Proveedores

La evaluación se realiza posteriormente de acuerdo a la finalización y los resultados en el producto terminado, no se dejan registros de la evaluación y el conocimiento es del gerente.

Para establecer la situación actual con respecto a los costos se realizó seguimiento a las facturas generadas dentro de la contabilidad de la empresa en el año 2012, el valor total que se pago fue de $ 255.611.000 distribuido en promedio en el 41% para la línea hogar y 59% para la Línea de proyectos, de acuerdo a la siguiente tabla de datos.

Tabla 5. Compras

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

MP/INSUMOS Línea Hogar Línea Proyectos TOTAL

ENERO $ 6.500.000 $ 17.650.000 $ 24.150.000 FEBRERO $ 9.080.000 $ 6.720.000 $ 15.800.000 MARZO $ 9.455.000 $ 14.180.000 $ 23.635.000 ABRIL $ 10.700.000 $ 7.720.000 $ 18.420.000 MAYO $ 8.486.000 $ 10.425.000 $ 18.911.000 JUNIO $ 6.380.000 $ 17.220.000 $ 23.600.000 JULIO $ 6.500.000 $ 10.100.000 $ 16.600.000 AGOSTO $ 6.800.000 $ 10.570.000 $ 17.370.000 SEPTIEMBRE $ 12.000.000 $ 17.450.000 $ 29.450.000 OCTUBRE $ 9.750.000 $ 8.400.000 $ 18.150.000 NOVIEMBRE $ 8.925.000 $ 15.650.000 $ 24.575.000 DICIEMBRE $ 10.500.000 $ 14.450.000 $ 24.950.000 TOTAL $ 105.076.000 $ 150.535.000 $ 255.611.000

Gráfica 7. Facturas Proveedores

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

Realizando la comparación del valor total pagado en facturas a proveedores ($255.611.000) contra los ingresos brutos percibidos por ventas totales ($845.000.000), se encontró que la empresa invierte en materia prima e insumos en promedio el 30% de sus ingresos.

Es importante resaltar el rol que desempeñan los proveedores a lo largo de la cadena de suministro, ya que de ellos también depende que no se vean afectados los procesos que hacen parte de la cadena de valor de la empresa, es decir, que no se presenten demoras en la entrega del producto terminado al cliente.

6.1.3.1 Tiempos de Entrega

La recepción en planta la realiza una persona verificando de acuerdo a la factura de compra, cuanto producto llegó, y el estado del mismo, dejando el producto en la entrada de la empresa dispuesto para ser entregado a cada uno de los procesos correspondientes.

Con el fin de determinar el estado actual de entregas de material que se encuentran cumplidas con respecto a las que se pactaron en un periodo determinado, se realizó el seguimiento a los pedidos, con el objetivo de verificar que tan cumplidos son los proveedores en la entrega de los bienes o servicios contratados, al tiempo en que se pactó dicha entrega.

El seguimiento se logró realizar a las compras realizadas durante el segundo semestre del año 2012, verificando la fecha de entrega en las facturas de compra donde es registrada por cada operario en el momento en que recibe el material, se determinaron las fechas de recepción y se compararon con las fechas programadas.

La medición del desempeño se realizó sobre el total de las facturas mes a mes de acuerdo a la gestión de la compra de la empresa, definiendo como indicador:

El cálculo del indicador se realiza verificando el número de pedidos que deben entregarse en la fecha pactada, de acuerdo a las facturas de compra, y comparándolas con el cumplimiento real del número de entregas realizadas en el tiempo estipulado.

En la siguiente tabla se muestran las facturas que evidenciaron cumplimiento en cuanto a fechas pactadas con cada uno de los proveedores que actualmente maneja la empresa, en los meses de Junio a Diciembre del año 2012.

Tabla 6. Cumplimiento en fechas

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

Gráfica 8. Cumplimiento Fechas Proveedores

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

De acuerdo a la gráfica anterior se evidencia que el proveedor Ferretriplex presenta un desempeño con variaciones importantes, en los meses de Julio y Agosto el indicador muestra el

incumplimiento de este proveedor en las fechas de entrega. Es necesario desarrollar una buena comunicación y gestión con los proveedores para que no se presenten incumplimientos en fechas las entregas pactadas.

El indicador en la mayoría de los meses se encuentra por fuera del rango esperado es decir entre 90% y 100% definido por la empresa, por lo tanto es de suma importancia que el cumplimiento en las entregas se encuentre en el nivel esperado ya que el incumplimiento con lo pactado afecta el flujo del proceso y por esto se presentan demoras y retrasos que impactan los acuerdos establecidos con los clientes.

Tabla 7. Resultados Cumplimiento en fechas

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

En promedio durante los meses de Junio a Diciembre el proveedor Ferretriplex evidencia un cumplimiento del 56%, Plastipunto 70% y Pintuflex de 75%, lo que indica la falta de control a los proveedores, ya que la empresa busca un comportamiento por encima del 90%.

6.1.3.2 Cantidades Pactadas

Una vez se realiza la recepción del material se debe verificar la cantidad entregada por el proveedor, debido a que esta verificación se realiza de forma manual no se llevan registros del desempeño, por tanto para determinar la evaluación correspondiente al proceso, se realizó el seguimiento a las facturas en el segundo semestre del año 2012, verificando las cantidades entregadas por proveedor contra lo que se pactó en la gestión de la compra.

La medición del desempeño se realizó sobre el total de las facturas de compra de la empresa, definiendo como indicador:

En la siguiente tabla se muestran por cada proveedor las facturas que evidencian cumplimiento, en cuanto a cantidades pactadas de entrega en cada uno de los meses de Junio a Agosto del año 2012.

Tabla 8. Cantidades Pactadas

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

Gráfica 9. Cumplimiento Cantidades Pactadas

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

De acuerdo a la gráfica anterior se evidencia que el proceso se encuentra fuera de control, debido a la variación en el comportamiento con respecto al cumplimiento de las cantidades de material acordadas con el proveedor.

El resultado de la evaluación muestra que los proveedores presentan incumplimiento en las cantidades de material entregado, es decir, la empresa no controla ni realiza seguimiento pertinente para tomar medidas y hacer que el proceso mejore, lo que resulta en demoras que impactan el flujo del proceso y por tanto se generan retrasos en los cumplimientos de la producción del producto terminado.

Para la empresa es importante mantener acuerdos con los proveedores como aliados estratégicos buscando que se cumplan los compromisos adquiridos en cada caso de compra de material, la gráfica del seguimiento realizado a los pedidos muestra la variación en cumplimiento desde el 30% hasta el 100%.

Tabla 9. Resultados Cantidades Pactadas

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

En la tabla anterior se muestran los promedios en cuanto al cumplimiento en las cantidades entregadas de material por cada proveedor, encontrando que ninguno de los resultados está por encima del 90%, ya que según la empresa es el cumplimiento mínimo esperado para cumplir con la producción.

6.1.3.3 Especificaciones del Material

Las especificaciones del material comprado se revisan ya que es necesario hacer una inspección de entrada, para así garantizar que lo que se recibe es lo que se compró en cuanto a las necesidades técnicas como referencias y colores de pintura, tipo de madera y medidas, y densidades de espuma recibida, estas 3 características del material comprado son revisadas por el Jefe de Producción en el momento de la recepción en la fábrica, mediante simple inspección y revisión de la materia prima e insumos de acuerdo a su experiencia en el manejo de estos materiales.

El seguimiento al proceso se realizó sobre el total de entregas pactadas que presentaron causales de devolución al proveedor por el no cumplimiento de lo especificado o de los requisitos establecidos en el momento de la gestión de la compra, medición realizada al total de las facturas o pedidos, definiendo como indicador:

En la siguiente tabla se muestran el número de pedidos o facturas que presentaron fallas respecto a lo requerido en el momento de la compra, comparado con el total de las facturas.

Tabla 10. Entregas Confiables

La gráfica muestra el comportamiento en cuanto al cumplimiento de los requerimientos que realiza la empresa a cada uno de los proveedores con quienes se realizaron compras.

Gráfica 10. Entregas Confiables

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

La evaluación de este indicador evidencia la variación y la falta de control en el proveedor, es demostrable el incumplimiento que presentan los proveedores que incluso fallan en el aseguramiento de los requerimientos que realiza la empresa en el momento de la compra y en la inspección del material recibido, la empresa define que como niveles aceptables la calidad del proveedor en cuanto al cumplimiento en las especificaciones descritas en la factura, debe estar en el rango entre 0% y 10%.

La calidad percibida se encuentra por fuera de los niveles aceptables y es necesario replantear el proceso de gestión de proveedores, para eliminar reprocesos por fallas en las entregas del material.

En la siguiente tabla se muestra el promedio de la evaluación realizada por los tres parámetros o indicadores de desempeño, a cada uno de los proveedores durante el segundo semestre del año 2012.

Tabla 11. Resultados Análisis Proveedores

Fuente: Empresa RGR ARQUIDECORACION

Los resultados del seguimiento muestran la ausencia de controles sobre los proveedores, lo que está impactando el flujo eficaz del proceso retrasando el cumplimiento en términos de tiempos la producción.

6.2

GESTIÓN DE INVENTARIOS

6.2.1 Distribución a cada área – Almacenamiento Materia Prima

Teniendo en cuenta que una vez es recibido y aprobado el material este es inmediatamente entregado a cada uno de los puestos de trabajo, los operarios no llevan control o no existe información registrada sobre la rotación de los inventarios, es decir, no hay una planeación sobre cuándo ni cuanto pedir. Por tanto, cuando se observa la escasez de material por parte del operario es cuando se genera la orden de pedido, ya que no existe un criterio establecido que permita anticiparse a una posible ausencia de inventario que pueda retrasar la producción.

Además de lo anterior la empresa no cuenta con políticas de inventarios ya que los productos necesarios son comprados no para mantener un stock mínimo, sino para la producción y así cumplir con las necesidades del cliente.