1. Registros de Escolaridad de fin de cursos (Situación Escolar al final del semestre). La situación escolar es calculada por el sistema en base al número de materias acreditadas y no acreditadas por el alumno, no se debe de modificar la situación del alumno en el catálogo de alumnos, al menos que sea por una baja temporal o definitiva voluntaria.
Por normatividad de 3 a 4 materias reprobadas el alumno causa baja temporal, 5 o 6 materias es baja definitiva. Sin embargo en los últimos semestres es necesario cambiar estos parámetros, al momento de generar el registro de escolaridad, debido a que en 7mo y 8vo semestre los alumnos cursan menos materias.
2. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Materias de semestres anteriores) Para que se reflejen en los registros de escolaridad de fin, las materias que un alumno adeuda o acreditó en un semestre o 2 semestres al actual debe de considerar lo siguiente:
a) Ir al kárdex del alumno y actualizar el estatus de la materia que desea se refleje en el registro de escolaridad de fin con los siguientes estatus:
b) Poner estatus E2 a la materia, cuando dicha materia sea un semestre anterior al actual.
c) Poner estatus E3 a la materia, cuando la materia corresponda a dos semestres hacia atrás del semestre actual.
d) Poner estatus E0 cuando el alumno agotó sus oportunidades de acreditar una materia sin aprobarla y por lo tanto es Baja definitiva.
3. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Bajas temporales y Definitivas).
a) Cuando un alumno se da de baja voluntariamente, hay que ir al catálogo de alumnos y actualizar la situación escolar a BD-Baja Definitiva o BT-Baja Temporal, según corresponda. Y ponerle estatus Activo. Esto es para alumnos del semestre actual, con esto le indicamos al sistema que el alumno se dio de baja en el semestre actual, y al momento del reporte aparezca junto con todos los alumnos del grupo.
b) Para alumnos que se dieron de baja en el semestre anterior, pero que por normatividad deben de seguir apareciendo en el registro de escolaridad del semestre actual, deben de tener situación BT-Baja Temporal, y estatus Inactivo. Con esto se le indica al sistema que es un alumno que debe de aparecer en el apartado de bajas, al reverso del registro de escolaridad.
4. Registros de Escolaridad (Fecha de inicio del Semestre).
Cuando se genera un registro de escolaridad se le pide que ingrese la fecha de inicio del semestre (con el formato dd/mm/aaaa). Esta fecha sirve para comparar esta fecha de inicio, contra la fecha de los exámenes de regularización; y calcular la situación escolar al inicio del semestre. Esto significa que si un alumno regularizó una materia después de la fecha de inicio del semestre, en el apartado de antecedentes del registro de escolaridad, esta materia aparecerá como reprobada, aún y cuando el alumno haya acreditado la materia. Esto es porque la acreditó después del inicio del semestre. De tal manera que usted puede ingresar una fecha de inicio del semestre con el fin de acomodar de forma correcta los antecedentes de alguna(s) materia(s) de los alumnos.
5. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Actualizar la situación escolar).
Después de que se hayan impreso los registros de escolaridad de fin de cursos, es necesario actualizar la situación escolar de los alumnos en base a las materias acreditadas y no acreditadas durante el semestre, esto es necesario para poder imprimir de forma correcta los registros de escolaridad de inicio del siguiente semestre.
El proceso debe ser realizado previamente a la reinscripción de los alumnos al siguiente semestre, y sólo debe de proceder a actualizar cuando está seguro(a) de que ya no es necesario imprimir registros de escolaridad de fin del semestre actual.
El proceso se realiza en el menú de Consultas y Reportes/Registro de Escolaridad/Actualiza situación escolar. Nota: también puede actualizar la situación escolar de cada alumno en el catálogo de alumnos, esto por si surgiera un error inesperado o fuera necesario actualizar de uno por uno la situación escolar de los alumnos.
6. Cambio de ciclo escolar.
Cuando se reinscriben a los alumnos al siguiente ciclo escolar hay que tener en cuenta lo siguiente:
a). Ha cambiado a los alumnos de un grupo al siguiente ciclo escolar, por lo tanto, la siguiente vez que ingrese al sistema, deberá ingresar con el ciclo escolar nuevo. b). Si sólo reinscribió a algunos grupos al nuevo ciclo, tenga en cuenta que quedaron algunos grupos en el ciclo anterior, y para poder accesar a la información, tiene que entrar al sistema con el ciclo escolar anterior. Esta aclaración se debe a que por default el sistema muestra el ciclo escolar nuevo.
7. Reinscripciones. (Errores comunes)
a). Cuando se realiza la reinscripción de un grupo completo con frecuencia suceden errores de captura en el ciclo escolar a reinscribir.
Ej. Desea Reinscribir el grupo de 2do. Semestre sección A ciclo escolar 2010- 2011, al 3er semestre sección A del ciclo 2011-2012, pero se equivocó al teclear el nuevo ciclo y le puso 2011-2011, entonces sucede que cuando ingrese al sistema con el nuevo ciclo, aparentemente no hay ningún alumno en el grupo. Esto por que el sistema compara el ciclo con el que ingresó al sistema con el ciclo capturado en cada uno de los alumnos, y como existe error de captura no coinciden los ciclos.
La única forma de corregir este error, es ir al catálogo de alumnos y alumno por alumno corregir el ciclo escolar.
DUDAS O ACLARACIONES