AUTO EVALUACIÓN
3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL 1 AUTOEVALUACIÓN
3.1.1. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL:
142 Los funcionarios que desarrollan las actividades del proceso contable cuentan con sus propios mecanismos de verificación?
143 Las políticas definidas por la entidad, para reconocer y revelar la información contable se ajustan a las normas de contabilidad pública señaladas por la Contaduría General de la Nación?
144 El contador de la entidad ha implementado mecanismos que le permita auto verificar la adhesión de los criterios
contables aplicados a las políticas debidamente
implementadas?
145 La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en los libros de contabilidad?
146 La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como inventarios; propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre otros?
147 Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva razonabilidad?
148 Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones realizadas, así como de las medidas que se toman para efectos de mejorar el sistema de contabilidad?
149 El contador de la entidad, así como sus funcionarios, tienen por costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del funcionamiento del sistema contable?
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150 Se evalúa permanentemente mediante un instrumento el cumplimiento de políticas y metas establecidas para el reconocimiento y revelación de la información contable de la entidad?
151 Las desviaciones observadas se incorporan en los planes
de mejoramiento funcional e individual?
152 Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones realizadas, así como de las medidas que se toman para efectos de mejorar el sistema de contabilidad?
3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.2.1. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
153 Existe en la entidad una oficina de control interno como instancia asesora de la administración que desarrolla directamente las funciones de evaluación del control en forma independiente?
154 La oficina de Control Interno presenta recomendaciones sobre el sistema de control interno contable?
155 Se discuten con el contador de la entidad las
recomendaciones de Control Interno?
156 Adopta el contador de la entidad las recomendaciones de
Control Interno?
157 Realiza control interno las evaluaciones permanentes
sobre la implementación del control interno contable?
158 Producto de las recomendaciones que hace control interno
se observa un mejoramiento permanente del proceso e información contables?
159 Las políticas definidas por la entidad para reconocer y revelar la información contable se ajustan a las normas de contabilidad pública señaladas por la Contaduría General de la Nación?
160 La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en los libros de contabilidad?
161 La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como inventarios; propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre otros?
162 Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria o determinística, a efectos de asegurarse de su respectiva razonabilidad?
163 Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones realizadas, así como de
las medidas que se toman para efectos de mejorar el sistema de contabilidad?
164 El contador de la entidad, así como sus funcionarios, tienen por costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del funcionamiento del sistema contable?
3.2.2. AUDITORÍA INTERNA:
165 El Representante Legal de la Entidad muestra interés por
la implementación de los controles necesarios para atenuar los riesgos de índole contable identificados?
166 El contador de la Entidad muestra interés por la
implementación de los controles necesarios para atenuar los riesgos de índole contable identificados?
167 Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria o determinística, a efectos de asegurarse de su respectiva razonabilidad?
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168 Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones realizadas, así como de las medidas que se toman para efectos de mejorar el sistema de contabilidad?
3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO
3.3.1. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL:
169 Se hacen planes de mejoramiento contable institucional a
partir de las evaluaciones y verificaciones realizadas por la Contraloría y demás organismos de control externo? 170 Las acciones que adelanta la entidad para mejorar su
sistema de información contable están de acuerdo con lo señalado en el plan de mejoramiento institucional?
171 Se incluyen en el plan de mejoramiento las observaciones
derivadas de la evaluación al sistema de control interno contable?
3.3.2. PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL:
172 Se hacen planes de mejoramiento contable funcional a partir de las evaluaciones y verificaciones realizadas? 3.3.3. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL:
173 Se hacen planes de mejoramiento contable individual a partir de las evaluaciones y verificaciones realizadas?
Fuente: Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1. República Nacional de Colombia, Bogotá D.C.: Contaduría General de la Nación. Imprenta Nacional de Colombia. p, 104.
Tabla 2. Formato para los Resultados del Diagnóstico, Evaluación y Seguimiento a la Implementación del Modelo de Control Interno Contable.
Modelo Estándar de Control Interno Puntaje por
Elemento interpretación Componente Puntaje por Interpretación Puntaje por Subsistema interpretación
Subsistema de Control Estratégico
Ambienta
de Control Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Desarrollo de talento humano. Estilo de dirección. Direcciona miento Estratégico . Planes y programas. Modelo de operación por procesos Estructura organizacional. Administra ción del Riesgo. Contexto estratégico Identificación del riesgo. Análisis de Riesgos Valoración del riesgo Políticas de administración del riego Subsistema de Control de Gestión Actividades
de Control Políticas operación de Procedimientos Controles Indicadores Manual de operación Informació
n Información primaria Información secundaria
Sistemas de
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Comunicac
ión Pública Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación Subsistema Evaluación de Control Autoevalua
ción Auto evaluación del control Autoevaluación de gestión Evaluación Independie nte Evaluación del sistema de control interno Auditoría interna Planes de Mejoramie nto Plan de mejoramiento institucional Plan de mejoramiento por procesos Planes de mejoramiento individual
Fuente: Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1. República Nacional de Colombia, Bogotá D.C.: Contaduría General de la Nación. Imprenta Nacional de Colombia. p, 110.
Rangos de Interpretación del Diagnóstico del Sistema de Control Interno: Rango 1.0 – 1.9: Insuficiencia Crítica
Rango 2.0 – 2.9: Insuficiente Rango 3.0 – 3.9: Adecuado Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio
Orientaciones para el Diligenciamiento del Formulario. El anterior formulario tiene el propósito de realizar el diagnóstico, evaluación y seguimiento al sistema de control interno contable. Mediante este instrumento se obtiene la calificación de los elementos, componentes, subsistemas y por ende el sistema de control interno de la entidad, determinando así el grado de implementación de este sistema y la efectividad de los controles existentes para evitar o mitigar los riesgos de índole contable.
En la estructura del formulario cada elemento de control se evalúa mediante la formulación de preguntas que son debidamente calificadas. Al asignar la calificación a las preguntas, automáticamente queda calificado el elemento correspondiente, al obtener la calificación de los elementos automáticamente se genera la calificación para cada componente, al generarse la calificación, para los componentes automáticamente se obtiene la calificación para cada subsistema y, por tanto, para el sistema de control interno contable. Para una mejor comprensión de los resultados de la evaluación, en la estructura del formulario se asigna una calificación para cada pregunta formulada. Para efectos de asignar la calificación a cada elemento de control, debe llevarse a cabo la aplicación de talleres, encuestas, entrevistas, con base en información documental, los cuales deben diseñarse de acuerdo con la naturaleza y características de cada entidad pública contable.
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Para la evaluación de los diferentes elementos de control se utiliza el siguiente método, independientemente del componente al cual pertenezcan los elementos, de la siguiente manera:
1. Definir cuál o cuáles instrumentos se utilizarán, para recolectar la información necesaria para el diagnóstico:
C = Consulta mediante entrevista. D = Información documental. E = Encuesta.
T = Taller.
La encuesta se distribuye entre los servidores públicos de la entidad, que se considere necesario indagar o a una muestra representativa bien sea en documento físico o en documento electrónico, que permita recoger las opiniones de los funcionarios en forma confidencial. La consulta mediante entrevista a servidores o grupos de servidores, permite obtener o complementar las evidencias que fundamenten cada respuesta.
2. Complementar la encuesta o entrevista con información documental que permita obtener evidencia física del cumplimiento del criterio de evaluación. Esta debe ser documentación de carácter oficial de la Entidad para que tenga validez.
3. Aplicar los instrumentos o utilizar la fuente de información que se considere pertinente, con el fin de reunir suficientes evidencias (documentales o verbales) de acuerdo con el criterio definido.
4. Asignar conforme a la información y la evidencia documental obtenida, un valor entre 1 a 5, en la columna calificación de la hoja formulario a cada pregunta, para calificar el grado de cumplimiento de cada criterio. La escala de calificación se interpreta de la siguiente forma:
1 - No se cumple.
2 - Se cumple insatisfactoriamente. 3 - Se cumple aceptablemente. 4 - Se cumple en alto grado. 5 - Se cumple plenamente.
5. Tener presente que todas las preguntas evaluadas deben soportarse con al menos una fuente o instrumento de información.
6. Señalar en la columna evidencia, el tipo de evidencia (documental o verbal) con el instrumento o fuente de información (C, D, E, T) que se definió en el numeral 1, la cual soporta la calificación que se asignó a la pregunta de evaluación.
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7. A medida que se responde y califica cada pregunta, el aplicativo automáticamente irá generando los resultados del elemento, componente, subsistema y sistema, que podrá observar en la hoja resultados.
8. El esquema que utiliza el aplicativo para obtener las calificaciones finales de cada elemento de Control, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones de cada elemento por el número de preguntas que fueron respondidas. Por lo tanto, se recomienda contestar todas las preguntas a fin de evitar desviaciones en la calificación final.
9. La interpretación de los valores obtenidos por cada elemento, componente, subsistema y sistema, corresponde al rango donde se encuentre el valor, así: Rango 1.0 – 1.9: Insuficiencia Crítica.
Rango 2.0 – 2.9: Insuficiente. Rango 3.0 – 3.9: Adecuado. Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio.
10. Con base en los resultados obtenidos se determina el nivel en el que se encuentra la Entidad frente al modelo de control interno contable, el cual es base para la elaboración y diligenciamiento del formulario resumen del diagnóstico, evaluación y seguimiento, del sistema de control interno contable.
Cuadro 3. Formulario Resumen del Diagnóstico, Evaluación y Seguimiento a la Implementación del Modelo de Control Interno Contable.