Provisión de los Recursos

Con base en el presupuesto anual, la Gerencia General determina y pone a disposición los recursos apropiados para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad en los que se incluyen los humanos y financieros. En esta asignación de recursos se considerarán tanto las necesidades actuales como futuras de la organización.

Los recursos con que se cuenta para cumplir con los objetivos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad son los siguientes:

a) Recursos Humanos: Las funciones, responsabilidades y autoridades, se definen y se

documentan en el formato Perfiles de Cargos GR-F-004, las mismas que son comunicadas para facilitar una eficaz Gestión del Sistema de Calidad.

La organización evalúa la competencia del personal con base en la educación, formación, habilidades y experiencia, de acuerdo a los perfiles establecidos para todos los cargos el cual se evidencia con el Formato Evaluación de Desempeño GR-F-001.

Manual Sistema de Gestión de Calidad Código: Versión: 09 Página: 12 de 20 MC-001 Fecha: septiembre de 2018

Para identificar las necesidades de entrenamiento se ha implementado el Procedimiento para la Capacitación y Evaluación de Cargos GR-P-002.

Ramde de Colombia S.A.S.; cuenta con el personal relacionado en el organigrama y con los perfiles identificados en el formato Perfiles de Cargos GR-F-004. Se cuenta con el Formato Constancia de Inducción GR-F-016 en el cual se evidencia que se informa al personal nuevo de la organización los temas y actividades en las cuales debe participar.

b) Infraestructura: La organización dispone de las instalaciones (oficinas) y equipos

apropiados para la prestación del servicio, logrando la conformidad de los requisitos solicitados por el cliente.

Se cuenta con herramientas de comunicación interna y externa adecuadas para la correcta operación de las funciones.

c) Infraestructura Económica: Para cumplir con la política establecida en el Sistema de

Gestión de Calidad, la Gerencia dispone de un presupuesto anual. Además, se cuenta con un lugar adecuado de trabajo, computadores de última tecnología, Internet y demás herramientas requeridas en la actividad.

3.4.3. Entrenamiento, concientización y competencia

Ramde de Colombia S.A.S; identifica las necesidades de entrenamiento, con el fin de que todo el personal conozca todo lo relacionado con su área de trabajo y reciba el entrenamiento apropiado.

Se tiene establecido y se mantiene el Procedimiento de Capacitación y Evaluación de Cargos GR-P-002 para el buen desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, en el que se incluyen a todos los empleados de los diferentes niveles de la organización y así asegurar sus conocimientos en:

a) La importancia de la aplicación de la política, procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

b) Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política, los procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

Ramde de Colombia S.A.S., se asegura que el personal sea competente en términos de educación, formación, habilidades y experiencia apropiada, las mismas que se encuentran documentados en el formato Perfiles de Cargos GR-F-004.

Manual Sistema de Gestión de Calidad Código: Versión: 09 Página: 13 de 20 MC-001 Fecha: septiembre de 2018

El Gerente de Ramde de Colombia S.A.S.; asegura que se establecen los procesos de comunicación directa dentro de la organización a través del Gerente de Administrativo y el Coordinador de sistemas de gestión.

Ramde ha definido un procedimiento de comunicaciones internas y externas GR-P-006, de la misma manera cuenta con una matriz de comunicaciones, estableciendo:

 Qué comunicar

 Cuándo Comunicar

 A quien comunicar

 Cómo comunicar

 Quién comunica

Por lo tanto los trabajadores de la empresa, están:

a) Informados cuando hayan cambios que afecten su área de trabajo.

b) Informados sobre quiénes son los representantes del Sistema de Gestión de Calidad.

3.4.5. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad

Ramde de Colombia S.A.S.; ha establecido y mantiene el presente manual, en forma escrita y en medio magnética para:

a) Describir los elementos centrales del Sistema de Gestión de Calidad y su interacción mediante el mapa de procesos.

Manual Sistema de Gestión de Calidad Código: Versión: 09 Página: 14 de 20 MC-001 Fecha: septiembre de 2018

b) Dar dirección a la documentación relacionada: La documentación generada en Ramde de Colombia S.A.S.; se distribuye en niveles que permiten administrar y controlar efectivamente el sistema de calidad. Tal como se muestra en la siguiente figura.

Figura 1 Documentación Sistema de Gestión de Calidad

Fuente: Autor

Manual Sistema de Gestión de Calidad Código: Versión: 09 Página: 15 de 20 MC-001 Fecha: septiembre de 2018

Ramde de Colombia S.A.S.; ha establecido y mantiene un procedimiento que le permite controlar todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad y que son exigidos por la norma ISO 9001:2008, denominado Procedimiento Para el Control de Documentos y Registros SGC-P-003 para garantizar que los documentos:

a) Se localicen fácilmente.

b) Son actualizados periódicamente, revisados cuando es necesario y aprobados por personal autorizado.

c) Las versiones vigentes de los documentos pertinentes están disponibles para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad.

d) Los documentos obsoletos son retirados oportunamente de todos los sitios de archivo y de uso, o se evite darles un uso no previsto.

La documentación es legible, tiene aprobación, está codificada y es fácilmente identificable, se mantiene en orden y se conserva por un período específico de acuerdo a lo establecido por Ramde de Colombia S.A.S.

3.4.6.1. Revisión y aprobación del Manual del Sistema de Gestión de Calidad

La revisión del Manual del Sistema de Gestión de Calidad es realizada por Coordinador de Sistemas de Gestión y la aprobación es realizada por el Gerente General o el representante legal.

 Distribución

- Documento Original: Se mantendrá un (1) Manual del Sistema de Calidad en original físico, en la oficina de Ramde de Colombia S.A.S.

- Archivo en Sistema de Computo: En el computador del Coordinador de Sistemas de Gestión de Ramde de Colombia S.A.S., se encontrará el archivo del Manual del Sistema de Gestión de Calidad.

- Copias Magnéticas: En la Gerencia de Bogotá D.C se mantendrá una copia magnética en un CD o en disco duro.

- Copia controlada: El manual puede ser entregado a los clientes, al ente certificador y/o a cualquier otra organización por solicitud de éstos, siempre y cuando así lo autorice la Gerencia General o el representante legal.

 Cambios y modificaciones

Las modificaciones al contenido de este Manual se deben registrar en el cuadro referido en la primera página de este documento, donde se especifica la naturaleza y la fecha de los cambios que se han realizado.

Manual Sistema de Gestión de Calidad Código: Versión: 09 Página: 16 de 20 MC-001 Fecha: septiembre de 2018 3.4.7. Control operacional

Ramde de Colombia S.A.S., ha identificado los procesos y actividades asociadas con cada área de trabajo, de esta manera se han elaborado instructivos y procedimientos que garantizan la correcta ejecución de las operaciones.

El cumplimiento de los controles y de los requisitos del sistema se evidencia en lo siguiente:

a) La mayoría de procedimientos documentados se han realizado para promover el cumplimiento de la política.

b) Todos los procedimientos incluyen criterios de operación que conducen a realizar correctamente cada actividad.