Procesos de Arrendamiento de Inmuebles

Los proccesos de arrendamiento de inmuebles comprenden las actividades asociadas a la vivienda de los inquilinos, ocupando los inmuebles anteriormente administrados. Debido a que los servicios adicionales de vivienda que conforman el servicio integral de vivienda son completamente dependientes del arriendo, se hace estrictamente necesario la definición del proceso completo de arrenadamiento de inmuebles. Este macroproceso se compone básicamente de los procesos de: Búsqueda de arrendatarios, Cruce de ofertas con presupuestos, Contrato de servicio doméstico, Contrato de muebles y contrato de arriendo.

3.2.2.1.Búsqueda de arrendatarios Gráfico 33. Proceso de Búsqueda de Inquilinos

El proceso de búsqueda de arrendatarios consiste básicamente en el servicio de búsqueda de compañeros, ofrecido como uno de los componentes del servicio integral de vivienda. Este proceso es bastante sencillo y se puede observar en el gráfico 31.

Este proceso inicia cuando la solicitud del inmueble viene conjunta con una solicitud de un compañero con el cual compartir el apartamento o inmueble a arrendar. Cuando se ha generado esta solicitud, se procede entonces a realizar la búsqueda dentro de las bases de datos de inquilinos y clientes, el posible inquilino que necesite igualmente el compartir un apartamento. Con base en los requerimientos y por supuesto en la disponibilidad de inmuebles, se realiza el ofrecimiento de los servicios y de la posibilidad de los compañeros de habitación. Cuando se obtiene exitosamente el visto bueno para compartir el inmueble, se procede a los procesos de contrato de arrendamiento, con el fin de generar el otrosi correspondiente, o para generar un nuevo contrato de arrendamiento que se acople con las condiciones requeridas por la empresa, o por los contratantes.

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor Solicitante necesita compartir Inmueble Buscar solicitantes de inmuebles Ofrecer la posibilidad de cambio o de vinculación para compartir inmueble

Contrato de arriendo para

firmar

85 3.2.2.2.Cruce de ofertas con presupuestos

Como parte de la prestación de un servicio integral de vivienda, la empresa presentará la disponibilidad de inmuebles que se adecúe de una mejor manera a los requerimientos y condiciones de los inquilinos. Una de las estrategias de la empresa para adecuarse a estas características corresponde al cruce de ofertas con los presupuestos, con el fin de brindarle a los inquilinos la mejor opción en cuanto a precio con base en la capacidad económica de los estudiantes.

Gráfico 34. Proceso de cruce de ofertas con presupuestos

Este proceso comienza cuando un cliente muestra interés por arrendar uno de los inmuebles, o cuando simplemente tiene la intención de vivir en Bogotá y necesita de un proveedor de vivienda. De esta forma, se inicia el proceso verificando las necesidades (cantidad de alcobas, ubicación, condiciones adicionales) y los presupuestos disponibles para adquirir el servicio.

Después de que se obtenga esta información, se realiza una verificación para determinar si existen inmuebles disponibles que cumplan con las características y presupuestos solicitados. En caso de que no se encuentre un inmueble disponible que se acople a las necesidades, se hace el registro del cliente en la base de datos de inquilinos para que quede en espera o disponible para cuando haya un inmueble que cumpla sus requisitos. Cuando si hay inmuebles disponibles, se realiza un análisis de la información para proponer uno de los inmuebles que son factibles y apropiados para los inquilinos.

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor. Inquilino con necesidad de información Verificar necesidades de inquilinos Verificar presupuesto de los inquilinos Verificar disponibilidad de inmuebles Inmueble disponible Información y Notificaciones Registrar la información de inquilinos

Base datos Inquilinos Cruzar requisitos y

disponibilidad, e informar inmueble adecuado

86 3.2.2.3.Contrato de servicio doméstico

Como se pudo observar en el capítulo de investigación de mercados, el servicio doméstico es el servicio adicional más importante para los inquilinos. Por lo tanto, el proceso de contratación y prestación del servicio doméstico se diagramó y definió por aparte.

El proceso de contratación de servicio doméstico puede originarse por dos eventos: contrato de servicio doméstico previamente definido en el contrato de arrendamiento, o solicitud del servicio doméstico ocasional.

La primera actividad consiste en la determinación de las condiciones de prestación del servicio: horarios, fechas, precios, etc. Estas condiciones deben estar completamente acordadas entre la empresa y los inquilinos con el fin de evitar inconvenientes al momento de realizar el cobro.

Cuando se han acordado todas las condiciones de prestación del servicio, se procede a escoger el proveedor que generará la prestación de ese servicio doméstico, bajo las condiciones previamente acordadas.

Los pasos siguientes consisten en el desembolso en tesoreria del pago del servicio, y el registro en la base de datos del inquilino del servicio prestado y que generará cobro en la factura del mes.

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor. 3.2.2.4.Contrato de muebles

Como ya se definió en la investigación de mercados, el porcentaje de la población que se encuentra interesada por un inmueble amoblado corresponde al 27% de la demanda. De esta forma, es importante que exista la posibilidad de adquirir un inmueble amoblado o no amoblado con el fin de ocupar este segmento del mercado. En el amoblado de inmuebles se determinó

Servicio adicional pactado en el contrato Contrato de Arriendo Servicio solicitado por inquilinos Solicitudes Escoger proveedor de servicio doméstico Definir condiciones de prestación del servicio

Desembolsar pagos a proveedores Manejo de tesorería Registro en histórico necesario

Base datos Inquilinos

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ofrecer la posibilidad de los muebles: Juego de sala y comedor, juego de alcoba y electrodomésticos (en principio nevera y lavadora).

Gráfico 36. Proceso de Amoblado de inmuebles

El proceso de amoblado de inmuebles parte siempre del proceso de contrato de arrendamiento, donde se definen dentro de las condiciones de este contrato el tipo de inmueble. En el caso de que el inmueble sea amoblado, se procede a registrar en este contrato cada uno de los bienes muebles que se incluirán como parte del contrato.

El primer paso entonces es determinar los inmuebles que se van a entregar; eso se realiza en conjunto con los inquilinos que ocuparán el inmueble, y que determinarán cada uno de los artículos con los que se amoblará el apartamento.

Después de que se haya hecho la solicitud formal por los artículos de parte del cliente, se procede a revisar el inventario de muebles que se posee en el momento (La política de manejo de muebles, su manejo contable y política de compras se define en la sección de plan de compras).

Cuando no existe la totalidad de muebles disponibles, se procede a realizar un procedimiento de compras, pero cuando si existan muebles disponibles, se procede a realizar las respectivas instalaciones de los artículos en el inmueble que se arrienda. Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor

3.2.2.5.Contrato de arriendo

Como proceso más importante dentro del Arrendamiento de inmuebles, se encuentra el proceso del Contrato de arriendo. Este proceso de contrato de arrendamiento es como tal el que

Servicio adicional pactado en el

contrato Contrato de Arriendo

Determinar los muebles que se van a proporcionar Determinar disponibilidad de muebles Instalar muebles en el Apartamento Inmuebles no disponibles Compras Inmuebles disponibles Registro condición en base datos apartamento Base datos apartamentos

X

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perfecciona y concreta la prestación del servicio integral de vivienda que se realizará durante el tiempo pactado entre la empresa y el inquilino. Este proceso es el siguiente:

Gráfico 37. Proceso de Contrato de arriendo

Contrato de Arriendo firmado

Base datos propietarios Seguro de

arriendo aprobado Seguro de arrendamiento

Definir forma de pago para la factura

Validar información incluida en el contrato

Realizar inventario del inmueble

Firmar contrato de arrendamiento

Base datos Inquilinos Base datos

apartamentos

Contrato de servicio

doméstico Contrato de muebles Definir servicios adicionales prestados Actualizar base datos nuevos clientes Servicio adicional pactado en el contrato Contrato de arriendo para firmar Búsqueda de arrendatarios

V

Fuente: El autor con base en el diagrama de cadena de valor

El proceso del contrato de arriendo parte desde el momento en que se haya generado la aprobación del seguro de arrendamiento, o cuando sea necesaria la modificación de un contrato de arrendamiento proveniente del proceso de búsqueda de arrendatarios. Este proceso inicia con una verificación de toda la información que se va a consignar en el contrato de arrendamiento, con el fin de verificar que todos los datos sean consistentes, reales y que cumplan con las condiciones acordadas entre las dos partes. Después de verificar toda la información, se procede a definir la forma de pago del canon, a realizar el inventario del inmueble (de cómo se entregará el imueblea los inquilinos), y la definición de los servicios adicionales a los cuales el inquilino accederá. Cuando se han definido todas estas condiciones, se procede a realizar la firma de este

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contrato, lo que genera la necesidad de actualizar las bases de datos de apartamentos, de propietarios, de inquilinos, o la evaluación de los servicios adicionales solicitados.