Propuesta de Reingeniería de Procesos - ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN

4.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN

4.2.8. Propuesta de Reingeniería de Procesos

Con los datos obtenidos de las matrices se procedió a aplicar la reingeniería, identificando a los procesos elementales y de soporte identificados en las matrices, para aplicar la reingeniería se tuvieron en consideración lo siguiente:

1. Para poder realizar dicha reingeniería se debieron eliminar, tareas o actividades innecesarias, resultado el proceso será más eficiente.

2. El proceso mejorado nos dará incrementos en la productividad del proceso que como resultado brindará una mejor atención al cliente y su satisfacción.

3. La reducción en los tiempos de ejecución del proceso fue un objetivo planteado, y esto se pudo lograr con la eliminación de actividades y tareas innecesarias.

4. Otros aspectos a considerar son:

a. Identificar que procedimientos no generan valor al proceso.

b. Eliminar tareas repetitivas identificando además los cuellos de botella.

c. Centralizar el acervo documentario.

d. Suprimir Actividades y tareas de tal forma que la necesidad de firmas se reduzca.

e. Reducir al mínimo el control documentario sin valor posterior.

Para poder realizar la mejora o el rediseño del proceso tuvimos que hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Esta tarea realmente es importante, sirve para algo?

• ¿Las actividades encontradas son necesarias?

• ¿Qué más se podría agregar para que el proceso funcione mejor?

• ¿el lugar donde se lleva acabo es el ideal?

• ¿Cómo y cuándo se debe realizar?

• ¿Quién hace esa tarea, actividad o proceso?

• ¿Por qué lo hace?

• ¿Quién o quienes más debería poder hacerlo?

De los resultados a estas preguntas podemos observar que los cambios que se plantean en dicha investigación no afectaran a los reglamentos con los que cuenta la universidad, estos cambio planteados fueron realizados en base a la observación y recolección de datos, aquí se pudo observar como se realizan los tramites en los diferentes procesos, y por qué se realizan de esa manera, de ahí salió la iniciativa de plantear mejoras que conlleven a una atención más eficiente y por ende un mejor desempeño organizacional.

4.2.9. Procesos Rediseñados

a. Matrícula de alumnos regulares

Base Legal Ley Universitaria N° 30220, Art. 97, Art.98 Art. 99.8, y Art.126 del 09-07-2014 Estatuto UNSCH Art 77 inc.1, Art.189, 198, 200 y 397 del 11-05-2016.

El Proceso inicia en la Escuela profesional, la autoridad responsable es el Director de Escuela.

1. El alumno verifica en el sistema, su record académico y luego ingresa los cursos que puede llevar, luego imprime la Ficha de Matrícula Virtual, debidamente llenado y registrada en el Sistema de Matricula SIMA-UNSCH.

2. Realiza el pago de obligaciones, según reporte que se emite en la Esquela de Pagos obtenida del SIMA-UNSCH. Si es matricula extemporánea habrá un recargo adicional de S/. 15.00 soles.

3. El alumno entrega la ficha impresa junto con el recibo de los pagos realizados a la dirección de escuela.

b. Grado Académico de Bachiller

a. El alumno presenta una solicitud pidiendo el grado de Bachiller, adjuntando los documentos que indica el reglamento de grados y títulos de cada escuela.

b. La unidad de trámite documentario registra en el sistema la solicitud presentada por el interesado, luego este es enviado a la facultad correspondiente.

c. La secretaría de la decanatura recibe la documentación y El decano forma la Comisión Dictaminadora, este procedimiento es registrado en el sistema administrativo

d. La Comisión Dictaminadora recepciona el expediente y verifica los requisitos, luego emite su dictamen favorable o desfavorable, en un plazo de cinco (5) días calendarios, y sube al sistema todo lo actuado.

f. El Consejo de Facultad aprueba el expediente, luego el Decano emite la respectiva Resolución Decanal que es ingresada al sistema.

g. El Decano envía el expediente, a Secretaría General, luego es visto en Consejo Universitario donde se aprueba el Grado Académico de Bachiller, Todo este procedimiento es ingresado al sistema.

c. Convalidación de Asignaturas

a. El Alumno presenta una solicitud pidiendo convalidación de asignaturas, dirigida al Decano de Facultad, , adjuntado los requisitos exigidos en el reglamento de la escuela profesional. b. El personal de trámite documentario ingresa al sistema el

expediente de convalidación de asignaturas, luego es enviado a la decanatura de la facultad, quien deriva a la dependencia correspondiente, que es la dirección de la escuela,

c. El Director conforma una comisión dictaminadora integrada por docentes de la escuela.

d. La Comisión Académica eleva el expediente con el dictamen al Director de Escuela, ingresando todo lo actuado en el sistema.

e. El Director devuelve el expediente a la Decanatura para la emisión de la Resolución Decanal.

f. El Decano ingresa el dictamen al sistema.

g. La oficina de Informática y sistemas activa las actas virtuales para el llenado de notas.

d. Aprobación del Plan de Tesis

a. El interesado presenta una solicitud de aprobación de plan de tesis dirigida al Decano de la Facultad, adjuntando los documentos que exige el reglamente de grados y títulos de la Universidad y de las Escuelas profesionales.

b. El Personal de la unidad de trámite documentario, registra la solicitud en el sistema y luego deriva a la decanatura de la facultad.

c. El Decano conforma la Comisión que estará integrada por el Asesor y un Profesor de la Escuela Profesional.

d. La comisión dictaminadora recepciona la documentación y el plan de tesis para luego emitir un dictamen que puede ser favorable o desfavorable (todo lo actuado es ingresado al sistema administrativo).

e. El Decano emite la resolución decanal de aprobación de plan de tesis junto con la trascripción directa indicando que el tema de investigación está apto para su elaboración y designando al asesor.( todo lo actuado es ingresado al sistema administrativo).

e. Titulación por Tesis

a. El interesado presenta una solicitud al Decano adjuntando (03) ejemplares en borrador

b. La unidad de tramite documentario ingresa al sistema la solicitud y deriva a la decanatura.

c. El Decano forma la Comisión Dictaminadora,

d. El Bachiller adjunta (04) cuatro borradores de la tesis, solicitando nombrar Jurado calificador y fecha para la sustentación.

e. El Jurado evalúa el trabajo y la sustentación.

f. Concluido la sustentación los jurados evalúan el trabajo y la exposición del Bachiller.

g. La secretaria del decanato emite copia del acta de aprobación y publica la Resolución Decanal.

4.3. PRUEBA HIPÓTESIS 4.3.1. DISCUSIÓN

A continuación, se examinan los resultados obtenidos en el trabajo de investigación, con el fin de contrastar las hipótesis.

1. Hipótesis General: La implementación de la gestión por procesos de Negocio utilizando herramientas ayudará a mejorar los procedimientos que realiza diariamente en la UNSCH.

Como se puede observar en el trabajo propuesto después del cuestionario realizado, nos damos cuenta que la UNSCH sigue funcionando casi de la misma manera desde la reapertura, sin innovaciones en los procesos , solo ha mejorado la implementación de tecnología, es por eso que con el presente trabajo se ha logrado identificar los procesos de negocio claves y ver cómo funcionan.

Esto nos permitió plantear mejoras en los procesos, con la finalidad de que esto repercuta en el funcionamiento de los procedimientos administrativos de la Universidad.

Se han utilizado herramientas para modelar los procesos y su funcionamiento, dichas herramientas permiten simular procedimientos de los procesos, con la finalidad de poder

establecer cuáles son los cuellos de botellas, así como que actividades o tareas deben ser incrementadas o suprimidas para poder agilizar los procesos.

Como primer punto se realizó una encuesta con la finalidad de conocer el funcionamiento de los Procesos en la Universidad,

Luego escoger los proceso claves, en este caso referidos en una primera etapa a la Facultad, a partir de aquí se utilizó herramientas de modelamiento de procesos para poder identificar los problemas que pudieran existir en dichos procesos,

En los resultados se puede observar los procesos planteados que deben ser actualizados, mejorados, rediseñados o aplicar una reingeniería si fuera necesario, e implementar si no existiera, esto no permite afirmar que se estaría cumpliendo con la primera hipótesis planteada en este trabajo de investigación.

2. Primera Hipótesis Secundaria: A mayor conocimiento del funcionamiento de los procesos en la UNSCH , será más fácil la implementación de BPM.

Como se pudo observar en el apartado sobre la referencia Literaria, así como en los resultados, se tuvo que realizar encuestas y cuestionarios al personal que labora en la

universidad, en las diferentes unidades académicas

administrativas, con la finalidad de poder conocer el funcionamiento de los procesos en la Universidad, así como leer los documentos y reglamentos internos de la Unsch, como del MOF, el ROF entre otros que permitieron conocer a fondo el funcionamiento de los procesos en la Universidad.

Con estas información obtenida se pudo comprobar que muchas personas desconocen el funcionamiento de los procesos y que lo que hacer es aprender por información recibida de sus compañeros de trabajo o sus jefes inmediatos.

En conclusión se puede decir que si se cumplió esta hipótesis porque al conocer mejor los proceso de la UNCHS se pudo realizar de una manera más dinámica la implementación de una solución BPM.

3. Segunda Hipótesis Secundaria: Las Herramientas BPM ayudan a mejorar los procesos en la UNSCH

Como se puede observar en el apartado de la refenercia literaria, las Herramientas BPM, se utilizan desde hace muchos años atrás en organizaciones de diferentes tamaños y complejidad, estas herramientas han permitido que se pueda primero identificar los problemas en las organizaciones y segundo a partir de estos problemas se puede establecer las mejores soluciones con la finalidad de hacer más competitivo en este caso a la UNSCH ya que la competencia y los cambios tecnológicos de la actualidad hace que las organizaciones estén a la vanguardia para poder seguir liderando el mercado.

Como también se observa en el apartado de Resultados estas herramientas nos han permitido modelar los procesos de la UNSCH, de manera dinámica y interactiva, esto hace que podamos establecer procedimientos mejor definidos todo con un solo propósito agilizar los procedimientos administrativos dentro de esta casa de estudios.

Por lo tanto, se puede decir que esta hipótesis se cumplió ya que se puso como un eje fundamental para el trabajo de investigación.

4. Tercera Hipótesis: A mayor simplificación de los procesos, mejor será la atención el a UNSCH.

En el apartado de Resultados se muestra un cuestionario realizado a los trabajadores administrativos de la Universidad, esto sirvió para poder elaborar cuadros estadísticos que dieron como resultado múltiples respuestas como se muestra a continuación:

 Con respecto a la pregunta Nº 1, El mayor porcentaje de las personas que fueron entrevistadas se sienten insatisfechos con los servicios que recibe por parte de la Universidad, esto es comprensible ya que la universidad cuenta con procesos obsoletos que retardan los servicios

 Con respecto a la pregunta Nº 2 , De las encuestas realizadas se obtuvo que el 77% de los usuarios desconoce los procedimientos internos que se realizan en un trámite, mientras que un 23% dice conocerlos, entonces se concluye que el desconocimiento del flujo de tramite hace que los usuarios encuentren insatisfacción en el servicio. Esto constituye una amenaza media

 En la pregunta N° 4, De las respuestas obtenidas de los usuarios, el 73% indica que no hay ningún tipo de información cuando se empieza un trámite, el 27% indica

que si se brinda información, con estos datos obtenidos vemos la preocupación de los usuarios al realizar sus trámites puesto que no encuentra información y esto conduce a errores que retrasan dichos tramites, esto constituye una amenaza media.

 De la pregunta 07, De las encuestas realizadas: un 13%

indica que no está satisfecho con la atención por la parte

administrativa, un 57% no está conforme con la información que brindan los trabajadores al realizar un trámite, el 5% indica que se deberían ampliar los horarios y el 26% indica que el tiempo de espera para una respuesta demora mucho. De los resultados se puede concluir que la información que se brinda demora demasiado tiempo, estos son factores críticos y constituye una amenaza media.

 Pregunta Nº 8 De los resultados el 17% indica que si se cumplen los procesos administrativos con normalidad, el 52% de los usuarios indica que existen falencias en los procedimientos, pero se observa que un 32% está insatisfecho y, esto constituye una amenaza alta

Con esto se puede concluir que, de todas las respuestas indicadas por los encuestados, no existe simplificación en los

procesos administrativos de la UNSCH, por lo cual al aplicar la gestión por procesos de negocio se pudo simplificar los procesos medulares con lo que se agilizo dichos procedimientos admirativos.

CONCLUSIONES

PRIMERA: Para poder implementar la Gestión por Procesos de Negocio se

tuvo que realizar encuestas y cuestionarios realizados al personal que labora en la Universidad así como leer la documentación y reglamentos internos de la UNSCH, como del MOF, el ROF entre otros que permitieron conocer a fondo el funcionamiento de los procesos en la Universidad. Con esta información obtenida se pudo utilizar las herramientas para modelar los procesos de negocio críticos, para luego poder modificar los procesos incluyendo actividades y tares, esto con la finalidad de simplificar dichos procesos.

SEGUNDA: Para no interferir con los procedimientos que actualmente se realizan en la universidad el BPM permite implementar una solución que se puede aplicar gradualmente una vez obtenido las mejora a los procesos porque lo que se planteó una adecuación incremental en la aplicación de los procesos medulares de la universidad.

TERCERA: Como se puede observar en el apartado referido a la Revisión literaria, las Herramientas BPM, se utilizan desde hace muchos años atrás en organizaciones de diferentes tamaños y complejidad, estas herramientas han permitido que se pueda primero identificar los problemas en las organizaciones y segundo

a partir de estos problemas se puede establecer las mejores soluciones con la finalidad de hacer más competitivo en este caso a la UNSCH ya que la competencia y los cambios tecnológicos de la actualidad hace que las organizaciones estén a la vanguardia para poder seguir liderando el mercado.

CUARTA: En los resultados se puede observar cómo eran los procesos antes en la Universidad y como debería ser luego de aplicar la Gestión por procesos de negocio, se ve reflejado un cambio notable ya que los procesos se han simplificado y mejorado, con lo que se puede decir que se cumplió con el objetivo de la simplificación de los Procesos.

SUGERENCIAS

PRIMERA: El presente trabajo de investigación, nos muestra que es posible

mejorar los procesos organizacionales en la Universidad Nacional de San Cristóbal de Huamanga, el presente trabajo en esta primera etapa toma los procesos de la Facultad de ingeniería de Minas Geología y Civil, se sugiere que se apliquen la mejora de proceso a las diferentes Facultades de la Unviersidad.

SEGUNDA: Se recomienda realizar el mismo análisis para las demás

unidades organizacionales de la Universidad, con la finalidad de mejorar los procesos.

TERCERA: El acceso a la información fue uno de los limitantes, para poder

cumplir con los objetivos planteados, se sugiere que para futuros trabajos de investigación coordinar para poder tener acceso a dichos documentos.

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