Procesos de Gestión de Bienes de Administración

CAPÌTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

3.3. Elementos que lo conforman

3.3.4. Procesos de Gestión de Bienes de Administración

Fundada el 24 de mayo de 1935

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

ÁREA: Bodega Procedimiento: Recepción y Registro de Bienes en el Sistema.

Actividad Descripción

Recepción de bienes

Proveedor entrega el bien, con el documento de respaldo copia de factura o contrato legalmente suscrito.

Responsable Bodeguero.

Realiza la revisión de los bienes recibidos en comparación del detalle de la factura, si cuenta con todo lo requerido se elabora un acta entrega- recepción en la que firma el responsable de la adquisición, técnico/a del contrato, el proveedor y bodeguero/a.

Responsable Responsable de la adquisición, el proveedor y bodeguero/a.

Conjuntamente con el acta entrega- recepción se entregara una copia del contrato o de los documentos que respalden lo efectuado para la compra, con toda la documentación el administrador del contrato entregará un respaldo al área de bodega mencionando el ingreso de los bienes.

Responsable Administrador del contrato, responsable del contrato.

Se realiza una revisión minuciosa de cada uno de los bienes en las que se observara las diferentes características

establecidas en los bienes.

Responsable Bodeguero/a.

Ingreso al sistema MEGAN

Se realiza el ingreso de los bienes o existencias al sistema MEGAN, mirando que clase de bienes, logrando de esta manera en el instante del ingreso que se genere la etiqueta con el código de cada bien; imprimiendo al final un reporte de los ingresos y firmándolo.

Responsable Bodeguero/a.

Se realiza la entrega de los documentos para que él/ella Administrador/a realice el pago.

Responsable Administrador del contrato.

Registro Contable

Los documentos se remiten al área contable para el respectivo registro.

Responsable Área Contable.

Autorización del pago

El/la Administrador/a Financiero/a autoriza el pago. Responsable Administrador/a Financiero/a.

Si la documentación se encuentra en orden se elabora el CUR, que se realiza el compromiso del sistema Esigef del ministerio de Finanzas; una vez comprometido se imprime el CUR.

Responsable Administrador/a Financiero/a, Contador/a.

La documentación será entregada a el/la Administrador/a General para que confirme el pago.

Responsable Administrador/a General. Tabla 4. Proceso de Recepción y Registro de Bienes en el Sistema

49 Figura 14. Proceso de Recepción y Registro de Bienes en el Sistema

Fundada el 24 de mayo de 1935

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Entrega inicial de bienes de administración al control del custodio.

Actividad Descripción

Entrega inicial en el Sistema MEGAN

Se ingresa la opción del tipo de bien dependiendo el caso en el Sistema Megan registrando la entrega.

Responsable Bodeguero/a.

Detalles de la entrega

Se registrara el detalle y el origen de cada uno de los bienes al ingresar al sistema y registrar quien será el custodio, puede ser una sola persona custodio de varios bienes o de un solo bien.

Responsable Bodeguero/a.

Generación de actas

Se generara el Acta entrega- recepción, generándola el encargado de bodega.

Responsable Bodeguero/a.

Tabla 5. Proceso de Entrega inicial de Bienes de Administración al Control del Custodio

Fundada el 24 de mayo de 1935

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Constatación anual física de Bienes de Administración (Anual)

Actividad Descripción

Planificación de constatación

La planificación para la constatación física de acuerdo a las disposiciones de contraloría se realizara entre el mes de marzo a junio de manera anual.

Responsable Bodeguero/a.

Proceso

Se constata la existencia de cada uno de los bienes inventario, cantidad, ubicación y estado.

Responsable Bodeguero/a.

Elaboración de informe

Se realiza un informe a el/la Administrador/a Financiero/a de los sobrantes o faltantes u observaciones que pueda existir al finalizar la constatación.

Responsable Bodeguero/a.

Tratamiento de faltantes

Se informa a el/la Administrador/a Financiero/a de los faltantes existentes para que se realice el proceso para la recuperación de los mismos, mediante cobro de los recursos o reposición de los bienes.

Responsable Bodeguero/a.

Ingreso de Sobrantes

Se emitirá un documento para la autorización que ayude al ingreso de los sobrantes.

Responsable Bodeguero/a

Informe de control de bienes

A partir del 2018 se realiza un informe del control de cada uno de los bienes.

Responsable Bodeguero/a.

Fundada el 24 de mayo de 1935

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Baja de bienes de administración.

Actividad Descripción

Baja de bienes de administración

El custodio elaborara una solicitud a el/ la Administrador/a Financiero/apara la baja en el caso de que su vida útil haya terminado o en caso de daño.

Responsable Custodio.

Se realiza la entrega del documento a el/la Bodeguero/a, para que verifique la información de cada uno de los bienes; constatados en el sistema MEGAN.

Responsable Bodeguero/a.

Una vez comprobada la veracidad de la información el documento firmando y sellado será entregado a el/la Administrador/a Financiero/a.

Responsable Bodeguero/a.

Se remite a el/la Administrado/a General para la autorización la misma que será puesta en conocimiento del Directorio el mismo que asesorado por funcionarios y una comisión técnica referentes a esta área emitirá un informe.

Responsable Administrador/a General.

La decisión será tomada mediante el informe técnico emitido, dependiendo de cada uno de los argumentos.

Responsable Comisión técnica.

En el caso de que el informe autorice la baja de bienes se procede a generarlo en el sistema MEGAN, manteniendo una copia de todo lo generado.

Responsable Bodeguero/a. Tabla 7.Proceso de Baja de Bienes de Administració

55 Figura 17. Proceso de Baja de Bienes de Administración

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Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Donación de bienes de administración (entregadas)

Actividad Descripción

Donación de bienes de administración

Responsable Administrador/a General. Se puede autorizar la donación de bienes. Responsable Administrador/a General.

El/la Bodeguero/a debe emitir una acta entrega- recepción de los bienes de donación, con firmas sellos y cada uno de los justificativos para la donación a la institución manteniendo una copia de todo el proceso.

Responsable Bodeguero/a.

Figura 18. Proceso de Donación de Bienes de Administración (Entregadas)

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FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Ingreso de bienes de administración donaciones (recibidas).

Actividad Descripción

Autorización para realizar donaciones

El Directorio recibe un documento en el cual se informa las causas por las que se realiza la donación, la decisión será notificada a el/la Administrador/a Financiera para que mediante su autorización se ejecute el ingreso tanto en el área contable como en bodega.

Responsable Directorio, Administrador/a Financiero/a.

Ingreso de donaciones

El/la Bodeguero/a se encarga de ingresar la donación al Sistema MEGAN , procede a elaborar una acta entrega- recepción en las que se establece al custodio de las donaciones las que pueden ser asignadas a empresas públicas o privadas.

Responsable Bodeguero.

Ingreso de bienes por constatación física

El/la Administrador/a Financiero/a autorizara el ingreso por constatación que se realiza basándose en el informe de las mismas constataciones.

Responsable Administrador/a Financiero/a, Bodeguero/a.

Se ingresa los bienes al sistema MEGAN para generar el REPORTE para expedir el reporte de ingreso para realizar el registro Contable.

Responsable Bodeguero/a.

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FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

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Descripción del proceso Área: Bodega Procedimiento: Traslado de bienes.

Actividad Descripción

Entrega de los bienes

El Responsable, custodio entrega al bodeguero en caso de que el funcionario sea deslindado de sus funciones.

Responsable Custodio, Bodeguero/a.

Generación de Acta

El acta entrega- recepción de los bienes será registrada en el sistema MEGAN.

Responsable Bodeguero.

Traslado de bienes

Mediante un acta entrega- recepción firmada por todas las partes se realiza el traslado del bien de una persona a otra, resguardando la información con una copia.

Responsable Bodeguero/a. Tabla 10. Proceso de Traslado de Bienes

61 Figura 20. Proceso de Traslado de Bienes

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FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Reciclaje de Bienes de Administración.

Actividad Descripción

Reciclaje de bienes

El interesado en los bienes para el proceso de donación debe realizar un documento dirigido al área de bodega en el cual se especifique los argumentos de su pedido.

Responsable Custodio.

Los bienes que están dentro de lo que es el reciclaje deben constar como bienes dados de baja, el/la Administrador/a Financiero/a debe autorizar la entrega conociendo sus datos como que, cuando, como y con quien se realizara la actividad.

Responsable Bodeguero/a, Administrador/a Financiero/a.

En el caso de que se perciba un beneficio económico se debe realizar un depósito directamente en la Cuenta Única Del Tesoro Nacional, una vez realizado esto y con el respaldo de los documentos se realiza la entrega de los bienes.

Responsable Custodio, Bodeguero/a. Tabla 11. Proceso de Reciclaje de Bienes de Administración

Fundada el 24 de mayo de 1935

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL CARCHI

FILIAL DE FEDERACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DEL ECUADOR

Descripción del proceso

Área: Bodega Procedimiento: Chatarrización de Bienes de Administración.

Actividad Descripción

Chatarrización de bienes

El/ bodeguero/a deberá notificar a el/la Administrador/a Financiero/a los bienes que están dados de baja por obsolencia o desperfecto para que se coordine el proceso de chatarrización.

Responsable Bodeguero/a.

El conjunto de documentos serán presentados para que la entidad correspondiente se encargue de legalizar el proceso teniendo documentos de respaldo.

Responsable Bodeguero/a, Administrador/a Financiero/a.

La entidad correspondiente con la debida autorización, se debe poner en contacto con una empresa o negocio dedicado a esta actividad.

Responsable Bodeguero/a.

La presente propuesta contribuirá a solucionar las ineficiencias que se han detectado en la investigación, como son la falta de conocimientos en los procesos referentes a la gestión de los bienes de administración, se contribuirá a tener un trabajo organizado en equipo y con el tiempo, recursos y documentos que sustenten el trabajo realizado con el fin de que el ente de control mire una mejora en lo que se realiza en la Federación Deportiva del Carchi.

La propuesta está basada en las necesidades de la institución contribuyendo de esta manera a mantener una seguridad en lo que se realiza y ayudara a mejorar las necesidades que se presenten,

Análisis e interpretación de Validación vía expertos

El trabajo de investigación ha sido validado por una persona profesional en el área de estudio a fin al presente, los valores de validación de la propuesta se han basado en un carácter científico de la propuesta mismo que es factible realizarlo en una valoración de 3 debido a que es un proceso objetivo, efectividad de la propuesta con una valoración de 4 debido a que se lleva a cabo la solución una vez analizada la situación de la Institución, novedad científica valorada en 3 ya que son temas que no salen de su contexto de empresa, debido que una a otra es similar de investigación y su posible solución, viabilidad de la aplicación práctica valorada en 4 entendiendo que el éxito del proyecto no solo es en plasmar en un documento si no es de ponerlo en práctica y a su vez hacer el seguimiento respectivo, actualidad de la propuesta valorado en 4 entendiendo que son temas que están en auge y que son necesarios ya que ayudan a sobresalir a una Institución sea esta pública o privada.

La presente propuesta tiene un impacto positivo debido a que se ayudaría a mejorar y eliminar el riesgo existente en los procesos, teniendo en cuenta que se lo ha desarrollado de tal manera que cumpla con los aspectos para cubrir las necesidades de la institución.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES

 El marco teórico está sustentado de acuerdo a las normas que presenta el manual de funciones de la investigación científica y las formas de titulación de la universidad Uniandes, basándose en los conceptos de manual de gestión y bienes de administración para comprender los conceptos más relevantes.

 El marco metodológico se lo realizo en base a la recopilación de la información para diagnosticar la gestión de bienes de administración, conociendo la situación actual de la Federación Deportiva del Carchi.

 Con los resultados se ha propuesto un Manual que cumpla con todo lo establecido en la ley teniendo en cuenta que será una guía para cada uno de los procesos referentes a la gestión de bienes de Administración los mismos que será utilizados por los funcionarios de la Federación Deportiva del Carchi.

 La validación de la propuesta vía expertos ha permitido conocer las observaciones y recomendaciones para que de esta manera poder utilizar el manual en base a las necesidades de la Federación Deportiva del Carchi.

RECOMENDACIONES

o Se recomienda a cada una de los funcionarios de la Federación Deportiva del Carchi conocer cada uno de los conceptos de manual de gestión y bienes de administración para poder entender cada uno de los procesos.

o Se recomienda investigar y asesorarse en los documentos emitidos por los órganos de control así como los datos arrojados en la investigación para conocer la situación actual del medio al que pertenece y en donde se desarrollan las actividades de la Federación Deportiva del Carchi.

o Se recomienda a los funcionarios de la Federación Deportiva del Carchi mantener el manual como una guía para los procesos que desarrollan referente a los bienes de administración cumpliendo con los lineamientos y necesidades que se les presenten.

o Se recomienda que todo proyecto de investigación que se desarrolle en l misma área sirva para actualizar el manual y pueda ser validado por personas capacitadas en un futuro.

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In document Diseño de un manual de gestión de bienes de administración para la federación deportiva del Carchi (página 60-85)