Transacciones

Una transacción desde el punto de vista contable, se genera siempre y cuando un evento económico afecta a algunas de las cuentas básicas de la contabilidad. La identificación de una transacción es muy importante porque la decisión del registro contable depende de ese hecho.

Comprobantes o Documentos Fuente Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa. (Bravo Mercedes, 2008:35) .Ejemplo facturas, recibos, notas de crédito, etc. Los documentos fuente constituyen la evidencia escrita que

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da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa (Zapata 2011) y según este autor se clasifican bajo los siguientes criterios:

 Por su origen

o Documentos internos, son aquellos que deben ser emitidos por la empresa y entregados como soporte de la transacción, Ej.: Nota de venta.

o Documentos externos, aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución de una transacción con otras empresas, Ej.: Factura de compra

 Por su importancia

o Documentos principales, o considerados indispensable como Ej.: facturas, notas de ventas, notas de crédito.

o Documentos secundarios o que completan el expediente de una transacción, Ej.: las notas de pedido, proformas, actas de entrega y recepción, memorandos, etc.

 Por su formato

o No regulados, son los que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa.

o Regulados, son los que se expiden bajo un formado preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental.

Tipos de comprobantes de venta:

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 Notas de venta

 Tiquetes o vales emitidos por cajas registradoras.

 Liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios

 Notas de debido o crédito comercial

 Otros comprobantes de venta

Registro inicial de operaciones o jornalización:

Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada día cuando se realizan inversiones en el negocio, se venden productos o servicios a los clientes, se efectúan compras a proveedores y se pagan deudas, estas operaciones deben de anotarse de manera ordenada. La forma más elemental de hacerlo es registrar cada operación en un diario general.

2.11.3. Libro Diario

Gráfico No. 4 Libro Diario

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“Es el registro contable principal en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento.”

El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que estas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le denomina asentar o Asiento Contable.

Asiento contable

“Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la Partida Doble. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

“Es la forma técnica de anotación de las transacciones bajo partida doble.”(Zapata 2011)

Las siete partes básicas de un asiento de diario son: 1.- Fecha

2.- Nombre de la cuenta a cargar 3.- Nombre de la cuenta a abonar 4.- Cantidad a cargar

- 54 - 6.- Explicación o referencia.

Clasificación de los asientos

 Asientos simples: Son aquellos que constan de una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora.

 Asientos compuestos: Son aquellos que constan de dos o más cuentas deudoras y de dos o más cuentas acreedoras.

 Asientos Mixtos: Son aquellos que constan de una cuenta deudora y de dos o más cuentas acreedoras o viceversa.

(Bravo Mercedes, 2008:50, 51)

2.11.4. Libro Mayor

Mayorización.-

“Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores

que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en él Debe, pasará al Debe de la cuenta correspondiente”. (Zapata 2011).

El mayor es un libro o medio magnético en donde se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o disminuciones de cuentas especificas dentro del sistema contable. Es decir existe una hoja de mayor por cada una de las cuentas que maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como una cuenta de mayor,

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mientras el total de las 100 cuentas será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será el equivalente al número de cuentas del mayor general.

Libro Mayor.-

“Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.” (Zapata

2011).

Para fines didácticos se utiliza la denominada “T” contable, cuyo diseño

informal es el siguiente:

Gráfico No. 5 Mayorización

Elaborado por: Autor de tesis

Existen dos tipos de Libro mayor:

 Libro mayor principal para las cuentas de control general, ej. Caja General

 Libro mayor auxiliar para las subcuentas y auxiliares, ej. Caja Nº1, Caja Nº 2

DEBE

HABER

SALDO (debe - haber)

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El Libro Mayor tendrá tantas cuentas como número de Cuentas utilice la empresa de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”. (Bravo Mercedes, 2008:52)

Procedimiento para mayorizar.-

1.- Tomar del Libro Diario cuenta por cuenta.

2.- Asignar una tarjeta o archivo a cada cuenta y escribir el nombre completo de la cuenta o auxiliar. Poner el número del código que le corresponde.

3.- Pasar los valores de la cuenta que consta en el diario, si están en él Debe al DEBE, si están en el Haber, al HABER de la cuenta.

4.- Obtener los saldos de la siguiente manera: asignar los valores del Debe con el signo + y si están en el Haber el signo – y obtener la diferencia matemáticas; si el resultado es positivo, se trata de un

saldo deudor; si el valor es negativo es un saldo acreedor. Existen tres tipos de saldo:

2.11.5. Balance de Comprobación

Un balance de comprobación es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del mayor general para determinar si los saldos deudores y acreedores son iguales.

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Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el Libro Diario y en el Libro Mayor, a la vez posibilita Comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y muestra la igualdad numérica entre él Debe y el Haber.

El Balance de comprobación se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el libro mayor principal.

Gráfico No. 6 Balance de Comprobación

Elaborado por: Autor de tesis

2.11.6. Ajustes Contables

Con el paso de la elaboración del balance de comprobación podemos observar que ya se puede elaborar un estado financiero, pero como realmente sucede en la práctica, siempre hay movimientos u operaciones que no se consideran en el proceso del registro contable. Por lo que hay que realizar los ajustes necesarios

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para que la información ya sea contable, financiera y fiscal arrojen las cifras indicadas para la correcta toma de decisiones, es por eso que es relevante y lógico los asientos de ajuste y los movimientos que se detallan a continuación del autor Gerardo Guajardo Cantú.

Registro de los asientos de ajuste

Todo lo que sucede en el negocio debe registrarse en el sistema contable. Así el diario y el mayor contendrán un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostraran la cifra correcta al final del periodo contable.

Los asientos de ajuste son aquellos que se realizan al final de cada periodo contable, ya sea este mensual, trimestral o anual, que tienen por objeto actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron en el mismo.

Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del estado de situación financiera o balance general y una del estado de resultados. En consecuencia si el asiento no afecta una cuenta de ingreso o de gastos, no es un asiento de ajuste. Entonces entenderíamos que sería un asiento de reclasificación, porque no afectó al estado financiero.

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Clasificación de los asientos de ajuste

Los ajustes anteriores deben ser registrados en el diario general junto con las demás transacciones regulares, de tal manera que el negocio cuente con un historial o registro completo de las transacciones realizadas en el periodo. A su vez, estos asientos de ajustes deben de clasificarse dentro del mayor general ya que existe una cuenta de, mayor para cada una de las del sistema de contabilidad.

2.11.7. Cierre de Libros

El siguiente paso del ciclo contable es cerrar las cuentas de ingresos, gastos y dividendos. Debido a que dichas cuentas se cierran, se les llama cuentas transitorias. Por su parte, las cuentas de activos, pasivos y capital no se cierran, por lo cual se les conoce como cuentas permanentes.

Cerrar las cuentas solo significa que todas las cuentas transitorias, es decir, las no acumulativas, deben quedar con un saldo de cero, el cierre de estas cuentas se hacen necesarios para que los egresos, gastos y dividendos se acumulen solo por un periodo y dichas cuentas pueden arrancar de cero en el periodo contable siguiente. Al cerrar las cuentas de ingresos y gastos se determina contablemente la cifra de utilidad y pérdida y se traslada a la cuenta de utilidades retenidas del estado de situación financiera.

El resultado final del ciclo contable son los estados financieros, los cuales son elaborados por el contador público, estos documentos son muy importantes ya

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que muestran las operaciones, financiamiento, inversión y utilidades que se generan durante el ejercicio o determinado tiempo.