1.
Mejoramiento del desempeño. La salida primaria del desarrollo del equipo es un mejoramiento del desempeño delproyecto. Los mejoramientos pueden venir de muchas fuentes y pueden afectar muchas áreas de desempeño del proyecto, por ejemplo:
o
Mejoramiento de las habilidades individuales pueden permitir a una persona especifica a ejecutar sus actividades asignadas mas efectivamente.o
Mejoramiento en los comportamientos del equipo (e.g., la localización y manejo de conflicto) pueden permitir a los miembros del equipo del proyecto a dedicar un mayor porcentaje de uso de esfuerzo a actividades técnicas.o
Mejoramientos ya sean de actividades individuales o de capacidades del equipo pueden facilitar el identificar y desarrollar mejores maneras de hacer el trabajo del proyecto.1.
Entradas para evaluaciones de desempeño. Los miembros del staff del proyecto generalmente deberán proveerentradas a las evaluaciones de desempeño de cualquier miembro del staff del proyecto con el que interactuan de manera significativa.
NOTAS
Administración de las Comunicaciones del Proyecto
La administración de comunicaciones del proyecto incluyen los procesos requeridos para asegurar la generación, colección, diseminación, almacenaje y ultima disposición de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada. Provee las relaciones criticas entre personas, ideas, e información que son necesarias para el éxito. Todas las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir comunicaciones en el "lenguaje" del proyecto y deben de comprender como las comunicaciones en las que están involucradas como individuos afectan el proyecto como un todo. La Figura 10-1 provee una vista general de los siguientes procesos generales:
1.
Planeación de las Comunicaciones - determina las necesidades de información y comunicación de lospartidos interesados: quien necesita que información, cuando la van a necesitar, y como se les será entregada.
2.
Distribución de la información – Es hacer que la información necesitada este disponible para los partidosinteresados de manera oportuna.
3.
Reportes de desempeño – Es colectar y diseminar información de desempeño. Esto incluye reporte de status,medición de avance, y pronósticos.
4.
Cierre administrativo – Es generar, recoger, y diseminar información para formalizar la fase de terminacióndel proyecto.
Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos de otras áreas de conocimiento también. Cada proceso puede involucrar esfuerzo de uno o más individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre por los menos una vez en cada fase del proyecto.
Aunque los procesos aquí se presentan como elementos discretos con interfases claramente definidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar de maneras que no se detallan aquí.
Las interacciones de proceso se discuten en detalle en el Capítulo 3.
Las habilidades administrativas generales de las comunicaciones (discutidas en la Sección 2.4.2.) están relacionadas a, pero no son lo mismo que, la administración de las comunicaciones del proyecto. Las comunicaciones son una materia más amplia e involucran un cuerpo sustancial de conocimiento que no es único al contexto del proyecto. Por ejemplo:
•
Selección del medio – cuando comunicarse en escrito vs. cuando comunicarse de manera oral, cuando escribir un memo informal vs. cuando escribir un reporte formal, etc.•
Estilo de escritura – voz pasiva vs. voz activa, estructura de la oración, preferencia de palabras, etc.•
Técnicas de presentación – lenguaje corporal, diseño de ayudas visuales, etc.•
Técnicas de reuniones administrativas – preparación de una agenda, manejo de conflictos, etc.Planeación de las Comunicaciones
La planeación de las comunicaciones involucra determinar las necesidades de información y comunicaciones de los partidos interesados: quien necesita que información, cuando la van a necesitar, y como se les será entregada. Mientras que todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución pueden variar. La identificación de las necesidades de información de los partidos interesados y la determinación de un medio apropiado de cumplir con esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto.
En la mayoría de los proyectos, la mayor parte de la plantación de las comunicaciones es realizada como una de las fases más tempranas del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso deben ser repasados de manera periódica a través del proyecto y revisados en la medida que sea necesaria para asegurar su aplicabilidad continuada.
La planeación de la comunicación esta muchas veces íntimamente ligada con la planeación organizacional (descrita en la Sección 9.1) ya que la estructura organizacional del proyecto tendrá un efecto importante sobre los requerimientos de comunicación del proyecto.
Entradas a la Planeación de las Comunicaciones
1.
Requerimientos de comunicación. Los requerimientos de las comunicaciones son la suma de los requerimientos deinformación de los partidos interesados del proyecto. Los requerimientos son definidos al combinar el tipo y formato de la información requerida con un análisis del valor de esa información. Los recursos de proyectos se deben de expender solo sobre una comunicación de información que contribuye al éxito o donde una falta de comunicación puede llevar al fracaso. La información típicamente requerida para determinar los requerimientos de comunicaciones del proyecto incluyen:
o
Relaciones de responsabilidad entre la organización del proyecto y los partidos interesados.o
Disciplinas, departamentos, y especialidades involucradas en el proyecto.o
Logística de cuantos individuos estarán involucrados en el proyecto y en que locaciones.o
Necesidades de información externas (e.g., comunicaciones con los medios).1.
Tecnología de las comunicaciones. Las tecnologías o métodos usados para transmitir información desde y paramiembros entre los elementos del proyecto pueden variar significativamente: desde conversaciones breves a reuniones extendidas, desde documentos escritos simples a cronogramas y bases de datos en línea inmediatamente accesibles. Factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar el proyecto incluyen:
o
La inmediatez de la necesidad de información – es el éxito del proyecto dependiente de tener información frecuentemente actualizada y disponible en cualquier momento, o serán suficientes reportes escritos regulares?o
La disponibilidad de tecnología – son los sistemas que ya están en funcionamiento apropiados o exigen las necesidades del proyecto cambios?o
El staffing esperado del proyecto – son los sistemas de comunicación propuestos compatibles con la experiencia y habilidad de los participantes del proyecto, o será necesario entrenamiento y aprendizaje extensivo?o
La duración del proyecto – es la tecnología disponible probable de cambiar antes de que el proyecto termine de una manera que obligue la adopción de tecnología más nueva?3.
Restricciones. Las restricciones son factores que van a limitar las opciones del equipo administrativo del proyecto. Porejemplo, si se van a procurar recursos sustanciales del proyecto se deberá dar mas consideración a la información del manejo del contrato.
Cuando un proyecto sea ejecutado bajo contrato, existe muchas veces provisiones contractuales especificas que afectan la planeación de las comunicaciones.
4.
Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para procesos de planeación, serán consideradas como verdaderas,reales, o certeras. Las suposiciones generalmente involucran un grado de riesgo. Estas podrán ser identificadas acá o pueden ser una salida de la identificación de riesgo (descrito en la Sección 11.1).
Herramientas y Técnicas para la Planeación de las Comunicaciones
1.
Análisis de los partidos interesados. Las necesidades de información de los varios partidos interesados deben seranalizadas para desarrollar una vista lógica y metodológica de sus necesidades informativas y fuentes para cumplir con esas demandas (los partidos interesados se discuten en mas detalle en la Sección 2.2 y 5.1). El análisis debe considerar métodos y tecnologías apropiadas para el proyecto que puedan proveer la información que se necesita. Se debe tener cuidado de malgastar recursos en información innecesaria o tecnología inapropiada.
1.
Plan de administración de las comunicaciones. Un plan de administración de las comunicaciones es un documentoque provee:
o
Una estructura de colección y que archiva que detalles, que métodos serán usados para recolectar y archivar varios tipos de información. Los procedimientos también deben de cubrir como colectar y diseminar actualizaciones y correcciones a materiales previamente distribuidos.o
Una estructura de distribución que detalla a quien la información (reportes de status, datos, programaciones, documentación técnica, etc.) fluirá, y que métodos (reportes escritos, reuniones, etc.) serán usados para distribuir los varios tipos de información. Esta estructura debe ser compatible con las responsabilidades y relaciones de reporte descritas en la tabla organizacional (organigrama) del proyecto.o
Una descripción de la información a ser distribuida, incluyendo formato, contenido, nivel de detalle, y convenciones/definiciones que serán usadas.o
Programaciones de producción mostrando cuando cada tipo de comunicación será producida.o
Métodos para accesar información entre comunicaciones programadas.o
Un método para la actualización y refinación del plan de administración de las comunicaciones a medida que el proyecto progresa y se desarrolla.El plan de administración de las comunicaciones puede ser formal o informal, altamente detallado o de contexto amplio, basado en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (descrito en la Sección 4.1).
Distribución de la Información
La distribución de la información involucra hacer que la información que se necesita del proyecto este disponible para los partidos interesados del proyecto de manera oportuna. Incluye implementar el plan de administración de las comunicaciones así como responder a pedidos inesperados de información.
Entradas a la Distribución de Información
1.
Resultados de trabajo. Los resultados de trabajo están descritos en la Sección 4.2.3.1.2.
Plan de administración de las comunicaciones. El plan de administración de las comunicaciones esta descrito en laSección 10.1.3.1.
3.
Plan del proyecto. El plan del proyecto esta descrito en la Sección 4.1.3.1. Herramientas y Técnicas para la Distribución de la Información1.
Habilidades de comunicación. Las habilidades de comunicación son usadas para el intercambio de información. Eltransmisor es responsable por hacer la información clara, no ambigua, y completa de manera que el receptor pueda recibirla de manera correcta y de confirmar que se entendió correctamente. El receptor es responsable de estar seguro que la información se recibió en su totalidad y que se entendió correctamente. Las comunicaciones tienen muchas dimensiones:
o
Escrita y oral, hablar y escuchar.o
Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, a los medios, al publico, etc.).o
Formal (reportes, reuniones, etc.) e informal (memos, conversaciones ad hoc, etc.).o
Vertical (hacia arriba y abajo en la organización) y horizontal (con los compañeros).1.
Sistemas de retorno de la información. La información puede ser compartida por miembros del equipo a través devarios métodos que incluyen sistemas manuales de archivar, bases de datos de texto electrónicas, software de administración de proyectos, y sistemas que permiten acceso a documentación técnica tales como dibujos de ingeniería.
2.
Sistemas de distribución de la información. La información del proyecto puede ser distribuida usando una variedadde métodos que incluyen reuniones de proyecto, distribución de copias duras de documentos, acceso compartido a bases electrónicas de datos en red, fax, correo electrónico, correo de voz, y video conferencias.