PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LAS IMPORTACIONES REALIZADAS POR PETROBELL INC

realizadas por PETROBELL INC.

ü Definiciones:

§ BAAN: ERP Ó Sistema Integrado de Administración de Recursos Empresariales que incluye compras, finanzas, presupuestos, logística, bodegas, activos fijos.

§ Solicitud de Compra (SDC): Formato en el cual se realiza la solicitud previa de un bien a nivel local o del exterior.

§ Solicitud de Oferta (SDO): Formato en el cual se convierte una solicitud de compra.

§ Orden de Compra (OC): Formato en el cual una solicitud de oferta se transforma para la adquisición de un bien a nivel local o del exterior.

§ Usuario Clave (UC): Persona encargada de la generación, obtención de aprobaciones, conversión de las solicitudes de compra y recepción de las órdenes de compras dentro del sistema BAAN ERP.

§ Especialista en Compras (EC): Persona encargada de realizar las compras.

ü Proceso solicitud de compra (SDC):

§ Se genera la necesidad.

§ El usuario clave (UC) lista el requerimiento manualmente.

§ El requerimiento manual es entregado al jefe inmediato del área para su revisión, aprobación y firma.

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§ El requerimiento ya aprobado es entregado a bodega para su respectiva codificación e ingreso en el sistema (ERP)-Enterprise ResourcingPlanning.27

§ El requerimiento ya ingresado como solicitud de compra (SDC) en el sistema, debe ser aprobado electrónicamente por los diferentes niveles de aprobación de acuerdo con el costo aproximado del material solicitado.

§ Al pasar el último nivel de aprobación, bodega convierte la solicitud de compra (SDC) en solicitud de oferta (SDO) ingresándola en el sistema (RFQ)-RequestForQuotation.

ü Si el material a adquirirse es para importación, la solicitud de oferta (SDO) debe estar debidamente codificada como tal en el sistema, de la siguiente manera:

§ PG2 – Compra de Importación

§ PG4 – Compra de Importación activos fijos PG = Petrobell Inc. Grantmining S.A. 2 = Importación.

4= Importación de activos fijos.

ü La solicitud de oferta (SDO) aparece enlistada en el módulo de compras visualizado por el Departamento de Compras.

§ El comprador imprime la (SDO).

§ Dicho requerimiento es enviado a los diferentes proveedores, usando canales de comunicación como: vía e-mail, fax o llamada telefónica.

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§ Se reciben las cotizaciones y de acuerdo con los parámetros de negociación (calidad, precio, tiempos de entrega, e Incoterm negociado) se selecciona la mejor opción.

§ Luego de diferentes pasos electrónicos, el especialista de compras (EC), digita la orden de compra (OC) en el sistema (ERP) procede a ingresar los datos correspondientes al proveedor y a la cotización seleccionada.

§ El comprador envía la orden de compra (OC) vía e-mail o por fax hacia el proveedor escogido.

§ Seguidamente, se contacta al proveedor y se confirma la recepción de dicha orden de compra (OC).

§ Al mismo tiempo se informa al agente logístico (TICSAEcuador) del envío de la orden de compra (OC) para que éste a su vez coordine con sus filiales en el exterior el retiro e importación de dichos materiales, en el lugar y la fecha negociados.

ü El comprador recibe información del proveedor referente al estatus de entrega del material, días antes e inclusive en la fecha de entrega de los mismos.

§ En el momento en que el material está listo para entrega, el proveedor informa y coordina tanto con el comprador como con el agente logístico el pick up (retiro) del material.

ü El material debe ser entregado con la orden de compra, packinglist (lista de empaque) y la factura debidamente elaborada, en la que debe constar:

§ Nombre/razón social del proveedor.

§ Nombre/razón social del comprador.

§ Fecha de la orden de compra.

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§ Descripción exacta de los materiales a entregarse (debe tener coherencia con la descripción de los materiales descritos en la orden de compra).

§ Costo por ítem y costo total de la orden de compra.

§ Forma de pago de la mercadería

ü El agente logístico debe revisar que los materiales a entregarse estén debidamente empacados, descritos y codificados en su totalidad en el packinglist.

§ Luego de esta confirmación, el agente logístico procede a transportar los bienes a su bodega temporal en el país de origen.

§ Previo transporte del material hacia destino, se debe haber gestionado ya, una póliza de transporte por el material a importarse.

§ Se hace las gestiones pertinentes para poder exportar el material, cumpliendo con los requerimientos reglamentarios del país de origen.

§ Seguidamente, el material es transportado hacia destino, vía aérea o vía marítima, dependiendo de las características del bien a transportarse (dimensión, volumen, peso, estructura y necesidad del usuario).

§ Se procede a la contratación de un agente de aduana.

§ Los bienes llegan al destino (puerto marítimo o aéreo).

§ Estos bienes son resguardados en bodegas temporales particulares, en espera de turno para el trámite de desaduanización y nacionalización.

§ Al llegar el turno el agente de aduna procedea gestionar el trámite de desaduanización y nacionalización, con todos los soportes y documentos requeridos por el SENAE.

§ El ejecutivo de compras (EC) recibe los documentos de respaldo, hace el pago de la liquidación.

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§ Una vez concluido el proceso aduanero se coordina el envío de las mercancías a Confiltranpet, bodega utilizada por la empresa para la recepción de los materiales y comprobación de estado de los mismos.

§ Al ser estos revisados pasan a ser enviados a bodegas de Tigüino.

§ En Tigüino bodega recibe la mercadería y confirma su llegada de acuerdo a lo especificado.

§ El material es entregado al usuario una vez que este ha sido codificado e ingresado al sistema (ERP) para el control de inventario.