Selección y formación del equipo de proyecto 28

La selección y formación del equipo de proyecto se integra con el propósito de lograr la mejora continua de los procesos o bien la solución de problemas ya detectados por la organización. La filosofía de trabajo debe ser la de “Aprender Haciendo”, el personal involucrado durante el proceso de capacitación deberá desarrollar los elementos necesarios para implementar lo aprendido en sus propios procesos y darle mantenimiento al sistema.

1.1. Selección de candidatos.

En esta etapa quedará conformado el equipo que sustentará el análisis y las decisiones del proyecto de mejora. El número de integrantes de dicho equipo puede calcularse utilizando un método probabilístico y asumiendo una ley de probabilidad binomial, deben oscilar entre 7 y 15 para mantener un nivel de confianza y calificación elevado, (ver anexo 1). Una vez determinada la cantidad necesaria se procede a su selección teniendo en cuenta que los mismos deben tener los requisitos generales siguientes:

• Interés en participar en el estudio; el personal debe estar de antemano motivado a participar y a ofrecer sus criterios sin perjuicios de ninguna índole.

• Poseer una formación empresarial en general.

• Competencia profesional; deben poseer un nivel de formación superior y estar relacionados en alguna medida, con las teorías y conceptos sobre los que se fundamenta el problema abordado.

• Objetividad, ser profundo y objetivo en los análisis y juicios aportados.

• No estar comprometido con los resultados, de manera tal que sus motivaciones e intereses individuales no se superpongan con el problema abordado, evidenciando imparcialidad.

Por último y para que el proyecto bajo una filosofía Seis Sigma tenga éxito en la empresa una vez seleccionado el equipo, es necesario seleccionar personas con perfil apropiado que se transformen en patrocinadores del programa o en especialistas en el método y herramientas Seis Sigma.

Estos patrocinadores y especialistas son presentados a continuación:

Master Black Belts o Coordinador del Programa Seis Sigma, son profesionales que actúan como mentores de los Black Belts y Green Belts.

Figura 5.Procedimiento para el mejoramiento de la calidad del servicio de Telefonía Básica. FASE I : DIAGOSTICO (The diagnostic jo urn ey)  

ETAPA 1. Selección y formación del equipo de proyecto

1.1 Selección de candidatos.

1.2 Elaboración del plan de formación.

ETAPA 3. Identificación de proyectos de mejora 3.1 Planteamiento de proyectos potenciales. 

Etapa 4: Diagnóstico de causas

4.1 Análisis de síntomas y descomposición del problema.

4.2. Formulación, análisis y selección de teorías.

Etapa 5: Organización para la mejora 5.1 Preparación del proyecto de mejora. ETAPA 2. Prueba de la necesidad

2.1 Diagnóstico Integral del desempeño de los servicios.

2.2 Análisis de resultados y síntomas.

FASE II: SOLUCION

(T

he remedial journey)

Etapa 6: Búsqueda de soluciones 6.1 Propuesta de alternativas de mejora. 

Etapa 7: Implantación de soluciones

7.1 Evaluación del impacto de las acciones de mejora

Etapa 8: Control al nuevo nivel

8.1. Evaluación del resultado de las acciones de mejora en el nuevo nivel.

Black Belts: Lideran los equipos en la conducción de proyectos multifuncionales o funcionales alcanzando mayor visibilidad en la estructura del Seis Sigma.

Perfil de los Black Belts: Iniciativa, entusiasmo, habilidades en las relaciones interpersonales, comunicativo, motivación para alcanzar los resultados y efectuar cambios, influencia en el sector que actúan, habilidad para trabajar en el equipo, raciocinio analítico y cuantitativo, capacidad de concentración y elevado conocimiento en su área de trabajo.

Green Belts: Son profesionales que participan en los equipos liderados por los Black Belts (proyectos multifuncionales o funcionales) o lideran equipos de conducción de proyectos funcionales.

Perfil de los Green Belts: Similar a los Black Belts, pero menor énfasis en los aspectos relativos al comportamiento.

White Belts : Son profesionales a nivel operacional de la empresa, entrenados en los fundamentos del Seis Sigma para que puedan dar soporte a los Black Belts y Green Belts en la implementación de los proyectos.

1.2. Elaboración del plan de formación.

El éxito del proyecto Seis Sigma no solo depende de la estrategia y de la metodología, depende en gran medida de las personas que participan en los proyectos de mejora, quienes deben ser entrenadas. El despliegue de fuerzas de los llamados ¨blacks belts¨ a lo largo de la organización permite el éxito de la implementación del proyecto Seis Sigma.

El entrenamiento de los Black Belts, Green Belts y White Belts debe estar enfocado a darles los conocimientos necesarios y la capacidad técnica para que puedan lograr las metas de mejora propuestas dentro de los proyectos. A continuación se abordan algunas características a tener en cuenta en la elaboración de los cursos de formación.

Características de los cursos para formación de Black Belts y Green Belts.

• Realización de actividades prácticas durante más del 50 % de la carga horaria.

• Utilización de software estadístico para la solución de ejemplos, ejercicios y estudios de caso.

• Conducción del curso por un instructor para que los participantes dispongan de total seguimiento durante los trabajos.

• Utilización de material didáctico de alto nivel, desarrollado especialmente para el programa.

• Presentación de la metodología y de las herramientas estadísticas de forma simple y con relación directa al trabajo que los participantes ejecutan día a día.

Entrenamiento para White Belts.

• Entrenar los profesionales de nivel operacional de la empresa en los fundamentos del Seis Sigma, para dar soporte a los Black Belts y Green Belts en la implementación de los proyectos y en la manutención de las mejorías alcanzadas.

• El entrenamiento debe poseer un contenido programático básico, que será adaptado a la realidad y a las necesidades de cada empresa. O sea, para que este entrenamiento tenga éxito, deberá ser desarrollado de tal manera que sean enseñadas herramientas que realmente puedan ser utilizadas en el trabajo diario de los White Belts.