PROCESO DE ALMACENAMIENTO PROPUESTO

Un proceso de almacenamiento define todas las actividades de recepción, manipulación, control y ubicación de materiales. Sin embargo, en la descripción de la situación actual se mostraron diagramas compuestos tanto de actividades que pertenecen al proceso productivo realizadas por el personal de almacén como actividades de almacenamiento realizadas por el personal de producción.

Teniendo en cuenta el concepto de almacén como el “espacio planificado para la ubicación y manipulación eficiente de materiales y mercancía”11_{, se propone que el} proceso de almacenamiento de producto terminado comience con la recepción del producto listo para su ubicación en estanterías y continúe con las actividades y controles del almacenamiento.

La propuesta inicial para el rediseño del sistema comienza con la definición de las actividades para almacenar el producto terminado en un solo proceso de entrada para cualquier tipo de manguera al igual que un solo proceso de salida o despacho de producto.

5.1.1. Proceso de Entrada Producto Terminado

Este proceso corresponde a todas las actividades operativas en relación con las actividades de recepción de mercancía procedente de la planta. Actualmente cuando los productos entran de la planta al almacén no hay una persona encargada de la recepción, ni los documentos para el registro de las entradas, por lo tanto se propone un proceso con actividades y documentos para los controles dentro del almacén.

Gráfico No.18. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO DE ENTRADA DE PRODUCTOS

Fuente: el autor del trabajo

5.1.1.1. Recepción de Producto

El auxiliar del almacén recibe diariamente el producto terminado que ha sido registrado e inspeccionado previamente para el control de la producción diaria.

5.1.1.2. Confrontar

El auxiliar del almacén debe verificar si la información que se encuentra en la nota de entrada coincide realmente con los productos provenientes de la planta que se le están entregando.

Esta nota será realizada en la parte administrativa aprovechando los registros de la producción diaria que se realizan en Excel.

La confrontación se realizará haciendo un conteo físico de los productos que se están entregando. Al momento de confrontar la información el auxiliar deberá saber los criterios de aceptación que la empresa ha definido previamente.

5.1.1.3. Recepción de Nota

Luego de confrontar la información el auxiliar de almacén recibe la nota de entrada de producto terminado donde acepta la cantidad recibida y colocar las observaciones pertinentes en caso que existan diferencias

• Devolver la nota: Si al momento de recibir el producto se considera alguna inconformidad en las cantidades o condiciones del producto, la nota debe ser devuelta. La nota no se firmara hasta que el auxiliar este de acuerdo con lo relacionado. En el momento que el producto entra al almacén pasa a ser responsabilidad del jefe de bodega.

5.1.1.4. Archivar Nota

Clasificar y archivar las notas según la ubicación establecida.

5.1.1.5. Registro en Software

El jefe de almacén deberá ingresar al sistema Factuasol la información de los productos aceptados en el almacén. En el capítulo No 9 se explicara el procedimiento para ingresar los productos en Factusol.

5.1.1.6. Ubicar Producto

El auxiliar de bodega es el encargado de ubicar la zona, las estanterías y los anaqueles que corresponde para cada producto definido en la propuesta de rediseño de infraestructura.

El proceso de entrada de producto se ha integrado en uno solo, eliminando las actividades de pulido del producto, marcado, plastificado, clasificación, dejando como proceso de almacén solo las actividades correspondientes a la recepción y manipulación del producto procedente de la planta.

Lo anterior hace responsable al personal de almacén de realizar estas actividades y libera a los operarios de procesos de realizarlas. Este proceso se realizara 3 veces al día aprovechando los momentos en que se registra la producción diaria.

La nota de entrada la remitirá la persona encarga del control de la producción diaria y esta nota será la constancia de las entradas del producto al almacén, en el gráfico 18 se propone un diseño de nota.

5.1.2. Proceso de Salida de Producto

Para llevar el control de los productos en bodega se deben tener los procesos definidos que permitirán la documentación de los despachos o salidas de los productos, a continuación el diagrama de flujo de salida de productos con los documentos requeridos.

Gráfico No.19. FLUJO PROPUESTO DE SALIDA DE PRODUCTOS

La descripción de las operaciones del proceso propuesto de salida son las siguientes:

5.1.2.1. Recepción de Hoja Pedidos

Luego de la aceptación del pedido del cliente, por parte del área de ventas y la verificación de las condiciones de entrada por parte del área financiera, se entregaran los pedidos al jefe de almacén, en forma una hoja de picking que se mostrara en la imagen No 20. Hoja de picking.

Esta hoja de Picking la realizara en el momento que se consoliden los pedidos por parte del área administrativa en Excel.

5.1.2.2. Verificar Cliente

El jefe de almacén deberá verificar en el sistema quien es el cliente al que se le despachara la mercancía, si el cliente ha sido autorizado por el área de ventas y tener información sobre la empresa transportadora.

5.1.2.3. Picking

Localización física del producto, selección de cantidad por referencia requerida según el pedido y trasladar hasta el área de preparación de pedido.

5.1.2.4. Preparación de Pedido

Antes del despacho del pedido se debe clasificar las mangueras por cliente, es decir, agrupar las cantidades solicitadas, etiquetar las mangueras, empaquetado de productos según los requerimientos del cliente,

5.1.2.5. Generación de la Remisión

El jefe de bodega debe emitir una nota en donde indique si el pedido se entregara al cliente en su totalidad. Esta hoja de remisión se realizara en el sistema por parte del jefe de bodega.

5.1.2.6. Descargue del Software

Descargar la información de los pedidos despachados por clientes. Esta opción es permitida por el programa contable que se explicara en el capítulo No 9. Esta actividad será realiza por el jefe de almacén.

5.1.2.7. Verificación del Transporte

Aunque la empresa no es la encargada del transporte de los pedidos, deberá verificar la información del transportador y de la empresa transportadora.

5.1.2.8. Despacho

Colocar la mercancía en el camión y entregar copia de la Nota de remisión. La persona encargada del transporte deberá firmar la nota de remisión si está de acuerdo con la información que ahí se encuentra registrada.

El pago del cliente se realiza de acuerdo a lo acordado con gerencia una vez recibido el pedido.

Las actividades que se describieron anteriormente serán realizadas por el jefe de bodega y el auxiliar quienes deberá ser los responsable del producto que entre y sale de la bodega. De igual forma será responsabilidad del jefe tener la información actualizada de las cantidades existentes en la bodega de almacenamiento.