Reconocer la necesidad

Al proponer a las PyMES de autotransporte de carga federal las distintas fuentes de financiamiento mencionadas en el esquema propuesto en el capítulo V, se pretende que parte de los recursos adquiridos sean destinados a la renovación de la flotilla vehicular existente por una más actual, es por esto, que se pretende aplicar la reingeniería al proceso de adquisición de activos fijos (flotilla) de la empresa la cual nos basamos para realizar el presente estudio, ya que dicho proceso se encuentra sin estructuración y la mayor parte del proceso es realizado empíricamente por el personal involucrado de la empresa de autotransporte de carga federal.

Se necesitó evaluar el proceso de adquisición de activos fijos de la empresa de carga federal para mostrar en qué grado de madurez se encontraba dicho proceso y así denotar la importancia de la aplicación de la reingeniería sobre el mismo.

La evaluación se desarrolló mediante una encuesta en medio electrónico (ver diseño de la encuesta en Anexo A) donde los participantes calificaron en una escala de 5 a 1, el grado en el cual estaban de acuerdo o no con la afirmación que se planteaba.

VALOR NUMÉRICO ESCALA

DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN

5 Totalmente de acuerdo con la afirmación

4 Mayormente de acuerdo con la afirmación

3 Parcialmente de acuerdo

2 Escasamente de acuerdo con la afirmación

1 En desacuerdo con la afirmación

Cantidad de participantes: 4

Factores del modelo de evaluación: Un factor se define como un elemento independiente, específico y medible que refleja una característica fundamental y distintiva de BPM.

Se identificaron seis factores que se percibe caracterizan completa y adecuadamente a BPM. Los siguientes son los mencionados factores derivados de un número de factores críticos o barreras identificadas para el éxito en la implementación de BPM con su respectiva explicación:

1. Estrategia: La alineación estratégica que debe existir en la organización con respecto a la implementación de BPM.

2. Cultura y Liderazgo: La interiorización, aceptación, práctica y promoción de administración por procesos (BPM) por todo el personal relacionado con el proceso de adquisición de activos fijos. 3. Talento Humano: Procesos constantes de educación y entrenamiento enfocados a fortalecer las competencias del personal en el mejoramiento continuo del proceso de adquisición de activos fijos de la empresa.

4. Gobernabilidad: La asignación de cargos y responsabilidades para las prácticas de BPM al personal relacionado con los procesos de la organización. El establecimiento de políticas y directrices que permitan fomentar el cumplimiento de la misión y los objetivos.

5. Proceso: La adopción de metodologías formales, bien definidas y repetibles para la conducción de BPM. La medición, análisis y mejora del desempeño del proceso de adquisición de activos fijos. 6. Tecnología de la información: El uso de recursos en la implementación y conducción de la administración del proceso de adquisición de activos fijos.

Afirmaciones (preguntas) de la evaluación: Se diseñaron cinco afirmaciones por factor (seis factores) para cada uno de los niveles de madurez planteados en el modelo CMMI (cinco niveles), por lo cual el instrumento contó en total con 30 afirmaciones las cuales fueron evaluadas por cada participante.

Identificación del nivel de madurez

Desglosando el cuestionario en seis factores críticos clave a evaluar en el proceso de adquisición de activos fijos se pudo llegar a una conclusión más a detalle del nivel de madurez en el cual se encuentra dicho proceso.

A continuación, se presentará el análisis por factor en forma de gráficos, en donde se puede notar que el proceso actual de adquisición de activos fijos se encuentra en un nivel inicial.

Fuente: Elaboración Propia

En la siguiente figura se puede observar el nivel de madurez de cada factor, los cuales se obtuvieron realizando un ajuste de las cifras decimales al entero inmediatamente superior o inferior de acuerdo con los datos obtenidos del cuestionario.

Fuente: Elaboración Propia

Al calcular el promedio general del proceso de adquisición de activos fijos, tomando como base el promedio de los resultados obtenidos por cada factor de evaluación, se determinó que el nivel de madurez del proceso actual es de 1.5

Por lo tanto, se encuentra encasillado entre el nivel 1 y 2, siendo un proceso aún considerado básico e inicial, sin una completa estructuración del proceso en general, pero con potencial para lograr un crecimiento y maduración del mismo.

Análisis por factor de evaluación

Factor Estrategia (Se encuentra en el nivel 2 de madurez): El personal de la empresa de autotransporte de carga federal conoce la importancia de los procesos dentro de la organización, sin embargo, en la práctica no se encuentra estructurado el proceso de adquisición de activos fijos, el personal en general no está muy abierto a aceptar algún cambio significativo en su manera de operar, y profundizando, se descubrió que la adquisición de la flotilla vehicular nueva no se lleva a cabo, tomando en consideración las mejores opciones dentro del mercado, sino se lleva a cabo mediante conocidos y recomendaciones. Se deben de establecer objetivos, así como detallar las actividades que se realizan en el proceso de compra de activos fijos.

Factor Cultura y Liderazgo (Se encuentra en el nivel 1 de madurez): Al no estar dispuestos a aceptar fácilmente el cambio dentro del proceso de adquisición de activos fijos, tanto el personal gerencial como el operativo no reciben ningún incentivo o apoyo para proponer o aceptar los cambios dentro del proceso, Al ser una PyME, la empresa se enfrenta al hecho de tener duplicidad de funciones en los puestos administrativos, y en repetidas ocasiones, la responsabilidad de la compra de la flotilla vehicular nueva, se salta al puesto responsable de efectuarla, debido a que, la compra la termina realizando el director general. La comunicación que se tiene con los empleados es buena, ya que en ocasiones sus opiniones e ideas son tomadas en cuenta, aunque no es con frecuencia.

Factor Talento Humano (Se encuentra en el nivel 1 de madurez): El proceso de adquisición de activos fijos es operado empíricamente, repercutiendo negativamente en el personal de la empresa de autotransporte de carga federal, ya que no cuenta con los conocimientos necesarios de las fases, actividades y responsables de las diferentes etapas del proceso, a su vez, también influye en los nulos incentivos que la empresa está dispuesta a otorgar sí el personal de la empresa logra un buen desempeño de sus funciones dentro proceso de adquisición de nueva flotilla. Sin embargo, la empresa esta consiente de lo importante que es capacitar a su personal, así como también de que se efectué el proceso con un buen rendimiento.

Factor Gobernabilidad (Se encuentra en el nivel 2 de madurez): La empresa de autotransporte de carga, consta con una estructura organizacional seccionada en áreas, sin embargo, dicha estructura puede resultar un poco confusa en cuanto a definición de funciones de todos los procesos de la organización (Swimlanes), no obstante, la gerencia y áreas administrativas si proporcionan las directrices que se deben de seguir para operar, así como, fomentar un clima organizacional favorable entre el personal de la empresa de autotransporte de carga federal.

Factor Proceso (Se encuentra en el nivel 2 de madurez): Como se ha dicho en los puntos anteriores, el proceso de adquisición de activos fijos carece de estructuración, por lo que, no se encuentra bien documentado, se cuenta con el equipo básico para realizar las actividades, a pesar de que se puede modernizar, se tiene el conocimiento de que al tener claros y definidos los procesos en general, brindarían a la organización una manera de operar todas las funciones con el mínimo de percances, definirían las funciones de todo el personal involucrado y el proceso se efectuaría de principio a fin en tiempo y forma.

Factor Tecnologías de Información (Se encuentra en el nivel 1 de madurez): Dentro del área administrativa, la cual es responsable de la adquisición de flotilla vehicular nueva se emplean muy pocas tecnologías como facilitadoras de trabajo, en su totalidad el trabajo se realiza manual y en repetidas ocasiones se hace uso de software, específicamente paquetería office. Aunque no existan sistemas integrados al proceso, si existe un monitoreo de los operadores que se encargan de transportar la mercancía y que realizan su trabajo fuera de las instalaciones de la empresa de autotransporte de carga federal.