Se han incluido un nuevo botón denominado “Acceso a ficha del Inmueble” en el buzón del workflow de escrituras, que permite acceder a la ficha del inmueble objeto de la escrituración.
El acceso al buzón se realiza desde el menú:
Flujos de Trabajo / Gestión de Documentos / Trabajar con Documentos Escrituras
Al posicionarnos en un documento y pulsar el botón “Acceso a ficha del Inmueble”, el sistema accede a la ficha del inmueble al que corresponde la incidencia.
Una vez en la ficha, el usuario podrá acceder a la información permitida, según la configuración de permisos que tenga asignada en su perfil y desde allí, podrá cumplimentar y/o consultar la información obligatoria. En caso de haber varios inmuebles vinculados al documento de workflow, el sistema muestra primero una pantalla con la lista de inmuebles. Una vez seleccionado el que corresponda, accederá a su ficha.
14 MODULO ENLACES CON SISTEMAS EXTERNOS
A continuación se presentan las mejoras incluidas módulo de Enlaces con Sistemas Externos.
14.1 IMPORTACION DE INCIDENCIAS AL WORKFLOW
Se ha modificado el proceso de importación de incidencias postventa, para permitir dar de alta incidencias en la ruta del workflow de incidencias postventa que se indique.El acceso al menú de importación de incidencias se realiza desde:
Enlace con Sist. Externos / Importación / Datos de Inmuebles / Incidencias de Posventa.
Al acceder al menú, se ha habilitado un nuevo parámetro denominado “Incidencias Workflow”. Al marcarlo el sistema habilita el campo “Ruta” permitiendo seleccionar la ruta de workflow donde se darán de alta las incidencias.
De esta manera,
− Al marcar el parámetro y seleccionar la ruta, el sistema crea tantos documentos en el buzón del workflow de incidencias, como líneas contenga el tubo importado y los asigna a la ruta indicada.
código de recepción (WF).
14.2 IMPORTACIÓN PLAN RENOVACIÓN DE RENTAS
Se ha incorporado un nuevo proceso para la importación del plan de renovación de rentas de los contratos de alquiler.El acceso al nuevo menú se realiza desde:
Enlace con Sist. Externos / Importación / Alquileres / Plan Renovación Rentas. También es posible acceder a esta opción de menú desde:
Al acceder al proceso, se muestra una nueva pantalla desde la que podremos realizar la importación de los planes de renovación de rentas.
Desde el campo “Nombre de Fichero”, indicaremos la ruta donde se encuentra ubicado el fichero con los valores que se van a importar. El proceso podrá ejecutarse en simulación o en real.
Pulsando el botón “Formato” que se encuentra en la parte superior de la pantalla, el sistema muestra un Excel donde se describen las pautas para la organización de la información dentro del fichero.
Por otro lado, pulsando el botón “Plantilla” podemos acceder a la plantilla Excel que contiene las columnas que deben figurar en el fichero.
Sólo las columnas de campos obligatorios deben aparecer en el Excel. En el caso de que en el campo se indique opcional y no tenga ningún valor para importar, la columna puede ser omitida.
Al pulsar el botón, completaremos la promoción para la que se realiza la exportación.
Tras seleccionar el fichero que se va a importar, al pulsar el botón “Confirmar”, el sistema ejecuta el proceso. En este sentido, debe tenerse en cuenta que:
• El proceso de importación nunca modifica líneas ya ejecutadas.
• La línea que se grabará como vigente, siempre será la de menor fecha. El resto quedarán con estado pendiente.
• La fecha de inicio, nunca podrá ser anterior o igual:
- A la fecha inicio de las líneas del plan de renovación que existan en el contrato y que tengan estado “ejecutado”.
- A la fecha de inicio del contrato.
• No se pueden importar dos líneas con la misma fecha de inicio.
• En las líneas con tipo de renovación 6 (“sin incremento”) no es obligatoria la fecha de inicio, por lo que si no se incluye en el fichero, la línea se grabará igualmente al final.
• Aunque el “Importe Fijo” o el “% Fijo” tengan en el fichero más de dos decimales, solo se importarán los dos primeros decimales.
• El sistema permite exportar los planes de renovación existentes en un fichero Excel y modificar los datos del fichero para volver a importarlos posteriormente. En este caso, las líneas del plan de renovación se grabarán ordenadas por fecha de inicio.
• Para modificar una línea de un plan de renovación de un contrato, podemos exportar el plan, modificar el fichero y volver a importarlo, ya que Prinex borrará la línea y la grabará con los nuevos datos.
• Para suprimir todas las líneas del plan de renovación de un contrato, podemos importar un nuevo plan de renovación para ese contrato, con una única línea.
De esta manera, al ser obligatorio tener en el plan de renovación del contrato una línea con las condiciones de renovación vigentes, si se importa una única línea de condiciones para ese contrato, el sistema borra las líneas con estado “Pendiente” y las reemplaza por la que figure en el fichero asignándola el estado “Vigente”.
• Si existe un error en alguna línea del fichero a importar, no se importará ninguna condición para ese contrato.
En este sentido, tanto si el proceso se lanza en simulación como si se lanza en real, al finalizar la importación el sistema emite un informe con la relación de errores encontrados:
14.3 IMPORTACIÓN SOPORTE DOCUMENTAL
Se ha modificado el proceso de importación de soporte documental, para poder añadir documentos a los siguientes objetos:
• Asiento contable: ASIENTO
• Operaciones de Venta: OPCOMPRA • Operaciones de Alquiler: OPALQUILER • Facturas recibidas en Workflow: FACTWF
El acceso al menú de importación de soporte documental, se realiza desde: Enlace con Sist. Externos / Importación / Soporte Documental.
Al acceder al proceso, se muestra una nueva pantalla desde la que podremos realizar la importación del soporte documental.
Pulsando el botón “Formato” que se encuentra en la parte superior de la pantalla, el sistema muestra el Excel donde se describen las pautas para la organización de la información dentro del fichero, y en el que ya se han incorporado los objetos ASIENTO, OPCOMPRA, OPALQUILER, FACTWF
En lo que se refiere al campo obligatorio REFERENCIA, a través de cual se establece la vinculación entre el documento y el objeto elegido, se incluirán los mismos datos que ya se emplean cuando se sube el documento al sistema manualmente, esto es:
ASIENTO
Para establecer la asociación entre el documento y el asiento que corresponda, indicaremos: - Sociedad
- Ejercicio
- Vista (1 por defecto) - Diario contable
- Número de documento contable
OPCOMPRA
Para establecer la asociación entre el documento y la operación de compra que corresponda, indicaremos: - Promoción
FACTURA WF
Para establecer la asociación entre el documento y la factura recepcionada desde el WF de facturas, indicaremos:
Por otro lado, en el campo RUTA, informaremos la ruta donde se encuentra la documentación que se va a importar.
Ejemplo Fichero:
14.4 IMPORTACIÓN VALORES DE CÓDIGOS PROPIOS
Se ha incorporado un nuevo proceso para la importación de valores de códigos propios de tipo “único” o “múltiple”.El acceso al nuevo menú se realiza desde:
Enlace con Sist. Externos / Importación / Valores Códigos Propios.
Al acceder al proceso, se muestra una nueva pantalla desde la que podremos realizar la importación de los valores de los códigos propios.
Desde el campo “Ficheros a Importar”, indicaremos la ruta donde se encuentra ubicado el fichero con los valores que se van a importar. El proceso podrá ejecutarse en simulación o en real.
Por otro lado, pulsando el botón “Valores Códigos Propios” podemos acceder a la plantilla Excel que contiene las columnas que deben figurar en el fichero.
Sólo las columnas de campos obligatorios deben aparecer en el Excel. En el caso de que en el campo se indique opcional y no tenga ningún valor para importar, la columna puede ser omitida.
Por último, en el momento de la importación, será necesario indicar el ámbito donde se encuentran los códigos a los que vincular los valores que se van a importar. Para ellos debemos seleccionar un valor de desplegable “Códigos a importar de la entidad”. Los valores disponibles son:
- Activos - Suelo - Alquileres
- Fichas de contacto - Workflow.
14.5 CARGA INICIAL WORKFLOW OPE. DE VENTA
Se ha incluido un nuevo tubo de importación que permite incorporar al workflow de operaciones de venta, las operaciones dadas de alta en el sistema, que no han sido incluidas en ninguna ruta. El acceso al nuevo menú se realiza desde:
Enlace con Sist. Externos / Importación / Carga Inicial Workflow Operaciones Venta
Al acceder al proceso, se muestra una nueva pantalla desde la que podremos realizar la importación de los datos que nos permitirá incluir la operación de venta en la ruta que se indique.
En la pantalla de importación se solicita en primer lugar, la ruta donde se encuentra el fichero a importar. Pulsando el botón “Formato” que se encuentra en la parte superior de la pantalla, el sistema muestra un Excel con 3 hojas, donde se describen las pautas para la organización de la información dentro del fichero.
Hoja “Detalle”, ofrece indicaciones sobre los datos a incluir, en caso de que la operación no se importe a la etapa inicial.
Las hojas “COMUNES” y “General”, deberán existir siempre en el fichero.
La hoja “Detalle” por su parte es opcional. Su objetivo es permitir cargar el histórico con las etapas por las cuales habría pasado el documento si el alta se hubiera realizado inicialmente desde WorkFlow. De esta manera, en el caso de rechazar el documento, Prinex tendría definido el histórico de etapas del documento. En el caso de no se quiera emplear la hoja “Detalle”, también se pueden importar los documentos en la primera etapa de la ruta de WorkFlow y después ir avanzando el documento en WorkFlow hasta la etapa que se desee. De este modo sólo sería necesario cumplimentar la Hoja General del archivo a importar.
Por otro lado, pulsando el botón “Plantilla” podemos acceder a la plantilla Excel que contiene las columnas que deben figurar tanto en la hoja “General” como en la hoja “Detalle”. En este sentido, para que la importación funcione correctamente todas las etapas existentes en la ruta deberán tener nombres diferentes.
Hoja “Detalle”
Por último, tras seleccionar el fichero que se va a importar y pulsar el botón “Confirmar”, el sistema ejecuta el proceso. Al finalizar la importación el sistema emite un informe con la relación de errores/altas de documentos para que el usuario disponga de la información detallada.
Ejemplo Fichero:
Se desea cargar en la ruta de workflow de operaciones de venta que se muestra a continuación, dos operaciones que existen actualmente en Prinex, pero que no han sido incluidas en ninguna ruta existente. Los estados en los que se encuentran cada una de las operaciones son:
- La operación 6 de la promoción 1000 se encuentra en estado “Vendido”, y está pendiente de entrega.
- La operación 1 de la promoción 5 se encuentra en estado “Reservado” y está pendiente que se contabilice la reserva.
De acuerdo con las indicaciones, para efectuar la carga de las operaciones en la ruta, cumplimentamos el fichero Excel del siguiente modo:
Hoja “COMUNES”
Hoja General: indicamos la etapa en la que debe aparecer cada una de las operaciones de venta.
Hoja Detalle:
Indicaremos todas las etapas por las que han pasado cada una de las operaciones, hasta alcanzar la etapa a la que debe llegar el documento. Para ello, añadiremos tantas líneas como etapas iniciales y finales haga falta cumplimentar, pasando por todas las etapas que tenga configurada la ruta en Workflow.
La etapa definida en la hoja “General”, deberá coincidir con la última “etapa final” de la hoja “Detalle”, de lo contrario el sistema rechazará el tubo de importación.
Una vez configurado el fichero, procederemos a su importación. Al concluir el proceso, cada una de las operaciones aparecerá en el buzón de operaciones de venta, en la etapa indicada.
Flujo de la operación 1 de la promoción 5, en estado reservado y pendiente de contabilizar la reserva.
14.6 EXPORTACIÓN PLAN RENOVACIÓN DE RENTAS
Se ha incorporado un nuevo proceso mediante el cual podemos exportar el plan de renovación de rentas de los contratos de alquiler en estado “Reservado” o “Alquilado”.El acceso al nuevo menú se realiza desde:
Enlace con Sist. Externos / Exportación / Plan Renovación Rentas. También es posible acceder a esta opción de menú desde:
Arrendamientos / Utilidades / Renovaciones de Renta / Plan de Renovación de Rentas / Exportación. Al acceder al proceso se muestra una nueva pantalla desde la que podremos seleccionar la promoción o promociones, para las que se van a extraer la información.
Una vez seleccionada las promociones, al pulsar el botón “Confirmar”, el sistema ejecuta el proceso. Al concluir, se edita una hoja Excel con las condiciones de renovación de los contratos de las promociones seleccionadas que estuvieran en estado “Reservado” o “Alquilados”.
Para cada contrato se editan todas las líneas del plan de renovación, a excepción de las que tienen estado “Ejecutado”, que no pueden ser modificadas.