Procedimiento de finanzas

FINANZAS

Código: P-GCF-01

Elaborado: Dayana Miranda Revisa: Jefe Finanzas y Cont. Aprueba: Gerente general Fecha: 15/03/18 Versión: 00

1. Objetivo

Establecer un procedimiento documentado en el que se describa y se asegure las actividades a realizar en la Gestión de Finanzas, de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015.

2. Alcance

El presente procedimiento es aplicable a todo el personal que interviene en el proceso de finanzas.

3. Responsabilidades

 Jefe de Finanzas y contabilidad: Es el responsable de constatar y hacer cumplir lo mencionado en el presente procedimiento.

 Asistente de Finanzas y Contabilidad, Asistente de caja, Ejecutivos de ventas: son los encargados de ejecutar el procedimiento en coordinación con el Gerente de Administración, Contabilidad y Finanzas.

4. Documentos a consultar y registros  Ficha Cliente (R-GCF-01)

 Requisitos para la aprobación de línea (R-GCF-02)  Comprobante de pago

 Reporte de planillas 5. Descripción

Aprobación de línea de crédito:

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Solicitar Línea de Crédito

Ejecutivo de Ventas/ Asistente de Finanzas y contabilidad Ficha Cliente (R-GCF-01)/ Requisitos para la aprobación de línea (R-GCF-02) La solicitud de línea de crédito se hace en el área de

finanzas.

El Asistente de finanzas y contabilidad solicita al cliente los requisitos indicados en el formato de Ficha de Línea de crédito para evaluar la aprobación de línea de crédito.

2. Revisar y verificar documentos

Ejecutivo de Ventas/ Asistente de finanzas y contabilidad Ficha Cliente (R-GCF-01)/ Requisitos para la aprobación de línea (R-GCF-02) El Asistente de finanzas y contabilidad recepciona los

documentos solicitados y realiza la revisión y verificación de éstos.

3. Evaluar y Aprobar documentos del cliente Asistente de adm, finanzas y contabilidad/ Jefe de Administración, Contabilidad y Finanzas Sistema/ Ficha Cliente (R-GCF-01)/ Requisitos para la aprobación de línea (R-GCF-02) El Jefe y Asistente de Administración, Contabilidad

y Finanzas evalúan aprobación de línea de crédito y si el resultado es positivo debe indicar el monto. El Asistente ingresa la línea de crédito el sistema.

Aprobación de venta al crédito:

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Recepcionar aprobación de Crédito

Ejecutivo de Ventas / Jefe de

Ventas

Sistema Los Ejecutivo de Ventas se encargan de generar la

aprobación de venta al crédito en el Sistema en caso de ser proyectos de montos importantes la realiza el Jefe de Ventas.

2. Aprobar Venta al Crédito

Asistente de Administración,

Contabilidad y Finanzas

Sistema El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas para poder aprobar la venta, evalúa en sistema disponibilidad de línea de crédito y ninguna deuda vencida.

3. Entregar Comprobante de Pago

Asistente de caja/ Ejecutivo de

Ventas

Comprobantes de pago. El Asistente de caja revisa en el sistema los

comprobantes pendientes y entregar comprobante de pago (contado, crédito, contra entrega).

El cliente o Ejecutivo de ventas recoge comprobante de pago.

4. Entregar Reporte de Planillas Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas Reporte de planillas El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas se encargan de imprimir el Reporte diario de Planillas y entregarlo al Ejecutivo de ventas correspondiente. 5. Realizar canje Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas / Ejecutivo de Ventas Sistema El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas se encargan de revisar en el sistema los documentos de canje y verificar conformidad de despacho.

Si el documento en canje esta con despacho se canjea a letra, se imprime y se otorga al ejecutivo de ventas para que sean retornados firmados por el cliente.

6. Enviar respaldo de letras a bancos

Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas Solicitud Bancaria, Sistema El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas recepciona la letra firmada por el cliente, y envía solicitud bancaria de respaldo, y realiza seguimiento para la obtención del número único por semana brindado por el banco, se le indica al cliente depositar pago dentro del tiempo.

Procedimiento de cobranzas:

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Actualizar pagos Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas Sistema El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas imprime los pagos depositados en los bancos y verifica y actualiza sistema.

2. Imprimir y revisar reportes

Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas Reporte de documentos por cobrar, reporte de estado de cuentas. El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas imprime reporte de documentos por cobrar o documentos pendientes y el estado de cuentas de clientes para revisar deudas.

3. Realizar Cobranza Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas/ Jefe de Administración, contabilidad y finanzas Recibo provisional El Asistente de Administración, Contabilidad y

Finanzas realiza llamadas (carta informativa por correo), visitas (carta informativa física) para informar al cliente vencimiento de deudas.

En la visita se encarga de cobrar la deuda pendiente, recepcionar el dinero y entregar un recibo provisional, en caso de que no pueda cancelar la deuda solicita renovación de letra, la cual debe ser generada y aprobada por el Jefe de Finanzas y ésta se le entrega al cliente.

El voucher de pago se recepciona via correo, se verifica el depósito y el número de operación en el banco, en caso el cliente no quiera realizar los pagos se procede a realizar el cobro judicial con un

abogado.

En caso haya cliente que no quieran realizar los pagos al Asistente de Administración, Contabilidad y Finanzas, al jefe de Administración, Contabilidad y Finanzas se procede a realizar el cobro judicial con un abogado (Tercero).

Requisitos para aprobación de línea de

crédito

Código: R-GCF-02

Elaborado: Dayana Miranda Revisa: Jefe de

Administración,

Contabilidad y Finanzas Aprueba: Gerencia General Fecha: 15/03/18 Versión: 00

Persona Natural:

Ficha cliente correctamente llenada y firmada Copia del DNI del titular y/o su cónyuge

Copia de pago de servicios (luz, agua o teléfono fijo). Aval Persona Natural:

Copia del DNI del titular y/o su cónyuge

Copia de pago de servicios (luz, agua o teléfono fijo). Persona Jurídica:

Ficha cliente correctamente llenada y firmada

Copia de pago de servicios (luz, agua o teléfono fijo). Copia del DNI del Representante Legal

Opcional: Declaraciones del Impuesto a la Renta de los 2 últimos años Opcional: Pagos a cuenta de IGV: últimos 3 meses

Aval Persona Jurídica:

Copia DNI del aval y/o su cónyuge Otros:

Status en Infocorp

Informe de Verificación de establecimiento Informe de Ingresos Mensuales

Anexo 5. Mapa de procesos