen Especial de auditoría financiera al componente inventario de la empresa Distribuidora de Huevos Diana correspondiente al primer semestre del año 2014, se lo realiza con el fin de titulación para la obtención de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, tema aprobado por la Dirección Académica de la Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Ref.:
P-02.04 1/9
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Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la empresa Distribuidora de Huevos Diana, la cual fue autorizada por el propietario de la entidad, a través de una carta emitida el 17 de mayo del 2016.
3. Objetivo del examen especial.
Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información generada.
Determinar la razonabilidad de los Inventarios en la empresa Distribuidora de Huevos Diana, en el año 2014.
4. Alcance de la auditoría.
El Examen Especial de Auditoría Financiera sobre los inventarios, se realizara en el ejercicio contable terminado al 31 de diciembre de 2014.
5. Base legal.
La empresa Distribuidora de Huevos Diana, inicia sus actividades formales el 05 de noviembre del año 2009, conformándose como una empresa familiar dedicada a la distribución y venta al por mayor y menor de huevos, registrado en el Servicios de Rentas Internas con razón social, Vozmediano Benavides Franklin Fernando, como persona natural obligada a llevar contabilidad, e identificado con RUC N° 1500606981001.
La empresa Distribuidora de Huevos Diana en el desarrollo de su actividad económica se debe regir a la siguiente normativa legal:
Ley de régimen tributario interno.
Ley de seguridad social.
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Ref.:
P-02.04 2/9
46 Empaquetador Gerente - Propietario Administrador Ayudante 4 Ayudante 3 Ayudante 2 Ayudante 1 Contador Externo
Vendedor 1 Vendedor 2 Chofer
Normas Ecuatorianas de Auditoría.
Normas Auditoria Generalmente Aceptadas.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Código de trabajo.
Código de Comercio.
Reglamento de comprobantes de venta.
6. Estructura organizacional.
La empresa no tiene un organigrama estructurado, se encuentra organizada de la siguiente manera:
Figura 3: Estructura organizacional.
Fuente: Empresa Distribuidora de Huevos Diana.
Elaborado por: Viviana Araujo.
7. Objetivo de la empresa Distribuidora de Huevos Diana.
De acuerdo al Registro Único del Contribuyente (RUC), de la empresa Distribuidora de Huevos Diana cuenta con la siguiente actividad:
Ref.:
P-02.04 3/9
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Venta al por menor y mayor de huevos. 8. Sistema de Archivo.
La documentación sujeta a examen se encuentra archivada en forma cronológica en la oficina de archivo de la empresa.
9. Unidades responsables y/o componentes.
Unidades Responsables: Gerente-propietario Contador externo 10. Financiamiento. Fuente 2014 Inventarios US$ 25.320,80
Tabla 3: Monto de recursos examinados
Fuente: Empresa Distribuidora de Huevos Diana
Elaborado por: Viviana Araujo
11. Principales políticas contables.
La Empresa Distribuidora de Huevos Diana suministra la información al contador externo para que establezca las bases de la presentación de los estados financieros con propósito de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades que se desenvuelvan en la misma o diferentes industrias.
Ref.:
P-02.04 4/9
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12. Grado de confiabilidad de la información financiera.
El proceso de adquisición de mercadería inicia con la comunicación vía telefónica entre el propietario y el proveedor ubicado fuera de la ciudad, previo análisis de la existencia y valor del pedido que se va a realizar, sin embargo, para el proceso, no se elabora una orden de compra, que le permita al encargado de la compra verificar las especificaciones de la mercadería que será adquirida; estas operaciones son plasmadas en los registros contables elaborados por el contador mediante la entrega de los respectivos documentos de soporte.
Luego de la adquisición, las mercaderías son ingresadas a bodega previa revisión de la factura por parte del encargado de la compra, cabe recalcar que este proceso también se realiza al momento de la carga de la mercadería, y en caso, de que estas estuvieren en mal estado, no podrán ser devueltas al proveedor; por lo que luego de su revisión, los productos que no se encuentran en el estado óptimo para su venta, son separados para ser vendidos en menor precio siempre que esto sea posible, caso contrario simplemente el producto es desechado.
El proceso de venta al por mayor inicia con la petición de los clientes quienes solicitan las mercaderías, mediante vía telefónica, las mismas que son entregadas por el vendedor en el domicilio de la empresa, para su efecto se elabora el respectivo comprobante de venta y posteriormente el registro en la Hoja de Control de Ventas, de igual manera, las ventas al por menor son facturadas y registradas en las Hojas de control mediante entrega a domicilio a sus clientes, comprobantes que son entregados al contador externo para el registro contable.
13. Evaluación de control interno.
La evaluación de control interno realizado en la empresa Distribuidora de Huevos Diana, permitió determinar, mediante esta técnica, el nivel de confianza sobre
Ref.:
P-02.04 5/9
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las actividades relacionadas con la información de inventarios, en un 30,23%, calificado como bajo, cuyo nivel de riesgo es del 69,77% por lo cual se aplicará pruebas sustantivas en el programa de auditoría.
Nivel de Confianza
Bajo Medio Alto
30,23%,
15%-50% 51%-75% 76%-95%
Alto Medio Bajo
Nivel de Riesgo
Tabla 4: Nivel de Confianza
Fuente: Empresa Distribuidora de Huevos Diana
Elaborado por: Viviana Araujo
14. Puntos de interés para el examen especial de auditoría financiera al componente inventarios.
De la evaluación realizada se determinaron, observaciones preliminares, que fueron confirmadas con las pruebas sustantivas y de cumplimiento, en la fase de ejecución del trabajo, entre las principales se señalan las siguientes:
Ausencia de documentación de la toma física de inventarios.
La toma física de los inventarios es realizada de forma anual, según lo indica el Gerente -Propietario de la empresa, sin embargo, esta no se encuentra, documentada, por lo tanto no existe, constancia de que el proceso se lleve a cabo y se realice el respectivo ajuste de diferencias encontradas.
Ventas no facturadas.
No todas las ventas realizadas son facturadas en su totalidad, ya que, esto se realiza solo si el cliente así lo requiere, lo que afecta a la contabilización y actualización del importe real de los inventarios a falta de documentos de soporte que así lo acredite.
Ref.:
P-02.04 6/9
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Documentos de control de mercaderías inadecuados.
El registro de las mercaderías son realizadas en las Hojas de Control de Ventas, que señalan los valores y cantidades vendidas, sin embargo, no existe un documento de uso constante en la empresa que permita el control óptimo de las existencias, para prevenir la compra excesiva, deterioro o falta de mercaderías para la venta.
Ausencia del control de devoluciones.
No realizan el control de las devoluciones, ya que, para este proceso simplemente el producto es reemplazado por otro, mediante constatación física de su deterioro por parte del vendedor, en donde, no existe un registro de dicha devolución en el caso de las ventas, y en las compras el proveedor establece en el comprobante de venta que: no admite reclamos, ni devoluciones después de entregada la mercadería, por lo cual este proceso no se realiza en caso de que el producto no esté de acuerdo a las condiciones que se requiere para su distribución, para lo cual, en la medida de lo posible estos son vendidos en un menor precio.
Falta de Segregación de las funciones en la empresa.
La falta de un manual de funciones, que contenga las normas y procedimientos que deban realizar los empleados en sus actividades diarias, provoca que no se tenga designado responsabilidades para la gestión y documentación en el ingreso y despacho de las mercaderías.
15. Programas específicos del trabajo.
La determinación del programa específico de auditoria se encuentra detallado en base a la evaluación de control interno realizado en la auditoria en los anexos adjuntos.
Ref.:
P-02.04 7/9
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16. Plan de muestreo.
Para la evaluación del componente inventarios en el año 2014, se considerará los siguientes aspectos:
16.1. Universo de la muestra.
Comprende el total de las operaciones registradas en relación a los inventarios durante el año contable 2014, en un aproximado de 2562 transacciones.
16.2. Límites de precisión.
En el empleo de este método se determinó un nivel de confianza bajo y un margen de error tolerable del 5% con lo cual se estableció una muestra de 60 transacciones a ser evaluadas por medio del Muestreo Estadístico Segmentado (MES).
17. Tiempo estimado de la ejecución de trabajo.
La realización del examen especial de auditoría financiera al componente inventarios se estima concluir en aproximadamente 40 días laborables, con la participación de un supervisor del trabajo de investigación y la auditora estudiante UNIANDES de acuerdo a la siguiente distribución:
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
DÍAS Planificación Preliminar Conocimiento preliminar Motivo de la Auditoria Archivo permanente 04 Específica
Evaluación de Control Interno al componente inventario.
Matriz de Riesgos y enfoque de auditoria
Programas de trabajo
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Ejecución Obtención de evidencia
Aplicación de pruebas Elaboración de papeles de trabajo 14 Ref.: P-02.04 8/9
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Desarrollo de hallazgos Comunicación de hallazgos
Discusión de los hallazgos 06
Comunicación
de Resultados Informe
Opinión
Informe Estándar 06
Tabla 5: Plan de auditoria
Fuente: Empresa Distribuidora de Huevos Diana
Elaborado por: Viviana Araujo
18. Productos a obtener.
Memorando de planificación.
Informe de control interno.
Papeles de trabajo.
Informe de auditoría.
Elaborado por: Viviana Araujo
AUDITOR, ESTUDIANTE UNIANDES
3.2.1.2. Informe de control interno.
INFORME DE CONTROL INTERNO
Señor.
Franklin F. Vozmediano
Propietario de la Empresa
DISTRIBUIDORA DE HUEVOS DIANA
Santo Domingo Presente.-
Atención: Sr. Franklin F. Vozmediano
ASUNTO: Informe de Control Interno.
Se ha examinado la efectividad de los controles internos de la empresa Distribuidora de Huevos Diana, sobre la información correspondiente al
Ref.:
P-02.04 9/9
Elaborado por: Viviana Araujo Fecha: 21/05/2016
Revisado por: Ing. Oscar Aldaz, Mgs. Fecha: 21/05/2016
Ref.:
P-02.08 1/4
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componente inventarios por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 12 de diciembre de 2014 en conformidad a las Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA). El objetivo de dichos controles es
para contribuir que se registren fielmente bajo los principios y normas contables que son de aplicación en cada uno de las transacciones realizadas y proporcionar seguridad razonable en relación a la prevención de detección de errores que pudieran tener un impacto en las cuentas anuales consolidadas.
Dichos controles están basados en los criterios y disposiciones internas de la entidad, la responsabilidad de la auditoría se limita a expresar una opinión sobre la efectividad el Control Interno, basándonos en el trabajo que se ha realizado según la disposición de las normas profesionales que incluye: la comprensión de los controles internos, del manejo de los inventarios, la generación de información financiera contenida en los estados financieros, pruebas y evaluaciones sobre la efectividad de los controles internos.
CONCLUSIONES:
El acceso al área de almacenaje no se encuentra limitado a personal autorizado.
No se ha elaborado el informe de la toma física de inventario, ni se mantiene el uso de documentos adecuados de control, dentro de la empresa, que permitan dar a conocer adecuadamente las cantidades y valores de la existencia en un momento determinado.
En el proceso de compra no se realiza la adecuada verificación del nivel de inventario, ni se emite una orden de compra, que permita el control de los requerimientos de las mercaderías solicitadas, que ingresen a bodega.
No existe un catálogo de proveedores, que facilite el análisis de precios y mercaderías ofrecidas por proveedor, para un adecuado y conveniente abastecimiento de mercaderías.
Ref.:
P-02.08 2/4
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Las ventas no son facturadas en su totalidad, cuyos comprobantes no son emitidos de manera secuencial, lo que provoca diferencias entre el valor de las ventas reales y aquellas que cuentan con su debido respaldo.
No se llevan registros de las mercaderías que se encuentran en mal estado y de las devoluciones por compras o ventas, que permita llevar a cabo un adecuado control de existencias.
RECOMENDACIONES:
Establecer normas de seguridad de los inventarios y designar un responsable de bodega, que mantenga registro de las entradas y salidas de las mercaderías, niveles de inventario, clasificación e inspección de las mismas en el proceso de recepción y despacho.
Establecer un proceso ordenado y documentado de la verificación física de los inventarios, para corroborar su existencia frente a lo señalado en los registros contables, a fin de establecer su conformidad.
Incorporar al proceso de adquisición de mercaderías, la emisión de una orden de compra como constancia de las mercaderías solicitadas al proveedor, y establecer el máximo y mínimo de Inventarios, para determinar el nivel de existencias en el cual se ha de realizar la compra.
Preparar el pedido previo la evaluación de proveedores, de acuerdo al precio y condiciones más apropiadas para la adquisición de mercadería.
Respaldar mediante facturas el total de las ventas realizadas y contrarrestar sus valores con las respectivas hojas de control de ventas, resultados que deberán ser informados al Contador Externo de manera oportuna para la respectiva actualización del inventario y su saldo.
Ref.:
P-02.08 3/4
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Registrar adecuadamente las mercaderías que se encuentran en mal estado y las devoluciones en compras o ventas, que deberán ser comunicado al contador externo para su registro contable.
Esta consideración sobre el control interno ha sido elaborada únicamente como reporte informativo para la administración de la empresa y no involucra necesariamente todos los aspectos del sistema de control interno, sin embargo esta evaluación revelo ciertas condiciones reportables, que pueden afectar en el registro y procesamiento de la información financiera de la empresa Distribuidora de Huevos Diana.
Santo Domingo de los Tsáchilas, 23 de mayo de 2016
Atentamente,
Viviana Araujo
AUDITOR, ESTUDIANTE UNIANDES