RESPONSABILIDADES DE LOS OFICIALES Y MIEMBROS Presidente:

1. Sabe lo básico del procedimiento parlamentario; esta familiarizado completamente con los reglamentos; entiende el propósito de la Asamblea/Comité de Asesoría.

2. Se familiariza completamente con los programas escolares, el personal y los oficiales; conoce a todos los miembros que sea posible.

3. Esta a cargo de las juntas y mantiene el orden.

4. Asegura que las agendas para las juntas son preparadas adecuadamente. 5. Ayuda a asegurar que todos los lados de un asunto son analizados justamente.

6. Es el representante oficial para el Comité/Asamblea (a menos que haya sido delegado a alguien más); provee firmas cuando sea necesario.

7. Muestra agradecimiento a los oficiales, miembros, personal escolar e invitados por su servicio hacia el Comité/Asamblea.

8. A pesar de que las responsabilidades indicadas anteriormente son las principales del Presidente, siempre se entiende y se espera que el personal escolar esté disponible para asistir en el desempeño de estas responsabilidades.)

Vicepresidente:

1. En ausencia del Presidente, éste lleva a cabo las responsabilidades del Presidente. 2. Puede ser responsable de presidir un subcomité especial.

Secretario:

1. Mantiene minutas de la junta:

a. Solo escribe los asuntos importantes como las mociones.

b. Al momento de registrar una moción, solo escribe la moción y no la discusión. Las mociones que no son aprobadas no necesitan ser registradas. Solo es necesario escribir el nombre de la persona que hace la moción, no de la que lo secunda. 2. Toma nota de los oficiales presentes y/o ausentes.

3. Lee las minutas de la junta anterior.

4. Lee correspondencia importante; si es muy detallada, reporta las ideas principales. .

5. Mantiene una lista exacta de miembros, sus direcciones y números de teléfono.

6. Mantiene un archivo de minutas y otros documentos importantes para el Comité/Asamblea. 7. Juntamente con el personal escolar, asegura que se provee la comunicación necesaria entre

los oficiales y miembros en relación a los asuntos de interés para cualquier grupo. Hace los arreglos necesarios para completar cualquier otra correspondencia necesaria.

Parlamentario

1. Asegura la operación sin interrupción de las juntas por medio de la implementación de los Reglamentos establecidos.

2. Determina cuando son necesarios los refinamientos de los Reglamentos y busca aprobación por medio del SSC/SAC/ELAC

Miembros Votantes

1. Participa completamente en todas las actividades del Comité/Asamblea. 2. Pide la palabra antes de hablar.

3. Se apega al tema que se está discutiendo hasta resolverlo. 4. Responde al Presidente cuando se hace un llamado al orden.

5. Cuando se discute un asunto, se apega al asunto y NO INDIVIDUALIZA DENTRO DEL DEBATE.

6. Llega puntualmente a las juntas.

7. Permanece en la junta todo el tiempo que dure la junta.

8. Presenta cualquier moción que tenga relación con asuntos concernientes al

Comité/Asamblea y espera contar con el derecho de explicar o discutir la moción. 9. Puede hacer preguntas acerca de los procedimientos cuando no se estén cumpliendo. ORDEN DE LOS ASUNTOS

El siguiente es el orden de los asuntos típicamente usados por una organización. 1. Llamado al orden

2. Lectura de la minuta de la junta anterior (y su aprobación) a. Aprobación de la agenda

b. Reportes del comité

3. Reportes especiales (otros reportes de grupos externos, etc.) 4. Asuntos anteriores (asuntos pendientes)

5. Asuntos nuevos

6. Establecer fecha para la próxima junta 7. Cierre de la junta

LA AGENDA

Una agenda es una lista de asuntos para discusión del comité. La agenda le indica a los que asisten a la junta el orden en que será considerado cada asunto durante el curso de la junta. Para que cada miembro pueda estar preparado para discutir los asuntos de la agenda, esto deberá prepararse bien antes de la junta y mandarse a todos los miembros. El presidente debe asegurarse de que los asuntos importantes no son pasados por alto.

El presidente puede usar la agenda como guía para tomar el tiempo de acción de la junta. El/ella podrá leer toda la agenda rápidamente para que todos en el salón tengan un “mapa” de la junta. Luego, él/ella trata un asunto a la vez, completa la discusión y actúa de acuerdo al asunto. Al seguir la agenda, el presidente ayudará a los miembros a organizar sus pensamientos y planear la acción que ellos quieran tomar.

GLOSARIO

Los siguientes términos son usados en conexión con las juntas formales y un conocimiento de su uso será de ayuda para entender los procedimientos parlamentarios. Se le debe prestar atención particular al término “moción”, ya que es una parte muy importante del procedimiento parlamentario y debe ser entendido completamente por todos los miembros del comité.

ABSTENER ...No votar de una manera u otra por una moción. CIERRE ...Terminar la junta.

ADOPTAR ...Aprobar o aceptar.

NOMBRAR ...Asignar a una persona a un trabajo o posición.

JUNTA...Una reunión u organización de líderes para decidir un reglamento, candidatos y/o planes. O una reunión de un grupo o grupo de poder de interés especial.

PRESIDENCIA...Posición del presidente o líder del grupo.

COMITÉ ...Un grupo pequeño que estudia, reporta y recomienda parte del programa de la organización.

DEBATE...Argumento o discusión de algo que se discute. CONSENTIMIENTO

GENERAL ...Un voto unánime, silencioso; aunque solo un miembro se oponga, debe votarse por la moción.

MAYORÍA ...Uno más que cincuenta por ciento.

OPINIÓN MAYORITARIA...La decisión de la mayoría de los miembros votantes de un grupo o comité.

MINUTAS ...Registro oficial de una junta.

MOCIÓN ...Una moción es verdaderamente una idea, usualmente acerca de algo que un miembro quiere que el comité o la Mesa Directiva local haga, lo cual es expresado formalmente para que cada miembro sepa lo que se está proponiendo y pueda votar a su favor o en su contra. Un miembro hace una moción pidiendo la palabra y diciendo, “yo hago la moción de que…”y luego declara la acción que él propuso que se tomara.

NOMINAR ...Recomendar a una persona para elección. (Las nominaciones no requieren ser secundadas. PENDIENTE ...No resuelto; todavía en discusión del grupo.

PETICIÓN ...Una petición hecha formalmente, con frecuencia llevando nombres de un número de personas, la cual es dirigida a una persona o grupo de personas de poder, solicitando algún tipo de derecho o favor u otro beneficio.

PUNTO DE ORDEN ...Una moción que pide al presidente que diga si la junta o parte de la junta está conduciéndose apropiadamente. PROPOSICIÓN ...Otro nombre para una moción.

QUÓRUM...El número mínimo de miembros que deben estar presentes en una junta oficial, legal (uno más que el cincuenta por ciento de los miembros votantes).

RESCINDIR ...Anular; cancelar.

RESOLUCIÓN ...Otro nombre para una moción; una declaración de un reglamento.

SECUNDAR ...Una señal de por lo menos otro miembro votante del comité que piensa que se debe considerar una moción y está dispuesto a secundarla para que se lleve a cabo.

COMITÉ ESPECIAL (o Ad Hoc) ... SUB-COMITÉ ...Un comité más pequeño formado dentro del comité.

POSTERGAR ...Suspender una discusión o voto de una moción para un momento posterior o para otra junta.

VOTO UNÁNIME...Cuando todos votan de la misma manera. VETAR ...Desaprobar.