PLANIFICACIÓN DE UNA AUDlTORíA DEL CAPITAL INTELECTUAL

Transcurrió un largo rato sin que nadie hablara. Con el rabillo del ojo, Phouchg podía ver el mar de rostros tensos y expectantes, abajo en la plaza.

«Nos van a linchar, ¿verdad?» -murmuró.

«¡Cuarenta y dos!» -gritó Loonquawl-. «¿Es eso todo lo que puedes decirnos después de siete millones y medio de años de trabajo?»

«Lo he comprobado a fondo» -contestó el ordenador-, «y ésa es la respuesta definitiva. Para serles franco, creo que el problema consiste en que, en realidad, nunca entendieron cuál era la pregunta. »

The Hitchhikers Guide to the Galaxy, DOUGLAs ADAMS

AUDITORÍA GENÉRICA DE CAPITAL INTELECTUAL

El objetivo de una auditoría genérica de capital intelectual consiste en examinar todos los activos inmateriales de la empresa y documentar su existencia, su estado actual y, si es posible, su valor. Por lo que se refiere a los empleados, hay que prestar una especial atención a su educación, sometiéndolos a una serie de test psicométricos y de personalidad para descubrir el potencial de cada uno de ellos. Hay que detectar quién es capaz de reflexionar críticamente, vender productos y servicios, aportar conocimientos y técnicas basados en la destreza y trabajar en equipo. Los atributos del individuo resultan muchísimo más elocuentes que los propios test a la hora de evaluar la riqueza humana y profesional de los empleados. También será necesario analizar los derechos de propiedad intelectual, las marcas de fábrica y el know-how. Todo ello dará como resultado una cantidad ingente de información sobre los activos inmateriales, que deberían permitirnos determinar cuántos empleados poseen una educación superior, cuántos han prestado sus servicios a la empresa durante más de diez años, el número de clientes y de patentes de la compañía, así como su coste de mantenimiento. A corto plazo, dicha información nos va a permitir confeccionar estadísticas, que pueden resultar o no útiles para la empresa. El principal problema de las auditorías genéricas consiste en que, al tratar con intangibles, sobre todo humanos, el proceso es interminable y, por lo tanto, es importante tener un objetivo predefinido antes de planificar una auditoría.

Concepto Cl 16

Identificar objetivos, auditar intangibles, evaluar potencial

¿Por qué es aconsejable hacer una auditoría de capital intelectual?

El capital intelectual constituye una rica fuente de información sobre la organización y resulta especialmente valiosa en las situaciones siguientes:

 Confirmación de la capacidad de la empresa para conseguir sus metas.

 Planificación de la investigación y el desarrollo.

 Aportación de información de base para los programas de recuperación.

 Aportación de enfoques para los programas de formación y educación organizacional.

 Cálculo del valor de la empresa.

Confirmación de la capacidad de la empresa para conseguir sus metas

La planificación estratégica y la determinación de objetivos son algunas de las fórmulas que utilizan las empresas para planificar su futuro. Sin embargo, de vez en cuando los planes de gestión no se pueden cumplir, no porque sean defectuosos, sino porque no existen los recursos necesarios para su éxito. Es fácil, para el especialista en estrategias corporativas, anticipar el fallo de un plan por falta de activos materiales (cash insuficiente, maquinaria inadecuada, etc.), pero no tanto determinar si se dispone de los activos inmateriales requeridos para llevarlo a cabo. ¿Serán apropiados los empleados que contratamos hoy para el éxito de la organización en el próximo siglo? ¿Disponemos de los procesos de negocio adecuados para potenciar las metas que nos hemos marcado? Las auditorías de capital intelectual nos darán información sobre estas cuestiones y nos ayudarán a identificar los vacíos que haya que cubrir para el buen fin de la estrategia empresarial.

Planificación de la investigación y el desarrollo

Los motivos por los cuales las organizaciones invierten en procesos de I+D no siempre son claros. La respuesta más fácil sería decir que lo hacen con la finalidad de generar nuevos productos y servicios para el futuro, pero el equilibrio entre la investigación para generar know-how y la investigación para desarrollar patentes o nuevos diseños es muy confuso. Muchas de las compañías que tienen una cartera de patentes los usan como mecanismos de defensa, como una armadura que les protege de amenazas inesperadas. No obstante, el mantenimiento de las patentes es caro y el principal beneficio del I+D puede que no sea una patente, sino el know-how generado durante el proyecto. Si el know-how refleja ventajas competitivas, las organizaciones tienen que conocer la naturaleza del mismo, y cómo protegerlo e incrementarlo para que se convierta en ventajas competitivas. En este sentido, una auditoría de capital intelectual basada en la función del I+D proporcionará los conocimientos indispensables para poder evaluar y diseñar programas de I+D.

Aportación de información de base para los programas de recuperación

Cuando las organizaciones deciden reducir su tamaño o establecer un programa de recuperación, deben hacerlo tomando en consideración los activos humanos. ¿Quién se queda? ¿A quién se despide? ¿Qué empleos o funciones habrá que fusionar en la nueva organización? Muchas veces, estas decisiones se toman en el vacío, puesto que los activos humanos se evalúan de un modo ad-hoc. Una auditoría de capital intelectual aportará datos muy relevantes para los ejecutivos que están planificando la recuperación o la reducción de tamaño de la compañía, asegurando que ninguno de estos procesos despoje a la organización de elementos tan valiosos como la capacidad y el know-how.

Aportación de enfoques para los programas de formación y educación organizacional En la actualidad, es muy habitual que las empresas se definan a sí mismas como «organizaciones de aprendizaje». Por otro lado, se clasifican a tenor de su mayor o menor nivel de inversión en la formación de sus empleados. Pero muchas veces no se tiene en cuenta si dicha formación es o no apta para potenciar el logro de los

objetivos corporativos. La formación y la educación constituyen un medio para perfeccionar el know-how y el valor de los activos centrados en el individuo, y así deben ser considerados. Por su parte, los conocimientos resultantes de una auditoria de capital intelectual facilitarán la planificación de programas de educación y formación, beneficiosos tanto para los empleados como para la organización.

Cálculo del valor de la empresa

A la hora de valorar una empresa, los hombres de negocios se guían por el valor contable, cuando lo cierto es que, aunque muchas organizaciones tienen un valor contable bajo, su valor real puede ser elevado. Entre los numerosos ejemplos figuran las compañías de software, en las que el know-how para crear nuevos programas y nuevas aplicaciones informáticas constituye el principal activo. También cabe la posibilidad de que la empresa sea joven y de que tenga pocos activos materiales, a pesar de que su personal posea un magnífico historial, que en realidad se debería contabilizar como activos inmateriales. Una auditoría de capital intelectual aporta un conocimiento profundo de los activos inmateriales de la organización, el cual se puede utilizar para potenciar los activos materiales, proporcionando a los analistas y financieros una perspectiva de la empresa rica en información.

Ampliación de la memoria organizacional

Las compañías pagan enormes sumas de dinero a sus empleados para que reinventen la rueda, y los conocimientos técnicos de algunos de ellos constituyen un misterio permanente para otros, que tienen que desarrollarlos para poder realizar su trabajo. Com resultado de una auditoría de capital intelectual, se puede crea una base de conocimientos del mismo, que contenga información acerca de «quién tiene cada tipo de técnica» y que siente las base de una «memoria organizacional». Además, la auditoría también aporta el impulso necesario para incrementar en un 20% la cifra d eficacia del trabajo citada por el The Gottilieb Duttweiler Institute La tarea del personal de las empresas del futuro consistirá en con servar y actualizar la memoria organizacional, que está destinada convertirse en un activo inmaterial muy valioso.

«No se puede entrar dos veces en el mismo río ... » HERÁCLITO

Una de las cosas más atractivas del hecho de trabajar con empresas es que siempre están intentando ir a alguna parte, aunque ese «alguna parte» signifique no moverse de sitio. En realidad, nada permanece inmóvil. El tiempo y el mercado cambian constantemente y, por lo tanto, tienen que existir en un estado de transición, y ese estado de transición implica una noción de movimiento, de adónde quieren ir, o lo que es lo mismo, un objetivo. Las compañías se hallan en un estado de transición tanto si lo quieren como si no, viajando por un entorno en continuo cambio -el mercado, la tecnología, los competidores, todo-. La función del JE consiste en -guiar la empresa por el interminable estado de transición, utilizando los recursos de un modo óptimo. Para el auditor de CI, ésa es una visión adecuada del mundo, ya que le proporciona

dos componentes esenciales para el análisis del capital intelectual: una meta y un estado actual.

Generalmente, el término «auditoría» se asocia con el de contabilidad, ya que su función consiste en verificar que las cuentas dan una visión cierta y justa de la situación financiera de la empresa. Sin embargo, cuando se trata del capital intelectual, el término «auditoría» se utiliza en un contexto más amplio: controlar, observar y supervisar el capital intelectual de una compañía. Los individuos que realizan auditorías de cuentas disponen de directrices que les sirven de ayuda en la evaluación de determinados activos. La superficie de un terreno o de una oficina se valora a tenor del área geográfica, los vehículos tienen un valor contable que depende del año en el que se construyeron, los ordenadores se valoran sobre la base de los años que llevan en servicio y, además, se les aplica un coeficiente de depreciación. Las auditorías de cuentas no entran en el análisis de si la flota de vehículos es o no la más indicada para el trabajo que realiza la empresa, o si una de las patentes de la empresa está generando o no su máxima rentabilidad. Sin embargo, el hecho de que los conocimientos técnicos y la pericia de un empleado estén infrautilizados es un tema de gran interés para el auditor de capital intelectual. Si auditamos el capital intelectual quiere decir que estamos interesados en que los activos inmateriales alcancen su estado óptimo, lo cual nos lleva a plantear la pregunta siguiente: «¿cómo sabemos que nuestros activos se están usando de una forma óptima?». Pues bien, existen dos vías distintas para darle respuesta. La primera consiste en abordarla como si se tratara de una cuestión filosófica y emplear muchísimo tiempo para responderla, lo que no resulta demasiado práctico. La segunda consiste en definir un estado hipotético -«los activos se utilizan óptimamente»- en el contexto de los objetivos de la organización. Denominaremos a ese estado, supervalores.

Los activos inmateriales pueden marcar las diferencias entre una compañía que opere eficaz o ineficazmente. Analicemos algunos de los problemas siguientes y cómo debería actuar la empresa para lograr la transición:

 Una empresa desea cambiar de negocio, pasando de la fabricación de ordenadores a la integración de sistemas. Para conseguir la transición, decide potenciar su plantilla, creando mandos intermedios con capacidad de iniciativa que puedan gestionar colaboraciones empresariales -característico de los negocios de integradores de sistemas-. La alta dirección está convencida de haber dotado de capacidad operativa a su personal, pero en realidad el cambio necesario en su comportamiento no se ha producido. ¿Cómo determinaría cuál es el problema?

 Una compañía ha vendido servicios durante cinco años. El 10% de sus ingresos proceden de la repetición del negocio. Los directivos desearían incrementar ese número hasta el 30% para contribuir al recorte del coste de las ventas. ¿Cómo conseguirán ese objetivo?

 Una empresa manufacturera de gran envergadura, con una extensa gama de productos eléctricos y de línea blanca, posee cuatro laboratorios de investigaciones, generando, entre los cuatro, varios centenares de patentes cada año. Uno de los laboratorios decidió calcular a cuánto ascendían los ingresos generados directamente por sus patentes y descubre que sólo fueron de 250.000 dólares, cuando en realidad el coste de mantenimiento era del doble. ¿Qué debería hacer?

Cada uno de los ejemplos anteriores requiere el análisis del capital intelectual de la compañía, para saber cómo se está utilizando y si es capaz o no de contribuir a una transición corporativa.

En general, las auditorías de Cl se emplean para ver si los recursos disponibles están correctamente aplicados para realizar la transición, y para identificar los recursos que se deberían adquirir con el fin de «tapar los huecos». Dado que siempre será un objetivo, se puede visualizar un conjunto de activos óptimos, es decir, los mejores recursos posibles -sin importar que la empresa sepa o no que los posee-. Entre los diversos ejemplos de conjunto de activos óptimos, figuran los siguientes:

Marca de fábrica y repetición del negocio

La marca de fábrica es 100% prestigio y la repetición del negocio es 100% relación con el cliente. Eso significa que cada persona que vea la marca de fábrica, la reconoce, y que cada cliente que haya efectuado una compra, vuelve a comprar. El hecho de que esta situación pueda ser inasequible para algunas empresas carece de la menor importancia, ya que proporciona un enfoque y un medio para medir el capital intelectual respecto a un objetivo.

FASES EN LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA DE Cl

Los activos inmateriales se pueden considerar de cientos de formas diferentes, como por ejemplo contando el número de empleados con un nivel educativo superior o el número de patentes registradas, pero a decir verdad, ¿qué significa eso para nosotros? Sin una «transición»* o un objetivo concretos, no mucho. Las fases siguientes describen una visión de alto nivel de una auditoría de capital intelectual.

1. Identificación de la transición, objetivos, ámbito y límites. 2. Determinación del conjunto de aspectos óptimos.

3. Asignación de supervalores a los aspectos. 4. Elección del método de auditoría.

5. Auditoría de los aspectos.

6. Documentación del valor del activo en la base de conocimientos del CI.

Figura7.1. Procesodeauditoríadelcapitalintelectual.

Cada una de estas seis etapas se analizarán en profundidad en el capítulo 8. Comentario sobre los diagramas de proceso

Los diagramas de proceso son útiles porque ayudan a identificar las fases que deben seguirse para completar una tarea. Forman una cadena de información que, en ocasiones, también se conoce como diagrama de flujo. Es importante resaltar que cada bocadillo (círculo, óvalo, etc.) representa un proceso, y que las flechas que salen de un bocadillo conducen el proceso hasta el siguiente bocadillo, o lo que es lo mismo, hasta el siguiente proceso. Las flechas de flujo tienen que estar rotuladas. Cuando es difícil rotular la flecha que sale con una etiqueta distinta a la de la flecha de procedencia, es muy probable que no se trate de un proceso, en cuyo caso

debería omitirse. En estos casos, tampoco existe flujo de control, lo que nos permite centramos en lo que hay que hacer con un alto nivel de abstracción.

El proceso de auditoría del Cl supone un proceso de transición al que la mayoría de las auditorías de Cl se comprometen a dar respuesta. A continuación, vamos a examinar la terminología de la auditoría y el propio proceso.

Documentación de la auditoría

La auditoría genera una ingente cantidad de información y de conocimientos que hay que documentar y almacenar -desde hace unos cuantos años, en un sistema informática-. En los preparativos para la realización de esa actividad, empleamos una notación llamada orientación del objeto. Se trata de una técnica organizacional cuyo objetivo consiste en modelar la forma en la que vemos el mundo y que resulta ideal para representar el capital intelectual, ya que funciona igualmente bien con objetos simples y conceptos complejos, tales como la representación del conocimiento. Al identificar las conclusiones de la auditoría con esta notación, estamos definiendo, automáticamente, la naturaleza del sistema informático que potenciará la gestión del capital intelectual.

Para comunicar las conclusiones de una auditoría de capital intelectual, empleamos una terminología aceptada que vela por la precisión y la exactitud de la comunicación. Existen unos cuantos conceptos que guardan relación con el uso de la notación:

 Tipos de conceptos o de objetos.

 Objetos.

 Asociaciones y funciones.

 Tipos de relaciones.

 Subtipos.

 Estados. Tipos de conceptos o de objetos

Un concepto es una idea o noción que podemos aplicar a las cosas u objetos en nuestro mundo consciente. Existen dos tipos de objetos: materiales, como una persona, o inmateriales, como una cualidad. Los objetos pueden representar sucesos, tales como el lanzamiento de un producto, y roles, como por ejemplo una gerencia. Como humanos que somos, aplicamos conceptos a objetos. Así, podemos aplicar el concepto de éxito al objeto «negocio» o «persona». En definitiva, nuestra realidad se basa en la aplicación de test conceptuales a objetos. Los conceptos son compartidos por grupos de individuos, en los que el consenso se convierte en la norma. De este modo, si un grupo de empleados en la misma empresa aplicó el mismo concepto -«la mejor reunión de la semana»- al objeto «viernes, cerveza y parranda», podríamos deducir que el elemento cultural de la organización era fuerte y sólido.

Figura 7.2. Conceptos -«la mejor reunión de la semana».

Un objeto es aquello a lo que se aplica un concepto. Puede tratarse de una cuota de ventas, una reserva de pedidos, una patente o de cualquier otra cosa. Los objetos se pueden agrupar en conjuntos, tales como el conjunto de objetos del activo de propiedad intelectual, el conjunto de vehículos o el de empleados. Los objetos pueden pertenecer a más de un conjunto. Veamos un par de ejemplos: Andrew es miembro del conjunto «varones» y del conjunto «propietarios de un Range Rover»; el know-how pertenece al conjunto «propiedad intelectual» y al de «activos centrados en el individuo».

Figura 7.3. Objetos.

Asociaciones y funciones

Las asociaciones permiten vincular objetos de diversos tipos de un modo coherente. La figura 7.4 muestra dos conjuntos de objetos: uno de científicos y otro de patentes. El conjunto de patentes consta de A, B, C, D, E, F y G, mientras que el de científicos se compone de Nick, David y Peter. Las líneas indican las asociaciones entre los elementos de ambos conjuntos: David y Peter son los inventores de la patente G, Nick y Peter lo son de las patentes B y F, y Nick de la patente A. No existen asociaciones para las patentes C, D y E.

Figura 7.4. Asociaciones.

Las funciones asignan objetos de tipos distintos entre sí. En la figura 7.5 podemos ver dos conjuntos: departamentos y gerentes. Cada uno de ellos consta de tres objetos. Las flechas representan una función de «gestión». Las funciones suelen implicar una función inversa, es decir, que pueden representar todos los elementos asociados con la gestión que existen entre los dos conjuntos.

Figura 7.5. Funciones.

Tipos de relaciones

Los tipos de relaciones son los que están compuestos por binomios, parejas unidas mediante una relación directa, como si se tratara de un matrimonio. En ocasiones, la