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Con la implementación de Políticas para las principales cuentas de la empresa se puede facilitar el desenvolvimiento de las actividades financieras y contables que ejecutarán los empleados de Consulprolegal Cía. Ltda.

A continuación se especifican los procesos y ejecuciones de las principales cuentas con su respectivo flujo de proceso.

DISPONIBLE CAJA CHICA.

Cuenta creada específicamente para el pago de gastos pequeños del giro del negocio, movilización, certificaciones de cheques, copias, etc.

Política.

 Realizar la creación del fondo girando un cheque a nombre del custodio designado para el manejo del fondo.

 El custodio o responsable del manejo del fondo deberá mantener un adecuado control y orden de las transacciones que se manejen entorno al fondo asignado.

 La reposición del fondo se realizará al custodio previo a ello, el custodio deberá presentar el documento de reposición con firma de responsabilidad y con los respectivos justificativos de gastos.

 El arqueo será sorpresivo e imprevisto, es decir el custodio se encuentra sujeto a varias pruebas o visitas en su puesto de trabajo y que de encontrar

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alguna inconsistencia en el proceso, el responsable del fondo será sancionado de acuerdo al reglamento interno de trabajo.

 La liquidación del fondo será realizada única y exclusivamente por el contador de la empresa cuando así lo amerite realizarlo, en caso de ausencia del contador por diferentes circunstancias, el fondo será liquidado por el Gerente Financiero.

Asiento Contable para la apertura del Fondo de Caja Chica.

Débito a la cuenta BANCOS y crédito a la cuenta CAJA CHICA.

Tabla No. 15 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014CAJA CHICA XXXX

BANCOS XXXX

BANCO XX XXXX

V/r Apertura fondo Caja Chica DETALLE

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Asientos Contables para la reposición del Fondo de Caja Chica.

Debito a la cuenta de CAJA CHICA y crédito a la cuenta de GASTOS

Tabla No. 16 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

Débito a la cuenta BANCOS y crédito a la cuenta CAJA CHICA.

Tabla No. 17 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014GASTOS VARIOS XXXX

Gastos Legales XXXX

Certificaciones XXXX

Movilización XXXX

CAJA CHICA XXXX

V/r Gastos de Caja Chica DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014CAJA CHICA XXXX

BANCOS XXXX

BANCO XX XXXX

V/r Reposición fondo Caja Chica DETALLE

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Gráfico No. 17 FLUJO DE APERTURA DE CAJA CHICA

Elaborado por: Autor de tesis 4. El contador realiza el

acta de creación del fondo y confirma la efectivización del

dinero.

3. El contador realiza una transferencia a la cuenta

del custio del fondo (Secretaria) y se adjunta

el comprobante de egreso.

5. La secretaria acepta y firma el acta.

CONTADOR GERENTE FINANCIERO DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

1. El contador realiza la solicitud de creación del

fondo de Caja Chica al Gerente Financiero de "CONSULPROLEGAL"

2. El gerente realiza la aprobación del fondo tanto del monto como de su manejo y lo entrega al contador. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA INICIO 1 2 3 5 FIN 4

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Gráfico No. 18 FLUJO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Elaborado por: Autor de tesis 5. La contadora revisa la

documentación y coloca el sello de aprobado en todas las facturas o notas

de venta y entrega a la gerencia.

7. El contador realiza una transferencia a la cuenta del custodio del fondo (Secretaria) y se adjunta

el comprobante de egreso. 6. Gerencia autoriza la

reposición. 1. La secretaria sabe que

tiene un maximo de consumo por el acta que

firmo de custodio. 2. Reune y clasifica los documentos de respaldo

de los gastos realizados en el periodo. 3. Prepara el cuadro de resumen de gastos de caja chica. 4. Envia a la contadora adjudicando los documentos y el reporte de los gastos efectuados.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

SECRETARIA CONTADOR GERENTE FINANCIERO

INICIO 1 2 3 7 6 FIN 4 5

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Gráfico No. 19 FLUJO DE ARQUEO DE CAJA CHICA

Elaborado por: Autor de tesis

NO SI 10. Firman el contador y el custodio el acta, dejando como constancia las 5. Procede a sumar los

valores de los comprobantes de caja 6. Verifica el resultado para identificar sobrantes y faltantes. 7. Procede a llenar el acta de caja chica con las novedades encontradas. 8. Si existe un sobrante, se procede a contabilizarse como 9. Si existe un faltante, se procede al descuento del custodio. Se registra como anticipo de sueldo.

Se comunica la novedad para tomar mejorar el

control. 2. El contador se dirige a

la secretaria y le pide que suspenda las

actividades para realizarle el arqueo. 3. El contador solicita el dinero y los comprobantes que ha emitido a la secretaria. 4. El contador procede a contar los billetes y monedas para conocer el

valor monetario. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

GERENTE FINANCIERO CONTADOR SECRETARIA

1. La gerencia solicita un arqueo de caja chica.

INICIO 1 4 6 2 3 5 7 8 10 FIN 9

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CAJA GENERAL

Cuenta que forma parte del Activo Corriente, representa el dinero en efectivo (billetes, monedas, cheques) que son recibidos directamente en la empresa y que en lo posterior serán depositados en la cuenta y/o cuentas de Consulprolegal Cía. Ltda. aperturadas en los diferentes bancos.

Un control adecuado de dicha cuenta exige que todo dinero percibido, sea depositado de inmediato en a fin de evitar diferencias (sobrantes, faltantes, etc.) y que todo egreso se lo realice con su respectivo comprobante a través de un cheque girado a nombre del primer beneficiario.

Política.

 Todo ingreso de dinero se efectuará con un comprobante de ingreso y se respaldará con los documentos que para el caso amerite (nota de crédito, facturas, etc.) de tal manera que el depósito bancario sea efectuado de inmediato en la cuenta corriente de Consulprolegal Cía. Ltda.

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Asiento Contable para los depósitos posteriores al ingreso de Caja.

 Débito a la cuenta CUENTAS POR COBRAR y crédito a la cuenta CAJA.  Tabla No. 18 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

Asiento Contable por el Egreso de Caja.

 Débito a la cuenta CAJA y crédito a la cuenta BANCOS.  Tabla No. 19 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014CAJA XXXX

CUENTAS POR COBRAR XXXX

Cliente 123 XXXX

V/r Ingresos de Caja Comp. No.... DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014BANCOS XXXX

BANCO XX XXXX

CAJA XXXX

V/r Deposito en Bancos. DETALLE

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Gráfico No. 20 FLUJO DE INGRESO DE CAJA

Elaborado por: Autor de tesis 1. Recibe la factura con

los datos para el respectivo despacho.

2. Al final del día la secretaria realiza un reporte total de facturación e ingresos. 3. El contador recibe y verifica el reporte. Le sella el mismo y le entrega a la secretaria. 4. La secretaria realiza la papeleta de deposito de lo ingresado para el siguiente día. 5. Al ser realizado el deposito, se entrega el comprobante al contador para su respectiva contabilización. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CLIENTE SECRETARIA CONTADOR

INICIO 2 3 1 4 FIN 5

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BANCOS

Cuenta que forma parte del Activo Corriente, representa las transacciones originadas por depósitos o pagos en cada cuenta aperturada en los Bancos de la localidad o fuera del país.

Política.

 Para la aperturación de cuentas corrientes y/o de ahorros a nombre de la empresa, se realizarán única y exclusivamente con la autorización del representante legal de Consulprolegal y Gerente Financiero.

 El manejo de las cuentas será supervisado por el contador de la empresa a los responsables de cada cuenta bancaria.

Pagos

Cuando el pago se efectúe a través de un cheque, el cheque será girado a nombre del primer beneficiario y se certificarán cuando la necesidad así lo amerite.

Cuando se realice a través de transferencias bancarias o débitos automáticos, se deberá respaldar con una impresión la transacción realizada al establecimiento.

 El registro de movimientos se realizan a diario y la conciliación de forma semanal.

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Asiento Contable por el Ingreso de Bancos.

 Débito a la cuenta CAJA y crédito a la cuenta BANCOS.  Tabla No. 20 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

Asiento Contable por el Egreso de Bancos con cheque o transferencia y débito bancario.

Tabla No. 21 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014BANCOS XXXX

BANCO XX XXXX

CAJA XXXX

V/r Deposito en Bancos. DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014GASTOS SRV. BASICOS XXXX

Luz XXXX

Agua XXXX

Telefono XXXX

BANCOS XXXX

V/r Pago Serv. Básicos DETALLE

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Gráfico No. 21 FLUJO DE LA CUENTA BANCOS

Elaborado por: Autor de tesis SI

NO

5. Se deja por escrito la aceptación de la cuenta

corriente en la institucion seleccionada,

para que la contadora archive le tramite.

6. Se procede a aperturar la cuenta una vez finiquitado el tramite en

la institución financiera por parte de la

contadora. 1. El contador ve necesario crear una cuenta corriente en una

institución financiera y comunica a la gerencia. 2. Gerencia analiza la propuesta y pide al contador que le presente tres alternativas para poder

escoger la mejor.

3. El contador realiza un informe y presenta las

alternativas correspondientes. 4. Gerencia escoge la

mejor alternativa y designa los responsables para realizar los tramites

correspondientes. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR GERENTE SECRETARIA

INICIO 1 2 4 3 4 5 FIN 6

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Gráfico No. 22 FLUJO DE PAGO CON CHEQUE

Elaborado por: Autor de tesis 5. Recibe todos los

cheques autorizados la secretaria y realiza los pagos respectivos a cada

proveedor. 6. Luego de realizar el

pago, se procede a guardar el comprobante de egreso con la firma de recepción y aceptacion

del pago por parte del proveedor.

PROVEEDOR DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

1. Se origina la necesidad de adquirir bienes y/o servicios,etc. El contador

realiza varios comprobantes de egreso

y a traves de archivos informaticos gira varios

2. Emite el cheque de acuerdo al orden de pago. 3. Se adjunta el comprobante de egreso, el comprobante de la compra (factura/nota de venta), y se envia a gerencia para que revise

y firme el cheque. 4. Los cheques y los respaldos llegan a manos

del contador, quien realiza la segunda firma

para control. FLUJOGRAMA DE

PROCEDIMIENTOS CONTADOR GERENTE SECRETARIA INICIO 4 5 1 2 3 5 6 FIN

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Gráfico No. 23 FLUJO TRANSFERENCIAS BANCARIAS

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Gráfico No. 24 FLUJO DE CONCILIACION BANCARIA

Elaborado por: Autor de tesis

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN CONTADOR GERENTE

6. Se procede a registrar las partidas encontradas en el sistema contable por parte del contador. 1. Se recibe el estado de

cuenta procedente del Banco.

2. El contador imprime el mayor de la cuenta bancos del sistema

contable.

3. Se realiza un cruce de movimientos tanto del

libro bancos como el estado de cuenta bancario, para identificar

las partidas pendientes. 4. Se realiza la Conciliación Bancaria, en el formato establecido y se lo imprime como 5. Gerencia revisa el reporte y pone su aprobación y se le entraga al contador. INICIO 1 2 3 FIN 4 5 6

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Modelo de Conciliación Bancaria a aplicarse en Consulprolegal Cía. Ltda. Gráfico No. 25 Modelo Conciliación Bancaria Propuesto

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CUENTAS POR COBRAR Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Cuenta que forma parte del Activo Corriente, controla los valores que adeudan a la empresa por créditos concedidos o dinero pendiente de pago de clientes, ya sea por crédito directo o por documento firmado (pagarés, letras de cambio, etc.).

Asiento Contable de Cuentas por Cobrar.

 Crédito a Cuentas por Cobrar e Imp. Retenido y Débito a Ventas 12% IVA.  Tabla No. 22 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

 Débito a Cuentas por Cobrar y Crédito a Caja.

Tabla No. 23 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014CUENTAS POR COBRAR XXXX

Cliente 1 XXXX Impuesto Retenido XXXX XXXX VENTAS XXXX 12% IVA XXXX V/r Venta a crédito. DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014CAJA XXXX

CUENTAS POR COBRAR XXXX

Cliente 1 XXXX

V/r Venta a crédito. DETALLE

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Gráfico No. 26 FLUJO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Elaborado por: Autor de tesis

2. La Secretaria comunica al contador, y lleva un listado de los clientes que estan adeudando.

3. El contador abre una tarjeta por cada cliente en mora y realiza un carpeta con el historial

de cada uno.

4. El contador genera un cuadro con la antigüedad

de la cartera para poder tomar decisiones, esto lo

realiza fin de mes. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CLIENTE SECRETARIA CONTADOR

1. El cliente no ha pagado el servicio prestado,y pide un plazo

para el pago. INICIO 1 4 FIN 2 3

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Gráfico No. 27 FLUJO PARA PROVISION DE INCOBRABLES

Elaborado por: Autor de tesis FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR GERENTE 6. El contador registra en el sistema la provisión respectiva. 1. Contador imprime el reporte de cuentas a cobrar o antigüedad de cartera. 2. Con el cuadro de provisiones actualizado (

revisado por el ) realiza el analisis respectivo.

3. El contador despues de tener un analisis, prepara un informe por cada cliente y determina

la antigüedad a la fecha para realizar el ajuste

por incobrables. 4. Se procede a la aplicación de lo expuesto anteriormente, de acuerdo a la provisión

que permite la ley. 5. La gerencia aprueba el cuadro de provisión. INICIO 1 2 3 FIN 4 6 5

121

Tabla No. 24 Porcentajes de Provisión de Cuentas por Cobrar en Consulprolegal Cía. Ltda.

Días Vencidos Porcentaje

DE 1 A 30 5% DE 31 A 60 10% DE 61 A 90 15% DE 91 A 120 20% DE 121 A 180 25% DE 181 A 365 50% DE 365 EN ADELANTE 100%

Elaborado por: Autor de tesis Asiento Contable por Provisión.

 Débito a Prov. Ctas. Incobrables y Crédito a Gasto Ctas. Incobrables  Tabla No. 25 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014GASTO PROV INCOBRABLES XXXX

PROV. CTAS INCOBRABLES XXXX

V/r Venta a crédito. DETALLE

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PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Cuenta que forma parte del Activo No Corriente (Activos Fijos), son las propiedades, equipos de computación, muebles, edificios, vehículos y terrenos que se encuentran a nombre de la empresa.

Asiento de Compras de Activos

 Crédito a Vehículo y 12% IVA Compras, Débito a BANCOS y Retenciones de Ley.

Tabla No. 26 Asiento Contable

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014VEHICULOS XXXX 12% IVA COMPRAS XXXX BANCOS XXXX BANCO XX XXXX RETE FUENTE XXXX RETE IVA XXXX V/r Compra Vehículo DETALLE

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Gráfico No. 28 FLUJO DE COMPRA DE BIENES

Elaborado por: Autor de tesis NO

SI

5. El contador se dirige al proveedor para que este haga la entrega del producto previo al pago

respectivo.

6. El contador registra la compra y archiva los documentos de respaldo.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR GERENTE SECRETARIA PROVEEDOR

Se presenta un requerimiento de compra de un bien por cualquier area, y se informa al contador

para que verifique el presupuesto. 1. El contador revisa el presupuesto anual y confirma la disponibilidad caso contrario cancela el

proceso.

2. El contador entrega a la gerencia el presupuesto y las proformas para poder adquirir el bien.

3. El contador recibe la aprobacion de gerencia para proceder con la compra.

4. El contador entrega el cheque a gerencia este lo firma y lo entrega a la secretaria para que se pueda

realizar la compra respectiva.

INICIO 5 6 FIN 1 2 4 3 4 4

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Gráfico No. 29 FLUJO PARA REGISTRO DE ACTIVOS

Elaborado por: Autor de tesis

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR SECRETARIA GERENTE

1. Contador se dirige con el bien comprado a

Consulprolegal

5. El cuadro se remite al contador por medio electronico e impreso para que pueda realizar

las estimaciones de duración, depreciación y

el respectivo control de existencia de bienes. 2. La Gerencia acepta la

compra del activo y solicita a la contadoa que

imprima el código para colocar en el respectivo

bien o bienes. 3. Se imprimen y se

pegan los códigos

4. La secretaria registra la compra del inmuble en un formato establecido en hoja de excel, el cual le premitirá tener un

control adecuado de todas las compras con fecha y codigo de activo

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS INICIO 1 FIN 5 3 2 4

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BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.

A continuación los motivos para dar de baja a un activo fijo:  Límite de vida útil.

 Obsolescencia de bienes, no útiles para el funcionamiento.  Por robo, pérdida o accidente con los equipos.

 Por donación, enajenación o destrucción.

Asiento tipo por activo totalmente depreciado.

 Crédito a Dep. Acum. Vehículo y Débito a Vehículo

Tabla No. 27 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

 Crédito a Dep Acum. Vehículo, Perdida de Activo y Débito a Vehículo.

Tabla No. 28 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014DEP ACUM VEHICULO XXXX

VECHICULO XXXX

V/r Baja de Activo DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014DEP ACUM VEHICULO XXXX

PERDIDA POR BAJA DE ACTIVO XXXX

VECHICULO XXXX

V/r Baja de Activo DETALLE

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Gráfico No. 30 FLUJO DE BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Elaborado por: Autor de tesis

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR SECRETARIA GERENTE

5. Se remite acta para las respectivas firmas de aprobación y procedimiento. 6. Contadora registra contablemente el proceso realizado en el software contable 1. La Gerencia programa

el día y la hora para proceder con la baja, en conjunto con el contador y la secretaria identifican

los bienes que serán dados de baja y se elabora un listado de los

bienes para iniciar el proceso. 2. El contador realiza un informe para conocimiento de los socios de la empresa. 3. La gerencia toma la decision e informa el destino final de los bienes )destrucción,

donación, etc. 4. El contador realiza el

acta respectiva con los bienes dados de baja.

INICIO 1 FIN 2 3 4 5 6

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CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR

Cuenta que forma parte del Pasivo Corriente, constituyen todas las obligaciones que tiene la empresa con terceros, por lo siguiente:

o Obligaciones pendientes por servicios básicos.

o Obligaciones Pendientes por Remuneraciones Acumuladas.

o Obligaciones Pendientes por Impuestos Acumulados

o Obligaciones Pendientes con Instituciones Financieras.

o Obligaciones Pendientes con Instituciones Regulatorias o de control.

Política.

Cada 5 días se elaborará un informe con el saldo por proveedor de la cuenta por pagar y se remitirá con la firma y sello del contador a la gerencia.

128

Asiento Contable por las Cuentas por Pagar (Crédito Concedido).

 Crédito a la cuenta COMPRAS y 12% IVA y Débito a las cuentas, CUENTAS POR PAGAR y RETENCIONES DE LEY.

Tabla No. 29 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

Asiento Contable por las Documentos por Pagar (Crédito Documentado). Tabla No. 30 Asiento Contable

Elaborado por: Autor de tesis

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014COMPRAS XXXX

12% IVA COMPRAS XXXX

CUENTAS POR PAGAR XXXX

RETE FUENTE XXXX

RETE IVA XXXX

V/r Compra a Crédito Simple DETALLE

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FECHA DEL EJERCICIO FISCAL EN CURSO

FECHA PARCIAL DEBE HABER

17/10/2014COMPRAS XXXX

12% IVA COMPRAS XXXX

DCTOS POR PAGAR XXXX

RETE FUENTE XXXX

RETE IVA XXXX

V/r Compra a Crédito Documentado

DETALLE

CONSULPROLEGAL CIA LTDA LIBRO DIARIO

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Gráfico No. 31 FLUJO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR

Elaborado por: Autor de tesis

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTOS QUE EJECUTAN

CONTADOR SECRETARIA/ASISTENTE GERENTE

5. Contador entrega informe a la gerencia

para respectiva aprobación de pagos

6. Gerencia entrega informe sellado con la

aprobación de pagos 7. La contadora gira los cheques a nombre de los

beneficiarios 1. Contador solicita al asistente un informe con

las facturas que tiene retraso de pago 2. Asistente entrega facturas pendientes 3. Contador imprime auxiliar de cuentas y dctos por pagar para

verificar valores pendientes de pago 4. Contador realiza un informe con las cuentas impagas para determinar

las mas antiguas

INICIO 1 FIN 2 7 3 4 5 6

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GASTOS

Los gastos principales que mantiene Consulprolegal Cía. Ltda. son los pagos

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