PROTOCOLO ACTA DE REUNIÓN
ACTIVIDAD: ACTAS DE REUNIÓN
FECHA:
LUGAR: PREDIO “LA ESCUELA”VEREDA SAN FRANCISCO (MOSQUERA)
SINÓPSIS: El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser convocadas, por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas páginas están numeradas. Hay ciertas reuniones cuyas actas tienen un formato diferente y específico como las actas que registran las aportaciones realizadas por los ponentes y comunicantes en una reunión científica, o los documentos que certifican ciertos datos de interés que son oficializados en dicha reunión, como las actas de evaluación, que van firmadas por todos los participantes
Orden de elementos
Descripción Tiempo
Enumeración Cada acta debe estar debidamente numerada de acuerdo al seguimiento de
los encuentros establecidos. (ACTA No. 02)
Orden del día El orden del día se refiere a las actividades que se desarrollaran dentro de la
reunión y su aprobación. Bienvenida y apertura de la sesión. Saludo y verificación del quórum.
Comentarios a los puntos del orden del día.
Revisión y aprobación de los puntos del acta de la reunión anterior. Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anterior.
Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
Otros puntos que permiten a los asistentes expresar sus áreas de atención.
Acuerdos y anuncios para la próxima reunión. Cierre de la reunión Se debe nombrar el artículo que respalda la reunión.
En las actas de consejo debe existir un artículo que respalde las decisiones. Ejemplo:
De conformidad con lo dispuesto el artículo 142 de la ley 115 de 1994, cada establecimiento educativo de tendrá un gobierno escolar conformado por el rector, el Consejo Directivo y el Consejo Académico que es la máxima autoridad académica de la institución.
ARTICULO 3º Las funciones del Consejo Académico están dadas por la
Ley 115 de 1994 en el artículo 145, el D.R 1860/94.
ARTICULO 4º El Consejo Académico se reunirá periódicamente (se
propone una vez por mes) y extraordinariamente cuando el rector lo considere conveniente, tal como lo dispone la Ley 115/94, articulo 145.
ARTICULO 5º El Consejo Académico establecerá con el aval del Consejo
Directivo, un cronograma de actividades en el que se señalen fechas, formas y procedimientos para cumplir con las actividades establecidas por el decreto 230/02, tal como:
Desarrollo Una vez que tenemos preparada la reunión, el proceso de desarrollo de la misma continuará con cuatro fases ineludibles. Nos centraremos en aquellas reuniones en las que se trate de unificar posturas y llegar a acuerdos con consenso, que en principio son las más difíciles de dirigir las fases son:- La fase de apertura
- La fase de análisis y debate - La fase de toma de decisiones - la fase de conclusiones
la fase de apertura:
El inicio de la reunión debemos ajustarlo a la hora marcada. La puntualidad es esencial ya que con ella respetaremos al que llega a la hora y conseguiremos en las próximas convocatorias de reuniones los participantes respeten el horario de inicio.
estableceremos un breve diálogo sobre un tema de actualidad para captar la atención de los participantes y crear un clima agradable de debate. Posteriormente presentaremos la reunión, hablaremos de los objetivos y de la duración prevista de la misma. Comprobaremos que todos han recibido la documentación adjunta e informaremos sobre cómo vamos a desarrollar la reunión.
Fase de análisis y debate:
Durante esta fase debatiremos sobre los puntos argumentales. el director ofrecerá la palabra a todos los que desean aportar información, que será puesta en común. Se vigilará el ritmo, la cantidad y la calidad de las intervenciones. Es el momento de poner sobre la mesa los distintos puntos de vista y el director ha de valer por evitar las interrupciones, bien sean físicas o de teléfonos móviles.
Utilizaremos las preguntas que tenemos preparadas para centrar la reunión sobre los temas centrales de la misma y según vayan definiéndose las diferentes posiciones iremos analizándolas con el grupo y aclarándolas si es necesario.
Fase de toma de decisiones:
Una vez que las posiciones están claras, el director de la reunión ira conduciendo a los participantes hacia la culminación de pequeños acuerdos, controlando siempre el tiempo. Estos acuerdos intermedios que nos acercan más al objetivo se convertirán en acuerdos decididos por mayorías o por consensó, aunque estos últimos tendrán más garantías de ser plasmados posteriormente con éxito y, por tanto, son mucho más recomendables que los alcanzados por mayorías.
Fase de conclusiones:
En esta fase que cierra el proceso a través del que se desarrolla una reunión podremos resumir los acuerdos alcanzados, repasar un poco los temas que hemos abarcado y señalar todos aquéllos que quedan pendientes para futuras reuniones. Una vez efectuados, ya podemos empezar a definir qué es lo que hay que hacer, quien lo va a hacer y en qué plazo.
Como directores al final de la reunión agradeceremos a los participantes su presencia y su talante dialogante y fijaremos también fecha para la próxima reunión.
En caso de que hayamos tomado acta de reunión, levantaremos la misma y posteriormente, la enviaremos a los que han sido integrantes de la misma. Varios Elementos de importancia que los participantes deseen nombrar, siempre y
cuando tenga que con la toma de decisiones de los participantes. Conclusiones