Herratmientas y tubería:
PROCEDIMIENTO TIEMPO DE VIDA REMANENTE
Objetivo
Estandarizar el procedimiento para cuantificar los tiempos de vida útil de los activos fijos de la empresa
Antecedentes
La empresa perteneció al segundo grupo de adopción según las disposiciones de la Superintendencia de Compañías y su mayor impacto fue en Propiedad Planta y Equipo, utilizando el método del costo atribuido aplicando una solo revalúo de sus activos bajo el criterio de un perito calificado por la Superintendencia de Compañías.
El tiempo de vida remanente podría no ser el adecuado por cuanto mucho dependerá del mantenimiento preventivo y correctivo de la unidad generadora, del activo o de sus componentes y de su uso.
Mientras tanto, que la no utilización de un taladro de reacondicionamiento de pozos petroleros implica un rápido deterioro por dos factores:
a) Las fuertes condiciones climáticas de la región amazónica ecuatoriana. b) La utilización de partes y piezas de un equipo para habilitar otro, existen
antecedentes de esta práctica en empresas de la competencia e incluso en sucursales de la Compañía en otros países, en donde por la necesidad de dejar operativo inmediatamente un taladro de
93 reacondicionamiento ya sea por la falta de repuestos a la mano, costo de mantenimiento de un repuesto nuevo, entre otras razones, se desmantela a la maquinaria que se encuentra parada para habilitar la operativa, esto puede llegar a acabar definitivamente con una unidad generadora de efectivo, en este caso un taladro de reacondicionamiento de pozos petroleros.
Una particularidad de este negocio es que el constante uso de los activos fijos obliga a la Compañía a invertir constantemente en sus activos fijos tanto en fondo como forma de los mismos lo que alarga su vida útil.
Alcance
Activos fijos, propiedad planta y equipo de la Compañía que sea susceptible de depreciación en lo referente a la estimación de los tiempos de vida útil y su valor razonable.
Responsables
Gerencia de Operaciones Gerencia Financiera
Administrador de activos fijos
Definiciones
Vida remanente: Equivale al tiempo de vida útil que le resta a un activo fijo desde una fecha en particular hasta la fecha en que este se termine de depreciar.
94 Normativa legal
Reglamento LORTI (2013), Artículo 28:
6. Depreciaciones de activos fijos.
a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza
de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este
gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes:
(I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5%
anual.
(II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
(III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
(IV) Equipos de cómputo y software 33% anual.
En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este
Reglamento sean superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza de los
bienes, a la duración de su vida útil o la técnica contable, se aplicarán estos
últimos.
Procedimiento:
1. Establecer un comité técnico que analizará los tiempos de vida remanente, este estará conformado por las siguientes personas:
a. Delegado de mantenimiento b. Delegado de operaciones
c. Delegado de contabilidad y auditoría
2. Recopilar la información sobre los activos fijos sobre los cuales se analizará el tiempo de vida remanente; este se lo obtiene del último
95 listado de toma física de activos fijos realizado con la empresa, con la siguiente información:
Centro de costo
Grupo o Parte relacionada Código 1 (código local) Código 2 (asset Canadá) Nombre corto
Nombre largo Costo
Valor residual
Depreciación acumulada Valor neto en libros
Tiempo de vida remanente
Evidencia fotográfica del activo fijo.
3. Analizar cada uno de los activos fijos de lo general a lo específico, analizando así desde un taladro de perforación, componentes y subcomponentes.
4. Confirmar la vida útil residual que se venía manejando en la base de datos original, en caso de algún cambio en el tiempo de vida remante, se establecerán nuevos tiempos de vida sin que estos sean mayores al de su activo fijo superior o familia.
5. Una vez analizados los tiempos de vida residual de los activos fijos, se preparará un nuevo listado comparando los tiempos de vida residual nuevos con los anteriores, estas alteraciones en los tiempos de vida residual implican un posible cambio en las estimaciones contables.
96 6. Un comité conformado por el Gerente General y el Gerente financiero o sus respectivos representantes aprobarán el informe técnico de tiempos de vida útil
7. Una vez aprobados los nuevos tiempos de vida residual empieza el procedimiento de cambio de estimaciones contables.
8. Flujogramas
Gráfico 6.2 Proceso de revisión de tiempos de vida remanente
97 Políticas relacionadas a valor razonable y tiempo de vida remanente
Este procedimiento se lo deberá llevar a cabo una vez al año, posterior a la toma física de activos fijos y está relacionado con el procedimiento para cambio de políticas y estimaciones contables.
Según la política general establecida para el cálculo de depreciación, los porcentajes no podrán ser mayores a los establecidos por la ley, por lo tanto los activos fijos deberán depreciarse como utilizando los siguientes plazos mínimos:
Edificios y construcciones: 20 años Maquinaria y equipo: 10 años
Vehículos: 5 años
Equipos de computación: 3 años
De acuerdo a la experiencia que tiene la empresa en el tiempo de duración de edificios y estructuras, estos se deprecian a lo largo del tiempo, según su tipo de acuerdo a la siguiente clasificación:
Campamentos en campers: 20 años
Muros, cerramientos, gaviones, y facilidades: 20 años Galpones y estructuras techadas: 25 años Estructuras de hormigón para oficinas y viviendas: 30 años
98 PROCESO PARA LAS TRANSFERENCIAS Y CORRECTO REGISTRO DE LA UBICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Establecer de forma clara y práctica el proceso a seguir en el caso de las transferencias de activos fijos entre unidades generadoras de efectivo (Rigs o taladros de perforación) o con Campo Base.
Antecedentes
La empresa, debido a la complejidad de sus operaciones, necesita constantemente transferir sus activos fijos entre sus unidades generadoras de efectivo, esta transferencia se la documenta por medio de una hoja formato de transferencia de activos fijos (Anexo 4) y una guía de remisión (Anexo 5), la principal deficiencia se encuentra en que estas transferencias no se contabilizan ni se registran en una base de datos que ofrezca una información actualizada de la ubicación de los activos fijos, adicionalmente la empresa no cuenta con un software para la administración de activos fijos que realice este trabajo y que lo ate con el cálculo de la depreciación, impuesto diferido, actualmente la empresa cuenta con una hoja de cálculo formulada cuya principal deficiencia es la actualización de las transferencias de los activos fijos entre centros de costo.
Estas transferencias son registradas en una base de datos independiente como parte de un proceso administrativo.
99 Alcance
Activos fijos, propiedad planta y equipo de la Compañía que podrían ser transferidos entre los diferentes taladros de perforación de reacondicionamiento (Rigs), Campo Base, terceros (talleres especializados, verificadoras, inspectores certificados).
Responsables
Rig manager (jefes de pozo) Supervisor de Bodega
Superintendente de Operaciones Administrador de activos fijos
Definiciones
Transferencia de activos fijos: corresponden a los intercambios de activos fijos por diversas razones como cambio por mantenimiento, características técnicas necesarias para la operación, inspección y/o certificación de los diferentes activos fijos.
Material transfer: hoja formato para registrar la información necesaria del activo fijo y su movimiento, este formato es autorizado por la casa matriz (Anexo 4)
Campo Base: centro de operaciones de la empresa en donde se encuentran los activos fijos que no están trabajando en las operaciones de la Compañía.
100 Procedimientos
1. El Administrador de Activos fijos tendrá acceso al listado base de los activos fijos con información actualizada que se utiliza para el cálculo de la depreciación e incluye información relevante sobre las características, su importe en libros, su vida útil restante y su ubicación.
2. Los custodios de las unidades generadoras de efectivo, Jefes de Poso (Rig Managers) y Supervisores de Bodega, deberán tener la información de los activos que le han sido asignados, de esta manera asumen su responsabilidad sobre los mismos.
3. La necesidad de la transferencia de activo fijo puede surgir por las características de la operación que demanda la solicitud de equipos o herramientas que no poseen los taladros de reacondicionamiento, fallas en los activos fijos que necesitan ser reemplazados o por la necesidad de utilizar un activo fijo certificado; por lo cual el custodio que necesite el activo fijo lo solicitará a bodega que procesará la información automáticamente, verificará la disponibilidad y realizará la solicitud de transferencia previa la autorización del Superintendente de Operaciones. 4. Una vez solicitada la transferencia, la logística es responsabilidad del
Supervisor de Bodega, el activo fijo se movilizará con un formato de transferencia de materiales (Anexo 4) y una guía de remisión (Anexo 5), los documentos de transferencia deberán ser notificados inmediatamente al Administrador de Activos Fijos.
5. Llegado el activo fijo a su destino, el nuevo custodio deberá notificar la recepción a entera satisfacción (Anexo 6), si el activo fijo cumple con lo solicitado, este será utilizado por la unidad generadora de efectivo que lo
101 solicitó, caso contrario será devuelto inmediatamente y se establecerá una nueva necesidad de conseguir un activo fijo.
6. La información sobre la recepción del activo fijo será actualizada por el Administrador de Activos Fijos, este a su vez generará un nuevo listado para los distintos usuarios.
7. A continuación, con la información actualizada, cada fin de mes, el Administrador de Activos Fijos será el encargado corres la depreciación con los valores reales de depreciación que afectan a cada unidad generadora de efectivo.
Flujogramas
Gráfico 6.3 Procedimiento para transferencias de activos fijos
102 Políticas
Este procedimiento se llevará a cabo cada vez que se realice una transferencia de activos fijos.
El cálculo de la depreciación se realizará una vez al mes, con la base actualizada con los movimientos de activos fijos realizados hasta 24 horas antes del cálculo.
La logística del transporte del activo fijo la realizará el Supervisor de Bodega en coordinación con los encargados de transporte.
La necesidad de transferencia de un activo fijo será solicitada por el Jefe de Pozo y aprobada por el Superintendente de Operaciones y por ausencia de este el Superintendente de Mantenimiento.
Es responsabilidad del Administrador de Activos fijos el mantener la base de datos actualizada y suministrar la información a los diferentes usuarios en forma oportuna.
103 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Prescribir el procedimiento mediante el cual se pueda verificar físicamente la ubicación y estado de los activos de la empresa, según su base de datos, para llevar un control efectivo de los mismos.
Antecedentes
La empresa no realiza esta actividad periódicamente, la última vez que se verificaron físicamente los activos fijos fue en el año 2010, debido a la necesidad de hacer un avalúo para la aplicación de NIIF se realizó un barrido general de activos fijos, con el objeto de que el Perito pueda determinar el valor razonable, adicionalmente la empresa mediante un técnico especializado también realizó un barrido de activos fijos pero esta información no fue cotejada con la del Perito, el objetivo de este trabajo fue el de obtener una base de datos de los activos existentes en la Compañía y que este archivo sea alimentado con los movimientos de las operaciones de la empresa para una fácil ubicación de los activos.
Alcance
Activos fijos, propiedad planta y equipo de la Compañía que constan en la base de datos de la Compañía y su existencia puede ser verificada por una comisión de auditoría de activos fijos
104 Responsables
Comisión auditora de activos fijos que será conformada por un representante de los departamentos de Bodega, Operaciones, Contabilidad y Finanzas. A este proceso puede ser invitado un representante de Auditoría Externa, aunque su presencia no es indispensable.
Definiciones
Auditoría de verificación de activos fijos: proceso mediante el cual un equipo auditor previamente conformado verificará la existencia física de los activos fijos descritos en la base de datos de la empresa mediante una muestra, barrido o toma total de activos fijos.
Normativa legal
NIC 16: Propiedad Planta y Equipo Ley de Régimen Tributario Interno,
Procedimientos
1. La toma física de activos fijos se la realizará una vez al año en el mes de noviembre o cuando el Gerente General y / o el Gerente Financiero lo disponga, para esto deberán notificar al Administrador de Activos Fijos para que emita el plan correspondiente.
2. El administrador de activos fijos emitirá el plan correspondiente, indicando la conformación del comité de auditoría, las fechas de a
105 realizar la inspección y la emisión de los formularios correspondientes con listado de verificación de activos fijos y hoja de nacimiento de activos fijos. (Anexo 6 y Anexo 7).
3. Los custodios deberán permanecer en las locaciones en donde se encuentren los activos fijos en las fechas y horas indicadas, no se realizarán constatación de activos fijos con la ausencia de los custodios. 4. De acuerdo al plan establecido se realizará la toma física de activos
fijos, llenando el formulario de evidencia (Anexo 7) y fotografiando el activo fijo tanto en su código de identificación (Anexo 8) como en una toma panorámica del mismo, en caso de encontrar alguna novedad en cuanto a algún daño o desperfecto, este deberá ser documentado también en fotografías y las observaciones en el formulario de evidencia. 5. Las novedades de faltantes encontrados en la toma física deberán ser sometidos a un reconteo posterior, en caso de continuar el faltante, se procederá a una investigación para determinar responsabilidades y se registrarán las bajas correspondientes previa autorización del Gerente General y Gerente Administrativo.
6. El Administrador de Activos Fijos se encargará de emitir un informe de novedades de activos fijos en lo referente a deterioro, pérdida o diferencias en los conteos.
7. En la toma física también pueden darse las siguientes novedades:
a. Detalle de activos fijos existentes que no constan en el inventario: se procederá a revisar la existencia original de los mismos y se realizará la reclasificación respectiva.
106 b. Detalle de activos fijos obsoletos, en desuso e inservibles: se emitirá un listado de los mismos para su análisis y disposición final
8. El Administrador de Activos Fijos realizará un contraste entre la toma de activos fijos y el listado inicial realizando un informe sobre faltantes, reclasificaciones y obsoletos el cual será cuantificado para una posterior toma de decisiones de que tomará la Administración de la empresa. Flujogramas
Gráfico 6.4 Procedimiento para la toma física de activos fijos
107 Políticas
Este procedimiento se lo llevará a cabo por lo menos una vez al año, o bajo orden expresa de la Gerencia General y/o Gerencia Financiera cuando así lo estime conveniente.
En el caso de la toma física anual esta deberá ser total sobre la base de activos fijos de la empresa.
Cuando se trate de una toma física por cualquier circunstancia, esta puede realizarse por medio de una muestra tomada al azar o localizada a ciertos activos que se necesita verificar su existencia.
Los informes que se desprendan sobre la toma de activos fijos servirán para la elaboración del archivo control de activos fijos para la toma de decisión en los tiempos de vida remantes y para las transferencias y correcta ubicación de los activos fijos.
Las novedades sobre diferencias deben ser cuantificadas y adjunto a las investigaciones correspondientes deben ser notificadas a la administración de la empresa que será la encargada de la toma de decisiones inherentes a la toma física inventarios de activos fijos
108 PROCEDIMIENTO PARA BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Establecer de una manera clara el proceso a seguir para dar de baja un activo fijo cuando por diversas razones ha perdido las propiedades que lo reconocen como tal como que dejará de presentar beneficios económicos futuros para la empresa.
Antecedentes
La empresa no se caracteriza por tener activos disponibles para la venta, los activos que han sido adquiridos a lo largo del tiempo se los ha utilizado en las operaciones de la empresa, sin embargo se ha constatado en los dos últimos años la baja de contados activos fijos en el grupo de vehículos que han sido vendidos para ser reemplazados por nuevos. En el caso de deterioro de activos fijos se ha podido constatar que existe una bodega dentro del Campo Base con activos descartados por diferentes razones como condiciones sub estándar u obsolescencia. Estos activos podrían seguir depreciándose, por lo cual es necesario normar un procedimiento que regularice tanto su tratamiento contable como su disposición final.
Alcance
Aplica a todos los activos fijos de la empresa que pueden darse de baja, como los activos fijos que no fueron encontrados en el proceso de toma física de inventarios de activos fijos, activos fijos disponibles para la venta, activos fijos en condiciones sub estándar y obsoletos.
109 Responsables
Superintendente de Operaciones / Mantenimiento Administración de la Compañía
Administrador de activos fijos Supervisor de Bodega
Definiciones
Utilidad y pérdida en venta de activos fijos
La utilidad en la venta de activos fijos es cuando su valor de venta es mayor a
su valor en libros, caso contrario, cuando el valor del precio de venta del activo
fijo es menor a su importe en libros se considera como pérdida en la venta de
activos fijos.
Condiciones sub estándar de un activo fijo
Se considera que un activo fijo se encuentra en condiciones sub estándar cuando este deja de funcionar por su estado físico, esto implica que deje de generar beneficios económicos para la empresa.
Valor razonable
Es el valor por el que un activo fijo es negociado entre las partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada dentro de condiciones normales de mercado.
110 Normativa legal
Ley orgánica de régimen tributario interno. Artículo 16
La utilidad o pérdida en la transferencia de activos sujetos a depreciación se
establecerá restando del precio de venta del bien el costo reajustado del
mismo, una vez deducido de tal costo la depreciación acumulada.
Se determina la utilidad o pérdida en la venta de un activo fijo cuando el valor
de venta sea comparado con el valor del activo fijo menos su depreciación.
Procedimientos
1. Se establece la necesidad de dar de baja un activo fijo por medio de la Superintendencia de Operaciones o de Mantenimiento, por cuanto el activo fijo ha dejado de cumplir la función por la cual fue adquirido como el generar beneficios económicos para la empresa por condiciones sub estándar, también existen casos como: reemplazo, robo, destrucción o caso fortuito, venta o similares que deberán establecidos por la Administración de la empresa, cuando estos sucedan y estos deberán ser calificados mediante un informe inicial.
2. Se califica un activo para su baja, previo análisis del informe inicial, que indicará las razones por la cuales se dará se baja, el valor en libros y la disposición final del activo, sea este para la venta o almacenaje previo a su destrucción.
3. En el portal Web de la Compañía, se solicita por medio de un formato de Aprobación para disposición o AFD por sus siglas en Inglés Aprobation for Disposital (Anexo 9).
111 4. Este AFD deberá ser aprobado localmente por el Gerente Financiero y el Gerente General, mientas que en las oficinas regionales deberá ser aprobado por el Contralor Regional y el Gerente de Operaciones Regional. En caso de que alguna de las partes no apruebe la baja del