TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

(1)

Secretaria General

Grupo de Archivo y Gestión Documental

Bogotá, DC., Diciembre de 2014

Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRD

(2)

VERSIÓN

1.0 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

No. SOLICITUD

RESPONSABLE

19/11/2014

Grupo de Archivo y

Gestión Documental.

Oscar Serrato

Lina Ramirez

Marcela Camacho

DESCRIPCIÓN

(3)

Beneficios:



Racionalizar la producción documental.



Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de

Retención Documental - TRD.

2. Cuadro de Clasificación Documental

– CCD

: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como

“la Estructura que refleja

la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y

subseries documentales” .

INTRODUCCIÓN

La Tabla de Retención Documental

– TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la

disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.



Facilita la recuperación de la información.



Facilita el control y acceso de los documentos.



Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

Definición:

Componentes

1. Tabla de Retención Documental- TRD:

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado

instrumento archivístico

por los siguientes aspectos:

a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez

de la transferencia al archivo central.

b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y

subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

Nota:

Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental

– TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere un

permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena

identificación y control de la documentación relevante para la administración.

La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numericos establecidos para las Series y subseries

documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todos las temáticas institucuoinales

administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental

-TRD.

Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y

custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.

Actualización y organización documental.

Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:

1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el CCD.

2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estrúctura orgánica.

Antecedentes:

Las Tablas de Retención Documental

– TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del

2014.

Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de

Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se

elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o

recordatorios por el correo electrónico.

Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas

en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.

La Tabla de Retención Documental

– TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la

distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación

de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.

Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que

“el ordenamiento jurídico que le rige

en su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”

Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD

Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las

dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.

(4)

CÓDIGO

SIGLA

DEPENDENCIAS 2014

200 DIRECCION GENERAL

100 DIRECCION GENERAL

100 _DG

DIRECCIÓN GENERAL

210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO

110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

110 OAP

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO

GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION

120 OFICINA ASESORA JURÍDICA

120 OAJ

OFICINA ASESORA JURÍDICA

230 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS

221 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD DE CONTROL INTERNO

130 OFICINA DE CONTROL INTERNO

130 _OCI

OFICINA DE CONTROL INTERNO

300 SECRETARIA GENERAL

222 GRUPO DE SISTEMAS

300 SECRETARIA GENERAL

200 SECRETARIA GENERAL

200 _SG

SECRETARIO GENERAL

301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

300 SECRETARIA GENERAL

302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

210 _GAGD

GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

351 GRUPO DE TALENTO HUMANO

220 GRUPO DE GESTION HUMANA

220 GGH

GRUPO DE GESTION HUMANA

303 GRUPO DE SISTEMAS

302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS

230 GRF

GRUPO DE RECURSOS FISICOS

310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN

310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN y DESCRIPCIÓN

355 GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS

240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

240 GCA

GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA

353 GRUPO DE CONTABILIDAD

250

250 GGF

GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA

312

352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA

260

260 GS

GRUPO DE SISTEMAS

313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES

300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

300 SUBSNA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO

310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA

310 GADSNA GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SNA.

321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS

320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

320 GIV

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN

330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS

330 _GAEDH

GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS

331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

400 SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO

400 SUBTIAD

E

SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO

340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES

410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS

410 GGDAE

GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

341 GRUPO DE INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA

341 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SNA

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SNA

420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS

420 GPDMT

GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS

342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA

GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA AL SNA

430 GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE

INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.

430 GIATIA

GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE INFORMACIÓN

ARCHIVÍSTICA.

350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

310 DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION

500 SUBDIRECCION DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

500 SUBGPD SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL

351 GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION

510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL

510 GCRPD

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO

520 GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES

HISTORICOS

520 GIFDH

GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS

353 GRUPO DE CONTABILIDAD

530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS

530 GODR

GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

540 GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS

SECUNDARIAS

540 GEDTS

GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

355 GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

600 SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS

ARCHIVISTICOS

600 SUBATPA SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

610 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS

610 GGPA

GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

620 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

620 _GATA

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA

ESTRUCTURA ÓRGANICA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . Jorge Palacios Preciado

ESTRUCTURA 2009

Fecha: 08/09/2008 Versión 1.

Acta de Comité 001 (02 de abril de 2009)

GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE

PROYECTOS

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

ESTRUCTURA 2011

Fecha: 23/02/2011, Versión 4.

Acta de Comité 01 (30 de junio de 2011)

ESTRUCTURA 2012

ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre)

AGN. Resolución 469 de 2013 (11 de Septiembre)

(5)

100

1

1 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Circulares Internas

Circular interna

1

10

P

CT

M/D

Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere M/D.

Memoria justificativa P

Circular externa P

Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P

Memoria Justificativa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Correo electrónico (CEI) P EL

Certificación publicación en página web P

Acuerdo P

Anexos documentales P

Tarifa postal reducida P

ISBN depósito legal P

Derechos de autor P

Master o películas Pe

Boletín Interno

Boletín Externo P

Diseño de material de difusión P

Diseño papel tapiz P

Diseños estrategias de comunicación

(Externas e internas) P

Seguimiento registro en medios masivos de

comunicación P

Notas página web P

Publicaciones en redes sociales P

Invitación P

Oficio P EL

Memorando P EL

Programa del evento P

Comisión P

Informe P

CT M/D

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN

SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental

G e s tió n PROCEDIMIENTO

(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas

definitivas relacionadas con su disposición final.)

Dep. Serie Subserie EL

Cen tr a l DISPOSICIÓN FINAL E S SOPORTE P

100 Acuerdos de Consejo Directivo

4 Circulares Externas

1

10 CT

Proyectos de normas

M/D

CT

Boletines institucionales

4

1 EVENTOS INSTITUCIONALES

Participación en eventos

internacionales

6

2

18

1

2

100

3

100

3

1

100

1

3

5 PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

Estrategias de divulgación

1 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012

10

Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internas y externas a lo largo del tiempo.

1

10 CT

M/D

2

M/D

CT

Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una verificación visual de sus características físicas y de contenido con el fin de establecer si poseen valores secundarios al momento de su eliminación.

Serie documental con valor secundario, el cual debe ser conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información)

M/D

10

2

Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al AC se sugiere M/D.

M/D

ACTOS ADMINISTRATIVOS

100

3

4 PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

Publicaciones seriadas o libros

CT

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para el AGN.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

19

M/D

20

100

Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internas y externas a lo largo del tiempo.

PUBLICACIONES

INSTITUCIONALES

E

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Actualización TRD y CCD - Nov. 2014

(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

(6)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Invitación P

Comunicación oficial P EL

Programa del evento P

Comisión P Informe P Infome de actividades P Plan de acción P Informe de avances P Indicadores de gestión P

Memorando P EL

Oficio P EL

Proyecto P

Oficio P EL

Reformulación del Proyecto P

Correo electrónico (CEI) Memorando

Carta de Compromiso P

Informes de avances o de seguimiento P

Informe Final P Citación a Comité P Acta de Comité P Oficio P EL Memorando P EL Anexos documentales P Memorando de entendimiento P Oficio P EL Memorando P EL

Acta de Comisión mixta de cooperación P

Acta de Comisión de vecindad P

Oficio P EL

Memorando P EL

Proyectos archivísticos - copia P

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para el AGN.

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

2 CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

100

22 CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

Acuerdos de Cooperación

Nacional

M/D M/D

10

2 Actas Comité Editorial

11

1 INFORMES

INSTITUCIONALES

8

100 PROYECTOS

Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una verificación visual de sus características físicas y de contenido con el fin de establecer si poseen valores secundarios al momento de su eliminación.

Se conserva la totalidad del expediente para conservar la evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012. Memorando 3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de Cooperación

E

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013

Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse en la OAP como soporte del informe institucional.

8 E

100

5

100

13 Informes internos de gestión

2

0 E

13

17

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013

3

2 E

M/D M/D M/D

CT

Proyectos de Cooperación

Internacional

2

100

4

2 EVENTOS INSTITUCIONALES

Participación en eventos

Nacionales

2

18

100

22 CT

2

8 Acuerdos de Cooperación

Internacional

(7)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Invitación- Convocatoria P

Plan de acción modificado P

Oficio P EL

Memorando P EL

Acta de Comité P

Anexos documentales P

Proyectos presentados P

100

26

1 INVENTARIOS

Inventario transferencia primaria

Inventario documental

1

0

P DI

CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

100

26

4 INVENTARIOS

Inventario Documental de la

Dependencia

1

0

P DI

CT

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

Oficio P EL

Memorando P EL

Propuestas P

Estudios P

Informe P

Oficio P EL

Memorando P EL

Propuestas P

Estudios P

Informe P

Oficio P EL

Memorando P EL

Estudio Técnico P

Proyecto de Decreto P

Acto Administrativo de implementación P

10

100

2

1

10

22

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la trazabilidad de la gestión nacional del AGN. Decreto 2126 de 2012. Acuerdo 09 de 2013

1 CONVENIOS DE

COOPERACIÓN

Política editorial

REESTRUCTURACIÓN

INSTITUCIONAL

100

95

1 Política de archivos

M/D

CT

Alianzas de Organismos

internacionales

CT

POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia institucional

M/D

Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia institucional

2

M/D

CT

M/D

1 CT

94

100

10 POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

100

94

Se conserva por su carácter relevante para visualizar la_{trazabilidad de la historia institucional}

8

4

(8)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

100

96

3 MANUALES

INSTITUCIONALES

Manual de Comunicaciones

Manual

1

5

P

CT

Se conserva por el valor histórico que representa para la Entidad ya que en él se establece el manejo de la comunicación a través de los diferentes medios masivos de divulgación con que cuenta la Entidad.

100

96

4 MANUALES

INSTITUCIONALES

Manual de Imagen e Identidad

Visual Corporativa

Manual

1

5

P

CT

Se conserva por el valor histórico que representa para la Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de criterios en la comunicación interna y externa, así como de la difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.

AGN. Rendición de Cuentas

(Dirección General)

AGN. Rendición de Cuentas

Subdirecciones

Encuesta audiencia rendición de

cuentas

P

X

Pantallazo Convocatoria Pública

Encuenta evaluación del Evento

Acta del Evento

Oficio

Memorando

Rendición de Cuentas

P

EL

Acta de reunión de grupos y

registros

Informe de resultados

Informe de actividaes reportada por cada

dependencia P

Nota interna P

Correo electrónico (CEI) P

110

5

13 INFORMES

INSTITUCIONALES

Informes internos de gestión

Seguimiento a los planes de acción P X

Memorando P EL

Registro de reuniones de seguimiento y

acompañamiento. P

Plan de acción modificado

(reprogramaciones) P SIG

Oficio P EL

Nota Interna P

Memorando P EL

Plan Estrategico (versiones) P

Propuestas (memorias ) P

Informes, (seguimiento y evaluación) P

Diagnóstico P

Seguimiento P

Informes internos de gestión

P

EL

Informe de gestión institucional

2

8

P

CT

M/D

110

5

13

2

8 CT

M/D

5 Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión,

se transfiere al Archivo Central para un tiempo de

conservación de (8) ocho años, posteriormente se

microfilma para la conservación permanente de

ambos soportes como evidencia de los procesos

de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y

OCI).

E

Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011

INFORMES

INSTITUCIONALES

8 PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

13

2

8 INFORMES

INSTITUCIONALES

110 Informes internos de gestión

3

Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para su conservación permanente como evidencia de la gestión de la entidad.

CT

M/D

0 Plan Estratégico institucional

5

Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de OAP y posteriormente se eliminan, ya que esta información se consolida para el Informe de Gestión institucional y el Plan Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora de Planeación (Repositorio de documentos electrónicos) y se eliminan en el archivo de gestión.

110 110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP

Cumplido un tiempo de retención de dos (2) año en el Archivo de Gestión, se tranfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva ambos permanentemente ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad. (SIG - Carpeta compartida para documentos electrónicos)

110

8

2 PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Planes de Acción de Inversión -

(9)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Seguimiento a los planes de acción P

Oficio P EL

Memorando P EL

Registros de reuniones de seguimiento y

acompañamiento P

Citación a Comité P

Acta de Comité P

Oficio P EL

Memorando P EL

Anexos documentales P Citación a Comité P Agenda P Acta de Comité P Oficio P EL Memorando P EL Documentos anexos P Formatos P Oficio P EL Anexos documentales P Reportes módulos DNP P BD

Marco de Gastos Mediano Plazo P

Justificación del gasto P

Reporte módulo de Minhacienda P BD

Oficio P EL

Ficha de Proyecto P

Estudios P

Registro P

Seguimiento P

110

26

1 INVENTARIOS

Inventario Transferencia Primaria

1

0

P DI

CT

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el archivo de gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

110

26

4 INVENTARIOS

Inventario

Documental

de

la

dependencia

1

0

DI

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

Oficio P EL

Memorando P EL

Control de Asistencia P

Acta P

Mapa de Riesgo de corrupción P

Estratégia antitrámites P

Estrategia de rendiciòn de cuentas P

Mecanismos para mejorar la antención al

ciudadano. P Plan de Mejoramiento a la políticas

administrativas - FURAG P Informes P

27

3 PLANES Y PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

8

110 Proyectos de Inversión Nacional

DNP

SIG - Modelo Integrado de

Planeación y Gestión

2 ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

110

17 BANCO DE PROYECTOS

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

110 ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Actas Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

Plan de acción (DEPENDENCIA)

110

13 Actas Comité Directivo

1 SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

8

110

24

1

110

13

18

28

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la entidad.

Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina posteriormente porque la información se en conserva en los planes de acción y planes estratégicos de la entidad.

Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye varios tipos documentales en medio magnético.

E

CT

2 CT

M/D

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos. M/D M/D

8 CT

2

8

M/D

8

2

8

2

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad.

M/D

2 CT

(10)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Informe de gestión del SIG P DI

Informe de la relacion de Acciones correctivas, preventivas y de mejora que haya lugar en la OAP

P

Acta de reunión P

Registro asistencia a reuniones P

Registros de asistencia de capacitaciones en

temas SIG. P

Manual SIG P DI

Mapa de Procesos del SIG. P DI

Política y Objetivos SIG. P DI

Documentos obsoletos. P DI

Alerta SIG (Correo electronico para la divulgacion de los documentos elaborados, modificados o eliminados).

P

Determinacion de NO control operación. P

Listado maestro de documentos interno y

externos (incluye el control de cambios). X Correo Electronico (CEI) en la cual se

solicita la inclusion de un registro dentro del Listado Maestro de Registros (Comunicación).

P EL

Listado maestro de registros X

Tratamiento Acciones Correctivas,

Preventivas y de Mejora P

Comunicación externa P

Oficio P EL

Memorando P EL

Tramites publicados P

Encuesta audiencia rendiciòn de cuenta P X

Pantallazo Convocatoria Pùblica Encuesta evaluaciòn del evento Acta del evento

Oficio P EL

Memorando P EL

Rendición de cuentas

Acta de reunión de grupos y registros Informe de resultados

110

28

4 SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG - Producto o servicio no

conforme

Producto o servicio no conforme

2

8

P

CT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional del proceso de Calidad.

4 SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG -Trámites atención al

ciudadano

110 RENDICIÓN PÚBLICA DE

CUENTAS

28

2

110 SIG -Sistema Integrado de Gestión

28

M/D

CT

M/D

CT

2

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archio Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos soportes.

CT

M/D

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional.

2

110

28

3 SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y OCI).

8

(11)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

110

28

5 SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

SIG - Acciones correctiva,

preventivas y de mejora

Acciones correctiva, preventivas y de mejora

2

8

P

CT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional del proceso de Calidad.

Acta derivadas de la planificacion del SGA P

Informes de Gestión derivados del

diagnóstico ambiental. P DI

Objetivos y metas ambientales. P DI

Listas de verificación derivadas del

diagnóstico ambiental. P DI

Informe de medición de indicadores (incluye la medición de los indicadores de acuerdo a la frecuencia establecida).

P DI

Conceptos ambientales para compra de

bienes y servicios de la Entidad. P DI Matriz de identificacion y valoración de

aspectos e impactos ambientales. P DI Matriz de identificación y evaluación de

requisitos legales y otros. P DI Registro asistencia a reuniones P

Registros de asistencia de capacitaciones

asociadas a la gestion ambiental. P

Informes de gestión - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente del agua. P DI

Informes de gestión - Programa ambiental

ahorro y uso eficiente de la energía. P DI

Informes de gestión - Programa ambiental de

gestión integral de residuos. P DI

Informes de gestión - Programa ambiental de

implementación de prácticas sostenibles. P DI

Oficio P EL

Memorando P EL

Oficios derivados de la determinación de No

Control Operacional P EL

Informes de realización de simulacros en

emergencias ambientales. P DI

Inspecciones ambientales realizadas sobre

las actividades críticas de la Entidad. P DI Informes de seguimiento a los controles

operacionales de la Entidad. P DI Informes derivados de la realización de

auditorías internas del SGA P DI Tratamiento Acciones Correctivas,

Preventivas y de Mejora P

Informes de gestión asociados a la implementación de buenas prácticas y tecnologías verdes para la iniciativa Cero Papel

P DI

Acta derivada de la gestión realizada para las

buenas prácticas y tecnologías verdes. P

M/D

CT

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

110

28

6 Sistema de Gestión Ambiental -

implementación

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente en ambos soportes.

8

2

(12)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Caracterización del proceso P

Procedimientos del proceso P

Instructivos del procedimiento P

Formatos P

Indicadores de gestión P

Mapas de riesgo P

Normograma P

Elaboración, modificación o eliminación de

documentos SIG. P

Registro asistencia a reuniones P

Oficio P EL

Memorando P EL

Acta de reunión P

Trámites publicados SUIT P

Base de datos BD

Caracterización P

Oficio P EL

Memorando P EL

Acta de reunión P

Servicos publicados SUIT P

Base de datos BD Caraterización P Oficio P EL Memorando P EL Estadìsticas P BD Capacitaciones P Plan de acción P Seguimiento P Comunicación oficial P Acta P

registro asistencia a reuniones P

Solicitud P

Concepto P

Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P Indicadores de gestión P Oficio P Memorando P Acta P Oficio P EL Memorando P EL Informe externo BD

120

5

13 SIG - Procesos institucionales

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG

23

99

110

120 CONCEPTOS

Conceptos Jurídicos

GOBIERNO EN LÍNEA

13

99 E

Informes internos de gestión

ACTAS DE COMITÉ,

COMISIÓN o GRUPO

0

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos soportes.

Actas de Comité de Defensa

Judicial y Conciliación del AGN

1 E

S

0 E

M/D

10 Trámites atención a Entidades

1

2

28

8

2

8 ESTADÍSTICAS

93

110

2 INFORMES

INSTITUCIONALES

110

120

110

34

110

8 Servicios de Atención al Ciudadano

SISTEMA ÚNICO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia d ela Gestión de la Entidad .

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes.

Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012

CT

SISTEMA ÚNICO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA -

SUIT

M/D

8

9

1

2

Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad .

CT

M/D

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de nueve (9) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes.

NOTA: la serie es de permanente actualización en la base de datos , para efectos de conservación en soporte papel, cada año se imprimirá el reporte consolidado, el cuál se transfiere al Archivo Central para su conservación permanente.

Se conservan por 10 años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona por cada año teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales de la Entidad y el resto de la documentación se elimina.

Pasados cinco (5) años en el archivo de gestión, se elimina ya que el expediente es propio del juzgado que conocio y tramitó el proceso. CCA. Artículo 25, Ley 1437 de 2011.

5

M/D

CT

1

2

(13)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Oficio Memorando

Documentos de existencia y representación

legal del comodatario P

Contrato P

Pólizas de seguro P

Memorando Supervisión P

Acta de entrega del bien P

Prorroga del contrato P

Ampliación póliza P

Acta de liquidación P

Acta de entrega o restitución del bien P

Ficha técnica P

Concepto técnico P

Estudios previos P

Certificado de disponibilidad presupuestal -

CDP P

Aviso Convocatoria P

Pre-Pliegos y observaciones prepliego P

Pliego definitivo P

Observaciones Pliegos Definitivos P

Manifestación de Interés P

Acta de conformación de lista P

Propuestas (anexos) P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y

Técnica P

Acta junta socializar propuesta P

Observaciones a evaluaciones P

Acta de audiencia adjudicación contrato P

Resolución de adjudicación P

Hoja de vida DAFP - persona natural o

jurídica y anexos P

Formato de información tributaria RUT - RIT P

Oficio ARL P Contrato P Registro presupuestal P Garantia Única P Memorando Supervisión P Acta de Inicio P Informes de supervisión P Certificado de Tesorería P Acta de Liquidación P

Contratos de Compraventa y

suministros

Contrato de Comodato

1 CONTRATOS ESTATALES

20 S

20

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y el resto de la documentación se elimina

CONTRATOS ESTATALES

S

Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato de comodato de equipo y de licencia, teniendo como criterio su aporte a los procesos misionales y el resto de la documentación se elimina.

E

21

120

21

1

2

120 E

M/D

1

M/D

(14)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Ficha técnica P

Ofertas y Cotizaciones P

Estudios de mercado P

Concepto técnico P

Certificado de disponibilidad presupuestal. P

Pre-Pliegos y observaciones prepliego P

Resolucion de apertura P

Observaciones pliegos definitivos P

Manifestación de Interes P

Propuestas P

Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y

Técnica P

Observaciones a Evaluaciónes P

Resolución Adjudicación Contrato P

Formato Información Tributaria RUT-RIT P

Oficio Arl P Contrato P Registro presupuestal P Comunicación a contratista P Garantía única P Memorando Supervisión P Acta de Inicio P Informes de supervisión P Certificado de Tesorería P

Acta de terminación anticipada

Acta de Liquidación P

Fciha técnica P

Ofertas y/o Cotizaciones

Estudio de Mercado P

Concepto técnico P

Estudios previos P

CDP P

Pre-Pliegos P

Pliego definitivo P

Propuestas P

Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y

Técnica P

Resolución adjudicación contrato P

Oficio ARL P Contrato P Registro presupuestal P Oficio contratista P Garantia Única P Memorando Supervisión P Acta de Inicio P Informes de supervisión P Certificado de Tesorería P Acta de Liquidación P

Contratos de Prestación de

servicios

120 Contratos de Obra

CONTRATOS ESTATALES

1 CONTRATOS ESTATALES

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el archivo central se elimina la documentación (Acta de reunión de trabajo, 25 de julio de 2013)

E

S

20

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y el resto de la documentación se elimina

M/D M/D

S

20

120

21

3

4

21

1

(15)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Ofertas y/o cotizaciones P

Concepto técnico P

Estudios previos P

CDP P

Pre-Pliegos P

Pliego definitivo P

Manifestación de Interes P

Propuestas P

Técnica P

Observaciones a Evaluaciones P

Formatos información tributaria RUT-RIT P

Oficio ARL P EL Contrato P Registro presupuestal P Comunicación a contratista P Garantia Única P Memorando Supervisión P EL Acta de Inicio P Informes de supervisión P Certificado de Tesorería P Acta de Liquidación P

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el archivo central se elimina la documentación

CONTRATOS ESTATALES

1

20 E

21

(16)

CT M/D

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

______________________________________________________

Ficha técnica de bien o servicio P

Ofertas y/o cotizaciones P

Concepto técnico P

Certificado de disponibilidad presupuestal. P

Pre-Pliegos P

Resolución de apertura P

Pliego definitivo P

Propuestas P

Técnica P

Oficio ARL P EL Contrato P Registro presupuestal P Comunicación a contratista P EL Garantia Única P Memorando Supervisión P EL Acta de inicio P Informes de supervisión P

Acta de terminación y recibo a satisfacción P

Certificado de Tesorería P Acta de Liquidación P Comunicación oficial P Propuesta técnica P Contratos P Memorando P EL Acta de inicio P Informes de supervisión P Acta de inicio P Informes de supervisión P Acta de Liquidación P

10 S

CONTRATOS ESTATALES

Contratos por venta de servicios

1

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y su aporte en la función archivística del país, el resto de la documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de julio de 2013)

Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y su aporte en la función archivística del país, el resto de la documentación se elimina.