CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO
4.1 Tema
“SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL ALMACÉN “PINTURAS A TODO COLOR” – CIUDAD IBARRA”
4.1.1 OBJETIVO
Orientarlos diferentes procesos, actividades, tareas en las áreas administrativa y financiera del almacén Pinturas a Todo Color para un desarrollo eficiente y eficaz de las operaciones organizacionales.
4.1.2 INTRODUCCIÓN
Luego de realizadas las respectivas entrevista y de constatar que el almacén requiere de un sistema de control interno de manera inmediata ya que contribuirá a mejorar la gestión administrativa y financiera, se determina los diferentes estándares y delimitaciones para elaborar nuestro sistema para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Por lo tanto se emplearan herramientas y modelos acorde a la estructura y necesidades del negocio. También se define claramente cada uno de los componentes que integran el sistema, mismos que darán una explicación clara de cómo estará estructurado el almacén en cada una de las actividades a realizarse así como también la administración de los recursos económicos para la toma de decisiones, de igual forma la identificación de procesos para el sistema y su aplicación a través de la organización y la interacción de estos, aplicando controles, políticas y riesgos que se van presentando en su desarrollo, se establece matrices de evaluación que permitan medir la eficiencia y eficacia de los procesos administrativo y financieros.
51 4.2 ESTRUCTURA DE TESIS ETAPA I EATAPA II PLANIFICACIÓN DIAGNÓSTICO ETAPA III EJECUCIÓN OBJETIVO DE LA PLANEACIÓN PLAN DE ACCIÓN RECUSOS A UTILIZARSE BASE LEGAL ANÁLISIS PEST ANÁLISIS DAFO CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO FILOSOFÍA COPORATIVA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL MANUAL FUNCIONES MAPA DE PROCESOS IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS ETAPA IV
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
FORMATOS DE CONTROL INDICADORES DE GESTÓN. ÍNDICES FINANCIEROS A CORTO PLAZO. MATRIZ DE IMPACTOS
Figura Nº 10 Estructura de Tesis
4.2.1 PLANEACIÓN.-
OBJETIVO DE LA PLANEACIÓN
Realizar un plan de acción acorde a los requerimientos del negocio que sirva de guía para la realización de las operaciones organizacionales.
52 Tabla Nº 6 PLAN DE ACCIÓN
ETAPAS OBJETIVOS ÁREAS
INFLUENCIADAS ACCIONES
RECURSOS
RESULTADOS
ECONÓMICO HUMANO MATERIAL TECNOLÓGICO
ETAPA I
Establecer un plan de acción, así como todas las acciones necesarias a llevar a cabo acorde a los requerimientos del negocio que sirva de guía para la realización de las operaciones organizacionales. Departamentos a proponer: comercialización, contabilidad, talento humano 4.Definir objetivos a cumplirse en el plan de acción, comprendiendo cada etapa de la tesis. 5.Elaborar un plan de acción en donde se materialicen los objetivos propuestos. 6.Determinar los recursos a utilizarse en cada etapa de la tesis. X X X Estructura ordenada que guie el desarrollo del sistema ETAPA II Determinar una investigación detallada de la organización administrativa, financiera y gestión operacional mediante la utilización de instrumentos que ayuden a la recolección total de información del almacén pinturas a Todo Color de tal manera que permita conocer como está actualmente.
Áreas existentes en el almacén como son: contabilidad, ventas, compras, inventarios, organización actual, manuales, filosofía corporativa, objetivos. Realizar un análisis interno y externo de los factores que afectan en el manejo del negocio como son: económicos, políticos, sociales y tecnológicos mediante la utilización de un análisis Pest. Realizar un análisis DAFO que permita conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que presenta el almacén internamente y externamente. X X X X Determinar las falencias, controles, procesos y riesgos en las áreas administrativa y financiera.
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ETAPA III
Definir los componentes del sistema de control interno administrativo y financiero a través de la descripción y análisis que permita establecer una organización ordenada para el cumplimiento de las operaciones en el Almacén. Departamentos a proponer: comercialización, contabilidad, talento humano Establecer una estructura administrativa acorde a la realidad y requerimientos del almacén. Identificar procedimientos y caracterización de procesos. X X X X Un sistema eficiente y eficaz de control interno para las áreas administrativa y financiera del Almacén Pinturas a Todo Color ETAPA IV Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión. Departamentos a proponer: comercialización, contabilidad, talento humano Diseñar formatos de control en el áreas administrativa y financiera para minimizar riesgos económicos en la o sobreutilización de los mismos. Evaluación y análisis de los controles aplicados a las áreas administrativa y financiera Validación de expertos X X X X Determinar qué tan eficientes y efectivos son los controles aplicados a las áreas
administraba y financiera
54 ALCANCE
Está orientada hacia la gestión administrativa y financiera que comprende los departamentos de comercialización en donde se encuentran| las áreas de: compras, ventas y bodega, departamento de contabilidad las áreas de: caja y auxiliar contable y por último el departamento de recursos humanos, los procedimientos y procesos así como sus respectivos controles para el manejo de las diferentes cuentas en la presentación de los estados financieros.
4.2.2. DIAGNÓSTICO BASE LEGAL
EMPRESA
El almacén Pinturas a Todo Color, está representado legalmente por el Sr. Ernesto Jaime Cevallos Vásquez con Registro Único de Contribuyentes N° 1001675931001; como persona natural obligada a llevar contabilidad; con la actividad económica de Venta al por menor de Pinturas, barnices y lacas. Con dos establecimientos registrados, cuyas direcciones son:
Matriz: Provincia de Imbabura, Cantón Ibarra, Parroquia San Francisco, calles Juan de Dios Navas 3-24 y AV. Jaime Rivadeneira.
Sucursal: Provincia de Imbabura, Cantón Atuntaqui, calle Olmedo y Atahualpa.
El almacén cumple con todas las obligaciones legales amparadas en las leyes ecuatorianas y se sujeta a todas las ordenanzas que estipulan los organismos de control entre ellos tenemos:
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
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a los consumos especiales. La LORTI en uno de sus artículos señala a aquellas personas que por su nivel de capital e ingresos están obligados a llevar contabilidad. Obligaciones Tributarias:
1. Declaración de impuesto a la renta
2. Declaración de retenciones en la fuente
3. Declaración mensual del IVA
4. Impuesto a la propiedad de vehículos motorizados
5. Entrega de anexos transaccionales
De acuerdo al reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno las personas naturales obligadas a llevar contabilidad según el artículo 39, deben registrar sus transacciones contables acorde a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), cuando existieran vacíos en las primeras.
Código de Trabajo
Regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, aplicando las diferentes modalidades y condiciones de trabajo.
Según el código de trabajo las obligaciones a las que está sujeta la empresa son:
1. “Pagar las cantidades que corresponden al trabajador, en los términos del contrato y de acuerdo con las disposiciones del Código de trabajo;
2. Indemnizar a los trabajadores por los accidentes que sufrieren en el trabajo y por las enfermedades profesionales
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3. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo.
4. Tratar a los trabajadores con debida consideración, no infiriéndoles maltratos de palabra o de obra.
5. Inscribir a los trabajadores en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social desde el primer día de labores, dando avisos de entrada desde los primeros quince días, y dar avisos de salida, de las modificaciones de sueldos y salarios, de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales, y cumplir con las demás obligaciones previstas en las leyes sobre seguridad social”.
El almacén Pinturas a Todo Color se acoge al código de trabajo ya que para la contratación de los trabajadores se realizan contratos de trabajo al momento de ingresar al negocio, de esta manera cumple con todas las disposiciones señaladas por el Código Laboral presentadas anteriormente.
Ley de Seguridad Social
Regula la aplicación del seguro general obligatorio, y norma al organismo de control y aplicación IESS. El almacén Pinturas a Todo Color, tiene a sus empleados asegurados y con sus debidos beneficios de Ley.
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Ley de Seguridad Social
2 Sujetos de Protección
9 Definiciones de los asegurados
obligados
CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL, AUTONOMÍA Y
DESCENTRA LIZA CIÓN 54 literal
m)
Funciones y regulación del espacio público y colocación de publicidad
55 Competencias exclusivas del Gobierno
autónomo descentralizado municipal 57 literal
b)
Atribuciones del consejo municipal
546 Impuesto de Patentes
547 Sujeto Pasivo
548 Base Imponible
549 Reducción del Impuesto
552 Sujeto Activo
553 Sujeto pasivo
CÓDIGO DE COMERCIO
39 Contabilidad del Comerciante
43 Como llevar la contabilidad
CÓDIGO TRIBUTARIO
96 Deberes formales del contribuyente o
responsable
Tabla Nº 7 Leyes, reglamentos y artículos que sustentan el funcionamiento del negocio
LEYES Y REGLAMENTOS
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Art. Significado
19 Obligación de llevar Contabilidad 20 Principios Generales
21 Estados Financieros
36 Tarifa del Impuesto a la Renta y sucesiones en divisas
43 Retenciones en la Fuente de ingresos del trabajo con relación de dependencia 50 Obligaciones de los agentes de retención 52 Objeto del Impuesto
55 Transferencias e importaciones con tarifa cero
67 Declaración del Impuesto REGLAMENTO 37 Contribuyentes obligados a llevar
contabilidad
CONSTITUCIÓN
33 Sección Octava, Trabajo y seguridad social
34 El derecho a la seguridad social 35 Derechos de las personas y grupos
prioritarios
83 Deberes y responsabilidades de los ecuatorianos
300 Régimen Tributario
319 Formas de organización de la producción y su gestión
327 Relación laboral entre personas trabajadoras y empleadores 328 Remuneración justa 335 Comercio Justo y Precios
58 ANÁLISIS SITUACIONAL
Análisis interno
Descripción de los procesos Administrativo-Financiero Proceso administrativo
a. Planificación El almacén Pinturas a todo color, ha venido surgiendo por planificaciones empíricas, ya que no se han establecido objetivos, estrategias, políticas y planes para ser alcanzados. De tal manera que se ha desarrollado por las habilidades del propietario para operar su negocio, ya que han ido planificando su tiempo y dinero para así servir al cliente y aprovechar las oportunidades. Por todo lo expuesto anteriormente el no tener una planificación establecida representa una debilidad; ya que toda la empresa debería saber hacia dónde quiere llegar, para que así todos vayan encaminados hacia un mismo fin.
b. Organización El Almacén no ha definido adecuadamente su organización, ya que el papel del dueño es controlar que todo este yendo en perfectas condiciones, pero en el momento de vender todos los empleados incluido el dueño desempeñan todas las funciones fundamentales que se realizan en este tipo de negocios, como son las de hacer el pedido, recibir la mercadería, cobrar, vender la mercadería, atender personalmente al cliente, pero también existe una cajera que desempeña esta función de recaudar el dinero y a la misma vez vende; es decir que sus funciones no están delimitadas. Esto representa una debilidad ya que se puede ejercer un control más efectivo al designar funciones específicas a cada empleado.
c. Dirección.- En el Almacén Pinturas a Todo Color, los dueños utilizan el estilo del líder autocrático ya que ellos como jefes ordenan y esperan obediencia de sus clientes internos
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y estos tendrán la recompensa tanto salarial como de confianza, o las sanción si es el caso de igual forma. Los dueños del negocio por su experiencia laboral se han formado como líderes de su propio negocio; que quieren y esperan acatamiento de sus subordinados porque sí utilizaran su poder para tomar decisiones que ayuden tanto al beneficio del cliente interno y del almacén los resultados serían aún más satisfactorios.
d. Control Pinturas a todo color, por el volumen de ventas y capital que posee, está obligada a llevar contabilidad por ley; esto hace que exista un control en las diferentes transacciones que se realiza día a día en el negocio pero no se encuentran automatizadas por el contrario todo es llevado de forma manual en respaldos de Excel, al momento se está utilizando en forma de prueba el módulo de facturación de un sistema que desean implantar en el futuro. Por la razón ya expuesta no existen datos reales, para lo cual demanda mayor control en las distintas actividades que desarrolla el almacén; y esto trae como consecuencia que los dueños no conozcan realmente cual es el desenvolvimiento de las actividades en el negocio y aunque toman como referencia el movimiento de su cuenta corriente, este no es un fiel reflejo de que las actividades estén siendo realizadas de la mejor forma. Esto lleva a constituir una debilidad para el almacén, ya que la falta de información no permite tomar las decisiones que permitan maximizar las utilidades.
e. Recursos Humanos Es de gran importancia el recurso humano y las principales funciones son:
Reclutamiento de Personal En el caso del Almacén ha ido surgiendo poco a poco, de tal forma el reclutamiento del personal ha sido en base a la publicación mediante diarios de mayor circulación dentro de la ciudad pero con pocos requerimientos en cuanto al puesto que desempeñara el nuevo empleado ocasionando que exista mayor personal con poca experiencia y habilidades para desempeñar su cargo. Esto representa una debilidad para
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las empresas ya que podrían tener mejor desenvolvimiento y desarrollo si existiera un correcto sistema de reclutamiento de personal.
Selección de Personal.- En lo que se refiere al reclutamiento de personal, no se ha aplicado un sistema adecuado de selección de personal, sino que se ha escogido con el criterio del propietario, ni se realizan pruebas de reclutamiento, lo que representa una amenaza para las empresas al no tener el personal adecuado tomado a través de un sistema de selección.
Capacitación del personal.- El almacén Pinturas a Todo Color no tiene un plan de capacitación para sus empleados, en algunas ocasiones son llevados a talleres por proveedores del negocio para anunciar sus nuevos productos en Pinturas; pero no existe iniciativa por parte del propietario para realizar esta actividad. Esto viene a formar parte de una debilidad del almacén ya que sus trabajadores no se encuentran actualizados en cambios que se van presentando en el mercado por la falta de interés del propietario.
Proceso Financiero
Para este análisis se tomará en cuenta las áreas: contabilidad, tesorería, inventarios, elaboración de estados financieros y normas aplicadas.
a. Contabilidad Según el Art. 37 del Reglamento de Aplicación a la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, una empresa debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones:
Opere con un capital propio superior a los USD 60.000.
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Costos y gastos anuales de su actividad empresarial hayan sido superiores a los USD 80.000. por esta razón el almacén pinturas a todo color se encuentra obligado a llevar contabilidad.
Por esta razón el Almacén Pinturas a Todo Color se encuentra obligado a llevar contabilidad. Actualmente debido a que no todos sus procesos contables se encuentran automatizados, es llevado mediante un sistema llamado Safi el cual no cuenta con todos los módulos requeridos que ayude en las operaciones del negocio y en la venta de la mercadería ya que por expender productos por litros y cuartos no hay esta opción que le permita registrar de esta forma las ventas de igual forma llevan respaldos en Excel ya que el contador no está al tanto del Sistema en su totalidad, para así condensar los valores y tener información más aproximada a la realidad de la empresa
b. Tesorería El efectivo es el activo más líquido con que puede contar una empresa por ello el Almacén posee una caja fuerte en donde guarda su dinero ya que no deposita, esto lo hace dependiendo la necesidad y la prioridad de pagos en efectivo.
c. Inventarios Los inventarios son una parte representativa del capital en la empresa, ya que contar con demasiado inventario por mucho tiempo inmoviliza el capital y por tanto incrementa el costo de hacer negocio ya que no se recupera el dinero invertido y tener un inventario demasiado pequeño producen pérdidas en ventas porque no existiría variedad en los productos, por lo que la falta de información inmoviliza cualquier decisión en cuanto al manejo de estos, lo cual refleja una debilidad en el Almacén. Para llevar un control de los inventarios, es necesario tener los registros contables del inventario ya que todo es manejado solo con la fórmula del costo de ventas como es el inventario inicial más todas las compras recibidas en el período a precio de costo y ha esto restarle el
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inventario final; ya que el Almacén trabaja aún trabaja con procesos manuales los cuales retrasan el proceso de pedido.
Tabla Nº 8 ANÁLISIS DOFA
Debilidades Oportunidades
1.Carencia de una filosofía corporativa y estructura organizacional.
2.Los procesos internos son empíricos de tal manera que impiden la ejecución
adecuadas de las operaciones del ente 3.La planificación estratégica está realizada
bajo el criterio y experiencia del propietario.
4.Con los limitados planes de capacitación se dificulta la identificación del personal con la institución
5.Las operaciones empresariales aplicadas por el personal se los realiza sin considerar un manual de funciones permita asignar las diferentes tareas para cada cargo. 6.Los inventarios son controlados mediante
la supervisión del propietario que impide conocer la rotación de los productos y costo de ventas de los mismos.
1.Las remesas de los migrantes que una parte son destinados a la construcción de viviendas. 2.Las políticas implantadas por el Gobierno
Nacional en el sector de la construcción y turismo permitirá disponer de una gran demanda de pinturas para la satisfacción del cliente.
3.Crecimiento del mercado en la construcción de condominio y casas familiares.
4.Planes de viviendas existentes para el financiamiento de construcciones otorgadas por las Instituciones Financieras Publicas y Privadas.
5.Altas tendencias en la compra de pinturas por los clientes de la zona.
6.Mercado cambiante hacia el uso de pinturas arquitectónicas en la innovación de colores para edificios, casas, etc.
Fortalezas Amenazas
1.Ser distribuidor de las mejores marcas de pinturas más reconocidas en el país. 2.Trayectoria y experiencia del propietario
en este tipo de negocios.
3.Variedad de gama de colores en pinturas para la decoración de las viviendas. 4.Tiene personal comprometido con el
trabajo que realiza.
5.Ofrece el producto con excelentes precios y descuentos.
6.Ubicación céntrica que permite el fácil acceso al almacén.
1.Niveles de inflación variables, provocan aumentos o disminución en los precios del producto.
2.Crecimiento de la competencia desleal. 3.Poco crecimiento en la economía ecuatoriana 4.Personal sin un perfil ocupacional adecuado 5.Existencia de niveles de desempleo.
6.La inexistencia de profesionales coloristas en la ciudad de Ibarra.
FUENTE: Almacén Pinturas a Todo Color
ELABORADO: TÉC. STEFANIA GUZMÁN
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Tabla Nº 9 CRUCE MATRIZ DOFA PARA ESTABLECER ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS FO
(F-1,2)-(O-4, 5,6) Ofertar pinturas de las mejores marcas a precios accesibles en la decoración de las viviendas para el incremento de las ventas. (F-4,5)-(O-1, 2,4) Aprovechar la productividad y competencia del personal para incentivar al desarrollo económico del país a través de creación de empleo e inversión ecuatoriana.
(F-3,6)-(O-3,6) Beneficiarse mediante la utilización de espacios disponibles para ofrecer nuevos productos que cubran los requerimientos de la demanda.
ESTRATEGIAS DO
(D-1,2,3)-(O-3, 4,6) Establecer una estructura organizativa y un plan estratégico que oriente a desarrollar prácticas acorde a la realidad de la disponibilidad de los recursos empresariales.
(D-4,5)-(O-5) Inculcar al propietario en establecer capacitaciones de actualización considerando temas referente a las ventas y oferta de los productos con el fin de incrementar las satisfacción del cliente. (D-6)-(O-1,2) Efectuar estudios de mercado para conocer los gustos y las tendencias de la demanda.
ESTRATEGIAS FA
(F-1,3)-(A-1,2) Conservar las mejores marcas de pinturas tanto en calidad, precios y cobertura para fidelizar al cliente con el negocio.
(F-2,4)-(A-4,6) Mantener un equipo de trabajo que conozca de las nuevas tendencias en requerimientos
de colores para maximizar los resultados. (F-5,6)-(A-3,5) Invertir en publicidad y propaganda
sobre la oferta del conjunto de productos sobre las líneas de colores para identificarse de la competencia.
ESTRATEGIAS DA
(D-1,2,5)-(A-2,4) Mejorar la calidad del servicio en la atención al cliente incluyendo procesos prácticos que orienten eficientemente al cumplimiento de las operaciones del personal.
(D-3)-(A-3) Realizar una planificación