Procesos de administración de Inmuebles

Este primer proceso consiste en la administración de los inmuebles que se encuentren consignados en la empresa, y debidamente formalizados por el contrato de administración de inmuebles firmado entre la empresa y los propietarios correspondientes. Este proceso de administración de inmuebles comprende básicamente 5 macroprocesos: Pago de Impuestos, Seguro de arrendamiento, Manejo de mantenimientos, Liquidación de administración y Recaudo del canon. Estos procesos explicados detalladamente son los siguientes:

79 3.2.1.1.Pago de impuestos

El proceso de pago de impuestos comprende uno de los componentes de la administración de inmuebles, incluído y cobrado dentro del porcentaje de administración. El proceso de pago de impuestos se basa en el siguiente gráfico de procesos:

Gráfico 28. Proceso de pago de impuestos

Determinar forma de pago Notificación de pago de impuesto requerida Información y Notificaciones Registro necesario para propietario

Base datos propietarios Liquidar el valor del

impuesto Pago pendiente por desembolso Manejo de tesorería Primeros dias de febrero, calculo necesario

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor.

Como se puede observar en el gráfico 26, el proceso de pago de impuestos comienza cuando anualmente se genera la necesidad de realizar la liquidación del impuesto con el fin de obtener el descuento por pronto pago. Después de que se haya realizado la liquidación del impuesto, es necesaria la determinación de forma de pago del impuesto. Después de determinar la forma de pago (que puede ser transferencia bancaria, pago por tarjéta de crédito o pago en efectivo), es necesaria la notificación del pago a los propietarios, la autorización del pago por tesorería y el respectivo registro de las transacciones realizadas que benefician al propietario.

3.2.1.2.Seguro de arrendamiento

El proceso de seguro de arrendamiento consiste en el asegurado del canon del inmueble definido en el contrato de arrendamiento. Este proceso es previo a la firma del contrato de arrendamiento de inmuebles, y es un paso obligatorio para su ejecución, es decir, sin seguro de arrendamiento no se realizará la firma de ningún contrato de arrendamiento. El gráfico donde se ilutra este proceso es el siguiente:

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Este proceso parte cuando se realiza una solicitud de un inmueble por parte de nuevos inquilinos o actuales. Cuando se ha recibido la solicitud, se realiza la petición de información de soporte (como codeudores y referencias), así como la información básica del inquilino en cuanto a presupuestos, solicitudes, tipos de inmueble necesarios, etc.

Después de haber realizado las solicitudes de información, se realiza un estudio inicial de los documentos proporcionados, con el fin de aumentar las posibilidades de obtener el seguro.

Después se realiza la respectiva comunicación a la aseguradora la cual comunica su respuesta obteniendo dos posibles resultados: Aceptación o Rechazo de la póliza de seguro del inmueble a arrendar.

En el caso en que el seguro de arriendo haya sido aprobado por la empresa aseguradora, se continúa con el proceso lla ado Co t ato de A ie do , p o eso e el ual se lle a a cabo toda la generación del contrato, se acuerdan las condiciones del servicio y se realiza la respectiva firma que confirma el servicio a prestar.

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor Solicitar información al

inquilino Solicitar información de

soporte

Realizar estudio inicial y llenar formularios de seguro Comunicar a la aseguradora y enviar documentos Comunicar la decisión de la aseguradora al inquilino Contrato de Arriendo Seguro de arriendo aprobado Seguro de arriendo negado Solicitud de inmueble recibida Solicitudes

X

81 3.2.1.3.Manejo de mantenimientos Gráfico 30. Proceso de Manejo de mantenimientos

El proceso de manejo de mantenimientos comprende todas las actividades encaminadas a tener los inmuebles en óptimo estado para la vivienda de los inquilinos. Estos procesos incluyen cualquier tipo de arreglo, mejora o mantenimiento de los inmuebles, que provengan como petición por parte de los inquilinos o de los propietaros. El gráfico del proceso es el que se muestra en el gráfico 28. Este proceso de Manejo de mantenimientos parte de alguno de los eventos: Daño notificado por el inquilino y solicitud de mantenimientos por parte del propietario. Cuando se reporta un daño, o se solicita un mantenimiento, se procede a realizar una revisión del estado del inmueble con el fin de evaluar cual es la necesidad y la urgencia del mantenimiento o del arreglo. Cuando se ha revisado el inmueble, se hace una determinación del tipo de mantenimiento: mantenimiento correctivo o preventivo, así como de forma paralela se realiza una cotización del servicio de mantenimiento.

Después de que se tenga la cotización y los diferentes mantenimientos o arreglos claramente definidos, se procede a verificar si dentro del contrato de administración de inmuebles está definido que la empresa correrá con este mantenimiento, o este será asumido por un proveedor diferente para el propietario. En el caso en que el mantenimiento esté incluido dentro del contrato de administración, se procede a escoger el proveedor del servicio para realizar el mantenimiento, en caso de que no esté contemplado este mantenimiento, se realiza una notificación de la necesidad del mantenimiento, y se realiza el envío de las cotizaciones realizadas para que el propietario conozca la cuantìa estimada del arreglo de su inmueble.

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor. Revisar estado del

inmueble Determinar tipo de mantenimiento necesario Definir si mantenimiento está incluido en el contrato de administración Escoger proveedor de servicio Autorización de pago de mantenimiento necesaria Solicitudes Solicitud de mantenimiento Manejo de tesorería

Realizar cotización del servicio de mantenimiento Notificación de cotización para propietario Información y Notificaciones Daño notificado por el inquilino Notificar propietario de mantenimiento necesario

V

X

82 3.2.1.4.Liquidación de Administración

El cálculo, liquidación y pago de la administración, es uno de los componentes del servicio de administración de inmuebles que se encuentra contemplado de igual manera dentro del porcentaje de administración cobrado sobre el canon. Este proceso se tiene en cuenta para los inmuebles administrados que se encuentren bajo un régimen de propiedad horizontal, o que simplemente se encuentre en una propiedad que exige un pago de administración. El pago de adminstración es de responsabilidad absoluta del propietario, por lo que este valor, al estar el inmueble en administración de la empresa, pasa a ser una responsabilidad de ésta. El gráfico que describe este proceso es el siguiente:

Gráfico 31. Proceso de Pago de administración

Determinar valor de administración

Definir el medio de pago de la administración Pago de administración necesario Manejo de tesorería Registro base propietario

Base datos propietarios

Registro de pago administración Base datos apartamentos 5 días antes de finalizar mes

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor.

Este proceso de pago de administración se origina mensualmente dentro de los 5 primeros días de cada mes, donde se debe determinar los valores de administración (se realiza la determinación del valor de administración debido a que pueden existir valores adicionales como cuotas extraordinarias, multas, abonos, ajustes, descuentos, etc.). Después de que se ha definido el valor, se procede a determinar la forma de pago, la cual dependerá de la distribución de los recursos disponibles en el momento de pago, así como también de la forma de pago definida por el inmueble y su propietario. Este paso genera también la necesidad de la autorización del pago por un proceso de tesorería, el registro del egreso necesario por parte del propietario, y el registro en la base de datos del apartamento del pago realizado por concepto de administración.

83 3.2.1.5.Recaudo del canon

El proceso de recaudo del canon es el proceso más importante de todo este macroproceso de administración de inmuebles. Es debido a este proceso que se genera todo el cobro a los inquilinos, monto que representa las ventas de la empresa, y como tal de donde se realizará el respectivo cobro de comisión. El gráfico que describe este proceso es el siguiente:

Gráfico 32. Proceso de recaudo del canon

Información y Notificaciones Notificación de pago pendiente (canon)

Realizar cobro de factura

Manejo de tesorería Registrar ingreso por canon Registro cuenta de propietarios

Base datos propietarios

Registro cuenta inquilino

Base datos Inquilinos

Registro cuenta inmueble Base datos apartamentos Generar facturación Notificar factura nueva a cliente Información y Notificaciones Proceso Contable Facturación de cuenta por cobrar

V

V

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor

Este proceso de recaudo del canon tiene básicamente dos actividades claramente definidas: Generación de facturación y Cobro de factura. Después de realizar un proceso contable que tiene en cuenta todos los conceptos generados por cada uno de los clientes (como por ejemplo, servicios adicionales al arriendo), se genera una contabilización de cuenta por cobrar que posteriormente genera una factura de servicios. Este proceso se encarga de realizar la correspondiente factura, con toda la información concerniente a este cobro. Cuando se ha generado la factura, se procede a notificar a los inquilinos acerca de esta factura disponible. El siguiente proceso corresponde al cobro de esta factura, el cual se realiza por diferentes medios dependiendo del tiempo transcurrido entre la generación de la factura y la fecha actual, así como el medio de comunicación definido para los clientes. Cuando ya se ha generado el cobro, se

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procede a actualizar los registros en tesorería, en las bases de datos de los propietarios, los inquilinos y los apartamentos.