FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 1
Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación
DEPENDENCIA
CUSTODIA SERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMA DESCRIPCION DE FUNCIONES N° FUNCION AREAS, DEPENDENCIAS OFICINAS PRODUCTORAS CÓDIGO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 600 600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
2
Brindar asesoría técnica a las entidades públicas en los procesos de administración integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás procesos de la función archivística.
Res. 469 600 14 3 Asistencia Técnica Externa
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
3
Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
4 Adelantar actividades de asistencia técnica que permitan contribuir al mejoramiento
de la función archivística del país. Res. 469 No aplica (NA)
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
5
Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los ingresos propios de la Entidad.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
6
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
7 Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo. Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
8
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
9
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
10 Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia. Res. 469 600 2 2 Conceptos Técnicos
600
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
11 Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 1
Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Res. 469 No aplica (NA)
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 2
Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469 Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o
DEPENDENCIA
CUSTODIA SERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMA DESCRIPCION DE FUNCIONES N° FUNCION AREAS, DEPENDENCIAS OFICINAS PRODUCTORAS CÓDIGO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 4
Desarrollar los proyectos archivísticos que sean contratados al Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado. Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 5
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.
Res. 469
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 6
Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo. Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 7
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Res. 469
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 8
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 9
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia. Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 10 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 11
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 12
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 13
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo 610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 14 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 15
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión. Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 16
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada. Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 17
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada. Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 18
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad. Res. 469 No aplica (NA)
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 19
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
DEPENDENCIA
CUSTODIA SERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMA DESCRIPCION DE FUNCIONES N° FUNCION AREAS, DEPENDENCIAS OFICINAS PRODUCTORAS CÓDIGO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
610 610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA 20 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 1
Brindar asistencia técnica a las entidades públicas en los procesos de administración integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físicos y electrónicos y demás procesos de la función archivística.
Res. 469 620 14 3 Asistencia Técnica Externa
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 2
Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la modernización de la función archivística del Estado.
Res. 469 ????
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 3
Adelantar cuando sea requerido actividades relacionadas con el desarrollo de
proyectos archivísticos adelantados por la entidad. Res. 469 GGPA
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 4
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar sobre su factibilidad y viabilidad.
Res. 469
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 5
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
solicitadas, de acuerdo con su competencia. Res. 469 610 2 2 Conceptos Técnicos
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 6 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 7
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
Res. 469 220 - GGH NA NA
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 8
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 9
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el particular se impartan.
Res. 469 220 GGH 8 17
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo 620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 10 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 11
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Gestión. Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 12
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
tabla de retención documental aprobada. Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 13
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
acuerdo con la TRD aprobada. Res. 469 620 26 1 Inventario de transferencias primarias
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 14
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad. Res. 469 No aplica (NA)
620 620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
ARCHIVÍSTICA - GATA 15
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de Planeación.