Dentro del programa de Voluntariado Javeriano deben existir de manera formal y documentada los valores corporativos de la organización: misión, visión, objetivos, y lineamientos del programa ya que se necesitan parámetros comunes que direccionen a la organización y a sus integrantes; es decir instaurar una identidad corporativa propia.
La organización debe construir y determinar cuáles son sus valores corporativos desde lo que hace y con la participación de los integrantes y de la comunidad con la cual trabaja, estos tendrán un papel muy importante porque se busca desde la consecución de denominadores comunes generar los valores basados en la experiencia y en la realidad del programa.
Las personas encargadas de esta recopilación de información pueden ser los coordinadores de equipo con colaboración de sus co-cordinadores. Se deben crear memorias de la reunión en la cual se trate este tema es especial, ya que estas serán utilizadas posteriormente por la
coordinación general y el grupo de coordinadores para generar el documento donde se establezcan los valores corporativos del programa, la recopilación de información se recomienda hacerla desde preguntas como:
¿Cuál creen que son la misión, visón y objetivos de su trabajo voluntariado? ¿Cúal cree que es el papel que juega el programa en la comunidad?
¿Qué creen que es importante en cuanto a valores para realizar este trabajo?
¿Qué creen que diferencia el programa de Voluntariado Javeriano con otros programas de voluntariado?
Se recomienda anunciar los cambios del programa y las opciones de trabajo voluntario, explicar las decisiones y los comportamientos que podrían parecer extraños de la manera de proceder del programa; se recomienda también enfatizar en las ventajas y las desventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros.
En primera medida se recomienda que en la reunión de coordinadores se haga claridad de cuáles serán los cambios, qué se busca con esto, y de qué manera se llevará a cabo el proceso.
A continuación es tarea de los coordinadores hablar con los voluntarios de su grupo sobre los cambios que busca el programa y invitarlos a participar con ideas.
Desde coordinación general se recomienda enviar un comunicado o un mail contando las
expectativas y planes del programa, invitando a todos sus integrantes a participar y a aportar ideas para lograr establecer estos nuevos cambios de manera efectiva.
El Programa de Voluntariado debe hacer uso óptimo de sus espacios de comunicación: en principio las formaciones, reuniones, conversatorios, discusión en grupo, etc.
Se recomienda permitir a los voluntarios adquirir conocimiento sobre la organización y la comunidad en la cual se trabaja, desde talleres preparados por el coordinador y el co-cordinador para dar un contexto y un sentido más allá del mecánico a la labor que realizan.
En caso de trabajarlo en las reuniones de grupo se recomienda que los talleres tengan una duración máxima de 15 minutos, y en estos se deben hacer una articulación de la labor que se realiza en el lugar de trabajo con los valores corporativos del programa, debe ser dinámico y vivencial, se busca que con estos talleres los voluntarios no solo conozcan la organización sino que se sientan parte de esta y vean la razón de ser de su labor.
En caso de realizarlo en espacios donde todos los voluntarios estén reunidos como formaciones, conversatorios, etc., busque que los voluntarios compartan espacios con personas de diferentes grupos y que ellos mismos desde lo que hace cada uno en su grupo lo relacione con los valores corporativos de la organización y entre todos hagan una socialización de cómo estos valores los ven o no reflejados en su labor y por qué. A continuación haga una socialización y retroalimentación con todos los grupos, aproveche este espacio para clarificar y especificar detalles sobre los valores corporativos de la organización.
Generar espacios de participación para optimizar su labor: La retroalimentación de la labor es muy importante ya que da sentido a la labor y da insumos al grupo de trabajo para mejorar, cambiar o modificar sus metodologías.
Cada mes se recomienda utilizar una de las reuniones semanales para dedicarla única y específicamente a hacer una retroalimentación entre todos los integrantes del grupo sobre lo que ha pasado en el último mes.
Se debe generar un documento general en el cual se plasme todo lo que se trató en la reunión, sin especificar nombres.
Se debe tener en cuenta que esta retroalimentación no es solo de temas técnicos de la labor, se recomienda utilizar este espacio para ver de qué manera esta experiencia es tomada por los voluntarios, qué piensan, qué sienten, etc.
Generar vínculos no solo con los grupos de trabajo, sino también con el programa: se recomienda abrir nuevas opciones de trabajo dentro del programa para que los voluntarios se involucren en estos, por ejemplo grupos de investigación relacionados con diferentes temáticas sociales que puedan contribuir al trabajo que realizan los grupos de voluntariado, de igual manera se recomienda que los voluntarios puedan participar y conocer las opciones que tiene el voluntariado, es decir, que
participen en la elaboración de propuestas para el mejoramiento de trabajo, que propongan nuevos espacios de trabajo, y que se sientan parte del crecimiento del programa con el aporte desde quienes son y desde sus carreras.
Elaborar el manual de funciones en el que se establezcan la estructura organizacional, las denominaciones de los cargos, los requisitos, las responsabilidades y funciones.
Este manual debe ser muy concreto, en este se deben poner los cargos que se quiere que tenga el programa y cuáles deben ser:
Características con las que se deben contar para ocupar determinado rol. Conocimientos que se deben tener.
Responsabilidades (deberes y obligaciones) que se tienen en cada rol. Funciones que se adquieren en cada rol.
Elaborar guías de inducción no solo para nuevos voluntarios, sino también para los coordinadores, se busca que estas guías se enfoquen en crear y/o fortalecer la cultura organizacional compartida y sentido de pertenencia de todos los integrantes del grupo de voluntariado Javeriano.
Las inducciones en los dos casos deben tener lo mismo en cuanto a contenido; es decir, los valores corporativos del programa, la legislación colombiana bajo la cual trabaja el programa, la presentación de todos y cada uno de los grupos con los que cuenta el programa, lo único que cambia se especifica a continuación:
Inducción para nuevos voluntarios:
Uso de redes sociales y pagina web (en caso de que se implemente) Cómo aportar nuevas ideas o proyectos al programa
A quién acudir en caso de duda, queja o comentario Inducción para coordinadores:
Habilidades comunicativas Manejo de grupos
Actas y formatos de cada actividad
A quién acudir en caso de duda, queja o comentario
Se recomienda implementar herramientas que permitan optimizar los flujos de comunicación:
Se debe generan actas de reunión preparadas por los coordinadores de equipo, estas serán utilizadas no solo como compilaciones de experiencias, sino para evaluar los procedimientos que se están utilizando en las reuniones.
En primera medida serán utilizadas por la coordinación general para conocer cómo se están llevando las reuniones, qué temas se están tratando y cómo se están tratando. En segunda medida se recomienda utilizar todas las actas para generan reportes
semestrales o anuales de las temáticas tratadas, la evolución de los grupos y las percepciones de los voluntarios.
Y finalmente se pueden utilizar para generar herramientas de aprendizaje para el futuro.
La creación de la página web con información útil para los voluntarios y las personas que quieran tener información sobre el programa. La página web puede contar con una pequeña intranet que facilite la comunicación entre los voluntarios y los coordinadores, unificando así la información que se recibe del programa.
La utilización del correo electrónico del programa ([email protected]) para responder dudas, dar información, enviar material para imprimir, etc., y no el del coordinador general o los voluntarios profesionales, porque esto genera desorden de la información y muchos emails se pueden quedar sin responder.
Este correo será revisado por el voluntario profesional, el cual será el encargado de dar respuesta a los mensajes que entran.
En cuanto al uso de redes sociales:
Se recomienda determinar el objetivo de su uso, es decir, qué se espera, qué se busca, qué se quiere lograr.
A continuación generar contenido de interés siempre apuntando a esos objetivos planteados.
El uso de facebook y twitter es fundamental porque se trabaja con jóvenes universitarios y estas son las redes sociales más concurridas por estos.
Twitter:
Determinar un horario determinado para twitear (ej: 2 veces al día) Retuitear organizaciones e individuos que tengan que ver con sus
objetivos.
Utilizar hashtags relacionados con su labor, objetivos y con su organización.
Actualizar el fondo de su perfil de twitter con algo relacionado con el programa.
Determinar un horario para hacer los posts (ej: una vez al día un video, imagen, texto)
Completar la sección de información: en esta sección se recomienda llenar toda la información básica del programa, como donde se localizan las oficinas, cual es el mail de contacto con el programa, la descripción del trabajo, el teléfono etc. Mencionar su presencia en otras redes sociales y publique los links que llevan a su perfil en estas redes sociales.
Buscar páginas de organizaciones relacionadas con voluntariado y ponga “like”
Personalizar el banner inferior de su página. Utilizar fotos y videos en sus publicaciones.
Hacer preguntas, o encuestas para incrementar la interacción y la conversación dentro de su página.
Modificar la URL de la página de facebook para que sea fácil de recordar (Por ejemplo: facebook.com/voljaveriano).
El uso de instagram puede ser una opción para que los voluntarios participen y suban las fotos de su día trabajando con los niños o en las formaciones, o usando las chaquetas, sombrillas, batelitos, etc., del voluntariado, esto no solamente generará conocimiento del programa sino que mostrará qué hace, con quiénes trabaja y dará un espacio a los voluntarios para mostrar qué hacen y cómo lo hacen.
Es conveniente contar con un buzón de sugerencias con el cual se busca desarrollar un procedimiento para expresar quejas, comentarios o recomendaciones, este puede ser físico, o puede ser parte de la plataforma web que se propone se desarrolle.
Este buzón de sugerencias estará a cargo del voluntario o voluntaria profesional que trabaja al lado del coordinador general del programa. Dicha persona será la misma encargada de alimentar las redes sociales y responder los mensajes.
Las respuestas se deben dar basadas en primera medida en los reglamentos del programa. De ser casos complicados se analizarán con el coordinador general del programa y este decidirá qué tipo de respuesta dar o si prefiere puede socializarlo con el grupo de coordinadores y entre todos mirar qué se responde y cómo se mejora la situación.
Mensualmente el voluntario profesional debe presentar en la última reunión de coordinadores de cada mes un pequeño informe sobre las sugerencias, reclamos o comentarios que se
recibieron en el buzón, esto con el objeto de retroalimentar el trabajo del programa y de los coordinadores, y ver cómo están y qué piensan los voluntarios.
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ANEXOS
ANEXO A: ENTREVISTA COORDINADOR GENERAL
ANEXO B: ENTREVISTAS POR TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL PROGRAMA V1: Voluntaria desde el 2 semestre del año 2010 hasta la actualidad
V2: Voluntaria desde el 2 semestre del año 2012 hasta la actualidad V3: Voluntaria desde el 1 semestre del año 2013 hasta la actualidad V4: Voluntaria desde el 1er semestre del año 2009 hasta la actualidad V5: Voluntario desde el 2 semestre del año 2009 hasta la actualidad V6: Voluntaria desde el 1er semestre del año 2012 hasta la actualidad V7: Voluntaria desde el 2do semestre del año 2011 hasta la actualidad V8: Voluntaria desde el 1er semestre del año 2010 hasta la actualidad V9: Voluntaria desde el 2 semestre del año 2013 hasta la actualidad V10: Voluntaria desde el I semestre del año 2011 hasta la actualidad ANEXO C: ENTREVISTAS POR GRUPO
VG1: Voluntaria en el grupo Mi Infancia Feliz VG2: Voluntaria en el grupo Mi Dulce Encuentro VG3: Voluntaria en el grupo de Mi Pequeño Mundo VG4: Voluntario en el grupo Jardín Mi Infancia Feliz VG 5: Voluntaria en el grupo Mis Pequeños Gigantes VG6: Voluntaria en el grupo Mi Infancia Feliz VG 7: Voluntaria en el grupo Mis Pequeños Gigantes
ANEXO D: GRUPO DE DISCUSIÓN
ANEXO A: ENTREVISTA COORDINADOR GENERAL FECHA: Septiembre 24 de 2013
E: Entrevistadora (Stephanie Suárez C)
CG: Hombre, Coordinador hace 3 años del programa.
E: ¿Puede hacerme una breve referencia a la creación del programa?
CG: El programa de voluntariado inicio sus labores desde el dos mil seis (2006) oficialmente, sin embargo, creo que la universidad Javeriana ha tenido un proceso previo de siempre estar en contacto con los barrios, ves, entonces eso quiere decir que la historia del voluntariado en los barrios data desde, básicamente su reconstitución, y ya, hasta ahí te podría decir del programa.
E: ¿En qué sectores interviene el programa para el desarrollo de su actividad? CG: ¿En qué sentido?
E: Comunidades, lugar de la ciudad
CG: Se trabaja con la UPZ Pardo Rubio, que tiene más o menos unos veinticinco mil (25000) habitantes, sin embargo, nosotros tenemos acción en cuatro (4) barrios dentro de esa UPZ: Pardo Rubio, Sucre, San Martín, Paraíso.
E: ¿Puede contarme algo sobre los comienzos de la actividad? CG: ¿Del programa?
E: Sí.
CG: Bueno, yo creo que desde el principio del voluntariado se ha intentado apoyar a estos que no han tenido una voz muy clara, una voz clara dentro de la sociedad, eso quiere decir, adultos mayores, que antes el grupo de adultos mayores era más grande, luego se empezó con refuerzo escolar, luego se trabajó con niños y finalmente con madres gestantes y lactantes. Son esos cuatro (4) grupos principales con los que se ha trabajado.
E: ¿Podría decirme el tamaño aproximado del programa? (En términos de número de voluntarios, grupos y beneficiarios)
CG: Sí, en este semestre hay como unos 185 voluntarios, pues más o menos, yo creo que 185 voluntarios brutos, o sea posiblemente haya algunos voluntarios que están en dos (2) grupos, que se yo, netos, netos, netos pueden ser unos 178 voluntarios. La cobertura es bien baja con relación, primero, a la población, estamos haciendo una contabilización, o sea, si bien puede haber 105 voluntarios que trabajan con niños y solo tenemos alcance con 100 niños, entonces eso quiere decir una muy baja cobertura para todo el trabajo que podemos hacer. No pasa lo mismo con los otros grupos, que puede ser adultos mayores que tienen alrededor de cien (100) adultos mayores y diez (10) voluntarios, entonces ahí tienes una cobertura muy alta, y con madres gestantes y lactantes pues, tú ya me dirás, cuántas madres gestantes y lactantes