En esta zona encontramos todas las actividades que realizamos que son urgentes pero no son importantes. Las personas que están estresadas pasan la mayor
parte de su tiempo en esta dimensión.Son personas que cada vez tienen más tareas en su «lista de cosas por hacer», pero se dan cuenta de que realizar esas tareas no les está acercando a conseguir aquello que es importante para ellos.
ZONA DE DEMANDAS 3
La tercera zona engloba aquellas actividades que son importantes y urgentes a
la vez. En nuestra vida hay una serie de acontecimientos que no pueden ser planeados porque no dependen de nosotros. En otras ocasiones surge alguna urgencia
que es a la vez importante y que hemos de solucionar de inmediato. Pero a pesar de que siempre existirá alguna actividad en esta categoría, hemos de intentar a través de la planificación y la previsión minimizar el número de estas actividades.
ZONA DE REALIZACIÓN 4
Si tu gran objetivo es crear una vida de realización y logro, debes pasar la mayor parte de tu tiempo en la zona de la realización,donde realizas actividades que son importantes, pero que no han llegado a ser urgentes. Esta zona contiene todas aquellas actividades que sabemos que son tremendamente importantes para nuestro desarrollo y para la consecución de nuestros mayores objetivos. Recuerda siempre que la actividad, si no va acompañada de una sensación de propósito, lo único que hará será minar su avance hacia una vida de auténtica realización.
DIA 7.-URGENTE FRENTE A IMPORTANTE
© 2002 VS Planning System • ©2002 José María Vicedo • www.clubsuperacion.com • www.vs-planning.com
I
ACTIVIDADES-Crisis
-Problemas apremiantes -Proyectos cuyas fechas vencen
II
ACTIVIDADES-Prevención
-Reconocer nuevas oportunidades -Planificación
-Recreación
IV
ACTIVIDADES-Trivialidades, ajetreo inutil -Algunas cartas
-Algunas llamadas telefónicas -Pérdida de tiempo
-Actividades agradables
III
ACTIVIDADES-Interrupciones, algunas llamadas -Correo, algunos informes -Algunas reuniones -Cuestiones inmediatas -Actividades populares
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
Si trasladamos todo esto a una matriz con cuatro cuadrantes, tendríamos el siguiente esquema:
¿Qué tipo de actividades nos vamos a encontrar en cada uno de los cuadrantes?
CUADRANTE I
Representa a las actividades que son Importante y Urgentes a la vez. En este cuadrante encontramos proyectos importantes cuyas fechas de realización vencen, llamadas de clientes
furiosos pidiendo una respuesta, atender la reparación de nuestro coche ante un viaje importante
que hemos de realizar, solucionar un problema de salud importante, o ayudar a solucionar un problema de un compañero de trabajo.
Es inevitable pasar parte de nuestro tiempo en el cuadrante I, pero también es conveniente darse cuenta de que muchas actividades importantes se vuelven urgentes debido a que las vamos postergando, o a que no las planificamos y preveemos adecuadamente.
CUADRANTE II
Representa a las actividades que son Importantes,pero que no han llegado a ser urgentes. Es el cuadrante de la eficacia y la calidad.Aquí existe planificación a largo plazo, y se es capaz
de anticipar y preveer problemas y situaciones. El tiempo aquí es utilizado en actividades de
alto impacto y contribución a nuestros objetivos.
Por otra parte, al invertir tiempo en este cuadrante, terminaremos reduciendo el tiempo que pasamos en el cuadrante I,ya que con esa previsión y planificación más eficaz que vamos
a lograr, evitaremos que muchas tareas importantes terminen por ser urgentes.
DIA 7.-URGENTE FRENTE A IMPORTANTE
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En el cuadrante II,nosotros tenemos el control.Nosotros somos quienes actuamos y hacemos
que las cosas sucedan,y no nos dejamos arrastrar por las tareas que nos «envía» la corriente.
CUADRANTE III
En este cuadrante aparecen actividades que no son importantes, pero que son urgentes. Todos a lo largo de nuestra jornada sufrimos un montón de acontecimientos que caen dentro
de esta categoría. En este cuadrante se encuentran algunos de los «ladrones del tiempo» que más daño le pueden hacer: Interrupciones, algunas llamadas, papeleo, actividades
agradables y populares,etc...
La mayor parte de las personas pasan un gran porcentaje de su tiempo en este cuadrante. En este cuadrante va a poder encontrar generalmente una bolsa muy importante de tiempo para dedicar a otras tareas más importantes.
CUADRANTE IV
En este cuadrante se engloban las actividades que no son ni urgentes ni importantes. Permanecer en este cuadrante es el colmo de la ineficacia y de la pérdida de tiempo. Las actividades
de este cuadrante, ni son importantes, ni deben ser hechas ahora. Actividades que entrarían dentro de este cuadrante son ver programas de televisión sin que ni siquiera te guste
lo que estas viendo, charlas intrascendentes cuando hay otras muchas cosas importantes por hacer, lecturas que no nos aportan nada,...
Huya de este cuadrante como de la peste. Evite a toda costa dedicar tiempo a actividades que caigan dentro de este cuadrante, y comprométase a utilizar mejor su tiempo.
DIA 7.-URGENTE FRENTE A IMPORTANTE
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I
RESULTADOS-Estrés -Agotamiento
-Administración de crisis -Siempre apagando incendios
II
RESULTADOS -VISION, PERSPECTIVA -EQUILIBRIO -CONTROL -DISCIPLINA -POCAS CRISIS -EFICACIAIV
RESULTADOS -Total irresponsabilidad -Despido de los empleos -Dependiendo de otros o gobernado por los apremiosIII
RESULTADOS-Concentración en los plazos cortos -Considera que las metas y planes
no merecen la pena
-Se siente impotente, excluido del control
-Relaciones muy frágiles o rotas
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE
A continuación tiene un cuadro resumen de los resultados más habituales que se obtienen permaneciendo en cada uno de los cuadrantes: