1.3.1. Definición.
Según (Bravo V, 2013) el proceso contable es “Denominado también Ciclo Contable que constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros” (pág. 33).
Es un conjunto de pasos elaborados en forma cronológica, mediante el registro de operaciones contables que realiza una entidad, con la finalidad de obtener una información financiera verídica que ayude a la buena toma de decisiones.
1.3.2. Flujo del Proceso Contable.
Fuente: Bravo V. (2013), Contabilidad General
17 1.3.2.1. Documentos Fuentes.
Según (Bravo V, 2013) nos dice que “Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa” (pág. 35). Y a la vez son fuente de evidencias para la empresa, ya que mediante ellos tiene el sustento de propiedad.
Mediante los documentos fuente la empresa o entidad puede aseverar que cada registro contable tiene su respaldo, los cuales deben contener información real y verídica, cabe aclarar que dichos documentos tendrán validez si cumple con las normativas a los que se encuentran sometidos, siempre y cuando las adquisiciones tengan que ver con las actividades de la empresa.
1.3.2.1.1. Importancia.
El reconocimiento de los actos de comercio solo es posible mediante la presencia de documentos “fuente”. Estos dejan constancia inequívoca de que ha ocurrido una transferencia, una posesión, una consignación, en fin, todo acto que modifica las condiciones actuales o la propiedad, el dominio o los usos de bienes y servicios; por tanto, la documentación es tan importante como el hecho o acto de comercio propiamente dicho. De allí que se deben tener en cuenta los aspectos que pueden ayudar a identificarlos correctamente. (Zapata S, 2017, pág. 22) 1.3.2.2. Plan de Cuentas.
Según (Bravo V, 2013) el plan de cuentas es “Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas” (pág. 24). Al igual que sirve como una guía al momento de realizar las transacciones en los libros contables.
Las NIIF – NIC promueven la uniformidad en el reconocimiento, valoración y presentación de los hechos económicos (transacciones) que ejecutan día a día las entidades. En algún caso, plantea la posibilidad de tomar más de una alternativa, dada la
18
multiplicidad de entes, circunstancias o momentos que pudieran estar atravesando. En estos casos, la entidad debe autorregularse a través de políticas contables que aseguren siempre la transparencia de la información. (Zapata S, 2017, pág. 48)
Es el listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables de una empresa u organización, mediante el cual se encuentran ordenadas o clasificadas sistemáticamente todas ellas, las mismas que pertenecen a un sistema contable.
1.3.2.3. Libro Diario.
La jornalización es el registro inicial e inmediato de toda transacción que se realiza una empresa en uno de los libros principales de la contabilidad, denominado libro diario o diario general. Este registro debe hacerse bajo la fórmula de asiento contable, cuidando siempre el cumplimiento del principio de partida doble. (Zapata S, 2017, pág. 66)
Mediante este libro podemos registrar todos los movimientos del día que realiza una empresa, cada uno de ellos acompañado de su documento fuente que sustente dicha transacción.
1.3.2.4. Libro Mayor.
El libro mayor es un registro de contabilidad que recoge la información anotada previamente en el diario general, agrupa individualmente el movimiento debe o haber de cada una de las partidas; por lo tanto, en un periodo contable se abrirán tantos libros mayores como numero de cuentas participantes existan, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. (Zapata S, 2017, pág. 69)
En este libro podemos plasmar cada una de las cuentas utilizadas en el libro diario de cada transacción realizada, con sus respectivos valores y con ello lograr conocer los saldos de cada una de ellas.
19 1.3.2.5. Balance de Comprobación.
Este registro puede ser considerado un informe preliminar de la contabilidad, por lo tanto, es consultado eventualmente por la gerencia. En él se registran las sumas de los movimientos deudores y acreedores de las cuentas principales, así como los respectivos saldos, con el fin de constatar que se ha cumplido con el principio de partida doble y disponer de datos que serán verificados inmediatamente con el ánimo de comprobar la razonabilidad de sus saldos. (Zapata S, 2017, pág. 72) Con el balance de comprobación logramos tener los saldos exactos de cada una de las cuentas ordenadas según su rango establecido, para luego realizar la elaboración de los estados financieros.
1.3.2.6. Estados Financieros.
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objetivo de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad. (Zapata S, 2017, pág. 87)
Los estados financieros nos sirven para conocer cómo se encuentra la empresa o entidad económicamente, en base al giro de sus actividades económicas, para con ello la gerencia tome las mejores decisiones hacia la misma.
1.3.2.6.1. Estado de resultados.
El estado de resultados integrales muestra los efectos económicos de las operaciones ordinarias, no ordinarias y discontinuas que ha realizado la empresa en un periodo de tiempo (mes, semestre, año). Estos efectos pueden ser una ganancia (utilidad) o una pérdida, reflejando de esta forma la calidad en el manejo de los recursos empresariales y, por ende, el desempeño de la gerencia. Cualquiera que sea el resultado obtenido, habrá una afectación en el patrimonio de la empresa
20
haciendo que este crezca si el resultado fue utilidad o disminuya si se reconoce una lamentable pérdida. (Zapata S, 2017), pág. 88
1.3.2.6.2. Estado de Situación Patrimonial.
Según (Bravo V, 2013) “Denominado también Balance General se elabora al finalizar el periodo contable para determinar la situación financiera de la empresa en una fecha determinada” (pág. 217).
1.3.2.6.3. Estado de Flujo de Efectivo.
El Estado de Flujos de Efectivo reemplaza al Estado de Cambios en la Posición Financiera utilizado anteriormente, por cuanto satisface en forma más adecuada y oportuna la necesidad de información de los usuarios; tiene la misma importancia y obligatoriedad del Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias), del Estado de Situación Patrimonial (Balance General). (Bravo V, 2013, pág. 198)
Este se encarga de informar sobre las variaciones y movimientos que tiene el efectivo y sus semejantes dentro de un periodo determinado, involucrados en las actividades de operación, inversión y financiamiento que haya realizado la empresa.
1.3.2.6.4. Estado de Cambios en el Patrimonio.
El estado de cambio en el patrimonio presenta el resultado del periodo sobre el que se informa, las partidas de ingresos y gastos reconocidas en otros resultados integrales para el periodo, los efectos de los cambios en políticas contables, las correcciones de errores reconocidos en el periodo, los importes de las inversiones realizadas y los dividendos y otras retribuciones recibidas, durante el periodo por los inversores en patrimonio. (Zapata S, 2017, pág. 393)
1.3.2.6.5. Notas Aclaratorias.
Es importante aclarar que las notas de los estados financieros son parte integrante de los mismos y con ellas se pretende explicar con mayor detalle situaciones
21
especiales que afecten ciertas partidas dentro de los estados financieros. Las notas deben presentarse en forma clara, ordenada y referenciada para facilitar su identificación. (Guajardo C, 2008, pág. 50)
Las notas aclaratorias representan explicaciones o aclaraciones de hechos o situaciones cuantificables que no constan en el movimiento de las cuentas, pero que son de suma importancia para la adecuada toma de decisiones por parte de la gerencia.