ESCENARIO DEL PROYECTO: PROBLEMA Y CONFLICTO
CAPITULO 3 PROBLEMA TÉCNICO
1) Objetivos:
Saber plantear un problema técnico a partir de la identificación del problema y los conflictos asociados.
Identificar los objetivos, resultados e indicadores asociados a un problema técnico. Utilizar indicadores como criterios para la evaluación de una posible solución.
2) Introducción
El planteamiento del Problema Técnico es la base del diseño de un proyecto. El proyectista debe ser capaz de especificar las variables que definen el problema, tanto en sus aspectos cualitativos como cuantitativos.
En la medida que el Problema Técnico esté bien expuesto se tendrá mayor probabilidad que el proyecto que se diseñe permita solucionar dicho problema. Esto simplemente porque se tendrá una definición clara de la situación, de los objetivos que se pretenden alcanzar, los resultados esperados y los criterios que se utilizarán para su posterior evaluación.
3) Del Conflicto al Problema Técnico
Al describir el conflicto se ha identificado el problema que lo provoca. Se trata de una situación en la que existe disconformidad, y se cree que podría lograrse un estado de cosas más conveniente. Entonces, si ya se cuenta con una descripción en lenguaje natural del problema, estamos a un paso de definir el problema técnico.
Lo que se quiere es acabar con el conflicto, que sería la finalidad de la operación proyecto, para alcanzar el éxito se precisa conocer ¿qué lo resuelve? Y ¿bajo qué condiciones? Desde esta perspectiva el problema técnico consiste en describir objetivamente la situación que queremos mejorar, considerando todas las variables y parámetros que se quisieran modificar. Como consecuencia de ello se encontrará un sistema artificial que aportará la solución en las debidas condiciones.
En la figura siguiente, podemos ver de una forma gráfica cómo se llega desde el conflicto, que es la situación en que no se está conforme con la evolución de las cosas, y se cree que tienen arreglo (aunque no se sepa cómo) hacia el problema, donde se describe la situación específica que origina el conflicto. En este punto y mediante variables se analizan de forma objetiva cuáles son estados de cosas más deseables a los que podemos aspirar, estas variables y sus medidas definirían en el problema técnico, el que se delimita por ciertos criterios de plazo, coste y calidad.
Figura 18: Del conflicto al problema técnico
3.1) Planteamiento del Problema Técnico
Para plantear un Problema Técnico, hay que trasladar a lenguaje técnico los aspectos de un estado de cosas que genera conflicto. Cada “aspecto” considerado se asociará a una o más variables a describir y/o medir que proporcionarán una descripción objetiva , clara y detallada de lo que hemos identificado como problema.
En este sentido el problema se entiende como una situación negativa con la que no se está conforme y se quiere modificar, es decir, resolver.
El planteamiento del problema se realiza a través de la descripción de las variables que son relevantes. Estas variables se analizan para determinar en qué se deberían modificar para alcanzar unos valores consecuentes con nuestros deseos.
3.2) Del Problema Técnico a la Declaración de Objetivos
La forma más correcta de proceder en este proceso, el centrar la primera definición de objetivos en la necesidad, el porqué y para qué se desea resolver este problema, y no directamente en una solución concreta de las múltiples posibles.
Una buena descripción de un Problema Técnico permite inmediatamente dimensionar el cambio que se desea en el estado actual de las cosas, por lo tanto trae implícita una declaración de objetivos, la que no está asociada a una solución.
Un Objetivo define en forma clara y breve el efecto esperado debido a la ejecución del proyecto, o sea la solución al problema identificado y la modificación a la situación inicial descrita. Y tiene condicionantes de duración y costo ya que debe ser alcanzado en el plazo previsto, con los recursos disponibles.
Algunas consideraciones para una declaración de objetivos es que se exponga cuáles son los deseos que aspiran a ser cumplidos, cuáles son los estados de cosas que le darán
satisfacción y que condiciones validarán esta transformación de un estado de cosas a otro más satisfactorio.
Figura 19: Objetivo del proyecto
4) Criterios a utilizar en la evaluación de la solución
Para la futura evaluación de la solución a proponer hay que tener especial cuidado en que los intereses y criterios de cada nivel de usuario estén representados, es decir, incluir criterios e indicadores de éxito sociales, políticos, locales, técnicos, ambientales, etc. Considerando además que también será necesario que el sistema este estructurado para documentar estos múltiples criterios e indicadores de éxito.
4.1) Definición de Resultados
El problema técnico ha de formularse de tal modo que se puedan identificar los resultados esperados. En primera instancia se tendrá una aproximación, pues aún no se ha definido la tecnología a utilizar, sin embargo se puede hacer una predicción sobre ellos, en función de los objetivos que se identifiquen.
Los resultados son los cambios que se esperan de la situación inicial, concretos, cuantificables y verificables, que pueden ser expresados como:
Productos, cuando se logra algo concreto y físico, es decir un artefacto que cumpla la función que se ha identificado como necesidad.
Metas, cuando se logra una situación determinada, que es un progreso sobre la situación inicial, como por ejemplo aumentar productividad o reducir costos.
De cara a una evaluación es conveniente especificar resultados intermedios o parciales que permiten medir el grado de avance del proyecto y resultados finales cuyo logro indica la obtención del objetivo específico asociado.
Para verificar el éxito de un proyecto se han de prever ciertos criterios de evaluación o indicadores de éxito que permitan verificar la obtención de los resultados.
Problema
Técnico Consecución OBJETIVO
Resolución de un Conflicto Finalidad última del proyecto Finalidad directa del proyecto
4.2) Definición de Indicadores
Los indicadores de resultados son las medidas explícitas y objetivamente verificables de los resultados esperados, permiten acordar cómo medir el logro de los objetivos y a la vez entregan información sobre cómo se sabrá que se ha logrado realmente el objetivo del proyecto, o sea la solución del problema y conflicto. Especifican cantidad, calidad y oportunidad.
Al construir los indicadores es posible ayudarse con las siguientes preguntas: ¿QUÉ cualidad o aspecto quiero medir?
¿En QUIÉN(ES) / QUÉ espero que se encuentre?
¿Qué TIPO DE MEDIDA tendré? (número, porcentaje, grado, nivel) ¿CUÁNDO ESPERO que se dé ese aspecto o cualidad?
¿En DÓNDE espero que se de?
En los puntos anteriores, tengo elementos suficientes tanto para definir tanto los criterios técnicos con los que se evaluarán las soluciones del problema técnico, como los criterios generales con los que se evaluará el éxito en la superación del conflicto.
4.3) Línea Base
Para poder utilizar adecuadamente los indicadores en una evaluación de un proyecto es necesario cuantificar los indicadores seleccionados de acuerdo a los datos recolectados de la situación inicial del proyecto.
Estos valores de los indicadores en el momento cero, o sea, al inicio del proyecto definen la “Línea Base”.
Con una clara definición de la Línea base es posible comparar el antes y después, es decir, situación inicial con situación final.
4.4) Criterios en una evaluación
Algunos aspectos que deben ser considerados en una evaluación final de un proyecto Pertinencia
Eficacia Eficiencia Sustentabilidad Efectos imprevistos
Pertinencia: Es necesario verificar que los resultados del proyecto son útiles para resolver el problema y conflicto definidos y satisfacen las necesidades de los usuarios. Del mismo modo constatar que el proyecto sigue teniendo vigencia, pues pueden haber ocurrido cambios en el entorno durante la etapa de ejecución. Los problemas y necesidades identificados inicialmente podrían ya no existir. Al mismo tiempo pueden
haber surgido nuevos problemas y conflictos como consecuencia de factores externos, ya sean políticos, económicos, sociales, etc., o incluso derivados de las actividades del proyecto.
Eficacia: Consiste en verificar que el proyecto ha logrado sus objetivos y beneficiado a los usuarios del modo que se había predicho. Un proyecto será eficaz si se han obtenido los resultados esperados. Los indicadores de resultados ayudan a constatar la eficacia de un proyecto pues describen adecuadamente la situación que se espera conseguir al término del proyecto. Los cambios provocados por el proyecto se comprueban mediante la comparación de la información sobre la situación anterior al proyecto (Línea Base) con la situación en el momento de la evaluación.
Eficiencia: Es el balance entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados por el proyecto.
Sustentabilidad. Estima si los resultados del proyecto han tenido o pueden tener efectos duraderos después de haberse terminado el proyecto y haberse retirado los recursos externos.
Efectos imprevistos: Durante una evaluación deben determinarse todos los posibles efectos imprevistos, ya sean positivos o negativos. Un buen diseño debe ser capaz de prever y pueden tomar medidas adecuadas para reforzar los efectos positivos o reducir los efectos negativos, a fin garantizar el éxito del proyecto. Por lo tanto mientras mejor esté diseñado el proyecto menos imprevisto deberían existir.
De cara a una evaluación, es fundamental contar con elementos objetivos, como lo son los indicadores, que permitan verificar que la alternativa tecnológica o metodológica aplicada en la resolución fue la más adecuada.
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