Registros de movimientos

ˆ ¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos? Se utilizan para registrar información relativa al movimiento de existencias de un establecimiento a otro.

ˆ ¿Qué datos esenciales se incluyen en un registro de movimientos? Si bien los registros de movimientos son esenciales para registrar el movimiento de existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos esenciales ya mencionados. En general, se recomienda incluir las existencias disponibles actuales y, según el diseño del sistema,

ˆ ¿Quién realiza los registros de movimientos?

El personal de almacén de los establecimientos de emisión y recepción asienta los registros de transacciones. En farmacias o en puntos de entregade servicios, el personal encargado o los

enfermeros efectúan los registros de movimientos. ˆ ¿Cuándo se completan los registros de movimientos?

Los registros de movimientos se inician cuando un establecimiento solicite o entregue existencias. Se cierran cuando el establecimiento receptor confirma la recepción de las unidades enviadas.

ˆ ¿Cómo se organizan los datos en un registro de movimientos? Se organizan cronológicamente, hecho que facilita la identificación de las transacciones. De este modo, los registros de movimientos pueden servir como recordatorios, por ejemplo, de un pedido aún no recibido o de un artículo entregado con confirmación de recepción pendiente. Se recomienda que los registros de

movimientos incluyan un número de referencia que identifique cada transacción. Los datos de un registro de movimientos se organizan de acuerdo al producto solicitado o entregado. Un registro de transacciones se utiliza generalmente para solicitar o entregar cualquier cantidad de productos. En algunos casos, los nombres de los productos están preimpresos y, en otros, escritos a mano. ˆ ¿En qué formatos se imprimen los registros de movimientos?

Los formatos más comunes son las notas de empaque, los registros de recepción, las notas de entrega y los formularios de requisición y envío. El formato del registro de movimientos depende de la

modalidad del sistema: asignación o requisición. En todos los casos, es útil que en cada registro de movimiento figure un número preimpreso para rastrear envíos individuales más fácilmente.

ˆ ¿Qué es una nota de empaque?

Los establecimientos emisores envían las notas de empaque junto con los suministros (ver figura 2-4). En ellas figuran el nombre del establecimiento al que se envían los suministros, y los nombres y las cantidades de cada artículo enviado. Generalmente, las notas de empaque van acompañadas de un registro de recepción. Ciertas normas gubernamentales exigen a los sistemas logísticos el uso de notas de empaque. Si es posible, deben utilizarse notas de entrega

ˆ ¿Qué es un informe de recepción?

Un informe de recepción enumera los nombres y las cantidades de los artículos recibidos (ver figura 2-5). Generalmente está acompañado de una nota de empaque. El establecimiento receptor completa el informe de recepción.

Ciertas normas gubernamentales exigen a sistemas logísticos el uso de informes de recepción, pero esos formularios sólo duplican los datos registrados en la tarjeta de control de inventario. Si es posible, deben utilizarse notas de entrega o formularios de requisición y

FIGURA 2-4. Nota de empaque

ˆ ¿Qué es nota de entrega?

Una nota de entrega enumera las unidades y las cantidades enviadas a un establecimiento (ver figura 2-6). También incluye una columna aparte para las cantidades recibidas en caso de extravío o daños durante el traslado. Las notas de entrega se utilizan en un sistema de asignación; el nivel más alto determina la cantidad que debe enviarse y entrega los suministros al nivel inferior. En lugar de utilizar una nota de empaque o un informe de recepción, se utiliza una nota de entrega bien diseñada para reducir el número de formularios que deben completarse y la posibilidad de errores. Todo certificado de emisión debe completarse por triplicado (tres copias).

FIGURA 2-5. Informe de recepción

emisor la conserva para recordar que la confirmación de un envío está pendiente. El establecimiento receptor comprueba la cantidad recibida, firma el formulario, envía de regreso la primera copia (1) y archiva la segunda (2). Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la tercera copia (3) y archiva la primera. Cada establecimiento retiene una copia completa de la nota de entrega como archivo permanente. Dado que la transacción tiene sólo un número de nota de entrega para ambos establecimiento, no hay lugar a confusión cuando uno de los gerentes de planta necesita hablar con el otro acerca de un problema con el envío.

FIGURA 2-6. Nota de entrega

ˆ ¿Qué es un formulario de requisición y envío?

Es similar a una nota de entrega, con la diferencia que ésta se usa en un sistema de requisición(ver figura 2-8). En un formulario de requisición y envío se enumeran los artículos y las cantidades solicitadas por un establecimiento. También se incluye una columna para la cantidad que se envió realmente. Es útil cuando no se puede suministrar la cantidad total solicitada. Tal como la nota de

entrega, este documento incluye una columna para la cantidad recibida donde se pueden señalar posibles pérdidas o daños producidos en el traslado.

Los formularios de requisición y envío deben efectuarse por cuadruplicado (cuatro copias) (ver figura 2-9). El establecimiento receptor consigna la fecha y las cantidades solicitadas para cada producto, firma el registro y envía las tres primeras copias (1, 2 y 3) al establecimiento distribuidor, y conserva la última (4) para recordar que existe un pedido pendiente de recepción. El establecimiento

FIGURA 2-7. Flujo de notas de entrega

recibida y envía la primera copia (1) de regreso. El establecimiento receptor archiva la segunda copia (2) y se deshace de la cuarta (4). Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la tercera copia (3) y archiva la primera. Cada establecimiento retiene una copia completa de la nota de entrega para archivo permanente. Dado que la transacción tiene sólo un número de formulario de requisición y envío para ambos

establecimientos, no hay lugar a confusión cuando uno de los gerentes del establecimiento necesita hablar con el otro acerca de un problema con el envío.

FIGURA 2-8. Formulario de requisición y envío

ˆ ¿Qué otra información, aparte de los datos esenciales, puede incluirse en un registro de movimientos?

Todos los registros de movimientos incluyen fechas, firmas y un espacio para hacer comentarios. La fecha permite calcular el lapso de reabastecimiento. Las firmas indican la autorización de una transacción (por ejemplo, de un departamento contable o de un gerente de programa). Trate de limitar el número de firmas necesarias en un registro de movimientos para reducir la carga administrativa y el tiempo requerido para obtener las firmas. Debe proveerse un espacio para explicar por qué las cantidades enviadas son diferentes de las cantidades recibidas.

ˆ ¿Cómo se trasladan los registros de movimientos?

Los registros de movimientos se trasladan junto al producto, desde el establecimiento emisor hasta el establecimiento receptor. En un sistema de requisición, el establecimiento receptor puede entregar los registros de movimientos personalmente, por ejemplo, durante una reunión mensual. De otra manera, los registros de movimientos se trasladan por correo postal o se entregan personalmente del establecimiento receptor a la instalación superior.

FIGURA 2-9. Flujo de formularios de requisición y envío