1.1. Origen y evolución de: la administración, procesos administrativos
1.2.2. Procesos administrativos
Para el autor (Hernández & Palafox, 2012). “Henri Fayol fue el creador del P.A.; sostuvo que si la organización desea obtener metas duraderas, debe coordinar los recursos con que cuenta, por lo cual el administrador está obligado a prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Actualmente la herramienta administrativa que permite administrar a la empresa y sus procesos”.
Sin embargo para (Fincowsky & Benjamín, 2014). “MAPA DE PROCESOS.
Interacción de procesos: Interrelación de procesos clave (procesos operativos críticos para el éxito de una organización, alineados con su razón de ser) con procesos estratégicos (orientados hacia la correcta gestión de la alta dirección que proporcionan direccionan directrices a todos los demás procesos) y con procesos de soporte (de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos)”. (p: 209).
“MAPA DE PROCESOS. Representación de procesos y procedimientos:
Matrices escritas y gráficos con simbología que refieren y explican cómo interactúan la gestión de los procesos con los procedimientos.” (Fincowsky & Benjamín, 2014).
1.2.2.1. Etapas del proceso administrativo:
De acuerdo con (Munch, 2010). “Existen diversos criterios acerca del número de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o funciones de la administración sean los mismos.
A. Planeación. a) Importancia:
Para el autor (Munch & García, 2014). “La planeación es
social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los cambio que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlos. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planificación son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos;
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina;
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito;
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas;
Condiciona a la empresa al ambiente que la rodea;
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos;
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades;
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones;
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales opera la empresa;
Promueve la eficacia al eliminar la improvisación;
Proporciona lo elementos para llevar a cabo el control;
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo;
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión;
La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos;
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa”.
De acuerdo con (Munch, Administración, 2014). “A través de
la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organización, por eso la planeación es el punto de partida del proceso administrativo. De esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación.
Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿Qué queremos?, ¿Quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer claramente los resultados por alcanzar.
Algunas de las ventajas de la planeación son:
Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y recursos se dirijan hacia su consecución;
Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden presentar en el futuro;
Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y las debilidades se convierten en fortalezas;
Establecen la base para efectuar el control.”. (p: 37).
a) Tipos:
refieren a la planeación como planeación integral o como
planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Esta, a su vez, puede ser:
Estrategia.- Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos);
Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
Táctica o funcional.- Determina planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales) con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución se dan a mediano y corto plazo y abarcan un área de actividad específica;
Operativa.- Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que de desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.”
a) Misión y Visión:
“Al determinar la misión, también se está en condiciones de determinar la visión lo que permitirá que ambos conceptos sean la base para darle una dirección a la vida de la empresa a largo plazo. En el medio empresarial el termino visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresa o, en otras palabras, es su proyección a futuro.
La visión contesta a la pregunta: ¿Qué se desea que logre la empresa en un futuro? Esta relación con un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos)”. (Munch & García, 2014).
b) Objetivos:
Ya establecidos la misión, la visión y los propósitos se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y proporcionan las pautas básicas hacia dónde dirigir los esfuerzos y recursos.
Al igual que sucede con otros términos administrativos, los objetivos tienen diversas acepciones. El diccionario define el termino objetivo “relativo al objeto en si”; en lo militar, es el punto en que se ha de concentrar el fuego, o lugar que se quiere conquistar con el ataque.
Esta palabra proviene del latín objetum que significa “cosa que
se arroja delante”. Como se observa en las anteriores definiciones, los objetivos implican acciones o fines que se determinan hacia el futuro”.
“Los objetivos poseen dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la
planeación:
a) Se establecen a un tiempo específico.
b) Se determinan cuantitativamente.
B. Organización.
a) Importancia:
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes:
- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización;
- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social;
- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos;
- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad;
- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades”. (Munch & García, 2014). El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.
En esta etapa se definen las áreas funcionales, la estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr os objetivos de la empresa así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo.
La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
- Reduce los costos e incrementa la productividad;
- Reduce o elimina la duplicidad;
- Establece la arquitectura de la empresa;
b) Tipos:
Para (Munch & García, 2014). “Se refiere a los distintos tipos
de estructuras relacionados con la autoridad y que dan origen a varias conexiones formales entre los gerentes e integrantes de las unidades de la empresa. En una empresa, la autoridad es aquella que le atribuye el derecho a un jefe de mandar y que otros deben acatar o aquella autoridad que se ejerce sobre determinadas acciones y no sobre personas”.
c) Técnicas:
“Son herramientas necesarias para solucionar los problemas
organizativo; son indispensables durante el proceso de organización y aplicación de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son organigramas, manuales, procedimientos, diagramas de flujo, formas, cuadros de distribución del trabajo o de actividades y descripción de puestos”. Las
técnicas de organización que se utilizan en el proceso de
organización deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa”. (Munch & García, 2014).
C. Dirección.
a) Importancia:
“La dirección es trascendental porque:
- Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización;
- A través de ella se logran las formas de conducta más estables en los miembros de la estructura
organizacional;
- La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la
- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la aplicación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control;
- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione”.
Si bien es cierto que todas las etapas del proceso administrativo revisten igual importancia, es en la dirección donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan propiamente todos los elementos de la administración, a tal grado que en muchas ocasiones se confunden los conceptos administrar y dirigir. Así, en ingles se utiliza el termino Management para referirse indistintamente a la dirección o a la administración. De hecho, al dirigir se aplican todas las etapas del proceso administrativo y el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de una acertada dirección”.
b) Principios:
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitara si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si estas no se contraponen a su autorrealización.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
ejercicio (el mando) surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por eso, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que
Semana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos y no de su voluntad personal o arbitrio. Puntualiza la importancia de impersonalizar las ordenes y de no involucrar situaciones personales no abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y baja moral.
De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea trasmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los superiores inmediatos y pérdidas de tiempo.
De la resolución de conflictos. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas colaterales graves. La anterior situación se puede asemejar a la de una pequeña bola de nieve que surge en la cima de una montaña, y que al ir descendiendo puede provocar una avalancha. (Munch, 2014).
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que al obligar al administrador a pensar en
soluciones, ofrece la posibilidad de idear nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Los conflictos no son más que pequeños “focos” que surgen en la vida normal de cualquier empresa; proporcionan indicios de que algo está funcionando mal. Este principio aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones distintas de las que aparentemente puedan existir”.
Tabla 1.- Principios de Dirección.
Principio Postulado
1. Resolución del conflicto.
Los problemas deben resolverse cuando aparecen, ya que el no tomar una decisión cuando se origina un conflicto ocasiona que este se magnifique y después sea irresoluble.
2. Aprovechamiento del conflicto.
Los conflictos y obstáculos deben visualizarse como oportunidades ya que obligan al directivo a pensar en soluciones y nuevas estrategias.
3. Impersonalidad de mando.
Cuando un directivo o jefe emita una orden es necesario que explique a sus colaboradores que esta surge por una
necesidad de la empresa, en otras palabras, no debe existir prepotencia ni abuso de autoridad.
4. Coordinación de intereses.
Los objetivos de todas las áreas deben relacionarse para lograr la misión y visión organización, de tal forma que todos los miembros de la empresa encuentren en el logro de los objetivos la satisfacción de sus objetivos individuales y un sentido de vida en su trabajo.
5. De la vía jerárquica.
Es indispensable respetar los niveles jerárquicos
establecidos en la estructura formal, de tal manera que al emitir una orden sea transmitida a través de las líneas de comunicación definidas en la organización, de lo contrario surgen conflictos, fugas de responsabilidad y debilitamiento de autoridad.
Fuente: (Munch, 2010, pág. 111). Elaborado: Autor de tesis.
D. Control
a) Importancia:
El control es de vital importancia dado que:
- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente;
- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos;
- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro;
- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas;
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación;
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores;
- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y, consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa”.
b) Principios:
Para los autores (Munch & García, 2014). “La aplicación
racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
- Equilibrio.- A cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y si la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
- De los estándares.- Se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente la efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
- De la oportunidad.- El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que efectué el error de tal manera que sea posible medidas correctivas con anticipación. Un control, cunado no es oportuno, carece de validez y reduce la consecución de los objetivos al mínimo.
- De las desviaciones.- Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben analizarse detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitar en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
- Costeabilidad.- El establecimiento de un sistema de control debe justificar el coto que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
- De excepción.- El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere un control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
- De la función controlada.- La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar”. (Fincowsky & Benjamín, 2014).
Tabla 2.- Principios de Control.
Principio. Postulado.
1. Equilibrio.
Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se cumplan con la responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza.
2. Indicadores.
Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad.
El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito; para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y forma.
4. Desviaciones.
Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, n relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados específicos.
6. Excepción.
El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costos y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción.
7. Función controlada.
El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función