2. SISTEMA DE MANTENIMIENTO.
2.9. SISTEMA DE ARCHIVO
Para un mejor control se hace necesario establecer un modelo, para uniformizar la manera en que se archivara toda la información referente a la ejecución de las actividades de mantenimiento planeado de los equipos, y sistemas localizados en la unidad de negocio. Teniendo como objetivo principal de contar con una estructura con estas características y poder de esta manera ejecutar de una forma más confiable y efectiva los registros manuales, o cualquier otro documento involucrado con el programa de mantenimiento.
Todas las actividades de mantenimiento ejecutadas de los diferentes sistemas deberán de ser administrados de la misma manera, tal archivo deberá tener una ayuda visual que lo identifique de otros archivos.
El sistema de archivo deberá estar constituido de la siguiente manera: Archivo general
El objetivo de esta unidad de archivo es el de contener todo tipo de documentos de carácter especifico, y/o relacionados con la administración del mantenimiento de las diferentes áreas. Se identificara como tal y deberá contener la sig. información.
A.- Ayuda visual: se identificara con una ayuda visual para proporcionar una identificación para que este archivo sea localizado fácilmente por el personal que lo requiera.
B.- Formas de mantenimiento planeado (ordenes de trabajo programadas).- estas formas se encontraran disponibles en algún medio electrónico y se imprimirán solamente para su uso, no tener copias guardadas.
C.- Inventario de equipo actualizado y en el programa de mantenimiento correctivo de todo el equipo de manufactura.
D.-Calendario anual.- aquí deberá contener una copia del calendario anual de la programación de el mantenimiento planeado del equipo en su unidad de negocio, (para el área que según lo requiera).
E.-Reportes de mantenimiento y/o de servicio de proveedores externos.- aquí contendrá la información de los reportes de servicio y mantenimiento que haya recibido la unidad de negocio por parte de deptos. o proveedores externos, aplica para sistemas de planta, sistemas vs. incendio y planta tratadoras.
F.- Reporte de inspecciones/evaluaciones de mantenimiento planeado.- aquí deberá contener los reportes de inspecciones de mtto. de todas las áreas, el tiempo de retención será de acuerdo al control de registros de mantenimiento.
G.-Forma de no usar para identificar equipo.- esta deberá permanecer para disposición de mtto., para la identificación del equipo que se encuentre en la u.de n. Y que no este en producción, para deslindar responsables.
H.-Formatos y/o reporte de mantenimiento de proveedores externos. Aquí se controlan los formatos que se deben llevar al momento de recibir un servicio de proveedor externo,
I.- Formato de personal contacto para servicio, (actualizado).
Deberán contar con copia controlada, las siguientes áreas: archivo general de mantenimiento planeado, caseta de seguridad y oficina de gerencia mantenimiento.
J.- Acoflex con identificación de bitácora de trabajos pendientes; aquí serán archivados todos los formatos de bitácora de trabajos pendientes de mantenimiento. La información deberá ser archivada cuando todas las solicitudes de trabajo que fueron registradas fueron cerradas; estas deberán estar clasificadas por mes.
El supervisor del área es responsable de la revisión de este documento para asegurar que las solicitudes de orden de trabajo fueron completadas satisfactoriamente.
K.- Inventario de equipo:
L.- Listado de personal técnico: se deberá contar con el listado de personal técnico que realice actividades de mtto. El listado deberá contar con numero de nomina y fecha de actualización,
Archivo individual
El objetivo principal de esta unidad de archivo, es el controlar todos los registros relacionados con las actividades ejecutadas a los equipos instalados de todas las áreas de mantenimiento involucradas con la unidad de negocio.
El periodo de retención de registros de mtto. Será lo que especifique el sistema de control de documentos.
Este archivo deberá contener la siguiente información: la orden de trabajo programada se almacenara en un fólder identificado con una ceja transparente donde se alcance a visualizar el numero de codificación de la maquina.
Esta contendrá las actividades de mantenimiento ejecutadas por equipo y tendrá los registros, según aplique.
La información anterior será para cada una de las maquinas, equipo y/o sistema. Historial de mantenimiento preventivo.
Estos formatos deberán estar anexos a las ordenes de trabajo programadas que ya fueron ejecutadas y será asignada por equipo y/o sistema.
Solicitud de orden de trabajo.
Cuando las solicitudes de las órdenes de trabajo (actividades de mantenimiento reprogramadas) sean completadas, estas deberán pasar al archivo individual de cada equipo correspondiente.
Formatos de mantenimiento correctivo
Aquí se archivara el formato de mantenimiento correctivo para las plantas que administren esta documentación por equipo.
Para equipos rentados se deberá contar con copias de los mantenimientos realizados a los equipos.
Archivo de análisis de partes para vida útil
En esta sección de archivo, contendrá toda la información relacionada con el análisis de la vida útil de refacciones registrándose la información de los cambios de refacciones que han sido reemplazados en cada uno de los equipos instalados en la unidad de negocio. En este archivo se contendrá la siguiente información:
A.- Formatos de análisis de vida útil de refacciones
Para efectos de registro de estas refacciones, se deberá asignar por equipo y refacción identificada. Para identificar el formato adecuado referirse el control de formatos del área correspondiente.
B.- Formatos de hoja de weibull
Se deberá archivar las hojas de cálculo de vida útil en esta sección por cada herramienta y/o refacción. Se deberá enviar copia de esta información al representante del área central correspondiente.
Aplicable para área de ensamble final y full process. Cuando surja una refacción que se considere crítico de alto consumo la planta identificara un listado de refacciones de sus equipos y realizara un análisis de vida útil, será responsabilidad del depto. De mantenimiento de cada unidad de negocio tener un control en su archivo y su evaluación e información se recopilara del formato de mantenimiento correctivo, para cumplir con el estudio de análisis de vida útil.
Archivo de mantenimiento planeado
• La administración de los formatos de orden de trabajo programados, estas deberán ser por cada equipo / sistema. Se deberá contar con un archivero para cada área. Tal como ing. De planta (se pueden incluir los equipo de sistemas vs. incendio), planta tratadora, ensamble final & full process.
Los documentos que deberán estar anexos a la orden de trabajo son los formatos de historial de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo (si aplica. Y solicitud de orden de trabajo en caso de que aplique).
• Se deberá asignar un acoflex por cada equipo, en la pestaña deberá ser identificada con la codificación asignada al equipo.
Calendarios de mantenimiento planeado Calendario anual de mantenimiento planeado
El calendario anual de mantenimiento planeado deberá de estar disponible en el área de mtto., cuyo objetivo es tener un control visual del avance en cumplimiento de las actividades programadas y reprogramadas de mtto. Es importante aclarar que este calendario indica el total de semanas correspondientes del año y solamente la semana en la cual le corresponde el periodo programado al equipo y/o maquina la cual se podrá programar dentro de la semana correspondiente. La fecha programada para el mantenimiento estará incluida en la orden de trabajo programada.
El supervisor y/o persona designada en la administración del calendario anual de mantenimiento deberá iluminar, en la semana programada para la realización de las actividades de mantenimiento de acuerdo a la frecuencia requerida en orden de trabajo programada. En el caso de la reprogramación de todas las actividades de la orden de trabajo, que queden fuera de la tolerancia (+/- 2 días) se deberá reflejar en el calendario anual de mantenimiento la reprogramación correspondiente.
Los colores para la iluminación de los mantenimientos será bajo el siguiente criterio:
Verde – significa mantenimiento realizado dentro del periodo establecido (fecha programada +/- 2 días de tolerancia & servicios externos +/- 15 días de tolerancia).
Medio cuadro en amarillo – significa mantenimiento reprogramado, este deberá estar fuera de los días de tolerancia establecidos (fecha programada +/- 2 días de tolerancia & servicios externos +/- 15 días de tolerancia).
Medio cuadro en amarillo / azul – significa mantenimiento reprogramado realizado, esto deberá estar de acuerdo a la información registrada en bitácora de trabajos pendientes de mantenimiento y a la solicitud de orden de trabajo.
El administrador (función supervisor) del área correspondiente es responsable de programar el calendario anual, considerando aspectos tales como prioridades, necesidades de la unidad de negocio, recursos humanos, capacidad técnica del personal, servicios de mantenimiento externos.
Durante los periodos de vacaciones obligatorias por la organización los espacios correspondientes a ese periodo se tendrán que colorear de color negro en el calendario
anual debido a que no se realizaran actividades de mantenimiento; por ningún motivo se requiere que estas actividades sean reprogramadas.
Se debe actualizar la fecha en el formato correspondiente cada vez que inicie el año o cuando se agregue. Y/o elimine un equipo. El equipo que ingrese a la planta después de haber comenzado el año y durante el año debe de programarse en la última hoja del calendario en bold italia (si el calendario es impreso en computadora) y fecharlo a partir de que se programo el mantenimiento a ese equipo de nuevo ingreso a la planta.
Cuando un equipo sede de baja en la unidad de negocio y/o sea transferido, en el calendario anual en donde sé este haciendo referencia a este equipo se trazara una línea a lo largo en los siguientes periodos de mantenimiento para ese equipo en específico en los meses siguientes hasta finalizar el año.
La programación del mantenimiento de los equipos/ sistemas deberán hacerse en conjunto con los planes de producción, para demostrar la conformidad de esta actividad los calendarios de mantenimiento que impacten en el proceso de manufactura deberán ser aprobados por:
1. Gerente de ing. De planta
2. Gerente de manufactura y/o materiales.
Para equipos / sistemas que no impacten al proceso de manufactura, el calendario de mantenimiento solamente requiere aprobación del gerente de ingeniería de planta de la unidad de negocio
• Ubicación: los calendarios de programación de mantenimiento preventivo y la ayuda visual para iluminación de los mantenimientos, deberán estar disponibles en el área de mantenimiento.
• El supervisor y/o persona asignada del área de mantenimiento es responsable de colorear el calendario anual dentro de la semana programada del mantenimiento teniendo 5 días adicionales después de concluida la semana.
• Cuando se instalen equipos nuevos en la unidad de negocio se tendrán 15 días hábiles para tener disponible toda la documentación correspondiente al programa de mantenimiento (ordenes de trabajo programadas, calendario anual, etc.)
• Si llega un equipo nuevo a las unidades de negocio el cual no cuenta con un programa de mantenimiento definido, el personal representante de las unidades de negocio, deberán contactar al personal representante de las áreas centrales responsables para generar los planes de mantenimiento correspondientes para dar de alta en el sistema de mantenimiento planeado en un termino no mayor a 30 días naturales.
Cuando el equipo sea instalado en la unidad de negocio y este inicie su proceso y este inicie su proceso de producción regular, la unidad de negocio deberá generar un documento local para generar y registrar las actividades de mantenimiento al equipo. Posterior a ello se
deberá generar una solicitud para cambios en documentos (dcr) y enviarlo al grupo de mantenimiento central correspondiente solicitando el alta de este documento en el manual de mantenimiento planeado operaciones México.
Para equipos rentados la unidad de negocio y/o área central son responsables de asegurarse que el equipo cuenta con un programa de mantenimiento programado, para asegurar la disponibilidad del equipo durante la vigencia del contrato. Se solicitara al proveedor la siguiente información:
• Programa de mantenimiento de equipos tales como montacargas, equipos de manejo de materiales, compresores de aire & generadores eléctricos, el cual deberá amparar el periodo de vigencia del contrato, son recomendable que la autoridad designada por parte de las unidades de negocio, aprueben este documento. La administración de este programa de mantenimiento será adicional al programa estándar definido en este manual; el formato a utilizar y las frecuencias de mantenimiento serán definidas por el proveedor contratista. • Orden de trabajo programada de cada uno de los equipos., el cual deberá estar liberado por el supervisor y/o responsable del área de designada de la unidad de negocio al concluir cada servicio y/o frecuencia.