Principios de la administración según Urwick

MARCO TEÓRICO

1. Principios de la administración según Urwick

Urwick propuso cuatro principios de la administración

a) Principio de especialización b) Principio de autoridad

c) Principio de amplitud administrativa d) Principio de definición

Control Administrativo

Para Lourdes Münch. El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Para Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Gestión Administrativa

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

12 Administración de Ventas

Los cambios en las necesidades de los clientes y el reajuste resultante de la función de las ventas crearon un desplazamiento correspondiente en el acento sobre los asuntos importantes de los gerentes de ventas en las empresas de ventas de clase mundial. El reporte Chally 2007 identifica los siguientes focos de atención en la administración de ventas: (Johnston & Marshall, 2009, pág. 2)

Según Johnton & Marshall:

1. Crear una cultura dirigida al cliente. Los gerentes de ventas deben facilitar la función de ventas mediante la eliminación de obstáculos organizacionales para el vendedor y las asociaciones con los clientes.

2. Contratar y seleccionar al talento adecuado para las ventas. Debido al cambio drástico de la función de las ventas, se deben buscar diferentes habilidades y capacidades en los candidatos para puestos de ventas. Los gerentes de ventas deben afinar su búsqueda para asegurar el mejor talento de ventas.

3. Capacitar y promover el conjunto correcto de habilidades. Debido al ritmo acelerado del cambio en el medio comercial actual, la capacitación y desarrollo profesional constantes de la fuerza de ventas nunca ha tenido mayor prioridad.

4. Segmentar mercados de forma sensata. Hoy en día, diversas tareas que antes realizaba “la gente de marketing” forman parte directa de la función de ventas. Se debe dar a los vendedores el conocimiento y las herramientas para manejar de forma inteligente la relación con el cliente y personalizar las aplicaciones del producto conforme a las necesidades individuales de éste.

5. Poner en marcha procesos formales de ventas. Los gerentes de ventas deben poner más atención al fijar objetivos, elaborar y ejecutar las medidas correctas para evaluar el buen desempeño. Las mejores prácticas de benchmarking y la mejora continua de los procesos son ahora conceptos que deben comprenderse y dominarse.

6. Procurar la capacitación sobre la tecnología de la información. Por la naturaleza del manejo en tiempo real de las relaciones con los clientes, los gerentes de ventas deben asegurarse de que la fuerza de ventas tenga la capacidad para aprovechar la tecnología adecuada en el momento correcto del proceso.

7. Integrar otras funciones comerciales a las ventas. Tradicionalmente, la fuerza de ventas es una de las funciones organizacionales más incomprendidas y aisladas dentro de las empresas. El cambio en las necesidades de los clientes y las alteraciones resultantes en la función de ventas, exigen a los gerentes que operen de forma más amplia y estratégica dentro de la empresa para permitir que prospere la relación con los clientes.

 La administración de ventas en el siglo XXI

Como ya se mencionó al principio del capítulo, las ventas personales y, en consecuencia, la administración de las ventas está sufriendo enormes cambios. Diversas fuerzas conductuales, tecnológicas y administrativas están impulsando estos cambios, que alteran, enorme e irrevocablemente, la forma en que los vendedores entienden su trabajo, se preparan para él y lo realizan. Entre las fuerzas conductuales se encuentran las expectativas crecientes de los clientes, la globalización de los mercados y la desmasificación de los mercados internos; las fuerzas tecnológicas incluyen la automatización para la fuerza de ventas, las oficinas virtuales de ventas y los canales electrónicos de ventas, y las fuerzas administrativas implican un viraje hacia las alternativas del marketing directo, el outsourcing de las funciones de ventas y la fusión de las funciones de ventas y de marketing. (Johnston & Marshall, 2009, pág. 3)

Administración de inventarios

Según, Finney-Miller, en su libro “Curso de Contabilidad Intermedia”, Tomo II, Pagina 225, se definen los inventarios de una empresa como las compras de artículos en condiciones para la venta. Los inventarios de mercadería se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. (Posada, 2014, pág. 113)

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo,

alquiler o venta dentro de las actividades del giro de los negocios del ente económico. (Rincón, 2012, pág. 100)

Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los terminados. (Muller, 2010, pág. 1)

Un inventario puede ser algo tan elemental como botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller, 2010, pág. 2)

Los inventarios representan o son los bienes tangibles que posee una empresa, esto también comprenden también las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercaderías para la venta. Los inventarios de una empresa también son los artículos de la empresa que están distribuidos y organizados en cada área de la misma.

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

Administración de facturas

 Factura

Es el documento que expide el vendedor y entrega al comprador para hacer constar la operación, el nombre de comprador y vendedor, su importe, la cantidad y descripción del producto o servicio y la fecha de la operación. Dentro de un sistema de contabilidad, la facturación es el más relevante de sus procesos.

La mayor parte de los ingresos de una empresa, se generan a través del proceso de facturación. Administrar el proceso de facturación, equivale a administrar las ventas, donde todo el ciclo de la facturación puede ser atendido en forma electrónica.

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

Proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas por medio de las cuales se efectúa la administración. (Munch, 2011, pág. 27)

Según lo expresan (ROBBINS Stephen, COULTER Mary, 2005) el proceso administrativo se determina por los siguientes aspectos tradicionales:

Tabla 1. Elementos del proceso Administrativo

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

Fijar metas,

establecer

estrategias y trazar planes especiales para coordinar las actividades

Determinar que hay que hacer, como hay que hacerlo y quien va hacerlo Dirigir y motivar a los participantes a resolver los conflictos Vigilar las actividades para asegurarse que se realizan como se planeo

Fuente: (ROBBINS Stephen, COULTER Mary, 2005)

Elaborador por: Diana Valverde

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización. Consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿cuándo? Y ¿dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina. (Munch, 2011, pág. 26)

16 Fases del proceso administrativo

Ilustración 1. Fases del proceso administrativo

Fuente: (Munch, 2011, pág. 27)

Elaborado por: Diana Valverde

INVENTARIO

Conceptos

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. (Velez, 2013)

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades del giro de los negocios del ente económico. (Rincón, 2012, pág. 100)

Según, Finney-Miller, en su libro “Curso de Contabilidad Intermedia”, Tomo II, Pagina 225, se definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los inventarios de mercadería se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. (Posada, 2014, pág. 113)

El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.

Inventario son las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización. Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que vigilan los niveles del inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y que tan grandes deben ser los pedidos. Por convención, el termino inventario de manufactura se refiere a las piezas que contribuyen o se vuelven parte de la producción de una empresa. En los servicios, el término inventario por lo regular se refiere a los bienes tangibles a vender y los suministros necesarios para administrar el servicio. (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009, pág. 547)

En las NIIF COMPLETAS y en las NIIF para PYMES, los inventarios son activos:

 Mantenidos para la venta

 En proceso de producción con vistas a una venta.

En forma de materiales o suministros a ser consumidos en el proceso de producción de bienes o en la prestación de servicios.

Es razonable que los inventarios se reconozcan como activos, puesto que proporcionan beneficios económicos a una empresa y, además, su costo puede ser medido con fiabilidad.

La importancia del inventario

El objetivo de la administración de inventarios es encontrar un equilibrio entre la inversión en el inventario y el servicio al cliente. (RENDER & HEIZER, 2014, pág. 476)

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario

Manejo y control de inventarios

El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de una empresa; así también los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto

para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra: Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en ventas: La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancías en tránsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Mercancías en consignación: Por otro lado, tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente

valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:

 Contable  Físico

 Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero.

Control contable.

Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizará dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en su caso.

Control físico.

Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitos como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado.

Control del nivel de ingresos de inversión.

Este se determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas.

Tipos de inventarios

Inventarios de Materias

En toda Industria concurren una variedad de artículos (Materia Prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. (Posada, 2014, pág. 114)

21 Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en procesos consiste en todos los artículos elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa de gastos indirectos inherentes al proceso. (Posada, 2014, pág. 114)

Inventarios de Productos Terminados

Comprende estos los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber esto alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. (Posada, 2014, pág. 114)

Inventario de Materiales y Suministros

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta. (Posada, 2014, pág. 115)

 Sistemas de inventarios

Un sistema proporciona la estructura organizacional las políticas operativas para mantener y controlar los bienes en existencia. El sistema es responsable de pedir y recibir los bienes: establecer el momento de hacer los pedidos y llevar un registro de lo que se pidió, la cantidad ordenada y a quién. El sistema también debe realizar un seguimiento para responder preguntas como: ¿El proveedor recibió el pedido? ¿Ya se envió? ¿Las fechas son correctas? ¿Se establecieron los procedimientos para volver a pedir o devolver la mercancía defectuosa? (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009, pág. 550)

 Sistemas y Métodos de Valuación de Inventarios

Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El

administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.

 Sistemas de valuación de inventarios:

Existen dos tipos o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico, y sistema permanente o perpetuo. (Rincón, 2012, pág. 100)

 Sistema de inventario periódico:

Conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empresas como supermercados ferreterías, droguerías, tiendas de abarrotes y otros negocios en cuales el volumen de venta de productos d precios unitarios relativamente bajos es muy grande cada día, lo que dificulta la consulta del valor del costo de estos bienes. (Rincón, 2012, pág. 100)

Según (Gudiño, 2009) los tipos de inventarios periódicos son;

 Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de mercaderías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer conteo físico.

 Inventario final: es la relación de existencia al finalizar un periodo contable.

Sistema de inventario periódico: Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

 Sistema de inventario permanente

En este sistema no es necesario esperar al final del ejercicio para conocer el valor de las existencias de mercaderías, pues se dispone de un control constante y financiero individual de los inventarios que se compran, utilizan y se venden, así como de las devoluciones que se producen a través de todo el proceso de movimientos de los

In document Plataforma ERP con software libre orientado a la web para el control administrativo de los procesos de ventas, inventarios y facturación para la ferretería "G&G" de Santo Domingo. (página 31-46)