4. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
4.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
Para tener una visión más amplia y clara de la imprenta Express Color, así como identificar oportunidades de mejora, es preciso realizar un análisis general. Para esto se realizó un análisis de situación interna y externa de la empresa mediante el análisis FODA mostrado en la tabla 10.
Tabla 10. Análisis FODA
4.1.1. ANÁLISIS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
En base al organigrama mostrado en la figura 15, se detalla la estructura de la imprenta, así como las funciones y el desarrollo de las actividades de Express Color.
F1 Sucursales ubicadas en zonas estratégicas de la
ciudad de Quito. D1 No tiene procesos establecidos.
F2 Entrega de placas CTP de puerta a puerta sin
costo adicional. D2 Deficiente distribución de pedidos a sucursales.
F3 Maquinaria moderna D3 Personal limitado.
F4 Rápida atención del cliente. D4 Multifuncionalidad del personal.
F5 Baja rotación de personal. D5 Falta de separación prudencial entre maquinaria
y oficinas.
F6 Personal capacitado y con experiencia en el
sector gráfico. D6 Resistencia al cambio
D7 Deficiente comunicación interna.
O1 Imprentas de la zona que no cuentan con la
maquinaria. A1 Empresas competidoras, imprentas cercanas.
O2 Mercado creciente. A2 Situación económica del país.
O3 Crear procesos que permitan gestionar de forma
eficiente sus actividades. A3 Competencia de precios.
O4 Eliminar actividades que nos generan valor.
O5 Crear e implementar indicadores que permitan
controlar los procesos creados.
O6 Implementar un modelo de Gestión por Procesos.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
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4.1.1.1. Gerencia General
El Gerente propietario es la figura legal de Express Color y está a cargo de la gestión administrativa de toda la imprenta, aquí se toman las decisiones que influyen en todas las sucursales y son transmitidas por medio de la secretaría administrativa.
El gerente tiene además en sus funciones propias conseguir contratos de gran importancia, analizar presupuestos de trabajo, selección de personal, así como actividades propias administrativas.
4.1.1.2. Secretaría Administrativa
Esta área trabaja bajo la dirección de la gerencia general, quien está encargada de esta unidad es la asistente administrativa y es mano derecha del gerente, todas las secretarias de sucursal están sublevadas a esta entidad.
Las funciones de la asistente administrativa son la de gestión financiera, pago de proveedores y manejo de nómina, además del control de las sucursales.
4.1.1.3. Ventas
Esta área de igual modo está bajo el mando de la gerencia general aquí se llevan a cabo las funciones de ubicar clientes, concretar pedidos para la imprenta y dar seguimiento a los mismos
4.1.1.4. Secretaría de sucursal
Esta entidad es la cabeza de cada una de las sucursales, es responsable por controlar que las actividades de cada imprenta se desarrollen de manera eficiente.
44 Entre las funciones que se desarrollan aquí están las de atender a clientes, realizar facturación y cobros, control de inventario, realizar pedidos, llevar control de diseñador y motorizado.
Toda la documentación referente a facturación que se maneja en cada secretaría debe ser remitida a la secretaría administrativa para su control e ingreso al sistema contable.
4.1.1.5. Diseño
La persona encargada de esta área es el diseñador gráfico, es responsable de recibir los pedidos del cliente vía correo electrónico o atender personalmente los requerimientos del mismo, realizar actividades propias de diseño gráfico y manejo de maquinaria.
4.1.1.6. Pre-Prensa
Esta es el área donde se graban las placas CTP, se cuenta con dos tipos de maquinarias, unas totalmente automáticas, las cuales no necesitan de pre- prensista pero que necesitan de vigilancia y otras semiautomáticas que necesitan de pre-prensista que tiene como función la de controlar el normal grabado de cada placa y receptarla para evitar daño en el producto.
4.1.1.7. Mensajería
Esta es el área que tiene gran importancia, ya que el servicio extra que brinda “Express Color” es la de entrega de placas de puerta a puerta, es por eso que el motorizado tiene la función de entregar el producto al cliente, además de realizar cobranzas y pagos.
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4.1.2. PROBLEMÁTICA EN LA IMPRENTA EXPRESS COLOR
A nivel General la Imprenta “Express Color” tiene problemas de diferente
índole, en los cuales se puede mencionar que, no existen procesos ni documentación alguna que oriente al trabajador en el desempeño de sus funciones de forma eficiente y que permita al gerente tomar decisiones encaminadas a mejorar la productividad de la Imprenta “Express Color”.
En cuanto a la parte productiva se encuentra que la distribución de pedidos en las imprentas no es adecuada, por lo que la capacidad de máquina no se aprovecha de igual forma, de modo que en ciertas sucursales están sobre su capacidad y en otras la maquinaria está parada o con menor pedidos.
Las máquinas que se manejan en cada sucursal son diferentes, por ende, trabajan a diferentes ritmos de producción.
No existe un análisis de capacidad que les permita equiparar los niveles de producción. Muchas veces no existe la colaboración entre el personal de una oficina para cumplir con pedidos que ya no se abastecen en otra sucursal, dado el hecho que existen maquinarias que son totalmente automáticas.
El trabajo es multifuncional, los empleados hacen las funciones de otros por falta de personal lo que genera desorden y pérdida de tiempo productivo.
No existe mensajero para las dos sucursales Caracas y Río de Janeiro, por lo que en muchos casos les toca a los empleados hacer de mensajeros, cuando el pedido tiene que ser entregado en zonas aledañas.
Al no existir una correcta delimitación entre las oficinas y el área de producción, hace que el ruido excesivo afecte en el desempeño del personal, ya que los trabajadores supieron manifestar que les ocasionaba estrés.
La empresa tiene el eslogan de entrega de puerta a puerta, pero les hace falta mensajeros que lleven las placas de forma oportuna y eficiente.
46 A continuación, en la tabla 11. Se presenta un resumen de la problemática existente en la imprenta Express Color.
Tabla 11. Problemas en la Imprenta Express Color