3. MARCO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN
4.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR AUDITORÍA DE GESTIÓN
G.A.D. PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR CP 1/1 CARTA DE PRESENTACIÓN Puyo, 15 de Octubre de 2013 Oficio N° AG-001-2013 Señor
Edgar Veloso Peña
PRESIDENTE DEL G.A.D PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA.
De mi consideración:
Señor presidente; me es grato informar a usted que conforme al programa de estudio de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, carrera de contabilidad y auditoría, corresponde efectuar una auditoría de gestión como trabajo de tesis, en el cual el estudiante, utilizando la metodología y el conocimiento copulativo sobre la materia, planifican, dirigen, coordinan y ejecutan esta actividad.
Particularmente el auditor es el estudiante:
NOMBRE COMPLETO CEDULA DE CIUDADANÍA
Favio Hernando Meneses Suarez 040156106-3
Quien se ha propuesto realizar una “Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra”. Esta auditoría, está planificada para realizar su ejecución en el período comprendido Octubre 2013 – Marzo 2014 y tiene como objetivo
general llevar a cabo una evaluación crítica del área de presupuestos mediante técnicas y procedimientos que permitan constatar si las actividades del sistema son correctas y están de acuerdo con las normativas presupuestarias y generales que están establecidas en la ley y la empresa y dar sugerencias a soluciones estratégicas de los hallazgos.
Este trabajo de auditoría será asesorado por la Ing. Johanna Mendoza docente titular de la carrera de contabilidad y auditoría, quien analizara las labores respectivas. Cabe mencionar que toda aquella información recopilada por la auditoría propuesta, será considerada de reserva profesional y conocida solo por la (s) contratante (s) que la entidad estime conveniente.
Atentamente,
ESTUDIANTE – SOLICITANTE
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CA 1/1
CARTA DE ACEPTACIÓN
Elaborado por: Favio Meneses Fecha: 20/12/2013
G.A.D. PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PA 1/3 PROPUESTA DE LA AUDITORÍA Puyo, 04 de Enero de 2014 Señor
Edgar Veloso Peña
PRESIDENTE
G.A.D. PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA.
Presente.-
Una vez que se ha recibido la carta de aceptación por la entidad, para realizar el proceso de Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra; me complace darle a conocer la propuesta para desarrollar las actividades de auditoría al año 2013, en su entidad.
La experiencia en trabajos similares me permitirá la realización del trabajo de forma eficiente, efectiva y en cumplimiento a sus necesidades institucionales. Al término de la auditoría, se emitirá un informe técnico y profesional, recomendaciones que estarán representadas por la evidencia suficiente y que aportaran al desarrollo organizacional.
Atentamente,
AUDITOR
PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
1. DISPONIBILIDAD PARA PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES
Los servicios profesionales están marcados con la profesión del auditor, por lo tanto el auditor mantendrá la independencia necesaria, con el fin de emitir un criterio independiente y profesional que ayude a mejorar las actividades u operaciones de la entidad. Protegido con el código de ética el auditor profesional operará con eficiencia, efectividad e independencia en cada actividad programada.
2. OBJETIVOS DEL TRABAJO A REALIZAR
- Emitir criterios profesionales sobre las áreas evaluadas.
- Estudio y evaluación del Control Interno establecido en la entidad.
- Evaluación del complimiento legal y normativo.
- Evaluar la eficiencia, eficacia y economía con la que se gestionan los recursos institucionales.
3. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS
Para el desarrollo del presente trabajo de auditoría el auditor utilizará los métodos, técnicas y procedimientos más adecuados utilizados en la auditoría de gestión y propuestos en el perfil del proyecto de investigación a fin de observar y evaluar eficientemente todos los campos y actividades que gestiona la institución y que se requieren evaluarlos para mejorarlos.
4. INFORMES Y REPORTES
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PA 2/3
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PA 3/3
El auditor mantendrá comunicación con la entidad auditada con el fin de tomar correcciones inmediatas para solucionar problemas urgentes de haberlos, además emitirá al finalizar el procedimiento de auditoría un informe profesional e independiente donde documentará las recomendaciones que la institución deberá mejorar.
5. PERSONAL ASIGNADO
Se informa que el presente trabajo de auditoría estará a cargo del Sr. Favio Meneses, quien será el encargado de todas las actividades y procedimientos de auditoría a desarrollar en la entidad, con el apoyo del talento humano del Gobierno Parroquial y de ser necesario con el apoyo técnico externo profesional, previo notificación y designación.
6. OFERTA ECONÓMICA
Para el desarrollo de las actividades de auditoría se ha considerado proponer por los servicios profesionales de auditoría de gestión externa al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, un honorario de 2.500.00 (DOS MIL QUINIENTOS DÓLARES), incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Mismos que estarán respaldados en el contrato adjunto.
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CSP 1/4
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN AL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA, PERÍODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DE 2013, CON EL FIN DE EVALUAR LOS PROCESO.
Comparecen a la celebración del presente instrumento, por una parte el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, a quien en adelante se le podrá denominar “LA ENTIDAD”, representada por el señor Edgar Veloso Peña, en su calidad de Presidente; y, por otra parte, el señor Favio Meneses, a quien se le podrá denominar “LA FIRMA AUDITORA”, en calidad de auditor. Quienes de forma libre y voluntaria acuerdan en celebrar el presente contrato al tenor de las siguientes clausulas:
PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO
LA ENTIDAD contrata a LA FIRMA AUDITORA para que preste los servicios de auditoría de gestión a los procesos de LA ENTIDAD, por el período comprendido entre el 1 enero al 31 de diciembre de 2013, con el fin de evaluar la eficiencia, eficacia y economía con la que se gestionan los recursos.
SEGUNDA.- FORMA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
LA FIRMA AUDITORA se compromete a realizar la auditoría de gestión a los procesos de LA ENTIDAD, por el período comprendido entre el 1 enero al 31 de diciembre de 2013, con el fin de evaluar la eficiencia, eficacia y economía con la que se gestionan los recursos. Establecida con el siguiente objetivo.
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CSP 2/4
Objetivo General:
Desarrollar una Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, para determinar deficiencias en la gestión y proponer mejoras para garantizar el funcionamiento de la institución con eficiencia, eficacia y economía.
Objetivos Específicos:
Fundamentar científicamente las bases teóricas de la auditoría de gestión al sector público. Obtener un diagnóstico institucional sobre los procesos administrativos, financieros y de servicios, aplicando la metodología científica.
Desarrollar procedimientos de auditoría de gestión, que permitan medir el grado de cumplimiento de los procesos legalmente establecidos.
TERCERA.- OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
LA ENTIDAD asume entera responsabilidad por la integridad y fidelidad de la información que proporcionará de las áreas a auditar.
CUARTA.- ALCANCE DEL EXAMEN
Analizar el nivel de eficacia, eficiencia y economía con la que se gestionan los recursos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, por el período comprendido entre el 1 enero al 31 de diciembre de 2013.
QUINTA.- HONORARIOS Y FORMA DE PAGO
Para el desarrollo de las actividades de auditoría se ha considerado proponer por los servicios profesionales de auditoría de gestión externa, al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CSP 3/4
Rural de Madre Tierra, un honorario de 2.500.00 (DOS MIL QUINIENTOS DÓLARES), incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Mismos que estarán respaldados en el contrato adjunto y se pagarán contra entrega de los servicios profesionales.
SEXTA.- DURACIÓN DEL CONTRATO
El presente contrato entrará en vigencia a partir de la fecha de suscripción y durara hasta el 30 de marzo del 2014.
SÉPTIMA.- TERMINACIÓN DEL CONTRATO El contrato de servicios profesionales termina por:
- Mutuo acuerdo de las partes.
- Declaración unilateral en caso de incumplimiento del objeto contractual.
Es decir el contrato termina por el cumplimiento total de las obligaciones o por mutuo acuerdo. OCTAVA.- LIMITACIÓN A LOS DAÑOS Y PERJUICIOS
En caso de que LA ENTIDAD decidiera presentar alguna reclamación judicial, extrajudicial o arbitral en contra de LA FIRMA AUDITORA por incumplimiento de alguna de las cláusulas estipuladas en el presente contrato o errores en la prestación del servicio por inconvenientes de negligencia que perjudiquen a LA ENTIDAD, el monto de tal reclamación no podrá exceder el monto total de los honorarios contenidos en la cláusula quinta del presente contrato.
NOVENA.- CONFIDENCIALIDAD
LA FIRMA AUDITORA se compromete a mantener toda la información que pueda conocer o llegar a conocer respecto de las actividades u operaciones de LA ENTIDAD, en la más estricta
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CSP 4/4
confidencialidad, y no podrá revelar a terceras personas sin el previo consentimiento escrito de LA ENTIDAD.
Esta obligación de confidencialidad, quedará sin efecto, en caso de que la información pertinente sea requerida a LA FIRMA AUDITORA por organismos de control o judiciales competentes. DÉCIMA.- APLICACIÓN Y VALIDEZ
Para constancia y fe de conformidad, las partes suscriben este contrato por duplicado, en la Parroquia Madre Tierra al 10 de Enero del 2014.
G.A.D. LA FIRMA AUDITORA
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR OT 1/1 ORDEN DE TRABAJO - 1 Puyo, 11 de Enero de 2014 Señor
Edgar Veloso Peña
PRESIDENTE DEL G.A.D. PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA
Orden de Trabajo:
En cumplimiento al acuerdo que se ha llegado tanto la entidad auditada como el auditor; se notifica a usted, que se está realizando una Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2013, por lo que solicito la cooperación necesaria del personal de la entidad, como también la información apropiada. Para el desarrollo del presente trabajo de auditoría el auditor es el Sr. Favio Meneses.
Atentamente,
LA FIRMA AUDITORA
Elaborado por: Favio Meneses Fecha: 11/01/2014
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR HI 1/1 Tabla No. 13 HOJA DE ÍNDICES CP Carta de presentación CA Carta de aceptación PA Propuesta de auditoría
CSP Contrato de servicios profesionales HI Hoja de índices
HM Hoja de marcas
PP Procedimientos de planificación preliminar F1 Conocimiento preliminar
F1-1 Visita de observación a la entidad
F1-2 Definir alcance y objetivos de la auditoría
F1-3 FODA
F1-4 Evaluación preliminar de la estructura de control interno F2 Planificación específica
F2-1 Planificación específica
F2-2 Evaluación del sistema de control interno Fuente: El Autor
Elaborado por: Favio Meneses Fecha: 11/01/2014
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR HM 1/1 Tabla No. 14 HOJA DE MARCAS √ Chequeado o verificado ¢ No confirmado N No autorizado C Confirmado ∑ Sumado NA No aplica NP No publica NC No cumple FD Falta documento
Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Elaborado por: Favio Meneses
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PP 1/2
DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PROGRAMA DE AUDITORÍA
En esta etapa del diagnóstico preliminar, conceptualmente se tiene previsto la realización de las siguientes actividades y procedimientos.
Tabla No. 15
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PARÁMETRO ACTIVIDAD REF:P/T ELAB FECHA
Visita de observación a la entidad
Actividad realizada con la Secretaria-Tesorera F1-1 FM 13/01/2014 Definición de objetivo y alcance de auditoría Se identifica en la FASE I F1-1 FM 15/01/2014
Determinar indicadores No Se expresan en el POA F1-1 FM 15/01/2014 Orgánico Funcional Si tiene establecido F1-1 FM 15/01/2014 Orgánico Estructural Si tiene establecido F1-1 FM 15/01/2014 Base legal (Leyes, normas,
reglamentos y resoluciones)
La entidad tiene Reglamento Interno. F1-1 FM 15/01/2014 Plan de ordenamiento y desarrollo territorial La entidad tiene implementado y aprobado. F1-1 FM 15/01/2014
Nómina del Talento Humano
Se recibió la nómina y las actividades del personal
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Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PP 2/2
PARÁMETRO ACTIVIDAD REF:P/T ELAB FECHA
Detectar FODA Se propone el FODA de acuerdo a las actividades y operaciones que realiza la entidad.
F1-3 FM 15/01/2014
Evaluación global de la estructura de control interno
Se observó claramente cómo funcionan los proceso y operaciones en la entidad F1-4 FM 15/01/2014 Resultados de la evaluación preliminar de la estructura de control interno Emitió un informe a la máxima autoridad. F1-4 FM 20/01/2014
Elaborador por: Aprobado por:
LA FIRMA AUDITORA G.A.D
Fuente: El autor
Elaborado por: Favio Meneses Fecha: 12/01/2014
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F1-1 1/11
VISITA DE OBSERVACIÓN A LA ENTIDAD 1) IDENTIFICACION DE LA INSTITUCION
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra. TIPO DE INSTITUCIÓN: Servicios
ACTIVIDAD: Actividades de desarrollo para el bienestar de la comunidad PAÍS: Ecuador
PROVINCIA: Pastaza CIUDAD: Puyo
PARROQUIA: Madre Tierra
DIRECCIÓN: Pastaza / Mera / 22 de Agosto S/N y 19 de Marzo TELÉFONO: 033 031 155
Web:
EMAIL: [email protected]
Tabla No. 16 INFORMACIÓN GEOGRÁFICA
Ubicación Al Suroeste de la Provincia de Pastaza Temperatura Mínima 19 º C.
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Límites Al Norte: Hasta encontrase con la carretera, hasta topar con el puente del río Pindo Grande.
Al Sur: Partiendo del río Pastaza, el límite divisorio entre la comuna indígena y la parroquia a formarse, límites estos que se encuentran enmarcados hitos puestos por los señores ingenieros del Departamento de Tierras Baldías del I.N.C.
Al Este: Partiendo desde el puente sobre el río Pindo Grande agua abajo del margen derecho del mismo río hasta encontrarse con el lindero de la parroquia Tarqui y la de Madre Tierra. Al Oeste: El río Pastaza del punto de partida norte al punto de partida sur.
Extensión Madre Tierra tiene una extensión de 135 km2
Superficie Desde los 870 a 2600 msnm, Madre Tierra pertenece a un busque pluvial Pre-Montano (bpPM).
Comunidades Playas del Pastaza, Yana Amarun, Amazonas, Libertad, Paushiyaku, Urpi Churi, Santana, Nueva Vida, La Encañada, Jatari, Puyupungo, Rayo Urcu, Paz Yacu, Chinimbi, Chinchayacua, San Jose, San Luis.
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BASE LEGAL
El Congreso Nacional, mediante Ley 2000-29 de 5 de octubre 2000, publicada en el Registro Oficial 193 de 27 de octubre de 2000, expidió la Ley Orgánica de las Juntas Parroquiales Rurales, con la cual fue creada la Junta Parroquial de Madre Tierra.
Las Juntas Parroquiales Rurales fueron elevadas a la categoría de gobiernos seccionales autónomos, conforme al artículo 228 de la Constitución Política de la República del Ecuador, vigente hasta el 19 de octubre de 2008 y artículo 255 de la actual Constitución de la República del Ecuador.
En el Suplemento del Registro Oficial 303 de 19 de octubre de 2010, se publicó el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, cuerpo legal que norma la organización, competencias, facultades, y funcionamiento de los gobierno autónomos descentralizados.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Según el Reglamento Interno para el período 2009-2014, reformado y aprobado el 6 de agosto de 2012, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, mantiene los siguientes niveles jerárquicos.
LA ENTIDAD PRINCIPALMENTE ESTÁ REGULADA POR LAS SIGUIENTES DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS
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F1-1 4/11
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización. Ley Orgánica de Contratación Pública y su reglamento.
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su Reglamento. Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento.
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control Ley de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento.
Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos y a la Ley de Régimen Tributario Interno Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Código de Trabajo.
Reglamento Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra
ASÍ TAMBIÉN POR LOS SIGUIENTES ORGANISMOS DE CONTROL.
- Contraloría General del Estado
- Ministerio de Finanzas
- Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo
- Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
- Ministerio de Relaciones Laborales
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MISIÓN
Empoderar a la comunidad en la optimización de los recursos naturales, culturales, hídricos, mineros, agrícolas y en actividades turísticas sustentables y sostenibles con el fin de brindar bienes y servicios de calidad a la ciudadanía en general.
VISIÓN
Madre Tierra, parroquia amazónica, biodiversa, agroecoturística, hídrica, minera, socialmente equitativa y desarrollada optimizando sus riquezas naturales y culturales en actividades productivas sustentables.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES:
Fortalecer el patrimonio natural de la parroquia de manera sostenible y razonable.
Incentivar el turismo comunitario como fuente de desarrollo local y productivo de la parroquia.
Impulsar el rescate y revalorización del patrimonio cultural como capital intangible e inalienable.
Conservar y ampliar las áreas protegidas como fuentes de recursos hídricos y vida silvestre.
Promover alianzas estratégicas con organismos nacionales e internacionales a fin de garantizar la consecución de proyectos en beneficio de la parroquia.
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Ampliar y mejorar la cobertura de servicios básicos y complementarios en el área de salud y educación, mediante la dotación de equipos e insumos que satisfagan las necesidades básicas de la población.
Fortalecer las capacidades de organización colectiva bajo esquemas de gestión eficientes, transparentes y representativos.
Disponer de un buen servicio de movilidad, energía y conectividad en todas las comunidades, recintos y cabecera parroquial.
Fortalecer la infraestructura física de las comunidades con el fin de garantizar espacios idóneos que cubran las expectativas de la población en general.
ORGANIGRAMAS
Gráfico No. 11
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Gráfico No. 12
Fuente: PODT
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REGLAMENTO INTERNO
La entidad auditada cuenta con un reglamento interno vigente, aprobado para el período 2009 – 2014, mismo que está integrado por los siguientes capítulos: Organización, De la organización funcional, De los centros de participación ciudadana, De los centros de mediación, Disposiciones generales.
PLANES ESTRATÉGICOS
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, y su máxima autoridad, han elaborado el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial Parroquial de forma participativa, articulada y complementaria, que permita un adecuado uso de la tierra y la planificación integral, equilibrada del desarrollo, desterrando las inequidades y satisfaciendo las necesidades básicas insatisfechas de la población en el territorio parroquial, mediante una gestión transectorial e intergubernamental, con la meta siempre de ser un aporte al cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
De tal forma el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, ha sido aprobado en sesión ordinaria realizada el día 21 de diciembre del 2011 en el GADPR-MADRE TIERRA y en Sesión Ordinaria del Consejo de Participación ciudadana.
Fuente: GADPRMT