Sistemas de fase III

Kaplan, R. y Cooper, R. (1999), ob. cit., p. 33."Las empresas necesitan ahora una nueva filosofía para informar y mejorar el trabajo realizado por sus trabajadores". Esta nueva filosofía ya se encuentra vigente si la empresa desarrolla sistemas de Fase III para la información contable externa, para la medición de costes y para la gestión de su actuación puesto que es entonces cuando dispone de todos los sistemas necesarios para ello.

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Según Kaplan, R. y Cooper, R. (1999), ob. cit., p. 33. Los sistemas de Fase III contienen:

• "Un sistema de contabilidad tradicional pero que funciona bien y prepara mensual o trimestralmente unos balances para los usuarios externos, utilizando métodos convencionales para asignar los costes de producción al coste de los productos vendidos y a las cuentas de existencias.

• Uno o más sistemas de costes basados en las actividades que toman datos de los sistemas contables "oficiales", así como de otros sistemas operativos y de información, para medir cuidadosa y fielmente los costes de actividades, procesos, productos, servicios, clientes y unidades de la organización.

• Sistemas de feedback operativo que proporcionan a todos los empleados una información oportuna y fidedigna, tanto financiera como no financiera, sobre la eficiencia, calidad y tiempos de los ciclos de los procesos empresariales".

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Las empresas en esta fase utilizan sistemas de información financiera que sirven para la preparación de informes para todo tipo de usuarios tales como la dirección, los accionistas, usuarios fiscales, etc. Aunque estos sistemas no sean del todo útiles o adecuados para la determinación de datos sobre costes y sobre cuestiones orientadas a la toma de decisiones, se mantienen en funcionamiento en la empresa porque cumplen sus propósitos externos.

Los avances experimentados en materia de equipos y software informáticos permiten incorporar a la gestión empresarial herramientas capaces de soportar el complejo y a menudo costoso desarrollo que representa la determinación y el control de los costos en una empresa y capaces también de procesar y generar esta información con una periodicidad mucho más adecuada y oportuna que en el pasado. Por este motivo, las empresas introducen dos sistemas personalizados de costes y de evaluación de la actuación, especialmente diseñados para propósitos de gestión:

• Por un lado, los sistemas ABC que suministran información fiable respecto a los costes de las actividades y procesos así como de los costes de productos y clientes individuales.

• Y, por otro lado, los sistemas de aprendizaje y control operativo para facilitar un nuevo y más oportuno feedback a los empleados, que incluye información no financiera, aunque también puede ser financiera, para sus actividades de mejora y para la solución de los problemas.

De ahí que las empresas puedan tener por lo tanto tres tipos de sistemas: uno dedicado a la información externa, otro sistema ABC para informar del coste de las actividades, productos y clientes, y un tercero para el feedback control operativo, que no consigue cubrir el sistema ABC en esta fase. Estos dos últimos sistemas no persiguen los mismos objetivos y están basados a menudo en premisas diferentes, por lo que intentar utilizar el sistema ABC para satisfacer las necesidades de feedback y de control puede no funcionar bien. Además, aunque parezca muy costoso el mantenimiento de los tres, en realidad, no suponen una inversión adicional muy fuerte una vez que ya se disponen de las fuentes de datos suficientes.

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Según Kaplan y Cooper , R. (1999), ob. cit., p. 36. "las mejoras en la toma de decisiones y la mejora de los procesos con la información ABC y un feedback operativo relevante y oportuno, pueden alcanzarse de forma rápida y barata".

Antes de finalizar este apartado, puede verse en la figura siguiente la representación

Gráfico 5. Sistemas de fase III: sistemas de gestión especializados y personalizados.

Fuente: Kaplan, R. y Cooper, R. (1999, p. 34).

Como se observa en el gráfico, también se contemplan los sistemas de gestión basados en las actividades o ABM que ya se comentó en el apartado dedicado a los sistemas ABC de segunda generación. Evidentemente, la filosofía que se mencionó acerca de estos sistemas vuelve a hacer acto de presencia en forma de sistemas de fase III.

Kaplan, R. y Cooper, R. (1999), ob. cit., p. 41. En esta fase, "las empresas necesitan de la experimentación y el aprendizaje que se producen a través de los sistemas de la Fase III. Necesitan comprender la forma de estructurar sus sistemas basados en las actividades, para sus necesidades particulares de

SISTEMAS FINANCIEROS

Cálculo del costo de los productos

Cálculo del costo de los clientes Sistemas de feedback (de retroalimentación) • Rendimientos • Defectos

• Tiempos del ciclo • Producción • Recursos reales • Consumos (Cantidad y costos) Sistemas de gestión Basados en las Actividades

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gestión, necesitan solucionar algunos temas técnicos de medición y necesitan explorar la estructura del feedback financiero y no financiero que proporcionan a los empleados para sus actividades de aprendizaje y de mejora". Por este motivo, deberían estudiarse las oportunidades que ofrece un sistema nuevo de costes sin llegar a abandonar totalmente su sistema contable que ya ha sido probado y comprobado y que aún debe seguir preparando informes para muchas situaciones importantes. De todas formas, el objetivo último puede centrarse en integrar todos estos sistemas para evitar el mantenimiento simultáneo de todos ellos, pero esto es lo que los autores Cooper y Kaplan consideran sistemas de Fase IV que veremos en el apartado siguiente.