La teo ría de sis te mas per mi te que los ad mi nis tra do res des cri ban el com por ta mien to in ter no y ex ter no de las or ga ni za cio nes. En lo in ter no, se ve có mo y por qué la gen te den tro de las or ga ni za cio nes rea li za sus ta reas in di vi dua les y gru pa les. En lo ex ter no, se re la cio nan las tran sac cio nes de las or ga ni za cio nes con otras or ga ni za cio nes e ins ti tu cio nes. To das las or ga ni za cio nes ad quie ren re cur sos del en tor no ex ter no del que for man par te y, a su vez, ofre cen los bie nes y
ser vi cios que de man da el en tor no más ge ne ral. Los ad mi nis tra do res de ben abor dar en for ma si mul tá nea los as pec tos in ter nos y ex ter nos del com por ta mien to or ga ni za cio nal. Es te pro ce so esen cial men te com ple jo se sim pli fi ca, pa ra fi nes ana lí ti cos, con los con cep tos bá si cos de la teo ría de sis te mas.
En la teo ría de sis te mas, a la or ga ni za ción se le con si de ra uno de los di ver sos ele men tos que ac túan en for ma in ter de pen dien te. El flu jo de in su mos y pro duc tos es el pun to de par ti da bá si co pa ra des cri bir una or ga ni za ción. En tér mi nos más sim ples, la or ga ni za ción to ma re cur sos (in su mos) del sis te ma más gran de (en tor no), pro ce sa es tos re cur sos y los re gre sa mo di fi ca dos (pro duc tos). En la figura 1.3 se pre sen tan los ele men tos fun da men ta les de la or ga ni za ción co mo sis te ma.
El con cep to de efec ti vi dad or ga ni za cio nal que se pre sen ta en es te li bro se ba sa en la teo ría de sis te mas, pe ro tam bién con si de ra mos im por tan te otro con cep to, la di men sión tem po ral. Dos de las prin ci pa les con clu sio nes de la teo ría de sis te mas son: 1) los cri te rios de efec ti vi dad de ben re fle jar to do el ci clo de in su mopro ce sopro duc ción, no só lo la pro duc ción, y 2) los cri te rios de efec ti vi dad de ben re fle jar las in te rre la cio nes en tre la or ga ni za ción y su en tor no ex ter no. Por tan to:
La efectividad organizacional es un concepto que abarca todo y que incluye diversos conceptos componentes.
La la bor de la ad mi nis tra ción con sis te en man te ner el equi li brio óp ti mo en tres es tos com po nen tes.
Se ne ce si tan más in ves ti ga cio nes pa ra de sa rro llar co no ci mien tos so bre los com po nen tes de la efec ti vi dad. Hay po co con sen so so bre es tos im por tan tes com po nen tes, so bre las in te rre la cio nes en tre ellos y so bre los efec tos que ejer ce la ac ción de la ad mi nis tra ción so bre ellos.31 En es te li bro de tex to tra ta mos de ofre cer los fun da men tos pa ra plan tear pre gun tas so bre lo que cons ti tu ye la efec ti vi dad y có mo in te rac túan las cua li da des que ca rac te ri zan la efec ti vi dad.
De acuer do con la teo ría de sis te mas, una or ga ni za ción es un ele men to de un sis te ma más gran de, el en tor no. Con el tiem po, to da or ga ni za ción to ma, pro ce sa y re gre sa re cur sos al en tor no. El cri te rio pri mor dial de la efec ti vi dad or ga ni za cio nal es si la or ga ni za ción so bre vi ve o no en el en tor no. La su per vi ven cia exi ge adap ta ción, y és ta sue le com pren der con se cuen cias pre de ci bles. Con for me la or ga ni za ción en ve jez ca, es pro ba ble que atra vie se por di fe ren tes fa ses. Se for ma, de sa rro lla, ma du ra y de cli na en re la ción con las cir cuns tan cias del en tor no. Las or ga ni za cio nes y sec to res com ple tos de la in dus tria atra vie san por un apo geo y una de ca den cia. En la ac tua li dad, el sec tor de las com pu ta do ras per so na les es tá en apo geo, y la in dus tria del ace ro es tá en de ca den cia. Los ex per tos de mer ca do tec nia re co no cen la exis
FIGURA 1.3
Elementos básicos de un sistema
CÓMO MEJORAR LA EFECTIVIDAD: SUGERENCIAS
Las or ga ni za cio nes muy efec ti vas y pro duc ti vas en di fe ren tes sec to res po seen y cul ti van al pa re cer al gu nas ca rac te rís ti cas si mi la res. Los ad mi nis tra do res pue den al can zar ni ve les de efec ti vi dad su pe rio res al:
• Dar oportunidades de capacitación y aprendizaje continuos. • Compartir la información con los empleados. • Fomentar las asociaciones de desarrollo cruzado. • Relacionar compensación con desempeño. • Evitar los despidos. • Ser un modelo que presta apoyo. • Respetar las diferencias entre los empleados. • Escuchar con atención. Indicador de la administración Proceso Insumos Productos Entorno
ten cia de ci clos de vi da de los pro duc tos y los mer ca dos. Las or ga ni za cio nes al pa re cer tam bién tie nen ci clos de vi da. En con se cuen cia, los cri te rios apro pia dos de la efec ti vi dad de ben re fle jar la eta pa del ci clo de vi da de la or ga ni za ción.32
Los ad mi nis tra do res y otros fun cio na rios con in te re ses en la or ga ni za ción de ben con tar con in di ca do res que eva lúen la pro ba bi li dad de su per vi ven cia de la or ga ni za ción. En la prác ti ca real, los ad mi nis tra do res re cu rren a di ver sos in di ca do res de cor to pla zo so bre la su per vi ven cia de lar go pla zo. En tre es tos in di ca do res se ha llan las me di cio nes de pro duc ti vi dad, efi ca cia, ac ci den tes, ro ta ción de per so nal, au sen tis mo, ca li dad, ta sa de ren di mien to, mo ral y sa tis fac ción de los em plea dos.33 El cri te rio ge ne ral que tras cien de ca da di men sión tem po ral es la ca li dad. Si los clien tes no per ci ben ca li dad, no ha brá su per vi ven cia. Cual quie ra de es tos cri te rios pue de ser per ti nen te pa ra de ter mi na dos fi nes. En aras de la sen ci llez, em plea re mos cua tro cri te rios de efec ti vi dad de cor to pla zo co mo re pre sen ta ti vos de to dos los de más cri te rios: ca li dad, pro duc ti vi dad, efi cien cia y sa tis fac ción.
Cua tro cri te rios de me dia no pla zo en el mo de lo de la di men sión tem po ral son la ca li dad, ca pa ci dad de adap ta ción, efi cien cia y sa tis fac ción. Los dos cri te rios de lar go pla zo fi na les son ca li dad y su per vi ven cia. En la figura 1.4 se apre cian las re la cio nes en tre es tos cri te rios y la di men sión tem po ral.