Valoración de riesgos:

 Objetivo

Establecer mecanismos para identificar los riesgos a que está expuesta laentidad, a fin de que estos sean analizados y administrados eficientemente.

 Riesgos:

Toda empresa, está sujeta a diversos riesgos tanto externos como internos, porlo que el consejo de administración debe establecer objetivos generales yespecíficos, identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no seanlogrados o afecten su capacidad para:

 Salvaguardar sus bienes y recursos:

- Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y alas instalaciones de la empresa.

- Cada empleado de la textilera, debe velar por los mobiliarios yequipos asignados y responder por él cuando haya sido dañado sinninguna justificación.

- Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos ymaquinarias, para que estas sean reparadas en el momento, evitandogastos mayores.

- Verificar la existencia física de las prendas con órdenes de producción yregistros contables.

- Control eficiente de los insumos y productos. - Control efectivo en las ventas.

- Mantener ventaja ante la competencia - Fabricar producto de mejor calidad

45 - Peso exacto del producto

- Mayor competitividad con precios mejorados - Mantener su crecimiento competitivo.

 Construir y conservar su imagen - Calidad en los productos

- Mantener precios de mercado - Atención al cliente

- Entrega de los productos a tiempo.

 Incrementar y mantener solidez financiera - Reducir costos.

- Mejorar la calidad del producto.

- Buscar y mantener clientes potenciales.

 Manejo del Cambio:

Debe conocerse las fortalezas y debilidades tanto externas como internas; asícomo las oportunidades y amenazas que posee la empresa.

Este es un proceso paralelo a la valoración de riesgos, que implica laidentificación de las condiciones cambiantes, para identificar y comunicarsucesos que afecten a las actividades, objetivos de la cooperativa y el análisisde las oportunidades asociadas ó riesgos. Es competencia de laadministración, quien deberá manifestar las situaciones difíciles.

 Análisis FODA

El análisis FODA es unaherramienta que permite conformar el cuadro de la situación actual de la empresa, permitiendo el diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes conlos objetivos formulados.

A continuación se detalla las FODA de la Empresa: Fortalezas

 Comunicación directa con el Talento Humano

 Capacidad de dirección y liderazgo

46

 Atención al cliente personalizada

 Seguridad industrial

 Control de calidad Debilidades

 Inadecuada distribución de la planta

 Excesivo desperdicio en la fabricación de los productos

 Capacitación de operarios en maquinaria y equipos

 Desconfianza en el personal

 Tiempos y método inadecuado de trabajo

 Registro documentados en proceso de fabricación Oportunidades

 Segmento de mercado

 Nuevos mercados

 Facilidad de créditos

 Aprovechamiento de nuevas tecnologías

 Moda y nuevas tendencias Amenazas  Precio de venta  Competencias  Impuestos  Proveedores Fijos  Políticas ambientales 3.6.5 Actividades de control: Objetivo:

Determinar actividades de control en todos los niveles de la entidad queaseguren la aplicación efectiva de las acciones establecidas por laadministración.

47

Actividades de control con distintas características como preventivas,detectivas y correctivas:

• Aprobaciones y autorizaciones. • Segregación de funciones. • Salva guarda de activos.

• Análisis de registro de información. • Verificaciones.

• Revisión de desempeños operacionales

• Controles sobre procesamiento de la información. Al igual encontramos tipos de controles como:

Detectivos:diseñado para detectar hechos indeseables. Ejerce una función devigilancia, actúan cuando se evaden los preventivos.

Preventivos: diseñados para prevenir resultados indeseables, reducen laposibilidad de que se detecte, están incorporados a los procesos en formaimperceptible, guía evitan que existan las causas.

Correctivos: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrigecausas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigación y corrección decausa.

3.6.5.1 Controles de Operación: Compras:

Los procedimientos que se describirán a continuación están dirigidos asalvaguardar todas las compras de materia prima y otros que realiza la empresa;labor que será realizada por el encargado de compras quien al mismo tiempo seráel encargado de la bodega.

48 Procedimientos de Control Interno:

 Los pedidos de mercadería deben ser efectuados mediante requisición yórdenes de compra.

 Deben solicitarse cotizaciones a diferentes proveedores antes de realizar cadacompra.

 Verificar que los insumos adquiridos no estén en malascondiciones y que sean las cantidades solicitadas.

 El espacio físico asignado para bodega debe cumplir con las condicionesmínimas necesarias para que los materiales permanezcan en buen estado.

 Registrar en hojas de inventario el ingreso de mercadería.

 Ordenar los productos de manera que puedan ser localizados fácilmente.

 Anotar en las tarjetas de inventario la salida de materia prima, para su respectiva valorización.

49

Formato Nº 2 Orden de Compra

Fuente: Confecciones Esteban Producción:

Los productos pasan por bodegapara mantener existencias, no es comercializado inmediatamente, por ello losprocedimientos de control interno se han orientado a la materia prima de fabricación.

Procedimientos de Control Interno:

 Documentar la cantidad de materia prima utilizada en cada diseño, parareducir el volumen de los desperdicios

RUC: 1001779519001 Dir.: Natabuela Tel: 062-906-978

50

 El espacio físico asignado para la elaboración de las distintas prendas debe estar distribuidode tal forma que no ocurran accidentes de trabajo.

 Definir un método efectivo para el cálculo de los costos de producción yprecios de venta. (Método de costos directos).

 Establecer un control para el producto en existencia.

Formato Nº 3 Orden de Producción

Fuente: Confecciones Esteban

Ventas:

El diseño de procedimientos en esta área está orientado a establecer controlespara la salida del producto a la venta en el local y del producto no vendido.

Procedimientos de Control Interno:

 Elaborar un reporte que refleje la cantidad de prendas vendidas, el cual deberá contener también el costo de ello.

Fecha de expedición de la orden Nº

Articulo Cantidad

Fecha de Inicio Fecha de culminación

Pedido Nº Especificaciones

TOTAL

Elaborado por: Recibido por:

ORDEN DE PRODUCCIÓN CONFECCIONES ESTEBAN

RUC: 1001779519001

DIRECCIÓN: Natabuela

TELEFONO: 062-906-978

Datos sobre el producto a fabricar:

TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO CONCEPTO MATERIAL DIRECTO MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS

51

 Elaborar un reporte diario de ventas, el cual deberá ser entregado alpropietario, o a una persona designada por este.

 El efectivo proveniente de las ventas debe ser controlado diariamente ymensualmente de tal manera que pueda contarse con información detalladadel estado actual de las mismas.

Formato Nº 4 Hoja de Control de Ventas

Fuente: Confecciones Esteban

Contabilidad:

Los procedimientos de control están enfocados a que las operaciones de la textilera se registren mediante un sistema contable que permita mostrar la situación económica y financiera, sirviendo de base al propietario para la toma de decisiones.

Procedimientos de Control Interno:

 Establecer y mantener un sistema contable dentro del marco de lasdisposiciones legales aplicables.

 Las operaciones deben registrarse dentro del periodo en que ocurran, a efecto de que la información contable sea oportuna y útil para la toma de decisiones.

 Elaborar reporte mensual de ingresos y egresos.

CANTIDAD PRODUCTO V.U V.T FECHA

ESTADISTICA DE VENTAS CONFECCIONES ESTEBAN

RUC: 1001779519001 DIRECCIÓN: Natabuela TELEFONO: 062-906-978 HOJA DE CONTROL DE VENTAS

52

Formato Nº 5 Rol de Pagos

Fuente: Confecciones Esteban Inventarios:

 Comprenderá el conjunto de bienes corpóreos, tangible y en existencia, propios yde disponibilidad inmediata para su consumo (Materia prima y materiales)

Procedimientos de control interno:

 Registrar mediante tarjeta la entrada y salida de los materiales en bodega,utilizando el método de inventarios Primeras Entradas Primeras Salidas, esdecir que la primera mercadería comprada es la primera utilizada, debido a lanaturaleza de los productos.

 Las requisiciones de materiales deberán hacerse al propietario medianteformulario.

 El propietario o encargado, debe verificar la requisición y existencia de losolicitado.

 El propietario, actualiza las salidas de materiales en lasrespectivas tarjetas de control.

PERIODO: DICIEMBRE DESDE: HASTA:

NOMBRE:

Nº CÉDULA: Nº

SUELDO ANTICIPO

FONDOS DE RESERVA APORTE 9,35% IESS ALIMENTACION MULTA POR FALTAS Nº HORA 100%

HORAS 100% MULTA POR INDISCIPLINA

TOTAL HORAS 50%

HORAS 50% PRESTAMOS IESS

TOTAL HORAS EXTRAS IMP A LA RENTA BONO OTROS ____________________ CONFECCIONES ESTEBAN RUC: 1001779519001 DIRECCIÓN: Natabuela TELEFONO: 062-906-978

VALOR HORA EXTRA 50%

TOTAL NETO A RECIBIR ELABORADO POR RECIBI CONFORME CONTABILIDAD ROL DE PAGOS INGRESOS EGRESOS

53

Formato Nº 6 Hoja de inventarios

Fuente: Confecciones Esteban Personal:

La selección y contratación de personal se realizará siguiendo procedimientos ypolíticas establecidas, estas actividades incluyendo el pago de salarios deberáncontar con su respectivo documento de soporte.

Procedimientos de control interno:

 Implementar el uso de solicitudes de empleo lo que permitirá contar coninformación sobre historial laboral y datos personales del solicitante.

 Se elaborará contrato de trabajo debiendo llevar la documentación personaldel empleado con un periodo de prueba de 30 días.

 Se mantendrá un expediente de personal que incluirá documentaciónpersonal, contrato, incapacidades, permisos, amonestaciones y otros.

 Se elaborarán planillas de sueldo y salarios de personal la cual deberá estarfirmada por cada empleado como constancia del pago recibido.

 Asignar al personal los implementos necesarios para eldesarrollo de sus funciones.

 Implementar un sistema de control de asistencia para efectos del cálculo delsalario.

24 724 148 90 132 25 43 74 6 44 9 26 226 47 79 215 1 39 5 10 24 94 9 28 372 83 106 22 5 23 5 93 30 672 81 131 121 10 6 3 5 15 56 9 32 414 125 25 3 9 7 42 34 537 11 6 7 2 28 36 1515 29 109 7 5 35 58 38 205 10 17 24 2 40 799 2 3 11 25 42 1670 4 15 4 8 16 44 830 6 1 46 6 1 TOTALES 7970 359 531 578 149 59 139 16 73 44 58 434 85

INVENTARIO DE PRODUCTOS (PRENDAS)

CONFECCIONES ESTEBAN RUC: 1001779519001 DIRECCIÓN: Natabuela TELEFONO: 062-906-978 BUSO CUELLO BAJO COLORES BUSO MODELO CAPUCHA RAYADA BUSOS CUELLO ALTO BLANCO BUSO CUELLO ALTO COLORES BUSO CUELLO BAJO BLANCO BUSO MODELO CAPUCHA BUSO DE NIÑA MODELO VESTIDO BUSO RAYADO POLO BUSO MODELO CUELLO REDONDO BUSO DE ÑINA DE RIP CAMISETA ECONOMICA

TALLA _{BUSO TELA}

PLANA CON CAPUCHA BUSO DE

54

Formato Nº 7 Hoja de ingreso del personal

Fuente: Confecciones Esteban 3.6.6 Información y comunicación: Información:

Las políticas deben ser informadas a los miembros y empleados de la empresa para que estos conozcan hacia donde se orienta.

Comunicación:

• Comunicarle los objetivos que tiene la entidad, a todos los miembros yempleados para que estos trabajen conjuntamente en función de losresultados.

• Los miembros y empleados de la entidad deben conocer las metas acorto y a largo plazo. • Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en las actividades a realizar

• Los responsables de área deben conocer los procedimientos que debenseguir ya sea por medio de instructivos o manuales proporcionados porel consejo de Administración.

RUC: 1001779519001 Dir: Natabuela Tel: 062-906-978 CONFECCIONES ESTEBAN Fecha: Hora de ingreso

Nombre del empleado Comienzo del almuerzo

Fin del Almuerzo

Hora de

salida Total Firma

55 Interno:

Se refiere a la comunicación interna que debe poseer la gerencia. Cuando se envíen mensajes estos deberán ser claros, respecto alas responsabilidades específicas de cada empleado; es importante que los mensajes secomuniquen correctamente.

Externa

La comunicación de partes externas es necesaria, porque proporcionaninformación importante para la empresa mediante canales de comunicaciónabiertos, los clientes por las preferencias, los proveedores por las orientacionessignificativas en el desarrollo de las demandas de la calidad del producto oservicio. Es competencia de la gerencia.

Evaluación:

Este es un proceso administrativo, este se centrará como evaluador paradefinición de objetivos, análisis de riesgos y administración del cambio.

Medios De Comunicación

 Los medios de comunicación que deben usarse, son: reuniones semanales o quincenales con el personal, proveedores, clientes, en forma separada y junta para que pueda haber una excelente convivencia de las partes internas con las externas.

 Verbalmente puede dirigirse el jefe,siempre que sea importante. 3.6.7 Monitoreo

Algunas de las actividades de monitoreo que debe realizar la entidad paraobtener el logro de los objetivos y metas son las siguientes:

 Verificar las actividades que realizan los empleados de la entidad, por medio deguías de control, por parte de la gerencia.

 Los comités existentes deberán cumplir con los lineamientos establecidos yverificar que las actividades se desarrollen conforme se requiere para lograr losobjetivos.

 La junta de vigilancia, debe tomar en consideración los informes de Auditoría yrevisar los diferentes problemas que tiene la entidad yverificar que se tomen las medidas recomendadas para corregir los errores.

56 Actividades de monitoreo continuo

• La administración, deberá auxiliarse para el desarrollo de las actividadesregulares, como la gestión operativa para verificar si está funcionando.

• La información recibida de partes externas genere o señalen problema.

• La estructura organizacional sea la apropiada y las actividades desupervisión logren una visión amplia de las funciones de control y laidentificación de deficiencias.

• Preguntar al personal periódicamente, si entienden y cumplen con laspautas de conducta de la empresa.

Evaluaciones Separadas:

• Realizar muestreo físico sorpresivo de los inventarios, para comparar loregistrado en tarjetas, libros y existencias.

• Realizar muestreo de los productos elaborados, de forma sorpresiva

• Verificar conforme tarjetas de inventario, las existencias físicas de las prendas que posee la entidad.

• Tomar nota de las actividades realizadas por los empleados, de formaesporádica. Información de deficiencias:

Es un proceso administrativo, en dónde la gerencia deberá informar de losresultados del sistema de control interno.

Ciclo de producción Objetivos de control:

Está enfocado a la actividad principal de la empresa como es la transformación de materias primas en producto terminado (prendas de vestir).

57

Comprende los riesgos a que está expuesta, la adquisición de materia prima,administración de esta, procedimientos de transformación de materia prima aproducto terminado y traslado a inventario.

Riesgos:

 Producto terminado de baja calidad, ocasionaría perdidas en la empresa,puesto que no tendría aceptación en los clientes.

 Almacenamiento excesivo de materia prima provocaría destrucción ypor lo tanto bajo rendimiento en los productos terminados.

 Poco control de calidad provocaría un productode mala calidad y poca aceptación, incluso devoluciones constantes.

 Mantener o utilizar la zona de producción como despacho de mercaderíaquita concentración del jefe de producción y por lo tanto descuida pormomentos ambas funciones, lo que puede generar pérdidas a la empresa.

 Exceso de confianza entre empleados genera descuido en las zonasasignadas a cada responsable, como las áreas de almacenaje obodega.

 Desperfectos en maquinarias, generaría baja en la producción de prendas. Actividades de Control:

 Establecer un buen control de calidad parala elaboración de los productos.

 Deben tenerse como mínimo dos proveedores potenciales para lacompra de materia prima y así evitar escasez y pérdida declientes.

 El jefe de área de producción debe estar pendiente de que la prendas este confeccionada correctamente

 El responsable del área de producción deberá llevar un controlexacto de cantidad de materia prima que ha entrado de bodega y cantidad exacta de producto terminado al final de cada día.

 El responsable del área de producción deberá llevar un control dela materia prima que se ha desperdiciado por cada corte de la prenda.

 El responsable de producción deberá enviar un reporte aldepartamento de contabilidad, de la cantidad de materia primarecibida por cada una de ellas, así como de los productoselaborados.

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 Mantener un plan de mantenimiento preventivo permanente para aquellas maquinas que permanecen en el área de producción.

 El responsable de área deberá supervisar periódicamente elfuncionamiento de cada una de las maquinas utilizadas en elproceso productivo.

 Capacitar a los obreros en el uso adecuado de las maquinas.

 Los costos de materia prima, mano de obra y gastos indirectosutilizados en la producción y los ajustes relativos debenclasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

3.7 Impactos

A continuación se presenta, un análisis técnico de los impactos que se generarán al momento de ejecutarse el proyecto, para lo cual se determinaron los ámbitos a involucrares en el desarrollo del análisis siendo estas las siguientes:

 Financiero

 Administrativo

Además se ha determinado rangos y/o parámetros, para en base a estas evaluar los niveles de impacto a generarse al momento de llevar a cabo el proyecto, mismas que son las siguientes:

-3 Impacto alto negativo. -2 Impacto medio negativo. -1 Impacto bajo negativo. 0 No hay Impacto 1 Impacto bajo Positivo. 2 Impacto medio positivo. 3 Impacto alto positivo

59 3.7.1 Impacto financiero NIVEL DE IMPACTO. INDICADORES. -3 -2 -1 0 1 2 3 TOTAL  Evaluación  Fortalecimiento  Supervisión x x x 2 2 3 TOTAL 0 4 3 7 33 . 2 3 7     s Indicadore Número IC

Nivel de impacto financiero = impacto medio positivo

Análisis: El indicador “evaluación”, tiene una asignación de impacto medio positivo (2), ya

que facilita la determinación de los riesgos en el área financieramediante la identificación de cada uno de ellos y para así mejorar el control interno de la empresa.

El indicador “fortalecimiento”, toma una calificación de impacto medio positivo (2), ya que el propósito de la propuesta es de adaptar las políticas y fortalecerlas las existentes para mejorar su área financiera.

El indicador “supervisión”, tiene una calificación de impacto alto positivo (3), pues para la medición de los riesgos financieros se debe contar con una adecuada supervisión de cada componente dentro de su consecución.

El nivel de impacto que genera en la presente investigación tiene una calificación de “impacto medio positivo”

60 3.7.2 Impacto administrativo

NIVEL DE IMPACTO.

INDICADORES.

-3 -2 -1 0 1 2 3 TOTAL

 Estructura Organizativa. Visión, Misión  Valores Corporativos  Nivel de cumplimiento  Evaluación de riesgos x x x x 2 2 3 3 TOTAL 0 4 6 10 5 . 2 4 10     s Indicadore Número IE

Nivel de impacto económico = Impacto alto positivo

Análisis: El indicador “estructura organizativa”, tiene en la investigación una asignación de impacto medio positivo (3), porque una correcta estructuración organizativa de una empresa conlleva a la consecución de los objetivos.

Los indicadores “valores corporativos”, tienen una calificación de impacto medio positivo (2), debido a que si están bien delimitados los valores de la empresa, es propicio el mejor desenvolvimiento de los mismos, lo que a su vez contribuye a mejorar el clima laboral. El indicador “nivel de cumplimiento”, tiene una calificación de impacto positivo alto (3), por cuanto la presente investigación está fundamentada en el estricto cumplimiento de los objetivos planteados.

El indicador “evaluación de riesgos”, tiene una asignación de impacto positivo alto (3), en razón de que es evidente que con su utilización se incrementará la confianza y credibilidad de la empresa.

61 3.7.3 Impacto General NIVEL DE IMPACTO. INDICADORES. -3 -2 -1 0 1 2 3  Financiero.  Administrativo x x TOTAL 4 2 2 4     s Indicadore Número IS

Nivel de impacto general. = Impacto medio positivo

Los niveles de impacto que genera la investigación son de impacto positivo medio (2), por lo que esta investigación se realiza en el área financiera y Administrativa

64

3.9 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO

 La Empresa Textil “Confecciones Esteban”,no cuenta con un adecuado control en cada una de las áreas tanto en la parte productiva como en la parte administrativa la cual demuestra que no es una buena estrategia para la correcta utilización de los recursos y materiales productivos de la empresa y por ende no permite lograr los objetivos planteados por la institución.

 Los empleados de la empresa desconocen sobre el Control Interno el cual no permite que los procedimientos administrativos estén dirigidos y orientados a actividades específicas en cada departamento y por ende no facilita la ejecución del proceso.

 La ausencia de una guía de control interno, no permite que el personal que labora dentro de la empresa, conozca de forma ordenada las Normas y procedimientos que deben seguirse, para ejecutar de manera sistemática las actividades que allí se realizan.

 La empresa se encuentra organizada legalmente, pero tiene cierta escases de los procedimientos adecuados para la realización de las diferentes actividades dentro de cada departamento, y por ende las políticas establecidas no dan resultado ante cualquier circunstancia

65 CONCLUSIONES GENERALES

 Las herramientas de Control Interno ayuda a la obtención de información administrativa, financiera y productiva confiable, oportuna y eficiente para una correcta toma de decisiones dentro de las actividades de la empresa.

 El proceso investigativo sobre las herramientas de gestión empresarialpermitió el conocimiento y la selección adecuada de las mismas, con elfin de adaptarlas a la realidad del negocio comercial acorde a lascaracterísticas presentadas en el caso de análisis. En este sentido, lasmismas herramientas no serían relevantes en todas las empresasya que cada negocio define sus actividades y su comportamiento esdistinto.

 Con el análisis de las herramientas de gestión se definió el diseño del modelo para la empresa productora y comercializadora de prendas de vestir, lo que demuestrael funcionamiento ordenado de todas las fases de operación que tiene elnegocio hace que el empresario tome decisiones en cuanto amejoramiento y que el desarrollo en el sector sea más efectivo y obtengamejores resultados.

 El resultado de aplicar el modelo a la empresa productora y comercializadora de

In document Herramientas de gestión de control interno para la empresa textil Confecciones Esteban de la Provincia Imbabura, parroquia Natabuela (página 59-136)