Rediseño de lista de chequeo

Se propone construir un cuadro donde se muestre una visión general del estado de las tapicerías en proceso de desarrollo, de manera tal, que permita un mejor seguimiento de las diferentes etapas que componen el mismo.

El cuadro general de lista de chequeo se puede dividir en diferentes partes: la primera consiste en ingresar la información general del vehículo a desarrollar, el código asignado y los datos del cliente que realizó el pedido; en la segunda parte se encontrarán los requerimientos exigidos al cliente para la óptima realización del desarrollo -fotos, telas, empaques, etc.; en la tercera, y última parte, se encuentran las diferentes etapas que componen cada proceso de desarrollo, tanto las administrativas como las operativas. El cuadro de lista de chequeo resume la secuencia de procesos de manera ordenada, proporcionando una alarma visual (Poka-Yoke) del cumplimiento, o incumplimiento, de los pasos necesarios para el desarrollo. Si uno de los ítems se encuentra vacío, es decir, si no se cumplió dicha parte del proceso, se indicará con amarillo; si, por el contrario, un subproceso se cumplió a cabalidad, se indicará con color verde (ver la lista de chequeo propuesta).

Dicha lista de chequeo proporcionará un mejor control y seguimiento de las etapas del proceso de desarrollo que usualmente generan problemas en el departamento y que fueron descritos anteriormente como lo son la comunicación con el cliente, la revisión y recepción de los pedidos, las fichas técnicas en Internet y la validación de los clientes.

5.2.1 Lista de chequeo propuesta Requerimientos del

cliente Antes de proceder Durante y después del desarrollo Desarrollo parte operativa

Vehículo Pedido # Fecha P

edido

Fecha en

trega

Cliente Asignar código Pedido Comple

to

Solicitud

desarrollo

Foto sillas Empaque/alfombra Datos del vehícul

o Desarrollo acept ado Medidas de la t el a Ingreso F. t écnica a Interne t

Elaboración esquemas cost

ura

Llenar hoja de vi

da

Validación cliente Validación esque

mas

Despiezar la

tela

Elaborar y marcar moldes Cortar cuero Costura Llenar f

icha de consumos y tiempo s Ford Explorer 2005 10103 07/06/2005 11/07/2005 Autoselect 16-02-f-03-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Samsung SM5 139 12/06/2005 19/07/2005 Chile 43-01-b-12-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok ok ok Ok

Nissan Plantina 10365 14/06/2005 19/07/2005 Autoselect 18-01-a-08-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok

Hyundai Sonata

GL 10158 15/06/2005 11/07/2005 Autoselect 24-14-b-12-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok ok Ok Ok Ok

Toyota Hilux 10195 18/06/2005 12/07/2005 Autoselect 05-12-c-07-05 ok ok ok ok Ok Ok ok OK Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok

Toyota Yaris 536 12/07/2005 19/07/2005 Panama 05-16-b-12-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok

Cherokee

Liberty 3296 15/07/2005 25/07/2005 Bogota 25-02-o-03-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok ok ok ok ok Ok

Kia Sorento

2005 1661 06/07/2005 14/07/2005 Perú 32-09-p-12-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok

Ford freestar SE 539 21/07/2005 01/08/2005 Panama 16-20-a-03-05 Ok Ok Ok Ok Ok Ok ok Ok Ok ok ok ok Ok Ok

Peugeot 407

Sedan 10380 25/07/2005 01/08/2005 Autoselect 10-10-a-05-06 Ok Ok Ok Ok ok ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok

5.2.2 Comunicación con el cliente. Las especificaciones que requiere la empresa para los desarrollos deben ser comunicadas de manera clara al cliente para evitar inconvenientes a la hora de iniciarse el proceso. De igual manera se debe hacer un seguimiento de estos requerimientos llevando el registro en la lista de chequeo.

5.2.3 Revisión y recepción del pedido. En el momento en que lleguen los requerimientos (solicitud de desarrollo, telas, fotos, etc.), estos deben ser revisados por el jefe de desarrollo, e, inmediatamente, esta persona debe comunicar al cliente si los requerimientos son óptimos para el desarrollo. Esta revisión debe ser inmediata por tres motivos:

1. Para que en caso de la falta de algún requerimiento, el cliente pueda reaccionar de inmediato, enviando dicho faltante.

2. Para evitar errores en el desarrollo y para que, en caso de que se detecte alguno, sea a tiempo.

3. Si transcurre mucho tiempo, luego de haber recibido los requerimientos, puede haber fricciones con el cliente por el aviso tardío de la falta de algún de los mismos, lo que causa demoras en el desarrollo.

Se debe registrar en la lista de chequeo la fecha de recepción de los requerimientos y, si es el caso, los faltantes de los mismos, para que en caso de algún inconveniente se tengan registros de lo que se recibió y en que momento. Cuando los requerimientos estén completos, se debe proceder a la toma de medidas de las telas para luego registrarlas en la página Web (ver punto 5.4 para mayor detalle).

5.2.4 Ficha técnica de la Página Web. Como se mencionó anteriormente, la ficha técnica de Internet es una importante herramienta de identificación, por parte de los clientes, para realizar un pedido. Luego de recibidas las fotografías del vehículo, es completa responsabilidad del encargado del departamento ingresar y diligenciar la ficha técnica en la página Web. La nueva lista de chequeo permite conocer, en cualquier momento, el estado de cada desarrollo, al tiempo que permite identificar los vehículos a los cuales no se les ha asignado ficha técnica en la página.

5.2.5 Validación del cliente. La lista de chequeo propuesta permite tener un mayor control sobre el estado de las validaciones del cliente, y, a pesar de que este ítem es una retroalimentación del mismo, es obligación del departamento de Desarrollo hacer el respectivo seguimiento.

5.3 Establecimiento de base de datos en Access para codificación