CAPITULO II METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual
Con el fin de obtener el diagnostico se muestran en las siguientes tablas los análisis de las entrevistas ejecutadas al gerente de la empresa y a la contadora, el análisis esta realizado por cada pregunta y de acuerdo a los resultados obtenidos.
Tabla 6 Análisis de la entrevista al gerente
N Pregunta Respuesta Análisis
1 ¿La empresa cuenta con un POA? ¿Por qué cree que es necesario
en la
empresa?
Por el momento no, se lo está ejecutando, debido al crecimiento exponencial de la empresa en los últimos años, al principio solo se contaba con metas pero ahora vemos que es importante establecer estrategias y planes para este nuevo año.
Al no contar con un plan anual, y solo trabajador con metas, ocasiona que en el procesos se tomen malas decisiones y debido a que no hay estrategias a planes de acción, los errores cometidos no puedan ser reparados.
2 ¿Existen una planificación participativa por áreas de la empresa? ¿Cada cuánto se realiza este evento?
Si, las principales áreas que se manejan son; el área legal, financiera, técnica y comercial, cada área tiene su respectivo jefe y cada uno establece su planificación, sin embargo, debido al mercado en el que se encuentra la empresa y los años de vida de la misma, existe flexibilidad a la hora de cumplir los planes. No contamos un calendario se lo hace de acuerdo a la necesidad del área o la empresa.
Es bueno que exista la participación activa de las áreas que maneja la empresa, sin embargo, el solo tener reuniones cuando sea necesario genera un cierto tipo de comodidad ya que no hay iniciativa de mejorar sino solo apagar incendios y no prevenirlos. 3 ¿Quién o quiénes son los encargados de elaborar el presupuesto anual de la empresa?
El presupuesto anual lo debería elaborar el jefe del departamento financiero junto con el asistente y mi persona, con información que los departamentos antes mencionados hayan dado de su respectiva área, sin embargo aún lo estamos armando.
El presupuesto permite controlar la salida e ingreso de dinero, así como los mecanismos que se necesitan a fin de mantener la estabilidad económica, al no tener uno en este momento no se podemos ver a que se enfrenta la empresa.
Fuente: Entrevista No. 1 Dirigida el gerente
N Pregunta Respuesta Análisis
4 ¿Cada que tiempo recibe informes financieros?
Se reciben cada mes, sin embargo la meta es poder mejorar, la empresa está manejando alrededor de 8 proyectos de construcción y se necesita tener conocimiento de la inversión que se realiza.
Los informes son muy importantes a la hora de tomar decisiones, y mucho más cuando se manejan diferentes obras, al no ver el panorama al día, no se podrá anticipar posibles pérdidas.
5 ¿Existen políticas o normas que regulen el manejo de los recursos financieros?
Si existen, pero de una manera informal y necesitan ajustes, necesitan ser socializadas y cumplidas.
Las políticas permiten regular y controlar el dinero, por lo que el no tener políticas bien definidas ocasiona un caos. 6 ¿Existen políticas o
normas para la correcta gestión financiera de la empresa?
No, por el momento no, pero existen algunos parámetros que se utilizan.
Si no se puede obtener recursos aparte de los clientes, no se puede tener liquidez.
7 ¿Conoce usted la situación financiera actual en la que se encuentra la empresa?
La conozco en un 80%, debido a que hemos tendido algunos inconvenientes en meses pasados con el atraso de la información.
Si no existe información completa no se puede tomar decisiones correctas, por lo que se sigue arrastrando inconvenientes.
8 ¿Qué herramientas financieras maneja actualmente para el control de los recursos financieros de su empresa?
Actualmente manejamos un sistema contable llamado Pegasus, y la aplicación de Google “Drive” donde se registran en hojas de Excel la información al día.
La empresa si cuenta con las herramientas necesarias para procesar la información, esto genera confianza, pero se puede explotar mejor estas herramientas.
9 ¿Cree que al
implementar un modelo de gestión financiero ayudará a mejorar el uso de los recursos? ¿Por qué?
Sí, porque la experiencia nos ha enseñado que si no establecemos un modelo al cual todos puedan basarse, en todas el áreas, no podemos cumplir los objetivos.
La empresa realmente necesita un modelo de gestión financiera de acuerdo a sus actividades y en función al logro de sus objetivos.
Tabla 7 Análisis de la entrevista al asistente contable
N Pregunta Respuesta Análisis
1 ¿Cómo es el modelo financiero que maneja la empresa?
La empresa por el momento no maneja un modelo financiero, la empresa ha crecido en los últimos 2 años de manera exponencial, lo que ha hecho que no se organice e implemente un modelo a seguir. Pero estamos trabajando en ello.
Al no manejar un modelo financiero la empresa corre el riesgo de no controlar los recursos financieros de la empresa, y por ende a no tener liquidez.
2 ¿Existen un
presupuesto elaborado para cada área de trabajo de la empresa?
No, las áreas se manejan por ahora con datos históricos, manejan recursos económicos de acuerdo a lo que vayan a necesitar en la semana de trabajo.
Debe existir un presupuesto por áreas, si no lo hay no se puede tener un general sin información tan importante como esta.
3 ¿Cada que tiempo emite informes financieros a la gerencia?
Se emiten cada mes, el programa la empresa maneja al redero de 100 facturas al mes por lo que tratamos de agilitar los procesos cada semana, sin embargo al manejar varias sucursales los procesos se retrasa.
Es importante que se manejar de esta manera, sin embargo se pueden presentar en las reuniones que tengan planificadas.
4 ¿Con que frecuencia el departamento contable
realiza una
socialización sobre la situación actual de la empresa con los diferentes
departamentos?
Por ahora no se realizan este tipo de socializaciones, pero si con gerencia cuando sea necesario.
Todas las áreas necesitan estar al tanto de lo que está pasando en la empresa, de esta manera se pueden unir esfuerzos y establecer estrategias para contrarrestar los problemas económicos que se esté teniendo en ese momento.
Fuente: Entrevista No. 2 Dirigida al asistente contable Elaborado por: Jeniffer Cambal
N Pregunta Respuesta Análisis
5 ¿Cuál es el proceso que se realiza para poder obtener presupuesto?
Se emite una solitud mediante correo electrónico justificando su utilización, se entrega el dinero a la persona encargada y esa persona debe justificar los gastos realizados.
La empresa no está manejando bien el uso de los recursos, al no haber normas o políticas, no es posible controlarlo de manera correcta.
6 ¿Cada que tiempo le solicitan un análisis financiero para la toma de decisiones de la empresa?
Cada vez que el gerente de la empresa me solicita este informe, con el fin de evaluar la situación de la empresa.
Debe existir un mejor control, debe existir un calendario sobre informes y análisis para tomar decisiones.
7 ¿Cómo se realizan los controles de recursos financieros que son entregados por la empresa?
Mediante informes que los responsables por departamentos realizan al momento de pedir recursos económicos mediante verificaciones con facturas.
La empresa por lo que se pueden verificar solo está manejando un proceso más no políticas para un correcto funcionamiento.
8 ¿Según su criterio que considera que la empresa necesita para mejorar el manejo de los recursos financieros y así tener liquidez económica?
Necesita manejar herramientas financieras, políticas, normas contables, que cada área este bien definida en cuanto a funciones, una vez que haya una planificación en todos los ámbitos, se podrá tomar mejores decisiones, y evitar inconvenientes y multas por no cumplir a tiempo las diferentes obligaciones como empresa.
Según las respuestas emitidas, la empresa necesita implementa un plan financiero, un modelo de gestión para poder mejorar su liquidez económica, tomar mejores decisiones, ayudará a que la empresa mejore su estabilidad económica.
Análisis de las encuestas
1. ¿Maneja usted recursos financieros de la empresa? Tabla 8 Manejo de Recursos
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
De los 4 trabajadores que laboran en la empresa en los 4 departamentos, todos manejan recursos financieros de la empresa para sus actividades diarias y procesos diarios.
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 4 100
No 0 0
Total 4 100
100% 0%
Manejo de recursos financieros
Si No
Figura 8. Manejo de recursos financieros Fuente: Encuesta
2. ¿Existe un presupuesto elaborado de efectivo para su área? Tabla 9 Elaboración de Presupuestos
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 25% que corresponde a trabajador manifiesta que si maneja un presupuesto para si área, contra el 75% del personas que representa a 3 trabajadores que no cuentan con un presupuesto para su área, lo que nos da a conocer que si manejan recursos económicos pero que no siguen modelo con el cual puedan controlar dicho recurso.
26%
74%
Elaboración de Presupuestos
Si No
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 1 25
No 3 75
Total 4 100
Figura 9. Elaboración de Presupuestos Fuente: Encuesta
3. ¿Conoce usted las normas que maneja la empresa para el control de los recursos financieros?
Tabla 10 Conocimiento de normas
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 25% de los trabajadores conoce las normas que la empresa utiliza para el control de los recursos financieros, el otro 25% dice conocer parcialmente, frente al 50% que es la mitad del personal no conoce dichas normas, mostrando así, que al no conocer las normas no se pueden controlar los recursos eficientemente, y afecta los procesos contables al momento de emitir informes al área contable, perjudicando la información contable.
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 1 25 No 2 50 Más o menos 1 25 Total 4 100 25% 50% 25% Conocimiento de normas Si No Màs o menos
Figura 10. Conocimiento de normas Fuente: Encuesta
4. ¿Cada que tiempo emite un informe financiero de los recursos utilizados? Tabla 11 Emisión de informes
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 50% de los trabajadores emiten un informe semanalmente, mientras que el 25% emite uno cada mes, frente al otro 25% que no emite un informe, al no existir una norma que regularice la emisión de informes el control de los recursos utilizados es débil. Al igual que no existe una política para controlar y verificar que se esté cumpliendo por lo que cada trabajador cumple con lo que necesita cuando lo necesite y no cuando debe ser.
50%
25% 25%
Emisión de informes
Semalmente Mensualmente No emite un informe
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Semanalmente 2 50
Mensualmente 1 25
No emite un informe 1 25
Total 4 100
Figura 11. Emisión de informes Fuente: Encuesta
5. ¿Participa usted en la gestión financiera de la empresa? Tabla 12 Participación en la gestión financiera
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El porcentaje predominante de los trabajadores no participan en la gestión de la empresa, aun cuando no es responsabilidad de los trabajadores, es necesario que todos participen de alguna manera en este proceso, ya que involucra a toda la empresa.
26%
74%
Participación en la gestión financiera
Si No
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 1 25
No 3 75
Total 4 100
Figura 12. Participación en la gestión financiera Fuente: Encuesta
6. ¿Ha sido capacitado/a sobre los procedimientos y políticas para el manejo de los recursos financieros?
Tabla 13 Capacitaciones recibidas
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
Todos los trabajadores no tienen conocimiento sobre cómo manejar los recursos económicos de la empresa de manera eficiente, al no saber cómo hacerlo, la empresa corre el riesgo de que los recursos sean utilizados en actividades que no pertenecen a la empresa, y de existe la posibilidad de controlar.
0%
100%
Capacitaciones recibidas
Si No
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 0 0
No 4 100
Total 4 100
Figura 13. Capacitaciones recibidas Fuente: Encuesta
7. ¿Cómo considera usted a que la empresa socialice la situación financiera con sus colaboradores?
Tabla 14 Socialización en la empresa
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 75% de la población considera que es muy importante que los directivos de la empresa socialicen la situación económica de la empresa mientras que solo el 25% cree que es importante que la empresa lo haga, por lo que en su gran mayoría el permanecer al tanto de la situación de la empresa es necesario, no solo con el fin de saber, si no con el fin de saber cómo ayudar.
0%
25%
75%
Socialización en la empresa
Poco Importante Importante Muy Imporante
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Poco importante 0 0
Importante 1 25
Muy importante 3 75
Total 4 100
Figura 14. Socialización en la empresa Fuente: Encuesta
8. ¿Conoce usted la situación financiera actual de la empresa? Tabla 15 Conocimiento de la Situación actual
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 100% de los trabajadores no conoce cómo se encuentra la empresa actualmente, el desconocimiento hace que no se trabaje por un mismo objetivo, so bien es cierto la empresa debe establecer normas en cuanto a la información que imparte para evitar desviaciones o mal interpretaciones, pero esto no debe limitar que los trabajadores conozcan la realidad de la empresa.
0%
100%
Conocimiento de la Situación actual
Si No
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 0 0
No 4 100
Total 4 100
Figura 15. Conocimiento de la Situación actual Fuente: Encuesta
9. ¿Considera usted que es necesario implementar un modelo de gestión financiera en su área?
Tabla 16 Necesidad de un modelo de gestión financiera
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Jeniffer Cambal
Análisis e interpretación
El 100% de los trabajadores están de acuerdo en que la empresa debe tener un modelo de gestión financiera que dinamice y permita tener mejores ingresos, así como uso de los recursos, al estar todos de acuerdo permite que se pueda implementar este proyecto.
0%
100%
Necesidad de un modelo de gestión financiera
Si No
Alternativas Frecuencia Porcentaje%
Si 0 0
No 4 100
Total 4 100
Figura 16. Necesidad de un modelo de gestión financiera Fuente: Encuesta
2.3.1 Resumen de insuficiencias detectadas
Después de ejecutar a la población tanto las entrevistas como las encuestas, utilizando las técnica e instrumentos adecuados, se pudo evidenciar la necesidad que tiene la empresa de implementar un modelo de gestión financiera, el cual permitirá elaborar políticas en cuanto al uso de los recursos económicos, diseñar planes, así como estrategias.
Diagnóstico del problema de investigación
La empresa Kratos Constructora cuenta con dos sucursales en la ciudad del Tena y Lago Agrio, siendo la matriz en la ciudad de Puyo, de manera general la empresa cuenta con cuatro departamentos bien definidos y seis trabajadores, cada uno con actividades diferentes, sin embargo, cada área maneja recursos económicos.
Cada área necesariamente debe manejar el recurso económico debido a que, diariamente manejan procesos y realizan actividades que requieren de compras o pagos por servicios. Se puede detectar de manera general la ausencia de un plan financiero, lo que ocasiona que no haya un presupuesto tanto general como por áreas, la ausencia de políticas y procedimientos para el control de los recursos financieros, con el pasar del tiempo provoca poca liquidez económica afectando así a la empresa directamente. A continuación, se enumeran los problemas encontrados:
No existe un POA de la empresa
Inexistencia de presupuestos, tanto para la empresa como por áreas.
Ausencia de políticas y normas para el uso y control de los recursos financieros Carencia de herramientas o estrategias financieras para el control de los recursos
financieros.
Errónea utilización de herramientas y procesos para el uso de los recursos financieros.
Poca comunicación entre las áreas sobre la situación financiera.
Las herramientas utilizadas para recopilar la información antes mencionada han sido realizadas mediante investigaciones, revisión de documentos, observación directa en el área afectada, entrevistas personales a los involucrados, y encuestas por lo que, se pretende aplicar una investigación con el fin de situar el problema que da origen a las diferentes falencias encontradas, y a su vez establecer herramientas y normas adecuadas con el fin de dar soluciones a la situación actual de la empresa, y por ultimo poder aplicar el modelo de gestión idónea para la empresa.