POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

3.1.2.1 Actividad normativa institucional

El Balance Consolidado de la Nación se prepara con base en la información individual que reportan las entidades contables públicas, la cual debe atender las definiciones contenidas en la Doctrina Contable Pública, el Manual de Procedimientos y el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) del Régimen de Contabilidad Pública, expedido mediante la Resolución 354 de 2007.

En respuesta a las solicitudes de los usuarios de la información contable pública y a la dinámica normativa que involucra las diferentes actividades que se llevan a cabo con el manejo o administración de los recursos públicos, durante el año 2008 el Contador General de la Nación expidió Resoluciones que incorporaron modificaciones a algunos de los componentes del Régimen de Contabilidad Pública.

El Régimen de Contabilidad Pública se constituye en el elemento angular para el registro y reporte de la información contable básica, debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las ramas del poder público en sus diferentes niveles y sectores, así mismo debe ser aplicado por los órganos de control, la organización electoral, el Ministerio Público y los demás organismos autónomos e

independientes que cumplan funciones de Estado, y las empresas en donde la participación del sector público, de manera directa o indirecta sea igual o superior al 50% del capital social.

Al Régimen de Contabilidad Pública le incorporaron modificaciones originadas en la creación de conceptos para revelar lo correspondiente a: Transferencia por el sistema general de participaciones, específicamente por Participación para agua potable y saneamiento básico, Prima en contratos de estabilidad jurídica, Atención integral a la primera infancia, Márgen en la contratación de los servicios de salud y Reserva técnica para el pago de premios.

En el 2008 se expidió el Instructivo 5, que contiene las instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2008, el reporte de información a la CGN y la apertura del proceso contable del año 2009.

Como consecuencia de lo anterior, la información financiera y de resultados del Nivel Nacional a 31 de diciembre de 2008, se encuentra afectada por la aplicación de las citadas normas.

3.1.2.2 Metodología de consolidación

La consolidación es un proceso técnico extracontable que permite generar estados contables depurados de un grupo de entidades como si se tratara de un solo ente, lo cual se logra a través de la interacción lógica y secuencial de las entradas al sistema, de conformidad con el procedimiento comprendido en las etapas que se describen más adelante.

En términos generales, se selecciona y agrega el insumo correspondiente a la información contable básica de las entidades contables públicas que conforman el centro objeto de consolidación, se le eliminan los efectos de las operaciones recíprocas realizadas entre ellas y que generen doble acumulación, controlando las diferencias de reporte a través de los conceptos destinados a registrar los saldos por conciliar; al paso que se calcula y reconoce la participación patrimonial y de los resultados correspondiente a los terceros ajenos al centro, tanto privados como públicos cuando haya lugar a ello, a título de interés minoritario. A continuación se ejecuta una dinámica de cierre para obtener los saldos depurados que dan origen a los estados consolidados del respectivo centro.

En la consolidación del Sector Público Colombiano que se utiliza para el análisis de los estados contables consolidados, las entidades que conforman el centro objeto de consolidación se determinan por el nivel, sector, región, departamento o grupo de entidades que se pretende consolidar, siempre y cuando conserven la naturaleza de entidades públicas; estas agrupaciones constituyen los denominados centros de consolidación y son clasificadas atendiendo criterios económicos, jurídicos o estructura del estado.

Los elementos del proceso de consolidación son:

• Entradas

Constituidas por insumos y parámetros, los primeros establecen las características, calidades y tipos de información que harán parte del proceso de consolidación; los segundos fijan el comportamiento que tendrá el sistema y a partir del cual se determinan los saldos consolidados. Dentro de estos elementos se encuentran:

o Insumos:

Requisitos dentro de los cuales están parametrización, entidades, clasificadores de entidades y asociación de entidades a los clasificadores.

Elementos esenciales en el proceso de consolidación dentro de los cuales están: planes de cuentas, información contable básica e información complementaria de entidades.

o Parámetros: _{reglas de consolidación y de conciliación, plan de cuentas, datos fuente,} árboles de consolidación, porcentaje de participación, inclusión/exclusión discrecional de entidades, periodo a consolidar y otras características que determinan si se usan errores permisibles y la posibilidad de usar información de periodos anteriores2 .

• Proceso

Constituido por las diferentes fases que deben surtirse con el propósito de obtener saldos consolidados y a partir de estos estructurar los estados contables consolidados y los demás reportes para gestión. Las fases se pueden resumir en:

o _{Selección y determinación de versiones de parámetros: Se definen los lineamientos con} los cuales se quiere consolidar.

o _{Selección de insumos: Una vez determinados los parámetros se filtra y selecciona la} información que ingresará al proceso.

o Reversión del cierre de entidades: Se reversa el cierre que reportan las entidades con el objetivo de viabilizar el cálculo del cierre consolidado.

o _{Estimación de operaciones recíprocas: Con el propósito de disminuir el impacto en el} reporte de operaciones recíprocas por parte de las entidades, teniendo en cuenta aspectos como la dificultad en la determinación del tercero, la liquidez o exigibilidad de la operación y la diferencia de valores por aplicación de metodologías diferentes en las entidades que interviene en la transacción, se estiman las Operaciones recíprocas de patrimonio y las de Tes-Bonos/Inversión.

o _{Agregaciones de Saldos: Fase en la cual se agregan algebraicamente los saldos débitos y} créditos, tanto de las cuentas de balance, cuentas de actividad, financieras, económicas, sociales y ambientales, como de las cuentas de orden y las cuentas de presupuesto y tesorería de todas las entidades que conforma el centro objeto de consolidación, cuenta por cuenta atendiendo criterios de “naturaleza” y “liquidez” o “exigibilidad” cuando apliquen. Así mismo, se agregan las operaciones recíprocas reportadas, estimadas y asimiladas en donde las entidades intervinientes pertenezcan al centro de consolidación, cuenta por cuenta atendiendo criterios de “naturaleza” y “liquidez” o “exigibilidad” cuando apliquen.

o _{Eliminación de reciprocidades: Fase en la cual se corrige la sobreestimación generada por} las transacciones recíprocas, así: se efectúa la eliminación, se determinan y registran las diferencias de reporte de las operaciones recíprocas en los conceptos de consolidación destinados para tal fin.

o Determinación y reconocimiento del Interés minoritario: A partir de las operaciones recíprocas de patrimonio estimadas, se determina la participación de los terceros tanto públicos como privados en el patrimonio del consolidado y se revela en las cuentas de

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Esta funcionalidad es discrecional. Por política de la CGN no se utiliza información de periodos anteriores, en consecuencia la entidad que no reporta su información contable básica no entra al proceso de consolidación.

consolidación destinados para tal fin, mostrando estos conceptos antes del patrimonio y después del pasivo.

o _{Cierre del consolidado: Se determina y registra el cierre tanto de los saldos por conciliar} en cuentas de resultado como de las cuentas que reportan las entidades previa eliminación de reciprocidades.

o Cálculo de la participación de los terceros en los resultados del consolidado: Fase en la cual se determina y reconoce lo que le corresponde a los terceros en los resultados de las entidades receptoras de inversión.

o _{Cálculo del consolidado: El saldo consolidado se determina a partir de los saldos} agregados, se aplica la eliminación de operaciones recíprocas, se descuentan los saldos por conciliar, el interés minoritario, las cuentas de cierre y la distribución de los resultados.

• Salidas

Constituidas por todos los reportes que soportan el proceso de consolidación los cuales se pueden discriminar como sigue:

Hoja de trabajo

Las fases sucesivas del proceso de consolidación se revelan en las diferentes columnas del reporte denominado "Hoja de trabajo", en el cual se resume el proceso de consolidación de la siguiente manera:

o Saldo Agregado: Contiene la agregación de los saldos reportados por las entidades en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y las transacciones de reversión del cierre de entidades.

o _{Agregado Recíprocas: Contiene el agregado de saldos de operaciones recíprocas reportadas en el} formulario CGN2005_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS, calculadas y asimiladas.

o _{Saldo por Conciliar: Contiene el agregado de diferencias calculadas como saldos de Operaciones} Recíprocas en las entidades que conforman el respectivo centro de consolidación y el traslado de las operaciones asimiladas.

o Interés Minoritario: Contiene el agregado de las transacciones que se efectúan para la determinación de la participación de terceros tanto públicos como privados en el patrimonio del consolidado.

o _{Cierre: Contiene los registros que se efectuaron para la determinación del cierre y el registro de} los resultados consolidados del ejercicio, antes de distribución.

o _{Distribución: Contiene la información de la participación de los terceros tanto públicos como} privados en los resultados del ejercicio de las entidades receptoras de inversión.

o _{Unificación del resultado: Como la distribución se hace entidad por entidad en el consolidado} pueden aparecer registros de distribución simultánea de utilidad o pérdida, por tal razón en esta fase se determina el saldo definitivo de la distribución.

o Saldo Consolidado: Contiene los saldos definitivos una vez efectuadas la agregación de saldos, la eliminación de reciprocidades, el descuento de saldos por conciliar, interés minoritario, cierre y distribución.

Estados Contables Consolidados

Los estados contables consolidados son: Balance General Consolidado, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y Estado de Cambios en el Patrimonio.

Reportes de Gestión

Algunos de los reportes utilizados para efectos de gestión son: Saldos por conciliar, Interés minoritario, Estadístico de consolidación, Entidades consolidadas, etc.

• Diagrama de flujo del proceso de consolidación

Gráfico 3-1