3. VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
El presente trabajo de investigación bajo el tema: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CRÉDITO – COBRANZA EN LA EMPRESA “COPYTEC”. DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, será validada a través de la lectura y aprobación del tutor designado por la Universidad Regional Autónoma de los Andes. Igualmente será validada por los lectores y el tribunal de grado designados por la Gerencia de Investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los Andes.
En cuanto a la empresa “COPYTEC”, su administrador se ha comprometido a evaluar el impacto de las recomendaciones emanadas en el presente trabajo investigativo.
3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
La planificación se tomó como punto importante, permitió identificar procedimientos internos inadecuados, desconocimiento en el control de las cuentas por cobrar, determinando la obtención de pruebas sustantivas para el desarrollo de la evaluación del control interno.
Dentro de la ejecución de la evaluación del control interno se verificó por medio del cuestionario de evaluación el comportamiento del control con base a los componentes del COSO I y con la conciliación de documentación se determinó los hallazgos del examen.
Se desarrolló los informes y la presentación de los mismos de manera pormenorizada con soporte de evidencias, acumuladas en los archivos corrientes y permanentes respectivamente, así la gerencia considere las acciones correctivas para el adecuado funcionamiento de la empresa.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
CONCLUSIONES
La importancia de la evaluación del control interno admite conocer los aspectos claves de la actividad económica de la empresa, mediante un análisis de los distintos elementos de las operaciones financieras para mejorar la gestión de crédito y cobranza de la empresa.
Se fundamentó teóricamente las dos variables del trabajo de investigación que sumado a la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias, ha permitido evaluar los controles aplicados por la empresa.
La aplicación de la evaluación del control interno es factible para la empresa porque permite determinar la veracidad de los saldos, el nivel eficiente del control
de las cuentas por cobrar, el cumplimiento de las disposiciones y normativas legales internas y externas.
Como en todo negocio prevalece la necesidad de vender a crédito sobrepasando la evaluación técnicas de los clientes y su historia crediticia inclusive en la misma empresa, que se complica más aún, en razón de que carecen de garantías y de información necesaria, lo que dificulta la recuperación de la cartera.
RECOMENDACIONES
Aplicar las recomendaciones emanadas en el trabajo investigativo así como también los resultados de la presente evaluación del control interno con la finalidad de alcanzar niveles eficientes y efectivos que garantice una adecuada gestión de crédito y cobranza.
Elaborar un manual de políticas y procedimientos, acorde a las necesidades de la empresa de tal manera que los actores internos y externos conozcan y apliquen las disposiciones, maximizando así el retorno de los valores concedidos a crédito y fortalecer los flujos de efectivo.
Considerar que la evaluación permanente del control interno o su implementación y aplicación técnica tiene beneficios por cuanto puede identificar puntos críticos que afectan la consecución de los objetivos empresariales.
Emplear el presente trabajo investigativo como una fuente de consulta y una evidencia que es factible la combinación de la referenciarían teórica que se tuvo en las aulas universitarias y la puesta en práctica en empresas del sector.
BIBLIOGRAFÍA
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Bravo Valdivieso, M. (2011). CONTABILIDAD GENERAL (Décima ed.). Quito: Escobar Impresiones.
Córdoba, M. (2012). GESTION FINANCIERA (PRIMERA ed.). BOGOTA. De la Peña, A. (2011). Auditoría Un enfoque práctico. Madrid: Paraninfo. Estupiñan, R. (2002). Control Interno COSO. Bogotá: Ecoe.
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Manco Posada, J. (2013). Contabilidad y Fiscalidad. Madrid: Copyright.
Manco Posada, J. C. (2014). Elementos Básicos del Control, la Auditoría y la Revisoría fiscal. Copyright.
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COBRANZA. (Cuarta ed.). México: Trillas. Vizcarra, J. (2010). Riesgos de Auditoría. Lima: Pacifico.
Wayne , L., Ledesma, R., & Ramos, R. (2012). Contabilidad para no Contadores. Bogotá: Ecoe.
1. ¿Cuenta la empresa con un procedimiento establecido para la concesión de los créditos? 2. ¿Existen políticas establecidas sobre la recuperación de cartera?
3. ¿Cuenta la empresa con puntos de control respecto al seguimiento de las cuentas vencidas?
4. ¿Normalmente cuál es el plazo de crédito que otorga la empresa a sus clientes?
5. ¿Considera usted que el deficiente procedimiento de otorgación de créditos sin la aplicación de políticas y garantías da como resultado problemas de liquidez en la empresa?
6. ¿Existe una adecuada gestión de cobranza que permita la recuperación de la cartera de crédito vencida de la empresa?
7. ¿La empresa recuerda oportunamente el vencimiento de los créditos concedidos a los clientes?
8. ¿La empresa proporciona estados de cuenta a sus clientes a fin de que conozcan el saldo y las fechas de cancelación de los créditos?
9. ¿Existe un Manual de procedimientos establecido para el desarrollo de los créditos y la cobranza?
10. ¿El personal que realiza créditos y cobranza revisa periódicamente los saldos pendientes por cobrar para determinar cuáles son las cuentas morosas?
11. ¿Cuáles son los métodos que la empresa aplica para la recuperación de la cartera vencida de los créditos concedidos a sus clientes?
12. ¿Qué gestión está realizando la empresa para enfrentar el alto índice de morosidad 13. ¿Cree que el alto índice de cartera vencida incide en la liquidez de la Empresa?
14. ¿Se realiza periódicamente el análisis de los índices de liquidez, de endeudamiento, y de rentabilidad de la empresa?
15. ¿Cómo calificaría usted el control interno que se maneja en la empresa?
16. ¿Considera usted qué una Evaluación de Control Interno logrará disminuir la alta cartera vencida de sus clientes?
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas AMBIENTE DE CONTROL
PREGUNTA POND. RESPUESTA CALIFIC. OBSERVACIONES
FACTOR SI NO
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
¿La empresa cuenta con un código de ética?
1 0 0
¿Considera Ud. que hay integridad con las personas que trabaja?
1 1 1 Verificación
Documental ¿Los jefes departamentales
supervisan éticamente el trabajo de sus dirigidos?
1 0 0
¿Las relaciones externas con los clientes, proveedores y terceros, se basan en la honestidad y equidad?
1 1 1 Verificación
Testimonial
¿Los empleados responden adecuadamente a la integridad y valores éticos que se propicia?
1 0 0
¿La administración exige |el cumplimiento de los objetivos planteados?
1 0 0
¿La empresa posee estructura jerárquica?
1 1 1 Verificación
Documental ¿Dentro del organigrama se
define claramente la estructura organizativa de ventas?
1 1 1 Verificación
Documental ¿El personal desempeña sus
actividades según su cargo?
1 1 1 Verificación
Documental ¿La administración difunde las
políticas, objetivos, estrategias, etc.?
1 0 0
SUMA 10 5 5
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 02 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 02 del 2016
ECI - 1 1/5
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas EVALUACIÓN DEL RIESGO
PREGUNTA POND. RESPUESTA CALIFIC. OBSERVACIONES
FACTOR SI NO
¿Se identifica a las personas responsables para cada Actividad?
1 0 0 En algunas
actividades ¿Se clasifican los cobros por el
nombre o apellido de los clientes?
1 1 1 Verificación
Documental ¿Se clasifican los cobros según la
fecha de vencimiento?
1 0 0 Con algunos
clientes ¿El personal de ventas tiene
conocimiento acerca los bienes y servicios que ofrece la Empresa?
1 1 1 Verificación
Documental ¿El personal explica con claridad los
precios, formas de pago y plazos al momento de vender?
1 1 1 Verificación
Testimonial ¿Se dispone de mecanismos para
hacer frente a posibles riesgos de liquidez por falta de pago?
1 0 0
¿Se han establecido procedimientos para la concesión de créditos?
1 1 1 Verificación
Testimonial ¿Existe un control adecuado sobre las
entradas de efectivo mediante recibos pre-numerados?
1 0 0
¿Se elaboran informes respecto al manejo de recuperación de la cartera de créditos?
1 0 0
¿Existe un custodio a cargo de los documentos que respaldan las cuentas por cobrar de la Empresa?
1 0 0
SUMA 10 4 4
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 03 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 03 del 2016
ECI - 1 2/5
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
ACTIVIDADES DE CONTROL
PREGUNTA POND. RESPUESTA CALIFIC. OBSERVACIONES
FACTOR SI NO
¿La Gerencia apoya el diseño de los controles?
1 1 1 Verificación
Documental ¿Se establecen metas en forma
periódica respecto a montos de cobranzas?
1 1 1 Verificación
Documental
¿Se han definido políticas para las actividades de ventas a crédito y facturación?
1 0 0 Verificación
Documental
¿Dichas políticas están formalmente documentadas?
1 0 0
¿Existen políticas de plazos de crédito a corto plazo?
1 0 0
¿Los créditos concedidos requieren de autorización por parte de la Jefatura de ventas?
1 1 1 Verificación
Documental
¿Existe evidencia de que las firmas de autorización para la concesión de créditos?
1 0 0
¿Existe una base de datos de clientes con deudas en la Empresa?
1 1 1 Verificación
Documental
¿El cobro realizado por el empleado es ingresado y registrado en el mismo día en el sistema de la empresa?
1 0 0 Verificación
Documental
SUMA 9 5 4
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 04 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 04 del 2016
ECI - 1 3/5
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PREGUNTA POND. RESPUESTA CALIF. OBSERVACIONES
FACTOR SI NO
¿Existen políticas para la información y comunicación?
1 0 0
¿La gerencia cumple con las políticas de información y comunicación?
1 0 0
¿Existen canales de comunicación para captar información de las necesidades de los clientes?
1 0 0
¿Existe un medio de comunicación que informe al personal sobre sus responsabilidades?
1 1 1 Verificación
Informática
¿Existen medios de comunicación para informar acerca de cambios en las políticas de crédito?
1 0 0
¿Se ha realizado evaluaciones específicas para determinar si la comunicación es la más adecuada?
1 0 0
¿Existe algún medio para hacer conocer al cliente sobre promociones, y descuentos?
1 1 1 Verificación
Documental
¿Existe una comunicación adecuada sobre las actividades para realizar la cobranza?
1 0 0
SUMA 8 2 2
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 05 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 05 del 2016
ECI - 1 4/5
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
MONITOREO
PREGUNTA POND. RESPUESTA CALIF. OBSERVACIONES
FACTOR SI NO
¿Se realizan auditorías externas?
1 0 0
¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del control interno en la empresa?
1 0 0
¿La administración pone atención a las normas y leyes gubernamentales?
1 1 1 Verificación
Documental
¿La empresa cuenta con algún servicio post-venta adicional?
1 1 1 Verificación
Testimonial
¿Se han establecido procedimientos para evaluar quejas o reclamos?
1 0 0
¿Existe parámetros de evaluación del control de cartera?
1 0 0
¿Se evalúa constantemente la gestión de crédito y cobranza?
1 0 0
¿Existe coordinación entre el personal de ventas y contabilidad?
1 1 1 Verificación
Documental
¿La empresa se administra en función de planes y programas?
1 0 0
SUMA 9 3 3
TOTAL 46 18 18
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 06 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 06 del 2016
ECI - 1 5/5
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
HALLAZGO 2: MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO Y COBRANZA
CONDICIÓN: La empresa no cuenta con manuales de procedimiento de crédito y cobranza establecido para el desarrollo de sus actividades.
CRITERIO: Norma internacional de Contabilidad 36; Literal 6: “Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Activos comunes de la entidad son activos, diferentes del fondo de comercio, que contribuyen a la obtención de flujos de efectivo futuros tanto en la unidad generadora de efectivo que se está considerando como en otras…”. “Importe amortizable de un activo es su coste, o el importe que lo sustituya en los estados financieros, menos su valor residual”
CAUSA: El jefe de ventas no ha diseñado manuales de procedimientos que orienten a las actividades del personal que colabora en crédito y cobranza.
EFECTO: Concesión indebida de créditos a clientes nuevos y demora en la recuperación de cartera, lo que ha generado el incremento en el 69.82% del valor de cuentas por cobrar auditado.
RECOMENDACIÓN: Diseñar manuales de procedimiento que oriente a las actividades del personal que labore en el área de crédito y cobranza, disminuir el porcentaje de cuentas por cobrar.
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 16 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 16 del 2016
ECI - 4 2/5
HALLAZGO 3: INEXISTENCIA DE CÓDIGO DE ÉTICA EN LA GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA
CONDICIÓN: La empresa no cuenta con un Código de ética establecido para el desarrollo de las operaciones del personal.
CRITERIO: Norma Internacional de Auditoría 315; Numeral A49 y A50: “Las entidades de pequeña dimensión suelen tener menos empleados, lo que puede limitar en la práctica la posibilidad de segregación de funciones. Sin embargo, en una entidad pequeña dirigida por el propietario, es posible que el propietario- gerente sea capaz de ejercer una supervisión más eficaz que en una entidad de gran dimensión. Dicha supervisión puede compensar la menor capacidad de establecer una segregación de funciones”.
“Por otro lado, el propietario-gerente puede tener más posibilidades de eludir los controles porque el sistema de control interno está menos estructurado. El auditor tiene en cuenta lo anterior en la identificación de los riesgos de incorrección material debida a fraude”.
CAUSA: El Gerente de la empresa no ha diseñado un Código de ética que Norme el comportamiento del personal en sus operaciones, dando libertad a que los empleados actúen de acuerdo a sus decisiones.
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
ECI - 4 3/5
EFECTO: No existen reportes cronológicos de la evolución de la cartera vencida del 69.82% de las cuentas por cobrar, ocasionando incremento las cuentas por cobrar y obligando a la empresa a recurrir a fuentes de financiamiento con costos financieros.
RECOMENDACIÓN: Diseñar un Código de ética que norme el comportamiento del personal en sus operaciones pararestringir el arbitrario manejo en las cuentas por cobrar.
HALLAZGO 4: PROCESOS PARA VENTAS A CRÉDITO Y COBRANZA
CONDICIÓN: La empresa no cuenta con procesos para ventas a crédito, ni políticas para la cobranza.
CRITERIO: Normas Internacionales de Contabilidad 8; Definiciones 5:“Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Políticas contables son los principios específicos, bases,
Acuerdos reglas y procedimientos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros. La reexpresión retroactiva consiste en corregir el reconocimiento, valoración e información a revelar de los importes de los elementos de los estados financieros, como si el error cometido en ejercicios anteriores no se hubiera cometido nunca.”
CAUSA: El Gerente y el jefe de ventas de la empresa no han definido políticas para las ventas a crédito y la cobranza por lo complejo y conflictivo de adaptarse a ellas.
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Amalia Santafé Mayo 16 del 2016 Lcdo. Leonardo Carrión MBA Mayo 16 del 2016
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
ECI - 4 4/5
EFECTO: Concesión indebida de créditos a clientes nuevos y demora en la recuperación de cartera e inclusive se podrían convertir en cuentas de difícil recuperación o incobrables de tal manera se observa las falencias en las facturas no ingresadas.
RECOMENDACIÓN: Se debe definir políticas claras y efectivas de acuerdo a los procesos evaluados y recomendados en la matriz de evaluación, para ventas a crédito y recuperación de cartera.
HALLAZGO 5: RESGUARDOS APROPIADOS DE LA INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL CONTRA ALTERACIONES O PÉRDIDAS
CONDICIÓN: La empresa no opera a los procesos de comunicación con los resguardos apropiados contra las alteraciones o pérdidas tales que no cuenta con su respaldo archivado.
CRITERIO: Ley Orgánica de régimen Tributario Interno Art. 102 Responsabilidad de los auditores externos.- “Los auditores externos están obligados, bajo juramento, a incluir en los dictámenes que emitan sobre los estados financieros de las sociedades que auditan, una opinión respecto del cumplimiento por éstas de sus obligaciones como sujetos pasivos de obligaciones tributarias.
La opinión inexacta o infundada que un auditor externo emita en relación con lo establecido en este artículo, lo hará responsable y dará ocasión a que el Director General del Servicio de Rentas Internas solicite al Superintendente de Compañías o de Bancos y Seguros, según corresponda, la aplicación de la respectiva sanción por falta de idoneidad en sus funciones, sin perjuicio de las otras sanciones que procedan según lo establecido en el Código Penal”.
EMPRESA “COPYTEC”
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015
Crédito y Cobranzas
ECI - 4 5/5
CAUSA: La auxiliar contable como custodia de los documentos no ha realizado el reguardado debido y ha dejado al alcance de cualquier persona que labora en la empresa, sin tomar en cuenta la importancia de los documentos comerciales fuente.
EFECTO: Documentación fuente tanto de entrada como de salida y de ciclo interno alterados, lo que ha generado conflictos entre el personal del área contable y de ventas en la supervisión de evaluar las cuentas por cobrar se ve como no hay documento fuente.
RECOMENDACIÓN: Advertir a laauxiliar contable como custodia de los documentos realizar el reguardado debido y no dejar al alcance de cualquier persona que labora en la empresa, por el grado de importancia de los documentos comerciales fuente.
Elaborado por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
ANEXO Nº 7: MANUALES DE FUNCIONES, POLÍTICAS, Y
PROCEDIMIENTOS.
MANUAL DE FUNCIONES
CARGO: GERENTE Misión del Cargo:
Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos y actividades que garanticen el cumplimiento de la misión, de los objetivos y de las responsabilidades que posee la empresa. Competencias:
Responsabilidad. Liderazgo.
Excelentes relaciones interpersonales. Ética.
Honradez. Creatividad. Requisitos básicos:
Título de tercer nivel en administración de empresas Experiencia profesional de 3 años
Disponibilidad tiempo completo Funciones:
Ejercer la representación legal de la Empresa.
Ser el responsable máximo de las finanzas, administración y contabilidad en la empresa. Definir cada una de las políticas financieras y contables de la empresa así como los
planes de inversiones y aspectos tributarios.
Recibir y consolidar los presupuestos de los diferentes departamentos de la empresa y el presupuesto global.
Crear políticas de crédito y cobranza.
Buscar fuentes de financiamiento si es necesario y desarrollará los planes para la consecución de fondos que permitan satisfacer las necesidades de la empresa a corto y a largo plazo.
Supervisar las funciones de contabilidad, compras, ventas, inventarios, financiero, las auditorías y los sistemas de proceso de datos.
Será el responsable, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.
Firmar los cheques para pago a proveedores.
Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos internos y los establecidos por las entidades de regulación y control estatal.
Elaborar las respectivas políticas de compras y ventas para la empresa.
Velar por el buen fin de los saldos deudores de la empresa y creará las políticas convenientes para evitar riesgos en este sentido
CARGO: SECRETARIA FACTURADORA Misión del Cargo:
Asistirá a su jefe de forma incondicional con las tareas previamente establecidas. Competencias:
Responsable y dedicada. Receptiva y Servicial.
Excelente presentación personal.
Buen manejo de las relaciones interpersonales. Requisitos básicos:
Título de tercer nivel en administración