PLANTEAMIENTO DE PRO PUESTAS DE MEJO RA PARA LO S PRO CESO S CRITICO S IDENTIFICADO S

Ta bla 18. Be ne fic io s a la rg o pla zo c o mo c o nse c ue nc ia de la pue sta e n ma rc ha de la s pro pue sta s pla nte a da s pa ra e l á re a de Ate nc ió n a l Aso c ia do .

Ma nte ne r la e xiste nte sa tisfa c c ió n d e l Aso c ia d o Atra e r p o te nc ia le s Aso c ia d o s

Me jo ra r lo s p ro d uc to s y se rvic io s o fre c id o s a c tua lme nte La nza r nue vo s se rvic io s

Re c o g e r info rma c ió n a c e rc a d e la sa tisfa c c ió n d e l Aso c ia d o Fue nte : Lo s Auto re s

Esta s p ro p ue sta s se b a sa n e n la te o ría d e re d ise ño d e p ro c e so s, c uyo p la ne a mie nto ind ic a q ue 17_{re d ise ña r un p ro c e so e s ha c e rlo má s e fic ie nte y e fic a z. Es c o nse g uir q ue rind a e n un}

g ra d o sup e rio r a l q ue te nía a nte rio rme nte , y e llo g ra c ia s a una a c c ió n siste má tic a so b re e l p ro c e so q ue ha rá p o sib le q ue lo s c a mb io s se a n e sta b le s.

Se tra ta d e c o no c e r e l p ro c e so , sus c a usa s a sig na b le s (imp uta b le s) d e va ria c ió n, d e e limina r a c tivid a d e s sin va lo r a ña d id o y d e a ume nta r la sa tisfa c c ió n d e l c lie nte . El re d ise ño d e p ro c e so s inc luye una a c tivid a d d e me jo ra p e rma ne nte , ya q ue e l re d ise ño e n sí ha d e se g uir la a p lic a c ió n d e l c ic lo PHVA d e me jo ra c o ntinua .

Un p rime r p a so , e se nc ia l p a ra a c o me te r la me jo ra d e p ro c e so s, e s c o nta r c o n e l lid e ra zg o d e la a lta d ire c c ió n d e la o rg a niza c ió n. Este lid e ra zg o ha d e se r a sumid o d e c id id a me nte e ir a c o mp a ña d o d e un inte nso c o mp ro miso , mie ntra s q ue e s c o munic a d o e xp líc ita me nte d e ma ne ra q ue se g e ne re un e sta d o d e o p inió n y a c titud fa vo ra b le s ha c ia la s a c tivid a d e s d e me jo ra y sus re sulta d o s. Ig ua lme nte , lo s líd e re s d e b e n a se g ura r q ue lo s e q uip o s d e me jo ra te ng a a su d isp o sic ió n to d o s lo s re c urso s ne c e sa rio s y la c a p a c ita c ió n p re c isa p a ra e mp re nd e r y ultima r su misió n.

La me jo ra d e un p ro c e so imp lic a una se rie d e a c tivid a d e s o rd e na d a s, q ue c o nstituye n e n sí misma s un p ro c e so , y c uya s fa se s p rinc ip a le s e stá n c o nte nid a s e n la fig ura sig uie nte . En e lla se p ue d e o b se rva r la p re se nc ia d e un sub p ro c e so (A) q ue no e s o tro q ue e l c o rre sp o nd ie nte a l d e la me jo ra c o ntinua .

Fig ura 12. Flujo g ra ma pa ra e l de sa rro llo de me jo ra de pro c e so s c rític o s. – Subpro c e so A: me jo ra c o ntinua pa ra lo s pro c e so s.

Fig ura 13. G e stió n y Me jo ra c o ntinua de pro c e so s.

C o mo se ha ve nid o me nc io na nd o c o ntinua me nte e n e l d e sa rro llo d e e ste tra b a jo , la id e a d e la imp le me nta c ió n d e e ste Siste ma d e G e stió n d e C a lid a d e s p o d e r e le va r la g e ne ra c ió n d e va lo r a g re g a d o p a ra e l Aso c ia d o p o r me d io d e la p ue sta e n ma rc ha d e p la ne s d e me jo ra e n la p re sta c ió n d e l Se rvic io q ue a d e má s le p e rmita n a C REDIC O O P a mp lia r su b a se so c ia l y c o mp e tir c o n o tra s e ntid a d e s d e su mismo e stilo ; p o r ta nto a c o ntinua c ió n se p ro p o ne n lo s p la ne s d e a c c ió n q ue p e rmitirá n c ump lir a p la zo s e sp e c ific a d o s p o r la C o o p e ra tiva lo s o b je tivo s y me ta s e sta b le c id o s p o r me d io d e e ste tra b a jo y a d e má s p e rmita n p o ne r e n p rá c tic a lo s ind ic a d o re s p ro p ue sto s.

Ta bla 19. Pro pue sta Nº 1 de me jo ra e n pro c e so s c rític o s.

O BJETIVO DESCRIPCIÓ N

1

Lle va r a c a b o un p ro c e so d e so p o rte , d o c ume nta c ió n, c a p a c ita c ió n y a c tua liza c ió n c o n la c a sa d e So ftwa re p ro ve e d o ra d e l siste ma SIMC O PLUS.

META DESCRIPCIÓ N

1

Pe rmitir q ue lo s e mp le a d o s q ue usa n e ste siste ma p a ra e l

d e sa rro llo d e sus ta re a s, c o no zc a n su uso e fe c tivo y ha g a n sa b e r a lo s p ro ve e d o re s q ue d e fic ie nc ia s e stá g e ne ra nd o p a ra p e rmitir un me jo r uso d e l mismo .

PRO PUESTA No . 1 AÑO

Fe c ha d e la Pro p ue sta ₂₀₀₄ Fe c ha d e

RESPO NSABLE: Dire c to r d e Áre a d e Siste ma s – Auxilia r d e Siste ma s - Auxilia r d e Ase g ura mie nto d e la C a lid a d .

VALOR: Va ria c ió n sa la ria l d e l a na lista d e c o ntro l Inte rno p o r d e se mp e ña r y a d q uirir la s func io ne s d e Dire c to r d e C a lid a d .

N° ACTIVIDAD RESPO NSABLES

1 De te rmina r e l g rup o d e tra b a jo p o r á re a q ue lid e ra rá e l _{p ro ye c to}

Dire c to re s d e Áre a . Auxilia r d e

Ase g ura mie nto d e la C a lid a d

2 Re p o rta r a c a d a líd e r d e á re a la s inq uie tud e s y _{d e fic ie nc ia s re g istra d a s p o r e l Siste ma}

To d o s lo s inte g ra nte s d e c a d a á re a

3 Eva lua c ió n y p rio riza c ió n d e la s inq uie tud e s y d e fic ie nc ia s _{p la nte a d a s} Líd e r d e c a d a á re a 4 Fija r la fe c ha d e c a d a una d e la s se sio ne s d e _{c a p a c ita c ió n y so p o rte té c nic o p o r á re a} Líd e r d e c a d a á re a 5 Lle va r a c a b o c a d a se sió n p la nific a d a y re a liza r info rme _{d e re sulta d o s a G e re nc ia} Líd e r d e c a d a á re a Fue nte : Lo s Auto re s

Esta p ro p ue sta surg e c o mo re sp ue sta a lo s d ife re nte s p ro b le ma s q ue e n c a d a á re a se ha n p e rc ib id o y a p a rtir d e lo s c ua le s se o b tuvie ro n la s sig uie nte s c o nc lusio ne s:

El So ftwa re utiliza d o p o r C re d ic o o p se d e no mina SIMC O PLUS y fue a d q uirid o e n e l a ño 2.000 c ua nd o la ve rsió n a c tua liza d a e ra la 1.5; e sta he rra mie nta lla ma d a Siste ma Ma ne ja d o r d e C o o p e ra tiva s a p lic a a to d a s la s o p e ra c io ne s (C ré d ito , C a rte ra , Te so re ría , Siste ma s, Ma ne jo d e C o nve nio s, Afilia c io ne s, Pro mo to ria ) d e C REDIC O O P y se c o nstituye d e mó d ulo s func io na le s p a ra c a d a á re a d e la misma .

De sd e su a d q uisic ió n e n e l a ño 2.000 se ha n re a liza d o 3 a c tua liza c io ne s ha sta lle g a r a la ve rsió n 10 q ue e ntra rá e n func io na mie nto e n Ene ro d e 2.005. Esta nue va a c tua liza c ió n inc o rp o ra a q ue llo s re q ue rimie nto s q ue lue g o d e la ve rsió n 7 se re a liza ro n a la he rra mie nta , d e ntro d e lo s q ue se inc luye ro n: g e ne ra c ió n d e re p o rte s inte rno s e sp e c ífic o s, g e ne ra c ió n d e info rme s a la s e ntid a d e s re g ula d o ra s (DIAN, Sup e rSo lid a ria , e tc ), ma yo r fa c ilid a d e n e l ma ne jo d e a p lic a c io ne s, p rivile g io s a d ic io na le s p a ra a q ue llo s re sp o nsa b le s d e c o rre g ir e rro re s e n e l siste ma , e ntre o tro s.

El p ro b le ma p rinc ip a l q ue se ha o b se rva d o a tra vé s d e la re c o le c c ió n d e info rma c ió n e s q ue e l So ftwa re p re se nta va ria s inc o nsiste nc ia s a l mo me nto d e g e ne ra r fa c tura c ió n, re la c ió n d e p a g o s y a p lic a c ió n d e lo s mismo s a lo s d ife re nte s c ré d ito s d e lo s Aso c ia d o s. C o n re sp e c to a lo a nte rio r, e l info rme so lic ita d o a l á re a d e Siste ma s ind ic a q ue :

• El siste ma c ue nta d e sd e su a d q uisic ió n c o n mó d ulo s inte rfunc io na le s q ue p e rmite n a c a d a á re a ma ne ja r so lo la s a p lic a c io ne s q ue re g ula n sus func io ne s.

• Pa ra c a d a a c tua liza c ió n q ue se re a liza a la he rra mie nta , e l p ro ve e d o r d e la misma lle va a c a b o un p ro c e so d e c a p a c ita c ió n q ue inc luye a to d a s la s p e rso na s re la c io na d a s c o n lo s c a mb io s.

• Lue g o d e c a d a c a p a c ita c ió n q ue se ha lle va d o a c a b o , se c o nc luye q ue no e xiste un p ro c e so d e se g uimie nto a la misma q ue p e rmita e va lua r su c o mp re nsió n y a d e c ua d a p ue sta e n ma rc ha .

• Lo s p ro b le ma s y e rro re s g e ne ra d o s p o r la he rra mie nta se a trib uye n e n muc ho s c a so s a e rro re s d e l p e rso na l q ue ma ne ja c a d a a p lic a c ió n.

• Lo s e rro re s q ue c a d a p e rso na e nc ue ntra , fa lla s o sug e re nc ia s no so n e le va d a s c o mo d e b e ría se r a un re q ue rimie nto le g a l a l á re a d e Siste ma s o a la c a sa Ma tríz.

• Al se r e sta he rra mie nta un p a q ue te e sp e c ífic o p a ra e mp re sa s d e a c tivid a d c o o p e ra tiva ; sus e stá nd a re s se e nc ue ntra n a va la d o s p o r la Sup e rinte nd e nc ia d e la e c o no mía so lid a ria .

• C a d a ve z q ue e xiste un p ro b le ma té c nic o o d e func io na mie nto d e la he rra mie nta la e mp re sa q ue se e nc a rg a e n C o lo mb ia d e b rind a r so p o rte té c nic o e s ETHO S So ftwa re ; lo q ue ind ic a q ue se c ue nta e n c ua lq uie r mo me nto c o n a siste nc ia p a ra lo s inc o nve nie nte s q ue surja n.

• La s lista s q ue so n c o nso lid a d a s d ia ria me nte p o r e l á re a d e Siste ma s p o r me d io d e la Ba se g e ne ra l d e d a to s so n re visa d a s p o r c a rte ra , c o mo me d io d e filtro p a ra d e te c ta r p o sib le s e rro re s d e fa c tura c ió n o a p lic a c ió n d e p a g o s.

• La c o o p e ra tiva re g istra c o mo un g a sto me nsua l e l ma nte nimie nto a l So ftwa re q ue a d e má s inc luye g a ra ntía p a ra e l mismo .

G ra c ia s a lo a nte rio r p o d e mo s c o nc luir q ue má s q ue un p ro b le ma d e la he rra mie nta se tra ta d e l p o c o se g uimie nto q ue se le ha he c ho a l p ro c e so d e c a p a c ita c ió n y p ue sta e n ma rc ha d e la s nue va s ve rsio ne s. De la misma fo rma , e xiste p o c a c o munic a c ió n e ntre la s á re a s y la s p e rso na s e nc a rg a d a s d e ma ne ja r la he rra mie nta ya q ue la s inc o nsiste nc ia s no so n tra nsmitid a s a l á re a d e Siste ma s p a ra re a liza r lo s re q ue rimie nto s d e l c a so a l p ro ve e d o r. No e xiste n a d e má s p ro c e d imie nto s d o c ume nta d o s p a ra c a d a p a so a se g uir c o n re sp e c to a la s d ife re nte s a p lic a c io ne s d e l siste ma ; lo q ue no p e rmite q ue la s p e rso na s q ue no c o no c e n b ie n su ma ne jo p ue d a n se g uir un instruc tivo q ue lo s g uíe e n la e je c uc ió n d e sus ta re a s.

Ta bla 20. Pro pue sta Nº 2 de me jo ra e n pro c e so s c rític o s.

O BJETIVO DESCRIPCIÓ N

2 Lle va r a c a b o un p ro c e so d e re d e finic ió n d e p ro c e d imie nto s p a ra _{la re c e p c ió n, ra d ic a c ió n, liq uid a c ió n y a p ro b a c ió n d e C ré d ito s.}

META DESCRIPCIÓ N

2 Lo g ra r q ue e l p ro c e so d e so lic itud y a p ro b a c ió n d e c ré d ito s se a _{má s á g il, e s d e c ir, q ue se e limine n d up lic id a d d e func io ne s y d e}

PRO PUESTA No . 2 AÑO

Fe c ha d e la Pro p ue sta ₂₀₀₄ Fe c ha d e

info rma c ió n.

RESPO NSABLE: Dire c to r d e Se rvic io s – C o o rd ina d o r d e C ré d ito – Auxilia r d e Ase g ura mie nto d e la C a lid a d .