Requisitos Legales y de otra índole.

En este ítem, la Norma BASC y la Guía RUC coinciden en que la organización debe definir un procedimiento para la identificación de requisitos legales y de otra índole, garantizando la inclusión oportuna de nuevos requisitos que le apliquen a la organización. Este procedimiento debe definir el como la organización dará cumplimiento a los requisitos legales y de otra índole identificados. (ítems, 2.2 guía RUC y 4.2.3 norma BASC)

Además el RUC hace énfasis en que se debe establecer en el procedimiento una periodicidad de revisión de cumplimiento de los requisitos legales y otros y dejar registro de esta revisión.

- 49 - 2.3 Responsabilidades

Tanto la norma BASC como la Guía RUC requieren, que toda empresa, en armonía con las disposiciones legales, documente y comunique la asignación de las responsabilidades a todos los niveles de la empresa (de la alta gerencia, mandos medios, personal de supervisión, trabajadores, personal de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, personal de seguridad y control BASC) para el desarrollo del Sistema de gestión. (Ítems, 2.3 guía RUC y 4.3.1 Norma BASC) También requieren estos sistemas de gestión, la presentación del organigrama de la empresa, destacando la ubicación de los responsables de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, y los encargados del control y la seguridad BASC, aportando información que permita determinar su idoneidad, funciones y responsabilidades.

La Guía RUC especifica que se debe realizar la evaluación a los diferentes niveles para verificar el cumplimiento de las responsabilidades. Y que se debe contar con un procedimiento escrito donde se especifique como se va a llevar a cabo la evaluación periódica del cumplimiento de las responsabilidades asignadas a cada uno de los niveles enunciados anteriormente.

La norma BASC recomienda, que en todos los niveles de la organización, el personal debe ser responsable del Control y Seguridad de los procesos que tiene a su cargo. A su vez ser consciente de la responsabilidad por el control y Seguridad, que deben observar las personas que realizan actividades bajo su control. Y debe Ser consientes de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la efectividad del sistema de Gestión.

- 50 - 2.4 Competencias

Este ítem facilita y agiliza el trabajo dentro del sistema de gestión, y está establecido para garantizar el cumplimiento de la Política y el logro de los objetivos y metas del Sistema de Gestión. En este caso la Guía RUC en el Ítem 2.4 plantea que se debe documentar la definición de las competencias de todo el personal de la empresa, y comunicarlas a todo el personal. Las competencias se deben definir en términos de la educación, experiencia y entrenamiento apropiados, a esto se le añade el ítem 3.b de los estándares BASC, que exige un sistema de identificación de empleados, el cual debe mantenerse para la identificación positiva y de control de acceso que debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma, conforme a la legislación local, sobre el cual la Gerencia de la Empresa o el personal de seguridad debe llevar el control adecuadamente la emisión y remoción de las tarjetas de identificación de empleados y visitantes.

Encontramos también el ítem 3 de la “parte A” de los estándares BASC que nos habla de la administración y selección de Personal propio, subcontratado y-o suministrado, planteando que Tiene que realizarse una visita al domicilio del personal que ocupa las posiciones críticas o que afecta a la seguridad de la empresa, que se tienen que realizar y mantenerse actualizados, los registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros legales de orden laboral, que deben realizarse pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de drogas ilícitas y alcohol, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables, se tiene que controlar el suministro (entrega y devolución) de uniformes de trabajo de la empresa.

Para el cumplimiento de este numeral, la empresa debe asegurar que la totalidad de los trabajadores cumplan con las competencias definidas.

- 51 - 2.5 Capacitación y entrenamiento.

Para la norma BASC y la guía RUC, todas las Organizaciones deben identificar las competencias del personal requeridas en todos los niveles de la misma y en caso de no disponer de ellas, deben proporcionar el entrenamiento y/o la capacitación necesaria para obtenerlas.

Toda Organización debe demostrar la existencia de su Programa de Capacitación y Entrenamiento. Pero la guía RUC exige que dentro de este programa de capacitación se evidencie la capacitación en Seguridad, saludo ocupacional y ambiente. El programa de capacitación también debe incluir la identificación de las necesidades de entrenamiento por cada cargo, registros del personal capacitado, contenido de los cursos, competencia del personal que Realiza las capacitaciones, Los dos sistemas de gestión plantean la evaluación de la efectividad del entrenamiento, la toma de conciencia y la evaluación periódica del programa de capacitación y entrenamiento en términos de índices de gestión, porcentaje de cumplimiento, análisis de tendencias y el respectivo plan de acción. A demás de esto la Norma BASC pide específicamente la institución de un programa de concientización sobre consumo de alcohol y drogas, amenazas a la seguridad y las vulnerabilidades de seguridad existentes para el Puerto, los buques y la carga marítima, que incluya avisos visibles y material de lectura.

En conclusión se deben definir los contenidos mínimos y de manera formal de los cursos de entrenamiento, especialmente cuando se tratan temas asociados a las actividades críticas de la organización.