4.1 TITULO
4.2.7 Procesos administrativos en la Dirección de Obras y Servicios Públicos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRATIZADO MUNICIPAL DE SANTA ANA DE COTACACHI
SISTEMA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CLIENTE SISTEMA PARA EL CLIENTE
NORMAS GENERALES
SECCIÓN: OBRAS PÚBLICAS UBICACIÓN:
Casa del Agua Planta Baja Oficina 601
ÁREA: DEPARTAMENTO DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO PROCESO
ADMINITRATIVO:
APROBACIÓN DE SOLICITUDES DE NUEVAS ACOMETIDAS DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO
TIEMPO:
Duración del tramite
PROCESO DEL TRAMITE (USUARIO) Días
1 2 3 4 5
1.- Retirar los requisitos para nueva acometida de agua potable y alcantarillado oficina (secretaría), ubicada en la Casa del Agua Potable calle Manuel Larrea con los siguientes requisitos:
Copia de escrituras, copias de cédula b/n y papeleta de votación.
certificado de no adeudar al municipio.
Formulario autorización de acometidas de Agua Potable y Alcantarillado).
X
2.- Comprar en ventanilla de Tesorería Municipal y llenar el formulario de solicitud de agua potable y alcantarillado, incluye croquis de ubicación, el mismo que tiene
un costo de USD 1,00 X
3.- Sacar el certificado de no adeudar al municipio, en ventanilla de tesorería
municipal, que tiene un costo de USD 1,50 X
4.- Una vez que dispone de todos los documentos el usuario, presenta en carpeta en oficina (secretaría), ubicada en la Casa del Agua Potable calle Manuel Larrea, en donde luego de la revisión de la documentación se procede a legalizar la documentación con los cobros correspondientes dependiendo el caso:
X
Derecho de agua potable 48.55 USD.
X
Derecho de alcantarillado 30.50 USD.
Cobro de garantía por excavación en La vía pública (adoquinada, asfaltada Y de tierra)
30.00 USD. 60.00 USD. 30.00 USD.
115
Re ubicación de medidor de agua
6.00 USD.
Derecho de re conexión 3.00 USD.
Costo servicios administrativos 0.50 USD.
5.- Una vez verificada la documentación e ingresado los datos al sistema informático, es necesario proceder con la cancelación correspondiente al valor del documento ingresado en la ventanilla de rentas y luego a recaudación municipal.
X 6.- Con la documentaciónlegalizada y presentada en este departamento, el Jefe de Agua potable solicita al personal (Auxiliar Técnico de Agua), para realizar la inspección, lista de materiales e instalación desde la red de distribución hasta instalar el cuadro del medidor, este trámite no tiene costo
X
7.- Informe de cobros por multas y contravenciones de acuerdo a la Ordenanza Municipal vigente por:
X
Re conexión por mora 100 USD.
Re incidencia 200 USD.
Pagos atrasados
3.00 USD.
8.- Archivo de la documentación por cada proceso.
OSTO TOTAL DE TRÁMITE: DE ACUERDO AL TIPO DE
REQUERIMIENTO, El valor está determinado en la respectiva ordenanza de agua potable y alcantarillado que está en vigencia.
Fuente: Obras Públicas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
116
PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA APROBACIÓN DE SOLICITUDES DE NUEVAS ACOMETIDAS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE
NOMBRE, REUBICACIÓN DE MEDIDOR, RE CONEXIÓN Y BLOQUEO TEMPORAL
Fuente: Obras Públicas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
Elaboración: Patricia Muriel
NORMA ANSI Inicio y terminación Operación Documento Archivo Retirar los requisitos para nueva
acometida de agua potable y alcantarillado oficina
Comprar en ventanilla el formulario de solicitud de agua
potable y alcantarillado y llenarlo
Sacar el certificado de no adeudar al municipio, en ventanilla de
tesorería
Análisis de la documentación y definición del costo
Cancelación correspondiente al valor del documento
Inspección, lista de materiales e instalación
FIN
INICIO
Archivo del proceso Informe de cobro de117
SISTEMA DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOSE
N LA DIRECCIÓN
DE GESTIÓN DE
DESARROLLO
TERRITORIAL
118
4.2.8 PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA DIRECIÓN DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL Y SOCIAL
4.2.8.1 (Jefatura de fomento económico)
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRATIZADO MUNICIPAL DE SANTA ANA DE COTACACHI
SISTEMA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CLIENTE SISTEMA PARA EL CLIENTE
NORMAS GENERALES
SECCIÓN: DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL DESARROLLO
TERRITORIAL Y SOCIAL UBICACIÓN: Edificio Municipal Planta Baja Oficina 101 ÁREA:
JEFATURA DE FOMENTO ECONÓMICO CONTROL DE ORGANIZACIONES PRODUCTIVAS PROCESO ADMINITRATIVO: CONFORMACIÓN DE PREDIRECTIVAS DE ASOCIACIONES PRODUCTIVAS TIEMPO:
Duración del tramite
PROCESO DEL TRAMITE (USUARIO) Días
1 2 3 4 5
1.- Se convoca a los actores de acuerdo a la rama de producción. X
2.- Se realiza la reunión X
3. Se realiza la calificación de pre-socios, de acuerdo a parámetros de
responsabilidad y predisposición. X
4.- Posteriormente se realiza una reunión con los socios y pre socios X X
5.- Con esto se elige a la pre-directiva X X X X
6.- Elaboración de acuerdos y compromisos X X X X X
7.- Elaboración de informes X X X X X
8.- Archivo de informes X
9.- Seguimiento y control del proceso X X X X …
COSTO TOTAL DEL TRÁMITE USD 0,00
Fuente: Dirección de gestión del desarrollo territorial y social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
119
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRATIZADO MUNICIPAL DE SANTA ANA DE COTACACHI
SISTEMA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CLIENTE SISTEMA PARA EL CLIENTE
NORMAS GENERALES
SECCIÓN: DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL DESARROLLO
TERRITORIAL Y SOCIAL UBICACIÓN: Edificio Municipal Planta Baja Oficina 101 ÁREA:
JEFATURA DE FOMENTO ECONÓMICO CONTROL DE ORGANIZACIONES
PRODUCTIVAS PROCESO
ADMINITRATIVO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE
ESTATUTOS
TIEMPO: Duración
del tramite
PROCESO DEL TRAMITE (USUARIO) Semanas
1 2 3 4 5
1.- Se convoca a la predirectiva a una reunión con la presencia de un asesor
jurídico. X
2.- Elaboración de estatutos con el acta respectiva de la reunión con la predirectiva. X 3. Posterior a esto se realiza el primer borrador de los estatutos, donde se establecen
fines y objetivos de la organización, (son 3 reuniones de la misma naturaleza) X X X
4.- En la tercera reunión se aprueban los estatutos X
5.- Preparación de documentación y entrega al ente regulación X
6.- Se recibe el informe favorable o de cambios, si es favorable, recibe la
personería jurídica. X
7.- Si no es favorable, se debe hacer los cambios, pertinentes, hasta llegar la
personería jurídica. X
8.- Copia del archivo. X
9.- Fin del proceso. X
COSTO TOTAL DEL TRÁMITE USD 0,00
Fuente: Dirección de gestión del desarrollo territorial y social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
120
PROCESO ADMINISTRATIVO CONFORMACIÓN DE PREDIRECTIVAS DE ASOCIACIONES PRODUCTIVAS
Fuente: Dirección de gestión del desarrollo territorial y social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
Elaboración: Patricia Muriel
Convocatoria a los actores de acuerdo a la rama de
producción
Reuniones de trabajo
Informes para la dirección del desarrollo territorial y social Calificación de pre-socios Elaboración de informes Archivo de informes
INICIO
Reuniones con los socios y pre socios Elección de la pre-directiva Elaboración de acuerdos y compromisos SEGUIMIENTO PERMANENTE……….. NORMA ANSI Inicio y terminación Operación Documento Archivo
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PROCESO ADMINISTRATIVO PARA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE ESTATUTOS
Fuente: Dirección de gestión del desarrollo territorial y social del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
Elaboración: Patricia Muriel
Convocatoria a la predirectiva a una reunión con la presencia
de un asesor jurídico
Elaboración de estatutos y el acta correspondiente
Primera, segunda Y tercera reunión de aprobación
INICIO
Documentación y entrega al ente regulación
Informe favorable Informe del ente
regulador
Entrega de la personería jurídica
FIN
Informe no favorable, se hará cambio para presentar nuevamente Archivo del proceso NORMA ANSI Inicio y terminación Operación Decisión o alternativa Documento Archivo SI N0
122
SISTEMA DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOSE
N LA DIRECCIÓN
DE CULTURA Y
COMUNICACIÓN
123
4.2.9 PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA DIRECCIÓN DE CULTURAS Y RECREACIÓN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRATIZADO MUNICIPAL DE SANTA ANA DE COTACACHI
SISTEMA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CLIENTE SISTEMA PARA EL CLIENTE
NORMAS GENERALES
SECCIÓN: DIRECCIÓN DE CULTURAS Y RECREACIÓN UBICACIÓN: Casa
de las Culturas, Planta Alta Oficina 501
ÁREA: BIBLIOTECA
PROCESO
ADMINISTRATIVO: ATENCIÓN AL PÚBLICO EN LA BIBLIOTECA
TIEMPO: Duración
del tramite
PROCESO DEL TRAMITE (USUARIO) Semanas
1 2 3 4 5
1.- El estudiante se acerca con la cédula o carnet estudiantil al solicitar el texto
deseado si es en físico, caso contrario solicita una computadora X
2.- La responsable de la biblioteca llena en una ficha los datos del texto o de la
computadora. X
3.- La responsable de la biblioteca entrega el texto o la computadora la habilita
X 3.- El estudiante anota o extrae copias de su necesidad X 4.- Entrega el texto o indica que ya no utilizará la computadora
X 5.- Retira su cédula o carnet
X
6.- La responsable de la biblioteca regresa a su lugar el texto o desconecta la computadora según el caso
X
EL COSTO DE ESTE PROCESO ES USD 0,00.
Fuente: Dirección de culturas y recreacióndel Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
124
PROCESO ADMINISTRATIVO PARA ATENCIÓN AL PÚBLICO EN LA BIBLIOTECA
Fuente: Dirección de culturas y recreacióndel Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
Elaboración: Patricia Muriel
Solicite el texto o una computadora con la CC o
carnet estudiantil
Llenar la ficha con los datos del texto o de la computadora
Entrega el texto estudiantil
FIN
INICIO
Consulta para anotación o extracción de copias
Entrega del texto o solicita inhabilitación del servicio al
bibliotecario
Retiro de la cédula o carnet
NORMA ANSI Inicio y terminación Operación
125
4.2.10 SISTEMA DE ARCHIVO DISEÑADO PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SANTA ANA DE COTACACHI
4.2.10.1 Antecedentes
Antes de establecer el sistema de archivo para el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi,es necesario definir que en muchas ocasiones el archivo de la municipalidad se ha convertido en una serie de papeles, diarios, boletines que no se conocen cuales son importantes o no, cuales se deben guarde o no, y de que dependencia llegan. Este mal manejo del archivo de la institución requiere de un sistema completo que garantice el cuidado y organización de documentos importantes para las instituciones.
Cuadro N° 21
Diferencias entre archivo anterior y archivo nuevo
ALMACEN DE PAPEL VERDADERO ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias...
Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. Pocas personas saben lo que hay. Inventario de los documentos con la
descripción correspondiente. Los documentos llegan como pueden Traslado organizado.
Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno.
Criterios únicos de conservación y eliminación.
Es difícil encontrar y consultar un documento.
Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil.
Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado No hay normas de archivo ni de clasificación. Manual de gestión de documentación
yarchivos y cuadro de clasificación corporativo.
126 4.2.10.2 Necesidad
Es fundamental el implementar en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi, un sistema integral de archivo toda vez a que en los últimos años se ha incrementado el volumen documental del Municipio a las nuevas necesidades institucionales enmarcado al cumplimiento del nuevo Código Orgánico de Ordenamiento Territorial Autonomía y Descentralización, así mismo se busca la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que genera la Municipalidad.
Además que la legislación ecuatoriana determina que los organismos públicos están obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades.
Finalmente porque la documentación producida por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipalidad de Santa Ana de Cotacachi, es importantes por ser la primera institución de Cotacachi, y la que rige la vida y acción de toda la comunidad, por ello su documentación se convierte valiosa e importante,convirtiéndose enla memoria colectiva e histórica.
4.2.10.3 Documentos que deben formar parte del Archivo del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi
El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por las direcciones, jefaturas y unidades que propicia el desarrollo de su actividad administrativa; y garantiza la organización y conservación para la gestión administrativa y la información
127
Queda determinada la naturaleza de los documentos:
Documentos del Concejo Municipal.
Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico de las diferentes direcciones, jefaturas y unidades de la municipalidad.
Correspondencia y escritos de las direcciones, jefaturas y unidades de la municipalidad.
Expedientes del personal.
Documentos del presupuesto Institucional. Publicaciones institucionales y memorias. Expedientes de investigación.
Todos los documentos y expedientes que reflejen las actividades municipalidades.
4.2.10.4 Elementos del Sistema de Archivo
Los archivos de direcciones, jefaturas y unidades, deben conservar la documentación hasta el final del período de su de trabajo, es decir en el caso del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi, la gestión de la Alcaldía dura 5 años, luego éstos documentos pasarán al archivo general.
El Archivo General,guardará toda la documentación de direcciones, jefaturas y unidades de gestión, para conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Los dos tipos de archivos forman parte del Archivo General de la municipalidad y responden a las diferentes fases del ciclo de vidade la documentación administrativa. Los
128
documentos de Archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico; sin embargo su valor y su función van cambiándose de acuerdo a los años.
4.2.10.5 Fases de ciclo de vida de los documentos Cuadro N° 22
FASE FUNCIÓN DURACIÓN LOCALIZACIÓN
1. ACTIVO Documentación en trámite. Vigencia administrativa y consulta frecuente. 3 a 5 años Archivos de oficina o de gestión
2. PASIVO Consulta esporádica. Evaluación para su selección y expurgo De 6 a 25 Años Archivo Intermedio (integrado en el Archivo General) 3. PERMANENTE Valor histórico y
Conservación permanente. A partir de 25 años (valor permanente) Archivo General
4.2.10.6 Funciones del Archivo General
Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los servicios y unidades administrativas.
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación, en colaboración con las distintas direcciones, jefaturas y unidades.
Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.
Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la Municipalidad.
Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
129
Recoger, organizar, custodiar y difundir otros fondos de archivos particulares o institucionales que se incorporen a la Municipalidad por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.
Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi.
4.2.10.7 Organización del archivo de oficina
Gráfico N° 25
Paloma Fernández Gil. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales
4.2.10.8Código de clasificación.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación. En el caso de la municipalidad, esta codificación podrá realizarse cuando se hayan identificado las series documentales de direcciones, jefaturas y unidades.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS
Documentos de apoyo y documentación
informativa auxiliar
Documentos sin vigencia administrativa
Documentos en trámite o con vigencia administrativa Eliminación Ordenación Transferencia Organización Instalación Hoja detransferencia ARCHIVO GENERAL
130
Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente).
“La codificación puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y series documentales a una determinada función o actividad desempeñada en una organización o institución”
http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html
En el archivo de gestión el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización.
La codificación iniciará con las iniciales de las direcciones, jefaturas y unidades. Ejemplo: Dirección de Gestión Administrativa (DGA)
Dirección de Gestión Financiera (DGF) Dirección de Gestión Cultura (DGC) Dirección de Gestión de Biodiversidad (DGB) Dirección de Gestión del Desarrollo Territorial y Social (DGT) Dirección de Planificación para el Desarrollo Local (DGP) Dirección de Obras Púbicas (DOP) Dirección de Secretaría General (DSG) Dirección Procuraduría Síndica (DPS) Dirección Registro de la Propiedad (DRP)
131 4.2.10.9Ordenación física del archivo
Ordenación física.- Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme por todo el personal de las Direcciones, jefaturas y unidades, tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de su serie documental.
Ordenación interna de los expedientes:
- Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica
administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior.
- De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
- En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.
- Los documentos en soporte diferente al papel (ejemplo: fotografías, carteles, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.
Ordenación de las series documentales:
Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
132
Tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:
- Orden cronológico:
Ejemplo: Expedientes de reuniones de Concejo Municipal: año, mes y día.
- Orden cronológico y alfabético:
Ejemplo: Correspondencia: orden cronológico por años con división alfabética por nombres de instituciones.
- Orden alfabético:
Ejemplo: Expedientes personales: nombres de personas físicas.
- Orden numérico:
Ejemplo: Documentación contable: No. de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.
4.3 REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE SANTA ANA DE COTACACHI
CONSIDERANDO:
Qué, es necesario contar con una normatividad, para el manejo y archivo físico de la documentación interna y externa que genera o ingresa a la institución municipal.
Qué, es necesario establecer el procedimiento de los documentos que se manejan en el GAD Municipal de Santa Ana de Cotacachi, que permita conservar el patrimonio histórico del archivo, en las mejores condiciones de seguridad con eficacia y eficiencia.
133
Qué, es necesario estandarizar la modalidad, para el ingreso al archivo general de la documentación interna y externa que genera las diferentes dependencias o ingresan a la municipalidad.
En uso de las facultades que le concede la Ley, el Lic. Alberto Anrango, Alcalde del GAD Municipal de Santa Ana de Cotacachi.
ACUERDA:
Expedir el siguiente Reglamento Interno para la Administración de la Documentación Interna y Externa del Gobierno Autónomo Descentralizado de Santa Ana de Cotacachi.
Art.1 OBJETIVO.- El presente Reglamento define las normas y procedimientos que los funcionarios municipales del GAD de Santa Ana de Cotacachi, deben aplicar de forma obligatoria para:
a) La administración de la documentación interna y externa.
b) Registro, seguimiento, control y archivo físico y digital, de la documentación que ingresa y sale del GAD Municipal de Santa Ana de Cotacachi.
c) El mantenimiento de los archivos, activo, pasivo y permanente; y,
d) Elaboración y presentación de los documentos y comunicaciones que se generan en las diferentes Direcciones, Departamentos y Unidades del GAD Municipal de Santa Ana de Cotacachi.
Art. 2RECEPCIÓN E INGRESO DE DOCUMENTOS.- El personal responsable de ingresar documentación al Archivo General, deberán cumplir con la siguiente normativa:
RECEPCION:
a) Las asistentes administrativas de cada dependencia, llevará la documentación que creyere que debe estar en el archivo general, en físico, dependiendo de la información
134
en digital, foliado y encuadernado.
b) Previo al ingreso de documentación, el responsable del Archivo General, verificará la existencia de todos los anexos, antecedentes, si fuere del caso.
c) Mantendrá un control de ingreso de la documentación, en donde estampará el sello de