3. MARCO PROPOSITIVO
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.4. Propuesta de Auditoría Administrativa
3.2.4.1. Planificación
3.2.4.1.3. Preparación del proyecto de auditoría
Recabada la información preliminar, se procede a seleccionar la información necesaria para instrumentar la auditoría administrativa en el proceso de admisión de personas en la empresa TRANSMETRO S.A.
Diagnostico preliminar.
El diagnóstico en esta primera fase, precisamos claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar el curso de acción de la auditoría.
Se realiza la primera visita a las instalaciones de las oficinas de TRANSMETRO S.A., para tener un contacto directo con las personas que ya trabajan en la empresa, y observar la cantidad de personas que existe dentro de la organización, su actitud frente a las indagaciones de esta auditoría y su forma de operar.
45 Tabla Nº 6. Cronograma de Trabajo
Elaborado por: Martha Marisela Chamorro.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 PLANEACIÓN
1 Entrevista con el Gerente de la empresa M/CH X
2 Conocimiento del negocio y las áreas de trabajo M/CH X X X X X
3 Revisión de manuales instrumentos e instructivos. M/CH X X X
INSTRUMENTACIÓN
4 Técnicas de recolección M/CH X
5 Evidencia M/CH X
6 Papeles de trabajo M/CH X X X X
EJECUCIÓN
7 Encuesta al personal AdministratIvo M/CH X
8 Encuesta al personal de Gasolinera M/CH X
9 Encuesta al personal de la Lubricadora M/CH X
10 Proceso para integrar personas - Reclutamiento M/CH X
11 Proceso para organizar personas- Evaluación de desempeño M/CH X
12 Poceso para recompersas a las personas - Incentivos M/CH X
13 Procesos desarrollar a las personas M/CH X
14 * Formación M/CH X
15 *Desarrollo M/CH X
16 *Aprendizaje M/CH X
17 *Administración del conocimiento. M/CH X
INFORME
18 Informe borrador del presente trabajo M/CH X X
19 Presentación del informe final M/CH X X X X
RESPONSABLE ACTIVIDADES N° AGOSTO SEPTIEMBRE 4 5
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CONTRATO DE AUDITORÍA
Cláusulas
I CONTRATANTES.- Celebran el presente contrato por una parte la empresa de transporte urbano Transmetro S.A., representada legalmente por el Sr. Héctor Lozada,
Gerente de la empresa, y por otra parte la Srta.: Martha Marisela Chamorro Lagos.
II OBJETO DEL CONTRATO. El objeto de este contrato está enfocado a analizar el proceso de admisión de personas, bajo los cuales se presta los servicios de auditoría administrativa.
III RELACIÓN DEL PERSONAL.- La empresa de transporte urbano Transmetro., suscribe el contrato de la auditoría, para que este preste los servicios de auditoría, y la Auditoría acepta prestar tales servicios, la empresa Transmetro, domiciliada en Santo Domingo, por el periodo de dos meses.
IV OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITORA.-
La vigencia de este contrato la auditoría se obliga a:
Realizarla auditoría administrativa en el proceso de admisión de personas, entregar oportunamente a la empresa en mención los informes que se obtengan con motivo de dicha auditoría.
No subcontratar ni conceder de forma parcial o total a favor de cualquier otra persona, física o moral los derechos y obligaciones derivados del presente contrato.
Presentar por escrito si las circunstancias lo requieren, en caso de aumentar el tiempo a esta presente investigación.
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Informar de una forma oportuna a la empresa Transmetro S.A, hechos o razones que se justifiquen a imposibilitar de cumplir, en su caso con las obligaciones que le señala el presente contrato.
Archivar total y absoluta reserva la información que le proporcione la empresa Transmetro S.A. así como la que tenga acceso con motivo de la auditoría, objeto de este contrato, además los resultados de las investigaciones practicadas, obligándose a utilizar dicha información exclusivamente para los fines concernientes de este contrato, por lo que no se podrá de ninguna forma divulgar en beneficio propio y de terceros.
Los resultados que arroje la auditoría pertenecerán a la empresa de transporte urbano TRANSMETRO S.A. en los cuales a la medida posible se podrá utilizar para mejoras dentro de la empresa.
La presente investigación no es ni será responsable, de perjuicios originados por actos fraudulentos, manifestaciones, directores, funcionarios y empleados de la empresa de Transporte urbano Transmetro S.A.
V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA TRANSMETRO S.A.- La empresa se compromete a entregar con la debida oportunidad la información que la Auditora, solicite en cada una de las visitas a las instalaciones. Para mejor cumplimiento de la auditoría, se ha previsto una amplia colaboración del personal de la empresa con la auditora, de esta forma se podrá cumplir con el tiempo estimado deberá la empresa entregar información de manera oportuna.
VI HORARIOS PARA LA AUDITORÍA.- Para la realización del examen la auditora inicia su trabajo el jueves 01 de agosto del 2013 y a entregar a la empresa el informe final de la auditoría para mejorar el proceso de admisión de personas el 15 de septiembre del 2015
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VII MONTO DELCONTRATO.- Por ser una auditoría de investigación previa a la obtención del título de ingeniera en Contabilidad y Auditoría, CPA; no tiene costo monetario.
VIII PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.- El presente contrato considerando la naturaleza de las labores a realizarse, durará desde la fecha de su celebración de este contrato hasta el 15 de septiembre del 2015, tiempo dentro del cual la auditora realizará su trabajo y terminará con las labores contratadas.
Una vez, fijadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento de las partes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Santo Domingo el día 19 de julio del 2013.
Martha Marisela Chamorro Lagos Héctor Gustavo Lozada Tapia
49 Tabla No. 7. Entrevista al Gerente.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
Nombre del entrevistado: Sr. Héctor Lozada
Cargo: Gerente General de CIA. TRANSMETRO S.A.
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Sábado 01 de Agosto del 2015
Hora: 08: 00 a.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
1.- ¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
La condición actual de la empresa se considera relativamente buena, ya que ha ido creciendo con el pasar de los años, con trabajo dedicado por parte de los accionistas que son los principales participes con sus aportaciones para seguir creciendo y ser diferentes a la competencia. Claro está que ha sido duro pasar por ciertas etapas de crecimiento y posicionamiento, ya que nuestros principales clientes son aquellos que en su mayoría no cuenta con un medio de transporte propio, es por eso que día a día nos esforzamos por brindar servicio cómodo y de calidad.
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes de la empresa?
La mayor fortaleza que la empresa tiene es la comunidad, ya que ellos son nuestros clientes, quienes hacen uso de nuestras unidades, ocupan nuestros servicios como la lavadora y lubricadora y como no decirlo la gasolinera.
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Otra de nuestras mayores fortalezas son nuestros accionistas y nuestros colaboradores. Una de nuestras debilidades es el no estar preparados para los cambios constantes por los que atraviesa el país en cuanto a la situación económica.
¿Existe un manual de funciones y Descripción de cargos?
Si la empresa cuenta con un manual de funciones para los puestos operativos.
¿Si tiene un procedimiento de inducción establecido?
No, actualmente el departamento contable realiza las contrataciones actuales de los colaboradores, y ellos se encargan de avaluar y capacitar, pero la empresa carece de un área de proceso de admisión como lo es gestión humana.
¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta auditoría administrativa?
Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y las conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditora sirvan para la toma de decisiones para aumentar la eficiencia y eficacia, así como mejorar el proceso de admisión de personas y de esta forma aumentar la productividad y competitividad.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Sábado 01 de Agosto del 2015
51 Tabla No. 8. Entrevista al Contador.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Sr. Xavier Celi
Cargo: Contador
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 09: 00 a.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
El tiempo que trabajo en la empresa es de 2 años, como contador
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Considero que es ambiente bueno, lo único es que la empresa desde mi punto de vista necesita una persona que se haga responsable de la contratación y capacitación del personal
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
Una de las mayores dificultades que tiene la empresa es que muchas veces llegan personas por recomendación de terceros, me refiero accionistas o familiares y estas no cuentan con los conocimientos o no se acoplan fácilmente al perfil que requiere cada puesto de trabajo.
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Bajo, debido a la experiencia y el conocimiento adquirido durante todo este tiempo.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
52 Tabla No. 9. Entrevista a la auxiliar contable.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Srta. Andrea
Martínez
Cargo: Auxiliar Contable
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 10: 00 a.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Un año como auxiliar del departamento de contabilidad
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Creo que bueno, debido a que no he tenido ningún problema con algún compañero de trabajo, ni jefe de ninguna área.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
Al momento de realizar la admisión del nuevo personal, el encargado de evaluar es el contador y muchas veces se manejan por referencias y más no por conocimientos.
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Medio, debido a que no tengo una determinada función, tengo que ejercer dos tipos de funciones en la mayoría de ocasiones.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
53 Tabla No. 10. Entrevista al jefe de timbradores.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Srta. Gabriela
Alcívar
Cargo: Jefe de timbradores
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 10: 00 a.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Un año, soy la encargada de diseñar las rutas para cada uno de los diferentes accionistas, de controlar que estos lleguen a tiempo a cada ruta asignada, y de asignar multas cuando los mismos no llegan a hora oportuna a los timbres correspondientes.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Bueno, es mi primer cargo como jefe de un área, la empresa confía mucho en mí y en mi trabajo.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
En lo personal, no creo que tenga dificultades, ya que a mí me entrevisto el contador, lo que si se debería implementar son capacitaciones para las diferentes áreas de trabajo.
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Bajo, porque disfruto de mi trabajo al máximo.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
54 Tabla No. 11. Entrevista al coordinador operativo.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Sr. Freddy
Medrano
Cargo: Coordinador Operativo
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 12: 00 a.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Dos años cumplidos en el cargo que actualmente desempeño.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Bueno, es un ambiente tranquilo, seguro, excelente para crecer profesionalmente.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
Creo que la empresa debería tener un departamento que sea responsable de todo el personal.
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Medio, siempre se debe estar atento con los insumos como son los lubricantes, el combustible y productos en general para la venta.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
55 Tabla No. 12. Entrevista a un lubricador.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Sr. Fabián Cortez
Cargo: Lubricador
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 15: 00 p.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Un año y cinco meses.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Bueno, ya que la empresa me ha dado la oportunidad de ejercer este trabajo, sin tener experiencia alguna, solo el deseo de superación y ganas de trabajar.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
Pienso de que en mi caso yo no tenía experiencia, pero me dieron la oportunidad lo que sí debería hacer la empresa es elaborar planes de capacitación para todos los colaboradores.
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Bajo, debido a que me gusta mucho lo que realizo y me siento afortunado de tener un empleo, y cada día vengo a laborar como si fuera el último.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
56 Tabla No. 13. Entrevista a un despachador.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Nombre del entrevistado: Sr. Darío
Cevallos
Cargo: Despachador
Entrevistador: Martha Chamorro
Fecha: Lunes 03 de Agosto del 2015
Hora: 17: 00 p.m.
Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Dos años y ocho meses.
¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa?
Creo que el ambiente laboral es bueno, no habido problemas con ningún jefe ni compañero.
¿Cuáles considera que son las mayores dificultades que presenta la empresa al momento de contratar al personal?
No creo que la empresa tenga inconvenientes al momento de contratar personas
¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo
Bajo, ya que el área de trabajo donde yo laboro no requiere el mayor conocimiento ya que es el básico como saber detectar los billetes falsos y de dar bue atención a los clientes y accionistas, ya que estos son los principales adquirientes del combustible.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
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Tabla No. 14. Visita a las instalaciones de la oficina principal.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR VISITA A LAS INSTALACIONES
El día Sábado 01 de agosto del año 2015, siendo las 09: 00 a.m. se visitó una de las oficinas de la empresa de transporte urbano TRANSMETRO S.A, ubicada en la Vía Quevedo Km. 3 ½, en compañía del señor Héctor Lozada, Gerente de la empresa, en donde se pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar:
En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:
La recepción y secretaría; funciones desempeñadas por la misma persona. La oficina del Gerente.
La oficina de recaudación y pagaduría. La oficina de contabilidad.
En la planta alta se encuentra: La sala de reuniones.
La oficina de control y rastreo satelital. La oficina del Comisario de la empresa.
En los exteriores de la empresa, se encuentra un parqueadero para los accionistas y proveedores, con horarios de atención de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30, con dos horas intermedias de descanso.
Siendo las 15:00 horas, se finaliza la visita a las instalaciones, observando aspectos básicos para realizar el trabajo de auditoría y la colaboración de todo el personal.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
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Tabla No. 15. Visita a las instalaciones de la oficina principal.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR VISITA A LAS INSTALACIONES
El día Lunes 3 de agosto del año 2015, siendo las 11: 00 a.m. se visitó la segunda oficina de la empresa de transporte urbano TRANSMETRO S.A, ubicada en el By Pass Chone - Quinindé, en la Av. de los Colonos 14 y pasaje 6, para realizar una inspección de las oficinas que tienen en la estación de servicios que también es propiedad de la empresa TRANSMETRO:
En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:
La lubricadora, recaudación y las bombas de combustible. El minimarket y los tanques de almacenamiento.
La lavadora exprés.
El parqueadero para los clientes. En la planta alta se encuentra:
El área de socialización y rastreo satelital. La oficina de secretaría y contabilidad. La oficina del Gerente y Presidente
Con horarios de atención de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30, con dos horas intermedias de descanso, en el caso de la lubricadora y ventas tienen horarios rotativos.
Siendo las 18:00 horas, se finaliza la visita a las instalaciones, observando aspectos básicos para realizar el trabajo de auditoría y la colaboración de todo el personal.
Elaborado por: Martha Chamorro Fecha inicio: Lunes 03 de Agosto del 2015
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COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “TRANSMETRO S.A.” AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Período del 01 de Agosto al 15 de Septiembre del 2015
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Santo Domingo, 12 de agosto del 2015
Sr, Héctor Lozada
Gerente General
Presente.-
De la visita previa que he realizado a la empresa TRANSMETRO S.A, se ha ejecutado un análisis preliminar del proceso de admisión de personas que la empresa está aplicando actualmente.
Planificación Estratégica.
La empresa ha venido aplicando planificación estratégica, con respecto al área del servicio de transporte de pasajeros, ganando así experiencia en el transcurso de los años, sin embargo internamente no se ha aplicado ningún tipo de cambio.
ESTRUCTURA ORGÁNICA.
Permitió de manera objetiva y completa identificar las partes integrantes de la empresa y la relación de dependencia entre ellas, además también para la distribución de la autoridad y responsabilidad, de los que se desea implementar.
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REGLAMENTOS Y FUNCIONES.
La empresa posee un manual de funciones aprobado en sesión por la mayoría de los accionistas, e implementado en la empresa, este ayuda a asignar de una forma más oportuna las actividades oportunas laborales y administrativas, aunque en la actualidad no se aplica.
CANALES DE COMUNICACIÓN.
Son los métodos que se utilizan al diario en la empresa tales como: Políticas, objetivos.
MONITOREO DE RENDIMIENTO.
Se ha establecido indicadores de desempeño, para una determina área de la empresa como lo son los colaboradores que laboran actualmente.
RECOMENDACIONES
Al Gerente General
Implementar el proceso de admisión de personas, de tal forma que puedan ser emitidas y acatadas, a todos sus colaboradores.
Generar una vacante para un jefe de recursos humanos, para que este se encargue de seleccionar, adiestrar, al personal existente.
Formalizar los canales de comunicación de tal manera que sirvan para informar a los colaboradores y facilitar su compromiso e identificación con las proyecciones