Es deber, de las empresas de servicios públicos desarrollar unas serie de actividades en pro de una comercialización efectiva del servicio mismo.
10.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIOS
Las Empresas de Servicios Públicos deben promocionar el servicio a través de estrategias de mercado, buscando cada día más usuarios nuevos, atendiendo adecuadamente a los que ya tiene para conservarlos y haciendo campañas para que los usuarios hagan un uso racional del agua.
La venta de los servicios se hace teniendo en cuenta la capacidad del sistema, ya que no se puede ofrecer lo que no se tiene. El procedimiento a seguir, cada vez que un usuario potencial solicite su conexión hasta que finalmente reciba los servicios, debe ser un procedimiento sencillo, rápido y organizado.
La entidad elabora un formato, para que el interesado lo diligencie. El estudió y aprobación lo realiza la administración examinando solicitudes y la ubicación de la dirección del usuario potencial y el listado de cartera morosa para saber si ese predio tiene alguna deuda y el ultimo paso es la liquidación de aportes de conexión, que son los pagos que realiza el suscriptor potencial para conectar un inmueble por primera vez o para cambiar el diámetro de la acometida al sistema o red existente.
A continuación se presenta un flujo grama que identifica el modelo de atención de nuevas solicitudes del servicio:
10.1.1 MODELO DE ATENCION DE NUEVAS SOLICITUDES DEL SERVICIO14
El usuario solicita por escrito el servicio de acueducto, alcantarillado solicitud aseo, y demás servicios públicos que preste, relacionada estratificación
socioeconómica.
Atiende la solicitud mediante el formato de campo, registrando su respectivo consecutivo y entregando una copia o desprendible al usuario.
Se hace el respectivo estudio de acuerdo con el formato de la encuesta, con el propósito de determinar la característica física del servicio y a la vez registra la información. Se informa al solicitante la aprobación y se diligencia el formato de liquidación de matricula, y se incluye en el sistema al usuario, se le elabora la factura de cobro con el primer pago de matricula.
Revisa los documentos de liquidación y los regresa a la empresa de servicios públicos domiciliarios.
Se informa al usuario sobre su aprobación y previo el pago de los valores facturados en la tesorería, se autoriza la instalación del servicio.
Oficina de control interno para su evaluación.
14 Manual procesos y procedimientos Acueducto y Alcantarillado de Popayán. Recibida la solicitud se procede a evaluar, cuantificar y verificar su factibilidad considerando aspectos técnicos, económicos, sociales y planeas de la empresa Si la solicitud es viable, el director de la oficina de los S.P. dé su visto bueno y aprueba la solicitud, de lo contrario la desaprueba
El director, le asigna una ruta respectiva, considerando el de toma de lectura, distribución de facturas y el consecutivo siguiente código de usuarios.
INICI O 1. Empresa de servicios públicos. Solicitud de servicio 2. Empresa de servicios públicos. Inscripción de la solicitud 3. Empresa de servicios públicos. Registro de usuarios A 4. Empresa de servicios públicos. Evalúa la solicitud 5. Empresa de servicios públicos. Visto bueno 6. Empresa de servicios públicos. Asigna código de ruta B 7. Empresa de servicios públicos. Inscripción del usuario 8. control interno. Evalúa 9. Empresa de servicios públicos. Instalación del servicio B Terminació n A
10.2. PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIÓN DE USUARIOS
USUARIO: De acuerdo con el articulo 14, numeral 14.33 de la ley 142 de 1994, es la persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio publico, bien como propietario del inmueble donde este se presta, o como receptor directo del servicio. a este ultimo usuario se denomina también consumidor.
A continuación presento diseño de plan de acción para la incorporación de usuarios nuevos y detección de usuarios clandestinos función del área de mercadeo. Y el modelo de procedimiento de incorporación de usuarios nuevos.
PLAN DE ACCION PARA LA INCORMPORACION DE NUEVOS USUARIOS Y DETECCION DE USUARIOS CLANDESTINOS
PRIORIZACION ACTIVIDADES A EJECUTAR TIEMPO DE EJECUCION COSTO APROXIMADO Promoción del servicio
Perifoneo (2 veces por
semana) 1 mes $
Identificación de usuarios
Cruce de datos con otras empresas de servicios públicos Bimestral $ Visita a usuarios clandestinos Visita domiciliaria y personalizada 1 mes $
Revisión clandestina Visita posibles
clandestinos 15 días $
Notificación Notificación escrita a cada
usuario 1 mes $ Incorporación de usuarios Registro y cobro de derechos 1 mes $ Total Sumas $ __________________________ GERENTE DE LA EMPRESA
MODELO DE PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE USUARIOS
Nombre del proceso
Procedimiento para la incorporación de usuario Responsable del proceso
Secretaría General
Objeto: Describir el procedimiento mediante el cual la empresa determina si puede o no suministrar los servicios de Acueducto y Alcantarillado a determinado inmueble.
Alcance. Va desde la solicitud hasta la aprobación o no de la prestación del servicio.
DEFINICIONES:
INMUEBLE: Bien que cumple con las condiciones del Código Civil para recibir ese calificativo, incluye las partes del inmueble que, de acuerdo a la ley y las condiciones de acceso técnicas, pueden individualizarse para efectos de la prestación del servicio a otros usuarios que habiten o permanecen al interior del mismo inmueble.
USUARIO. Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio publico, bien como propietario del inmueble o como receptor directo del servicio. A este último se lo denomina consumidor.
PROCEDIMIENTO DE MATRICULA
1. El usuario se acerca a las oficinas de la empresa, a solicitar la disponibilidad del servicio para su bien inmueble, para lo cual este debe presentar los siguientes requisitos:
Certificado de nomenclatura
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del propietario
En caso de usuarios no residenciales, debe solicitársele el volumen necesario para su actividad mediante carta firmada por el.
2. la oficina de Peticiones, Quejas y Reclamos, de la empresa recibe los documentos, los radica y diligencia el formulario correspondiente e informa a la gerencia diariamente para el trámite de disponibilidad de servicios.
3. la gerencia de la empresa, en compañía de sus plomeros, emite el plano de ubicación verificando la existencia de redes de Acueducto y Alcantarillado y demás requerimientos sanitarios para posteriormente expedir el certificado correspondiente.
4. la oficina de Peticiones, Quejas y Reclamos hace entrega de las certificaciones al usuario.
ACCIONES DE CONTINGENCIA:
En caso de existir alguna dificultad o duda que no se pueda determinar en los planos, se cita al usuario el cual se desplaza con alguno de los plomeros de la Empresa al inmueble, a fin de verificar la información necesaria.
TITULO V AREA FINANCIERA
Para desarrollar una evaluación tanto del funcionamiento financiero de la empresa en el pasado como de sus perspectivas. Por lo regular, implica un análisis de los estados financieros de la empresa. aquí se dan una serie de
parámetro específicos a ser implementados en principio al interior del modelo de empresa comunitaria.
11.ELABORACIÓN Y GESTIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL, CONTROL